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文件档案整理的工作

作者:老师 时间:2022-11-14 06:18:34 点击:

文件档案整理的工作

文书档案整理工作包括哪些内容

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。接下来有我为大家整理出文书档案整理工作包括哪些内容,希望大家喜欢!

文书档案整理工作包括哪些内容

文书档案的整理工作主要包括分类、立卷、排列和编目。

(1) 分类。分类的一般方法是按照文件材料产生的 时间或来源、内容、形式等进行分类。

(2) 立卷。立卷的主要依据是文件材料的问题特 征、时间特征、名称特征、作者特征、通信特征和地区 特征。

(3) 排列案卷排列较为常用的方法是依据其所反 映的工作上的联系或问题进行排列。

(4) 编目。编目的类型基本有两种,一种是综合目 录,一种是分册目录。分册目录又可按类别或保管期限 来编制。

文书档案

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。

由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性,使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。

也有人把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称,还包括诸如外交、诉讼、会计、艺术、教学等专门档案和私人档案。这一概念主要在中国使用,有的国家则用与之相近的普通档案或一般档案的概念。

拓展延续

如何做好文书档案管理工作

一、优化文书档案管理制度

传统的文书档案管理制度存在着一定问题,在下一发展阶段都有待提高。文书档案的管理仅仅利用以时间为分界线来进行大量档案的管理存放,这种方式虽然简单易行,但由于所需整理存放的文书档案数量过多,这样进行分类太过于笼统化,使日后的查找存在着十分大的困难。所以在日后的文书档案管理要进行细致分类,先以时间为大的分界线将档案大致的分出,再根据事件的类型进一步分类,最终使所有的文书档案有序的得到存放。在以往的文史档案管理人员管理制度中只是规定所有人员的'工作内容与注意事项,没有对所有的工作项目进行人员数量的分配,导致有些工作项目中所用的工作人员过多,造成人才资源的浪费。在对文书管理人员进行管理优化时,就要合理的裁减与增添各项工作的负责人员,使每一项工作都能高效地进行,每名文书档案管理工作者都各司其职。

二、培养管理人员的学习能力

在新时代的引领下,对所有工作者的学习能力都有很高的要求,所以文书档案管理人员的学习能力也要进行合理的培养。过去对文书档案管理人员的要求,只是能够将所需要进行分类的文书档案进行系统的分类就可以,所有的工作人员能够做好自己本职工作就算是合格。但现今社会中想要更好的发展,就要进行不断的学习,只有学习才能使人提高工作能力和对事物的分析能力。因此现在的文书档案管理工作者,在工作过程中要对新事物不断的学习,所有的文书档案管理工作者要对文书档案有相当的了解,这种深层次的了解将有助于工作的顺利进行。对现代化技术手段的学习也应十分重视,所有的工作者都需要学习现代化的技术,这些技术将在日后的工作过程中得到应用。

三、利用现代化技术进行文案管理工作

所谓的现代化技术最多的指对网络的应用,网络是近些年来发展十分迅速的一种新型的技术,它的应用使我们在生活和工作中都得到了很大方便。将网络应用于文书档案管理工作中,将使文书档案的整理与分析更加精准化,减少了对人力的利用。网络平台是一个共享的平台,一些缺少的文书档案信息将在网络的帮助下可能被找到,使我国文书档案工作更加顺利的进行。

分类方法:

1)保管期限——年度分类法,即先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类。

2)保管期限——年度——问题分类法,即先将应归档文件材料按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类,再在年度下按按问题分类。

3)问题——年度——保管期限分类法,即先将归档文件按问题分类,每个问题下按年度分类,再在年度下按保管期限分类。

4)年度——保管期限分类法,即先将归档文件按年度分类,每个年度下按保管期限分类。

5)年度——组织机构——保管期限分类法,此为最常用的分类方法。先将归档文件按年度分类,其次按照各个部门分类,最后按保管期限分类。

保管

我国档案保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

销毁

1)制定保管期限表;

