档案电子化管理设备

档案电子化管理设备是指用于将纸质档案转化为电子档案并进行管理的设备。这些设备通常包括扫描仪、文档管理软件、存储设备等。

扫描仪是档案电子化管理设备的核心部件，它能够将纸质档案快速、高效地转化为数字化的图像文件。扫描仪的性能直接影响到电子化管理的效率和质量，因此选择合适的扫描仪非常重要。

文档管理软件是用于对电子档案进行分类、索引、检索和管理的工具。它可以帮助用户建立档案数据库，提供多种查询和浏览方式，方便用户快速找到需要的档案信息。

存储设备用于存储电子档案，常见的存储设备包括硬盘、光盘、U盘等。随着技术的发展，云存储也成为了一种常见的选择，用户可以将电子档案存储在云端，随时随地访问和管理。

除了上述设备，还有一些辅助设备可以提高档案电子化管理的效率和便利性，比如自动文档进纸器、自动文档识别器等。这些设备可以自动化地处理大量的纸质档案，减少人工操作的时间和劳动成本。

总之，档案电子化管理设备是帮助机构和企业实现档案电子化管理的重要工具，它们能够提高档案管理的效率、减少空间占用、保护档案安全，并方便用户随时查阅和利用档案信息。

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档案电子化管理办法 电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。归档，指将处理完毕且具有保亮渣存价值的事情或文件经系统整理后交档案室(馆)保存备案(备查)的过程。下文是关于电子文件归档与电子档案管理办法，欢迎阅读!

第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中，并可通过通信网络进行传输。

第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。

从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。

1.总 则

1.1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

1.2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

1.3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

1.4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

1.5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成禅侍就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

1.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

1.7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

2.电子文贺键吵件的收集与积累

2.1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。

2.2 收集积累要求

2.2.1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

2.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

2.2.3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

2.2.4 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

2.2.5 用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

2.2.6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

2.2.7 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

2.2.8 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

2.2.9 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

2.2.10 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。

2.2.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

2.3 收集、积累方法

2.3.1 及时按照要求制作电子文件备份。

2.3.2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

2.3.3 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

2.3.4 电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

2.3.5 电子文件性质代码：R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件;N—无纸电子文件;T—文本文件;I一图象文件;G—图形文件;V一影像文件;A—声音文件;M—多媒体文件;P—计算机程序;D—数据文件。

3.电子文件的整理

3.1 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。

3.2 电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。

3.3 归档电子文件应填写登记表。

4.电子文件的归档。应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。

4.1 归档范围电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。

4.2 归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。

4.3 检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。

4.4 归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标只。

4.4.1 有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文牛的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

