在唐山加快推进城市治理现代化与产业数字化转型的进程中，档案管理的数字化升级成为提升政务效能、服务经济发展的重要环节。唐山档案数字化扫描服务以标准化流程与专业技术为支撑，聚焦政务档案、企业卷宗、历史资料等多类型载体，通过高精度扫描设备与智能化数据处理技术，实现纸质档案向数字资源的系统性转换。

　　唐山做档案数字化扫描服务过程中需要遵守的原则包括：

　　第一，实用性原则。针对馆(室)藏档案有重复利用和紧急利用两种方式,急用、常用档案应优先进行数字化，坚持“现用现扫,常用先扫，已用定扫”的快捷服务方式。社会需求是制定和调整档案数字化工作策略的“风向标”。档案业务部门应注重多年档案利用的情况统计，把利用频繁的档案进行综合分析，科学地确定优先进行档案数字化的范围。

　　许多档案信息具有实效性,过了一定期限后其价值就会降低，甚至丧失，因此在进行档案数字化时要用发展的眼光看待，争取在档案信息价值的升值前期完成。 档案数字化加工与数字化档案利用同步实现，是充分利用计算机网络技术，更好、更快地实现档案数字化的最佳途径。

　　第二，安全性原则。档案数字化的途径一般有两种：一是通过归档接收电子文件;二是馆(室)藏传统载体档案数字化。馆(室)藏传统载体档案数字化的方式一般是通过计算机录入和扫描两种方式进行的，与传统的档案信息相比，这些数字化档案信息，因为依托于计算机存储技术、网络技术，所以具有明显的不稳定性，数字化信息内容和位置易发生变化。

　　因此，在档案数字化过程中，要做到以下几点，以保证安全性原则：

　　(1)通过录入或扫描方式得到的数字化档案信息，要确保档案原件的安全;

　　(2)在处理和存储数字化档案信息时，要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合;

　　(3)遵循原始档案的保密性，确保涉密档案的信息不被未授权者浏览;

　　(4)利用先进的计算机安全技术，如防火墙、实时杀毒软件以及存储设备等，保证已经数字化的档案信息的安全。

　　需求牵引和成本效益原则。档案数字化以档案利用为目的，贯彻需求牵引和成本效益原则，根据需求，先数字化利用率高的档案，后数字化利用率低档案。依据这一原则，应贯彻“五个优先”原则，以下档案应优先考虑到创建数据库：

　　(1)常用优先。这也是贯彻需求牵引原则，把利用频率相对较高的档案优先数字化，以满足现阶段利用的需要，提升数字档案馆的效益。

　　(2)目录优先。是指将档案目录优先数字化，以满足检索需求。目录优先还表现为成本效益的需求。由于全篇数字化建设需投入的人力物力比较大，起效较慢，如优先将档案的目录开展数字化，完成档案的计算机检索，以尽早看到效果。

　　(3)急用优先。公司在某一个时期有特定重点任务，进而衍生出对某一方面档案利用的紧迫需求，档案数字化时要考虑这一需要，将急用的档案优先数字化，以满足紧急需求。如产品研发阶段有可能会对某一老产品的档案调用比较多，可考虑优先将这个老产品档案数字化，以便于利用和满足业务发展对档案利用的需要。

　　(4)孤本优先。即把珍贵的档案优先数字化，以满足收藏需求。数字化后，孤本档案利用可无需启用正本，可有效保护档案正本，做到收藏的效果。

　　(5)特色优先。即将反映本公司特色的档案优先数字化，以满足特殊需求。许多企业档案组织储存有称作“镇馆之宝”的档案，这部分档案容易引起利用者兴趣爱好，可优先数字化，有益于提高档案部门影响力。

　　最后，唐山档案数字化扫描服务过建立覆盖扫描规范、质量管控、安全防护的全流程体系，该服务显著提升了档案资源的利用效率与可靠性，让档案数据在政务审批、产业升级、民生服务等领域发挥出重要价值。从政府部门的档案实时共享，到企业用户的全生命周期档案管理，再到市民对历史档案的便捷查询，数字化扫描服务正重塑城市治理的效率与体验。未来，随着人工智能、区块链等技术的深化应用，唐山档案数字化扫描服务将进一步与智慧城市建设对接。