2)制定销毁档案的审批制度;

3)制定销毁档案的监销制度。

编制

按照各个全宗分别编制。每一清册一式两份,一份报批,一份留存。

档案整理工作的基本内容包括什么?谢谢大家

档案整理工作的基本内容包括什么
1 档案整理工作的内容
1.1 系统排列和编目
在正规的工作条件下,档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求组好的以件为单位的文件或案卷;档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的档案。在这种情况下,档案室和档案馆的档案整理工作,主要是对所接收的档案,根据整个档案室和档案馆存放和管理的需要,进一步系统地整理,如全宗和以件为单位的盒内档案的排列,检索工具的某些加工等等。
1.2 局部调整
已经整理人馆、室保存的档案,经过检验或专门的质量检查,对其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分,档案馆和档案室需要进行一定的加工以提高其质量;另外,随着时间的推移,档案自身或档案整理体系可能发生某些变化,也须进行必要的调整。
1.3 全过程整理
由于一些特殊原因,档案馆、室有时也接收和征集一些零散文件,或者当馆藏的体系遭受严重破坏时,就必须进行全过程的整理工作。
2 档案整理工作的意义
2.1 档案整理工作是进一步发挥档案作用的前提条件
档案馆和档案室都是集中保存档案的信息中心,仅以档案室保管的档案来说,就形成于不同的年代、不同的组织机构、不同的工作和生产活动中,因此有着不同的内容、来源、性能和作用等。档案的数量多、情况复杂,就必须加以系统的整理,从而使其井然有序,方便管理,容易检索利用。否则,众多的档案杂乱堆放在一起,查找利用如大海捞针,不仅浪费时间,也会影响工作。因此,档案只有经过系统整理,才能体现档案的特点,反映出各项活动的历史联系和本来面貌,更好地发挥档案的作用。
2.2 档案整理工作是档案业务工作中的关键环节
在档案业务工作请环节中,收集]:作是起点,利用工作是白的,而档案整理上作则是承上启下的关键环行。通过档案整理工作,可以进一步了解和检查档案收集丁作的质量,有力地促进收集工作。
档案只有经过整理以后,才可以科学地鉴定其价值,确定其保管期限;只有把档案分类整理好,用编目方式将档案的保管单位和排列顺序固定下来,才有条件实现档案的科学保管;只有把档案加以分类和整理,才能够充分发挥档案信息资源的作用。
总之,档案整理工作是档案馆(室)的一项重要的基础性工作,它对于搞好档案实体管理.特别是档案信息开发工作,充分发挥档案的作用,实现档案工作的目的都具有重要意义。
3 档案整理工作的原则
档案整理工作的基本原则是:按照档案形成的特点和规律,充分利用原有基础,保持文件之间的历史联系,便于保管和利用。
3.1 按照档案形成的特点和规律进行整理
档案是在一定历史时期,由一定政权机关、组织和个人形成的。各个历史时期内形成的档案就反映了各个时期的政治、经济、科学、文化、教育等各方面的历史活动情况,它们既有密切的联系,又有各自的特点。所以,整理档案首先要区分不同的历史时期,再分不同的政权,把同一历史时期、同一政权、同一组织形成的档案集中在一起,以保持档案的历史联系和完整性。同样,一个机关形成的全部档案,反映了这个机关的全部历史,是一个不可分割的整体,不同机关的档案绝不能混同。只有认识档案的形成特点和规律,才能实事求是地整理档案,最大限度地保持档案之间的历史联系,使整理好的档案,客观地反映档案形成时期、形成机关各项活动的历史面貌,从而便于查找利用。
