档案整理是档案室工作中的重要内容，其对完善档案管理体系至关重要。档案整理主要指的是将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。档案数字化指的是通过先进技术手段对传统的档案进行处理，将其转换为非实体的数字化档案的过程。

　　档案整理及数字化服务的主要内容：

　　(一)档案整理的主要内容：

　　(1)在正规的工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，在更大的范围内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加工，等等。

　　(2)对整理不善的档案进行局部调整。档案馆和档案室对于已经整理入馆、入室保存的档案，经过管理实践的检验或专门质量检查，要对其中不符合要求的档案进行一定的加工，以提高其整理质量;另外，某些档案材料由于保存的时间较长，其自身和档案整理体系都会发生某些变化，须对其进行调整。

　　(3)零散文件的整理。档案馆(室)有时也接收和征集一些零散的文件，在这种情况下就必须对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、案卷的编立和排列、编定档号，编制案卷目录等等。

　　(二)档案数字化服务的具体内容：

　　1、数字化前期准备。前期准备包括选定数字化处理场所，筛选需要扫描的纸质档案。其中处理场所应确保空间布局合理，扫描设备完善，数字化处理软件齐备，并具备合格的消防和安防系统。准备纸质档案，需要按类型、日期或其他相关标准对文件进行排序，并确保没有任何污垢其他可能影响扫描图像质量的损坏，以保障扫描过程顺利、有效的进行。

　　2、档案扫描。档案扫描是纸质档案转化数字档案的关键步骤。档案扫描可以使用各种不同的扫描设备来完成，例如：平板扫描仪、工程扫描仪或鼓式扫描仪。具体使用什么扫描仪将取决于所扫描文件的类型和数量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的扫描与存储格式应完全按照国家档案管理的统一标准进行，对实际扫描卷数、每卷的页数要做好登记。

　　档案整理及数字化服务过程中，档案整理对数字化有着较大的影响。

　　3、图像处理和光学字符识别。扫描后的图像还应经过专业的图像处理，以确保数字化质量，并通过光学字符识别技术自动识别，将图像中的文字内容转换为可编辑的文本形式，便于后续对数字化档案的查询、检索和利用。

　　4、数据挂接。数据挂接又称数据匹配，是数字归档中为保证数字档案的准确性和完整性所需要的流程。借助软件对数据库中的目录数据与对应的数字档案进行匹配挂接，并逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与数字档案对应的准确性、已挂接数字档案与实际扫描数量的一致性、数字档案是否能正常打开等，以实现准确关联。

　　一是密与非密不分，直接影响扫描数据的存储、管理及利用。现在的保密要求明确规定：密与非密混在一起，一律按涉密数据处理;低密级数据与高密级数据混在一起，一律按最高密级数据处理。对于行政审批、干部人事等材料，往往结论性的最终批复材料都是可公开的信息，而报批材料和机关内部审批过程中形成的内部文件，往往带有敏感信息和涉密内容。现在，将可公开的政府信息和涉密或敏感信息混在一起，不仅让扫描后形成的数据出不了涉密网，更极大地限制了可公开信息的共享和档案数字化成果的利用服务。

　　二是用一条目录对应若干个“自然件”，经数字化扫描，常常造成一条文件目录下面挂接了若干个“自然件”的情况。这犹如将所有的“自然件”书写在同一页纸上。由于数字影像的阅读与纸质档案的阅读有着很大的不同，当阅读者不懂档案整理规则时，在一条目录下面阅读到多个与目录不相对应的“自然件”，势必造成阅读障碍。面对这一问题，档案整理及数字化服务厂家可能会通过拆件的方式来解决，以“自然件”为单位来进行数字化工作。