档案数字化是指将传统的纸质档案转化为数字化档案的过程。这个过程可以通过计算机技术和扫描技术等手段实现。数字化档案可以通过网络进行传输和共享,方便了档案的使用和管理。
数字化档案的优点包括:
1、方便传输和共享:数字化档案可以通过网络快速传输和共享,不受时间和地域的限制。
2、保护档案原件:数字化档案可以保护档案原件不受损坏,并且可以长期保存。
3、节省存储空间:数字化档案可以存储在电子介质中,节省存储空间,并且可以方便地进行备份和恢复。
4、提高检索效率:数字化档案可以通过电子索引等方式提高检索效率。
5、提供电子档案管理工具:数字化档案可以提供电子档案管理工具,方便档案的管理和使用。
总之,档案数字化是一项非常有意义的工作,可以方便档案的使用和管理,同时也可以保护档案原件,节省存储空间,提高检索效率,提供电子档案管理工具。
河南档案数字化的主要内容
河南档案数字化主要包括以下几个方面:
1、基础设施建设:主要包括档案信息网络系统和档案数字化设备,它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件,只有建设先进的档案信息网络,才能充分发挥档案信息化的整体效益。
2、档案信息资源建设:档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心,是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一,它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键,也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。
3、应用系统建设:应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面,它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。
4、标准规范建设:是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面,制定标准、规范,并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”,对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通,具有十分重大的意义。
5、人才队伍建设:档案信息化建设,人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅需要档案专业人才,计算机专业人才,更需要既懂档案业务,又熟悉信息技术的复合型人才。
河南档案数字化流程
河南档案数字化的流程一般包括以下几个步骤:
1、档案整理:对接收的每本档案材料进行核查与整理,比如拆除材料纸页上旧的装订、对存在破损或未达扫描标准的材料进行技术修复,编制材料的类号和页号,整理编码完成后仔细核查准确,防止漏编错编。
2、电子目录录入:将每一份档案纸质材料编制对应的电子目录,对完成的目录进行校对,确保转确率、避免出现错别字等。
3、档案文件扫描:要将全部档案材料逐件按照顺序扫描,形成档案材料电子档原始图像。
4、原始图像制作、数据初审、高清图像刻作:对原始扫描图像进行修整,比如在不影响材料内容的前提下对纸张的破损、遗留的装订痕迹进行修理;修整后要对电子数据进行核查核对,并作图像高清刻作。
5、重新装订并检查:对档案材料进行重新装订,并检查档案材料是否符合档案保管的要求。
6、数据总审入库:将数字化后的档案进行数据总审,并入库保存。
需要注意的是,在档案数字化过程中,要确保档案实体的安全,采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化,并采用适当的存储格式和图像命名方式,确保数字化档案的唯一性和可靠性。