3.2 充分利用原有基础
在不同的时空条件下,对不同状况的档案整理从何着手,确定何种类型的整理力式和要求,成为必须首先解决的档案整理策略。档案是历史文化的遗物,它不仅记录了当时的实践活动,而且反映了历史整理和保存档案的情况和成果。在整理档案的时候,要尊重历史和继承前人的劳动,充分地利用先前的整理基础。这样有利于提高档案整理工作的质量和效率,以适应提供利用的需要。
我国档案界惯称的所谓“利用原有基础”整理档案,是已经被实践所证明的一种比较切实可行的办法,也是科学地组织档案工作的一条原则。它的含义和要求主要有以下两方面:
第一,充分重视和利用先前的整理基础,以确定档案整理的任务和要求,不要轻易打乱重整。一般地说,只要不是零散文件,已经整理而有规可循、有日可查,即应力求保持其原有的整理体系。或者不冉重新整理,而通过完善检索工具等其他环节进行弥补;或者只作必要的部分加工整理。
第二,在档案整理过程中,应该充分研究和利用原来整理的成果。不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。也就是说,对必须进行一定整理的档案,也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的,哪些是不合理的。对其中可取的方法应该适当地吸收或保留。即使某些简单的保存和清理工作的痕迹,如原有的捆、包,简单的纲目,随手注记的年月、单位、内容和数量等有关标识,也往往是值得参考的线索而应予以重视。
3.3 保持文件之间的历史联系
所谓文件之间的历史联系,就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。档案文件一般是以单件的个体形式陆续地产生,而以组合的群体形式持久地存在和运动的。因此,整理档案不能根据偶然的需要和人为的联系随意分合,必须按照档案形成的规律,保持文件在其形成者实践活动中固有的联系进行整理,才能把文件组成科学的有机体系.如实地反映山历史活动的面貌和文件的系统内容。这是档案整理区别于图书、情报资料等其他文献整理的一个重要特点。文件群体的这种联系,在某些书籍和法规文件中有时也被称为文件之间的。“内在联系”、“有机联系”,其含义都是相同的。近年来在国外也有按照文件的“历史联系或逻辑联系”整理不同类型档案的提法,对我们也有参考意义。鉴于档案是历史文件的系统积累物的特点,我们对其内在的各种联系着重表述为“文件之间的历史联系”,它包含看逻辑性和历史性的统—。
总之,保持文件之间的联系整理出的档案,便于保管和利用。但是,保持文件的联系和便于保管利用,有时也不尽一致。比如,一次重要的调查活动形成的座谈记录文稿和录音磁带,以及关于调查日程和经费问题的请示、批复、报销的记账凭证,就其内容而言,无疑互有密切联系,而且是重要的联系。但把这些形式不同的材料全部混同起来进行整理,则显然不便于保管和利用。整理档案是一项复杂细致的工作,同样是在保持联系的情况下,往往可以有各种不同的具体做法。在整理档案时,特别是在保持文件之间的联系和便于保管利用发生矛盾的时候,不能机械地运用保持文件联系的原则,要充分考虑档案保管和利用的方便。

