档案数字化，就是将传统的纸质档案、照片、录音、录像等非数字形式的档案材料，通过扫描、摄影、录音、录像等技术手段，转换成数字形式的信息内容，并存储在计算机系统中，以便于档案的检索、利用和管理。这一过程不仅涉及实体档案的数字化转换，还包括对数字化加工后的档案信息的整理、分类、索引和存储等工作。

　　档案数字化的工作程序：

　　1. 档案预处理。在进行数字化扫描之前，需要对档案进行预处理。这包括清洁、整理和分类档案文件。清洁过程涉及清除灰尘、污渍、胶带等杂质，以确保扫描结果的质量。整理和分类阶段则是对档案进行排序和归档，以方便后续的扫描和管理工作。

　　2. 电子目录的录入、校对、调整。将每一份档案纸质材料编制对应的电子目录，对完成的目录进行校对，确保转确率、避免出现错别字等，还要核查档案材料的形成日期、材料具体页数是否有误。

　　3. 档案文件扫描。要将全部档案材料逐件按照顺序扫描，形成档案材料电子档原始图像。

　　五、扫描后的图像处理、光学字符识别和数据初审。扫描后，相关人员会对原始扫描图像进行调整，比如在不影响材料内容的前提下对纸张的破损、遗留的装订痕迹进行修理;修整后要对电子数据进行核查核对，并进行图像处理和光学字符识别。

　　4. 数据总审入库。专业人员对数字化加工后的档案进行检查复核，确定各方面细节无误、数据内容符合标准规则后，将数字化档案入库。

　　在以上者一系列程序中，为了确保档案的数字化质量和档案信息安全，需要有以下档案数字化注意事项：

　　1. 档案数字化服务机构在工作签，需开展档案数字化专项保密教育。档案数字化工作中暴露出来的保密问题本质上是人的问题，只有使有关人员主观上认识到档案数字化涉及保密工作的重要性、掌握并践行保密工作的知识和技能，才能rag相关人员意识到档案信息保密的重要性，在实际档案数字化工作环节中严格遵守相关规范，确保档案信息不外泄。另外，还要加强对档案数字化工作人员的安全保密教育和技能培训，重点从档案数字化的重要性、常见的失泄密情形、保密管理要求等方面，结合生动的案例开展教育培训，确保相关工作人员树立强烈的保密意识，掌握基本的保密常识。

　　2. 组织在选择外包公司进行档案数字化加工时，必须做好档案数字化全过程的保密监管工作。一是要按照国家档案局相关规范要求，慎重选择外包公司开展数字化工作，涉及涉密档案资料的数字化必须在专门场所进行，加工场所要安装监控设备，并派专人全程监管。对于扫描仪、打印机等设备也要做好技术防范工作。二是对存储涉密数字化档案资料的计算机等信息设备采取物理隔离措施，并严格看管，禁止接入互联网，以防信息泄露。三是对参与档案数字化工作的人员做好身份审核、登记等工作，确保人员无不良犯罪记录，无失信记录，各方面素质良好。参与涉密档案数字化工作的人员还须具备涉密背景。组织还应对相关人员承担档案数字化工作的具体安排要严格记录在案，确保监管的可追踪性。

　　3. 在档案数字化工作初步完成后，祖自宏还应根据实际情况规范档案数字化的成果管理。首先，档案数字化工作中要做好交接手续，严格清点相关文件资料，确保不丢件、不错件。加工完成的数字化档案资料要认真整理、登记后及时存入专用存储设备中。其次，存储数字化档案的信息存储设备、系统要建立完善的后台管理机制，相关数字化资料的查阅、复制、打印等操作要有记录，留存相关证据。尤其是对于存储涉密数字化档案资料的存储设备要专机专用，禁止移动存储介质随意插入，定期检查，数据的调取使用要严格履行审批流程，确保数据安全。此外，组织还要加强对数字档案的安全防护，严格区分数字档案涉密与非密，并定期进行检查。同时，还要按照《电子文件归档与管理规范》等有关制度，做好相关数字档案的备份工作，防止档案信息丢失。