涉密档案是指上级来文或学校各项工作中形成的各种涉密载体,已立卷归档而未达到解密期限的所有档案,也包括其他涉密资料。
河南涉密档案数字化是指对涉密档案进行数字化处理,使其成为电子文件并长期保存的过程。数字化过程中,需要采用数字化技术对档案进行处理,包括扫描、录音、录像等方式。同时,还需要对这些电子文件进行归档和管理,建立基础数据库,以便于政务服务和企业、单位人员的查询和使用。
在河南涉密档案数字化过程中,需要注意数字档案资源建设的标准规范,包括电子文件的格式、移交和接收方式、数字化质量控制等方面。数字档案资源建设应当遵循以下标准规范:
1、《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)。
2、《电子文件基本归档要求与档案管理规范》(GB/T 17394-1998)。
3、《文档数字化规范》(GB/T 17821-1999)。
4、《电子文件元数据规范》(GB/T 20250-2006)。
5、《电子文件管理系统功能规范》(GB/T 20239-2006)。
以上标准规范应当根据数字档案馆建设的实际需要进行调整和完善。同时,还需要对数字化过程中的安全保密工作予以高度重视,确保涉密档案数字化的安全和保密。
河南涉密档案数字化的流程
河南涉密档案数字化的流程如下:
1、档案整理:按照档案形成规律和特点,把需要数字化的档案区分为党群、行政、业务和声像等几类档案,并进行分类、组卷、编目、装订等整理工作。
2、档案扫描:对整理完成的档案进行扫描,采用模式为TIFF格式,分辨率为300dpi。
3、图像处理:对扫描后的图像进行去除噪声、图像修复、图像二值化、色彩空间转换、黑白图像增强等图像处理,增强图像的视觉效果。
4、档案存储:将处理好的档案进行压缩,选择一个存储密度较高的磁盘或磁带等存储介质,进行存储。
5、检索输出:在已经审定的检索工具支持下,按照一定的检索策略,快速、准确地查找和获取所需的档案信息。
河南涉密档案数字化的优势
河南涉密档案数字化的优势有:
1、节省空间:数字化档案不仅占用的空间小,而且便于管理和组织。
2、方便检索:数字化档案可以提供详细、即时的数据信息,为领导决策提供服务。
3、保护档案:数字化处理后,防止了部分档案篡改的行为。
4、利于传播:数字化档案可以通过网络快速传播,提高档案利用效率。
5、提升管理水平:数字化档案管理使资料能及时归档,并尽快提供利用,实现了档案管理的微小化。
综上所述,河南涉密档案数字化的优势在于节省空间、方便检索、保护档案、利于传播和提升管理水平等方面。
河南涉密档案数字化对人员的要求
河南涉密档案数字化对人员的要求如下:
1、忠于职守,遵守纪律,具备专业知识。
2、熟悉不同类型的档案整理及数字化的规则,按照项目要求,严格执行规范化操作,保证所接触档案的完整性。
3、维护良好的机关形象,杜绝有损机关形象的言行。
4、遵守法律、行政法规和国家保密行政管理部门规定的其他条件。
5、在中华人民共和国境内注册的法人,从事印制业务三年以上,甲级资质申请单位还应当具备相应乙级资质三年以上。
6、无犯罪记录且近三年内未被吊销保密资质(资格),法定代表人、主要负责人、实际控制人未被列入失信人员名单。
7、法定代表人、主要负责人、实际控制人、董(监)事会人员、高级管理人员以及从事涉密印制业务人员具有中华人民共和国国籍,无境外永久居留权或者长期居留许可,与境外人员无婚姻关系,国家另有规定的除外。
8、具有从事涉密印制业务的专业能力。
9、法律、行政法规和国家保密行政管理部门规定的其他条件。
此外,档案数字化工作人员还需要具备一定的保密意识,保守机密,确保档案数字化工作的安全性和保密性。