档案整理工作的主要内容是什么?

档案整理工作的主要内容是什么
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括:档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的,也有分为 6个环节的,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统,故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统,各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节;档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分,信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成,信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

档案整理工作的主要内容是什么?

区分全宗、全宗内档案分类、案卷封面编目、案卷目录编制。档案整理工作,就是按照各单位档案形成的规律以及特点,根据科学的理论和方法,将各种档案整理成方便管理人员管理和利用的有序整体的一项工作。

文件档案整理的工作

对于档案整理工作而言,它的主要内容分为:区分全宗、全宗内档案的分类、档案立卷、档案排列以及编制档案目录等等。这些内容后续我都会详细讲解,感兴趣可以在评论区告诉我,会及时更新的。

对于现在的社会单位,行业是五花八门的,那么单位形成的档案一样也是各种各样的,不仅类别不同,有时载体也会不一样,所以根据档案的状况不同,整理工作的内容也会出现差异。

整理过程

整理:

按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。

来源原则:

把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。

档案实体分类:

根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。

立档单位:

构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。

文员应该如何进行档案的收集和整理?

(一) 做好档案收集工作。
1、为防止文件传阅过程中遗失,当文件送达承办人时,承办人须签字,共同承担文件及时、完整归档的责任。
2、定期收集各部门档案,部门助理、秘书,负责收集部门档案。对一些重要文件采取先复印,再把复印件送交承办人的方法。
3、在交接过程中全面清理资料,对散落在个人手头上的资料,由各部门档案责任人负责,追缴资料,确保档案收集即齐全又完整,避免资料遗失。
(二)制定合理的分类方案。
1、将档案分为文书档案、音像档案、实物档案等类型。
2、将文书档案按年度—类目—级别—保管期限进行分类。
3、音像、实物档案以不同期限按行政事务类、经营项目类、技术研发类等排列,根据分类方案和保管期限类,切实做好平时的立卷工作。
(三)认真做好日常档案管理。
各类档案、资料按类别存放在不同档案箱内。按要求建立健全宗卷、档案交接登记簿、档案利用效果登记簿、销毁登记簿、资料定期检查登记簿、档案移交统计等多种台帐。
(四)加强档案管理工作的学习。
恪守档案管理员职业道德,做好保密工作,平时工作要有计划、有措施、有成效,熟练自身业务。保证档案完整,提高档案利用效率。

整理文件的工作怎么做

工具材料:
文件

档案盒

操作方法
01
将全部文件收集起来。
文件归档工作是按一定周期进行的,可能是一年,也可能是一个季度,因此进行归档工作时,首先要以年或者季度为单位,将所有文件收集齐全,确保后期归档工作顺利进行。



02
按照相关章程进行筛选。
一般来说,没有当前和后期参考、使用或执行价值的文件无需保存,此类文件可以首先剔除并进行销毁,剩余文件则可根据本机关单位关于文件归档管理的具体要求进行筛选。



03
划分类别和级别。
筛选工作完成后,档案管理人员可以先按照文件所属部门名称进行横向分类,再按照上下级的隶属关系进行纵向排列,无法划分级别的文件,可酌情与本部门文件并列归档。



04
确定保管期限。
凡是在本机关实体及其职能上能构成全局程度影响的文件,均需要永久保存,其余归档文件可根据其价值的影响时长及相关规章制度来预留足够的保管期限,不可过早销毁。



05
修缮文件内容。
对于文件中存在的疏漏或损毁等情况,档案管理人员需要咨询文件来源处的同事,获取正确内容并对文件进行修补增删,另外还需要规范文件纸张大小及装订物以便保存。



06
对文件进行编号。
档案管理人员可以按照从上到下、从主要到次要的排列顺序将关联紧密的纸质文件先装订成一个基本单位,再按照类别、级别和时间装订成一个二级单位,然后用归档章编号。



07
装盒并编制检索目录。
按照文件上归档章的信息将所有文件打印一份目录,文件依次装盒,规范填写档案盒上各个项目并编号,编号要统一连贯,最后汇总所有文件目录,方便后期快速查阅档案。

如何做好档案管理工作?