4.4.2 保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。

4.5 归档要求

4.5.1 把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，

4.5.2 本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。

4.5.3 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境

4.5.4 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

4.5.5 需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

4.5.6 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。

4.5.7 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。

5.电子档案的移交与保管。电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。

5.1 检验

5.1.1 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%合格率应达到100%。

5.1.2 检验项目。

5.1.2.1 载体有划痕，是否清洁。

5.1.2.2 有无病毒。

5.1.2.3 核实电子档案的完整性和有效性审核手续。

5.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

5.1.3 将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有合的，应退回形成单位，重新制作。

5.2 移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。

5.3 保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

5.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。

5.3.2 环境温度选定范围: 14℃— 24℃;相对湿度选定范围：45%—60%。

5.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。

5.3.4 电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。

5.4 存效性保证

5.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。

5.4.2 每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。

5.4.3 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

5.4.4 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

5.4.5 定期检验结果应填人电子档案管理登记表。

5.5 利用

5.5.1 电子档案的封存载体不得外借。

5.5.2 利用时使用拷贝件。

5.5.3 利用时要遵守保密规定。

5.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

5.5.5 具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

5.6 电子档案的销毁鉴定。

5.6.1 电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。

5.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。

5.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

5.7 统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。

看了“电子文件归档与电子档案管理办法”还看了：

1.浅谈建设工程电子档案的特点与管理

2.浅谈电子化档案管理论文

3.企业档案管理规定

4.档案管理工作心得3篇

档案室的工作需要做什么？怎么做能做好？使用哪些档案管理软件？

1、档案室的工作是收集档案、档案分类整理、档案装订、档案电子化管理、档案借阅等；
2、要做好档案管理，一是要有专门的档案管理人员，如果是专业人员则更好高漏，首先要把档案室的硬件工作搞好，比如档案柜、档案盒、空调、电脑等，其次软设施戚销烂也要做到位，比如管斗昌理制度、电子化管理等；
3、可供选择的软件较多，你是综合公司，我认为使用万能档案管理软件最好，因为该软件可自定义档案模板，例如你可以建立房地产开发档案模板、影视文化档案管理模板、施工档案模板、物业管理模板等。其它软件我还未见到过这种自定义档案模板的功能，所以如果你是一个综合公司的话，我认为万能档案最合适，你可以在百度上搜“万能档案下载”，试用一下看看吧。

电子档案系统应包括哪些功能

电子档案系统应包括哪些功能

档案管理系统主要功能：档案流水化采集功能实现多人多客户端对多本档案同时进行扫描采集功能，并按操作角色进行分工及权限管理。以下我为大家整理了电子档案系统的功能，希望对大家有所帮助！

1、档案类型管理：

可自由定义档案的管理类型及其架构，符合国家标准。

2、档案属性管理：

属性分为系统标准属性与可由用户自定义的附加属性，并可根据分类进行继承，并且可以调整自由匹配列表显示属性，实现客户对于不同类型档案（如实物档案和照片档辩渗案）属性管理的需要。

3、档案信息的采集：

提供属性新建、扫描新建、网页新建、批量新建等多种档案录入功能。支持Excel表格导入形成案卷与卷内目录以及数字文件的根据题名、档号、顺序号等对应信息批量对应上传的功能。

4、归档编辑功能：

文件归档编辑功能，综合档案的录入、纸质扫描文件的引入、电子文件的引入、批量录入、批量修改、综合档案表格打印等，在一个界哪灶嫌面上，即可实现从文件到档案的全过程。

不同的用户可根据被授予的权限，在不同的文件管理分类中分散进行整理工作，亦可利用归档编辑功能实施集中整理，甚至根据管理需要，采用混合模式对归档文件进行整理，大大地提高了档案管理人员的工作效率和管理的灵活性。

5、权限管理：

针对不同管理对象（如不同的电子案卷）可采取不同的权限控制，提供使用权限以及接触密级权限的二维权限管理。

6、编号管理：

档案注册可自动生成归档编号、统计文件数及页数，完成档案归档

7、档案借阅申请：

当只有条目阅读权，但需要查看信息的内容时，可向该条信息的管理员申请借阅电子文档。

8、档案利用统计：

有权限的用户可随时对文档的利用情况、利用明细以及利用排名等信息进行可自定义事件、借阅人等范围的统计。不仅掌握文档资料的利用情况，还能统计文档的使用热度。

9、档案检索：

持按关键字搜索、限定属性的组合条件搜索以及全文搜索。

10、过期档案管理：

根据国家法规和行业规章，档案都是有保管期限的，超过保管期限的档案实体可以销毁。对于电子档案，超过保管期限时，可以注销，也可以删除，但如果存储空间许可，注销或转移保存更为可取。

电子档案存储管理制度

第一章 总 则

第一条 为了加强电子文件的存储管理，保障电子档案的安全保管，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件存储与管理规范》〔GB/T 18894-2002〕、《重庆市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和有关法规、国家标准、行政规章，结合重庆市实际制订本制度。

第二条 本制度参照重庆市电子档案管理技术标准执行。

第三条 本制度以维护电子档案的真实性、完整性、有效性为原则，保证电子档案的安全性和可利用性。

第四条 基本术语解释

（一）电子文件是指法人、其他组织和个人在公务活动中形成的数字形态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字(比特)形态表现，通过编码和解码来输入和输出。

（二）电子档案是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件存储管理规定处理并且已经存储的电子文件。

第二章 电子档案的存储

第五条 电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递李手的高保真性、信息与载体的可分离性、信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准、算法也不同，所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性：

