项目档案作为项目全生命周期的记录,承载着关键信息和宝贵经验,是项目管理、决策支持、风险防控以及后续运营的重要依据。档案鉴定是判定档案真伪和价值的过程。一般来讲,档案的鉴定工作应当包括两个方面的内容,即鉴定档案的价值和鉴定档案的真伪。目前,在档案馆和档案室的业务工作中经常进行的鉴定工作就是鉴定档案的保存价值,因此,当前人们通称的档案鉴定主要是指档案价值鉴定,它是档案管理工作中一个独立的环节,是档案馆和档案室业务活动中不可缺少的重要组成部分。
档案价值鉴定是指档案馆(室)按照一定的原则、标准和方法来判定档案的价值,确定档案的保管期限,并据此剔除失去保存价值的档案予以销毁的一项档案业务工作。它是档案管理工作中一个独立的环节,是档案馆和档案室业务活动中不可缺少的重要组成部分。
项目档案鉴定整理服务过程中,应严格遵循以下原则:
第一,从国家和人民的整体利益出发,这是档案价值鉴定工作的指导思想和核心原则。档案是党和国家的宝贵财富,是人类社会的共同记忆,因此,在鉴定其价值时,不能从局部的、小团体或个人的利益出发,而应用国家和人民的整体利益出发,全面分析影响档案价值的各种因素,深入研究档案对国家和社会发展的现实作用和历史作用,从而准确判定档案的价值。
第二,全面的观点。在全面分析文件的各方面特征的基础上,综合考虑文件间的有机联系,全方位、多层路地分析社会对档案利用的需要,以此来全面考察档案的价值。首先,在全面分析文件的各面特征时,内容特征无疑是影响档案价值大小的主要因素,但还应结合文件的来源、形成时间等因素才能获得正确的判断,否则就可能得出片面的结论。
第三,历史的观点根据档案形成的时代背景、历史条件来鉴定档案的价值。档案的产生、形成总是同一定的历史条件相联系的,因此,鉴定档案价值时,必须尊重历史,不能以现在的眼光来看待历史上形成的档案。大量经验表明,离开了当时的历史背景,我们对档案的内容实质就无法准确把握,对档案价值的判断就会产生偏差,甚至错误。
第四,发展的观点鉴定档案要有前瞻性,要研究社会档案需求的变化,用发展的眼光去认识和判断档案的价值,预测档案长远的历史作用。社会是不断进步的,社会对档案的利用需求也会不断发生变化,档案的作用、价值由于时代的不同会产生不同的变化。因此,档案鉴定必须坚持发展的观点,既要分析档案为现实服务的作用,又要充分估计档案在将来可能发挥的作用。
项目档案鉴定整理服务的具体内容包括:
一是归档鉴定。所谓归档鉴定,就是对文件是否属于归档范围(实质是是否具有保存价值)作出判定。这项鉴定在文件立卷归档之时,由文书部门或业务部门负责进行的。这一鉴定关系到文件的“生死存亡”和向档案的转化,可以说,这是整个文件生命历程中最主要和最重要的一次鉴定关。
二是保管期限鉴定。就是根据有关档案保管期限表,对已归档的档案划分相应的保管期限。这项鉴定工作,一般由档案室承担。
三是到期鉴定。就是在档案保管期限到期后,档案馆(室)要组织对保存期满的档案再次进行鉴定,经鉴定确无继续保存价值的档案,可以造册登记并销毁;对还有保存利用价值的档案,应重新确定保管期限,并继续保存。
综上所述,项目档案鉴定整理服务是项目管理中不可或缺的一环,它不仅为项目的顺利实施提供了坚实的信息保障,更为项目的长期运营和可持续发展奠定了基础。通过科学的鉴定、规范的整理以及高效的信息化管理,项目档案的价值得以充分挖掘和利用,为项目决策、风险防控、经验总结提供了有力支持。在数字化、智能化的时代背景下,项目档案鉴定整理服务正朝着更加高效、精准、智能化的方向发展。