如何做好档案管理工作
一、提高综合工作素质
  要想将综合档案的管理工作更好的实施下去,那么首先需要引起领导对于档案管理工作的重视,这样才可以促进工作顺利的开展下去。只有赢得领导对于档案工作的认同,才可以使档案工作人员具备良好的工作态度 提高综合档案管理工作的质量。档案管理的工作人员应该将自己的主观能动性充分的发挥出来,奥正档案管理工作更加顺利的进行下去,让领导明确这项工作的重要性。 以下是日常工作中需要注意的方面:
  1.管理人员应该保持良好工作态度,将自己的本质工作做好,要获得领导对自己工作的 满意,领导对于工作的满意主要是由于工作人员的工作质量。档案工作者需要做到爱岗敬业,给领导留下深刻的印象。
  2.加强宣传档案工作的重要性。一些领导不够重视档案工作,他们认为档案工作是可有可无的,这是因为他们对于档案管理工作缺乏基本的认知度,以此档案工作者的宣传工作就显得特别重要。工作人员可以理应比较重要的文件资料给领导看,使领导可以对于档案工作留下深刻的印象,并且受到一定的启发,在实践工作当中得到有效的利用。工作人员也可以找机会交流档案工作,发挥出管理工作的重要性,这样可以使领导对于档案工作产生极大的认同感。
二、综合利用各种资源,实现现代化管理
  当前各个领域的工作都在循序发展,档案工作也由此发生很大的改变,出现一系列需要解决的问题。档案数量不断加大,因此有关档案的分类管理体系也逐渐变得复杂,对于管理者的要求也逐渐提高,需要利用各种现代管理手段,将档案管理当中存在的问题信息进行解决。
  1.加强职业素质:档案管理工作对于管理人员的专业素质提出了更高的要求,工作人员需要具备丰厚的专业知识,并且具备职业责任感和职业道德,加强乐于奉献的精神。管理者需要利用各种相关的资料,使自身的知识领域得到拓展,从而使自身的综合素质得到有效的提高,使新时代的档案管理工作得到有效的发展。
  2.提高综合管理素质:针对传统的档案管理工作,通常都是利用手工抄写的方式,虽然很容易操作,但是其工作效率却比较低,很容易出错。近些年电子技术不断发展,传统手工档案工作方式不再适用,档案管理工作需要利用科技手段,档案管理人员需要熟练掌握这些先进的科技手段,使自身的职业技能进行提高个,在岗位上一边工作一边学习,对于最新的管理方法及时的掌握,并且对于不断发展的信息文化给予关注,成为具有很高综合素质的档案管理工作人员。
  3.充分利用现有的资源:档案当中涉及到丰富的信息,这也是重要的信息资源。但是这样一来,档案整理工作就会变得更加沉重,具有很多重复的工作,加大了劳动强度。现代的工作通常都是利用计算机完成,使工作变得更加简单。工作人员整理分类资料通常都是结合自己的工作习惯,虽然工作标准都是统一的,但是由于个人的主观因素是不同的,这会为立卷工作带来很大的不便,这样看来计算机管理具有不可代替的优势,避免出现手工操作所造成的失误,使工作效率得到极大的提高。
三、加强培训的工作力度
  档案管理工作这的自身素质和业务水平对于档案管理工作的质量造成直接的影响。档案管理者应该适应工作的需要,将档案管理者的主观能动性充分的发挥出来,使其知识水平和挂历能力得到全面提高,要想使档案管理工作的变化得到更好的适应,将工作强度进行简化,从而认识工作观念得到转变,放弃传统的工作方式,不断学习新的管理方式和管理工具。
  1.加强继续教育的力度:不断发展继续教育,使新的工作环境和工作内容可以得到进一步的适应,在档案管理过程中,继续教育的实际意义需要得到充分的认识,可以对于时代发展的要求更好的适应,从而培养出更多专业的档案管理人才。
  2.加强制度建设:开展档案工作的培训需要建立良好的运行机制。建立有关继续教育的管理制度,并且严格的执行下去。以此为基础,建立有关继续教育的约束和鼓励机制,从而对于继续教育运行机制得到有效的监督和保障。
  3.开展综合培训:以管理人员的职业素养程度为基础,在培训的过程中,需要按照层次、岗位等为基础,实现多渠道多形式的开展。尽量提供给档案管作者更多的学习机会,从而将管理工作者的职业水平在最大程度上进行提高。对于相关的知识进行普及,例如哲学、历史学等等,与此同时,需要加强学习科学信息知识,在档案的管理工作中应用现代化的科学技术,从而将管理工作的效率得到提高。
四、 深入和完善现代的档案资料
  档案管理人员在收集和整理档案的过程中,需要明确的分类所有的文件,对其实现编号。与此同时,需要科学的分类所有的文件资料,以不同部门为基础,对所有的资料进行分类。以资料的属性和作用进行分类。这样可以减少由于传统手写借阅浪费的时间,同时也可以避免发生资料损坏或者丢失的情况,使服务质量得到提高,使档案管理人员的专业技能得到有效的提升。

档案管理工作内容是什么?