（一）字处理文件

1、TXT文档可以作为电子档案直接存储。

2、XML文档可以作为电子档案直接存储。

3、对于其它类型的文档，如果无法转换为XML或TXT格式，则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。

（二）图像文件

1、TIFF格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。

2、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。

3、其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。

4、对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。

5、由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。

6、由缩微胶片扫描仪获得的电子档案，对于16mm胶片来说分辨率不低于200 dpi，对于35mm胶片来说分辨率不低于600dpi。

（三）图形文件

1、图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。

2、存储时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，对相关软件及各种数据信息应一并存储。

（四）影像文件

1、MPEG格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。

2、对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存储。

（五）声音文件

1、WAV格式声音文件可以作为电子档案直接存储。

2、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。

3、对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。

（六）多媒体文件

1、多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。

2、多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存储。

（七）数据库文件

1、数据库文件DBF格式可以作为电子文件直接存储。

2、对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。

（八）超文本文件

1、超文本文件包含的信息较多，存储时注意数据的完整性。

2、信息完整的超文本文件可以作为电子档案直接存储。

3、超文本文件依赖的计算机软硬件信息应一并存储。

（九）计算机程序

1、计算机程序可以作为电子档案直接存储。

2、计算机程序依赖的软、硬件平台说明应一并存储。

（十）数据文件

1、数据文件的类型较多，包含以上所示的多种类型，具体类型的存储办法参考以上各类型的存储办法。

2、数据文件应对数据来源进行说明并一同存储。

第六条 对电子档案的说明性文档一律用TXT文档编写。

第七条 在符合软、硬件平台条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。

第八条 电子档案中涉及的`口令、密匙、权限管理说明等应同电子档案一并存储。

第九条 保存与纸质等档案内容相同的电子档案时，要与纸质等文件之间互相建立准确、可靠的标识关系。

第十条 用扫描仪、视频压缩卡等设备获得的电子档案，如果采用非标准算法，则应将相关软件一并存储。

第十一条 计算机系统运行和信息处理等过程中设计的各类参数、管理数据等应与电子档案一同存储。

第十二条 电子档案应该拷贝到耐久性的载体上，一式3套，一套封存（A），一套供查阅利用（B），一套异地保存（C）。对于加密的电子文件，则应在解密后再完成上述工作。

第十三条 在相同条件下，电子档案的存储载体的选择应优先考虑可靠性和先进性。本标准推荐的存储载体是：只读光盘、磁带等。禁止使用软磁盘作为电子档案的长期保存载体。

第十四条 对于具有稳定可靠的网络环境的单位具体要求：

1、电子档案应存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取磁盘镜像、双机容错等备份措施。

2、内部局域网要有可靠的安全防范措施和管理制度，系统设备更新时必须制定严格的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。

第十五条 电子档案的保管要求除应具备纸质档案的一般要求外，还应符合下列条件：

1、存储载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，作到防尘、防变形，避免阳光直接照射。

2、环境温度选定范围：17---20℃，相对湿度选定范围：35%--45%。

3、存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离，远离热源。

第十六条 电子文件存储时必须检查病毒及其他危害计算机的隐患，对于不能清除隐患的电子文件不得存储。

第十七条 存储电子档案的光盘应放入盒中存放，A、B两套电子档案应分开保管。

第十八条 电子档案的有效性保证：

（一） 随着计算机技术和设备的更新发展，存储载体或电子档案数据会出现兼容性问题。

1、存储载体出现兼容性问题时应更换先进、可靠的存储载体进行复制。

2、电子档案数据出现兼容性问题时应对电子档案进行升级转换并进行复制。

3、复制后旧版存储载体应至少保留四年。

（二）刻录光盘时采用整盘刻录（disk-at-once recording）方式，不得使用多段刻录（multiseion recording）等方式。推荐使用的刻录软件为： NERO BURNING6、WINONCD6以上版本。

（三）对磁性载体每2年、光盘每4年进行一次有效性、安全性检查，对存储载体的寿命、存储载体的兼容性、电子档案的兼容性等问题进行抽查，抽检率不得低于30%，发现问题要及时补救。

（四）存储在磁带上的电子档案，每年应倒带一次，五年转存一次。

（五）检查、拷贝、转换等情况要做好登记。