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括:档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的,也有分为 6个环节的,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统,故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统,各子系统又下分若干层次小系统。

档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节;档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分,信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成,信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

档案管理要素

1、档案与工龄:

很多大学毕业生找到工作后,没有及时办理参加工作手续,工作几年后仍然是学生身份,从而影响了自己的转正定级,也影响到工龄和退休金的计算。

2、档案与福利:

毕业生在个人办理养老保险、继续深造(如出国、考研)、考公务员等事关个人切身利益的问题时,都要用到档案。

3、档案与因公出国政审:

因公出国政审也必定要依据人事档案进行政治审查,如果档案材料不全,政审机构就会拒绝审查。

4、补办档案与原始材料:

虽然现在有的单位可以补办新档案,但以前的经历、工资、职称等历史原始材料将不复存在,势必造成一定损失。

如何整理档案

档案整理

一、档案整理概述

档案整理,就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。档案整理是档案工作业务中的基础环节,通过整理,使档案能够全面、系统地反映立档单位的工作活动面貌,提示文件材料之间的相互联系,以便于档案的管理和利用。

(一)档案整理的类型

档案整理可以分为以下三种类型:

1.系统排列和编目;2.局部调整;3.全过程整理

(二)档案整理的内容和步骤

档案整理的内容,从性质上分,包括系统化和编目两部分。档案的系统化,就是对档案的内容和成份进行科学分析和综合的工作,即按照一定的原则和方法对档案分门别类、组织案卷、有序排列,使之构成一个有机联系的整体,具体内容包括:区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、卷内文件的排列、案卷排列等;档案的编目是以一定形式提示和介绍档案内容和形式特征的工作,具体内容包括:卷内文件的编号、卷内文件目录和备考表的编制、案卷封面填写、档号和案卷目录的编制等。系统化是编目工作的基础,编目是系统化的体现。

(三)档案整理的原则

文件档案整理的工作

档案整理工作应该按照档案的形成规律和特点,保持文件之间的历史联系,充分利用原有的整理基础,便于档案的管理和利用,这是档案整理的基本原则。

1.保持文件之间的历史联系

所谓文件之间的历史联系,是指文件在产生和处理过程中所形成的内在联系,主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面。

2.充分利用原有的整理基础

充分利用原有的整理基础,是指对于已经整理过的档案,不要轻易打乱原有的整理体系,重新整理,这就是我国档案界惯称的“充分利用原基础”。

3.便于档案的保管和利用

便于档案的保管和利用,是档案整理工作的出发点和根本目的,也是衡量档案整理质量的最终尺度。

二、全宗

(一)全宗的概念

全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。通俗地讲,全宗是一个机关的全部档案。按照全宗管理档案,是档案工作中的一个基本原则和核心理论。

(二)立档单位及其构成条件

立档单位,又称全宗构成者,是指形成全宗的单位或个人。判断一个单位是否立档单位,主要看它是否具有以下三方面的条件:

1.可以独立行使职权,并能以自己的名义单独对外行文;

2.是一个的会计单位或经济核算单位,独立编制预算;

3.设有管理人事的机构或人员,有一定的人事任免权。

其中,第一个条件是首要的、必要的条件,后两个是补充条件。

(三)立档单位变化对全宗划分的影响

1.政权更迭的全宗处理

2.立档单位职能发生根本性变化的全宗处理

3. 立档单位其他变化情况的全宗处理

(四)全宗的补充形式

1.联合全宗;2.汇集全宗;3.档案汇集

(五)判定档案所属全宗

判定档案所属全宗,关键是确定档案的形成者,具体分发文、收文和内部文件三种情况。对于那些没有标明作者或收受者的“无头无尾”文件,则要从文件的外部特征和内部特征进行考证,综合判定其所属全宗。

三、全宗内档案的分类

(一)分类的基本要求

全宗内档案的分类,就是把立档单位所形成的档案,按其来源、时间、内容和形式的异同,分成若干层次和类别,使之构成一个有机的体系。它包括分类方法的选择、分类方案的制订、档案归类和案卷排列等内容。

分类应遵循以下基本要求:

1.客观性;2.逻辑性;3.可操作性。

(二)常用的分类方法

档案分类法,是具体划分全宗内档案异同点的标准和根据,也称“分类标准”、“分类原则”或“分类特征”。全宗内档案分类的方法很多,常用的主要有以下四种:

1.年度分类法;2.组织机构分类法;3.问题分类法;4.门类分类法

(三)分类方案的编制

所谓分类方案,就是标列各个层次的类目名称,表示全宗内档案分类体系的纲要,又称“分类大纲”。分类方案是档案分类的依据,但在分类过程中可以根据实际情况修订和完善。

1.机关全宗分类方案的编制

机关全宗分类方案的编制,应以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象,依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点,进行科学分类。机关档案分类方案中,第一层次的分类一般采用门类分类法。

2. 企业全宗分类方案的编制

根据国家档案局制定的《工业企业档案分类试行规则》的规定,工业企业档案分类设置十个一级类目,即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业,有些档案难以归入上述十大类目时,可根据实际需要增设一级类目。

四、档号和案卷目录的编制

(一)档号编制原则

档号是档案馆(室)在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记,并具有统计监督作用。档号的编制应遵循以下原则:

1.唯一性原则;2.合理性原则;3.稳定性原则;4.扩充性原则;5.简单性原则。

(二)档号的结构

根据《档号编制规则》的规定,档号结构分为三种。《归档文件整理规则》颁布实施后,又出现了档号的第四种结构。

(三)档号的编制方法

1.全宗号的编制方法

全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性,后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。

2.案卷目录号的编制方法

案卷目录号以三位阿拉伯数字标识,应根据全宗内档案整理状况,可按不同时间,不同组织结构,不同保管期限,不同专题或不同载体形态设置。

3.类别号的编制方法

类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。类别号一般不应超过三级,在一个档案馆(室)内或一个全宗内,不应有重复的类别号。

4.项目号的编制方法

项目号一般引用有关管理部门编制的项目代号。

5.案卷号的编制方法

案卷号用三位阿拉伯数字标识,目录内的案卷按排列次序流水编号,不应有空号。每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。

6.件号的编制方法

件号用阿拉伯数字标识,不应有空号。件号的编制有两种情况:一种是不装订的案卷,卷内文件必须单件装订编号,每个案卷的卷内文件按排列次序流水编号。另一种按照《归档文件整理规则》整理的档案,同一个类目下的文件按排列次序流水编号。

7.页(张)号的编制方法

页(张)号用阿拉伯数字标识,卷内文件各页(张)按排列次序流水编号,不应有空号。

(四)案卷目录的编制

案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。是查找利用档案最基本的检索工具,也是档案登记的基本形式,是对档案进行统计和检查的重要依据。

案卷目录必须按全宗编制,有两种类型:一种是以全宗为单位编制的综合目录,主要适用于案卷数量较少的全宗;另一种是以分类方案中的一级类目为单位编制的分类目录,在实际工作中,大多采用第二种。

如何做好档案管理工作

如何做好档案管理工作

在从事了两年多的档案管理工作中,深刻体会到档案管理的重要性。提高档案工作的效率与质量,可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。因此,档案管理工作人员务必认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作。那么,如何做好档案管理工作呢?我作为一名办公人员,在实践中通过不断总结,寻找其中的规律,得到了一些粗浅的见解,愿与大家共同分享。

一、规范公文处理,把好公文形成关

档案一般是完成了文书处理程序,完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点,规范公文处理,把好公文形成关,是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同,有的单位的公文是由办公室统一拟制的,有的则是由相关部门起草然后交由办公室负责印发。我部就属于后者,由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同,对公文起草工作相关要求的理解存在差异,导致起草的文件的质量也就大不一样。我项目部在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面:

1、文种使用不当。主要有请示、报告不分;一文请示多件事情;生造文种或不规范使用红头文件等

2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件,但既不在规定的位置做出标识,也不在附件名称前标识出具体的序号,行文程序很混乱。

3、公文主题词标注不准确,不利于检索查找。

4、数字使用不规范等等。上述情况,严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此,作为办公室一名专门负责公文拟制人员,平时有责任也有义务对各部门呈送的.公文初稿进行规范处理,依照有关规定,全面审核,严格核稿,特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关,发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接,共同磋商,尽量将各种问题都解决在核稿阶段,决不能将问题推给签发的领导定夺,以确保公文的高质量、高水平,以及档案的高质量、高水平。

二、档案整理工作,从公文的评估分类做起

公文形成后,经过一段时间的归整处理,待文件涉及的事务处理完毕,文书人员即可以对公文的保存进行价值评估,根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理:去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或随意销毁,而是放到别处);将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来,以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战,它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力,能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档,供日后的工作查考利用。而要做好该项工作,可以从以下几个方面进行:

1、对档案工作要有高度的认识,要实现从公文到档案的成功转化,就必须重视公文的规范化管理,实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融,加强档案部门对文件管理的超前控制,这样才能保证档案的质量,减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续,避免重复立卷,使文书工作流程更加科学化、合理化。

2、要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性,要随时将“档案”装在自己的头脑里,要有对历史负责的态度,使档案工作平时化、平常化。因此,务必要按照《办法》的要求,规范地、科学地办理好每一份文件,对每一份文件做出科学的评估。

3、要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中,文秘人员要重视档案知识的学习,加强档案意识的培养,最好的办法就是常备一本专业书籍,《档案管理学》、《档案管理基础》等,以便需要时查阅,真正做到边工作,边学习,在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中,很多档案工作人员都兼任秘书工作,因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。。

三、完善公文材料,做好档案收集工作

文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料,发现有附件而未及时归档的要催要,同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回,以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手:

1、档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文,做完收文登记后,首先应鉴别该文件是否具有保存价值,如果其中一部分随着现行效用的完成,便失去其保存的社会价值而被淘汰;而另一部分文件,退出现行领域之后,却具有储存价值,能使后人通过其载录进行借鉴和利用,因此应按档案整理规范要求,用不锈钢钉子重新装订,后进行传阅,阅办完毕后,已初步进入归档程序,进一步归整,以备平时查阅。

2、档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件,领导签发后,应将形成该文件的所有资料收集齐全,按照从上到下,依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整,并统一装订成册,初步完成“件”,由零散“页”到集中归整为“件”,到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。

四、善于交流,接受新信息,达到资源共享

作为办公室的文秘工作人员要不断总结自己的工作经验,对遇到的困难要多请教上级档案主管部门,不能凭主观臆断文档的归档价值,一定要结合本单位的职业特色,创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识,树立精品意识,培育职业意识。不断接受新信息,扩大知识视野,提高自己的鉴别能力,充分利用各种媒体和机会,主动向用户推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料,如大事记、组织严格、专题概要、统计数字汇集、会议简介等,从而达到资源共享的目的。

总之,档案管理工作具有很强的挑战性。在今后的工作中,我将很好地把文秘工作和档案工作结合起来,不断提高档案管理质量,提高其利用率。目前我项目部档案装备还比较落后,正在向电子归档、微机检索过渡,这一项新的工作给我提供了更多的学习机会。我深信,只要我们以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作,就一定能促进档案管理规范化、科学化发展,从而为档案工作提供更多更好的信息资源。