辽宁位于中国东北地区南部,该区域的民族分布众多,是多民族聚居地,少数民族人口数位居我国第六,户籍档案管理也较为复杂。户籍档案指的是公安户籍部门在某一行政区域范围内对居民户口管理过程中形成的档案。它包括办理户口登记、户口迁移手续、申请、签发居民户口簿、户口迁移证、户籍证明等户口证件过程中形成的相关文件。户籍档案不仅是常住户口登记的底根,还包括暂住户口卷、船民卷、身份证卷的底根,以及办理户口簿册形成的其他类型文件材料。
具体来说,户籍档案是记录和留存住户人口基本信息的法律文件,最原始是以纸质记载公民的户口信息,后期则改为纸质和电子文件同时记载。户籍档案属于个人人事档案的一部分,由户籍管理机构保存和管理。而户口则是以书面法定有效的法律文书形式,由居民个人保管或单位人力资源管理机构统一负责保管。
辽宁户籍档案扫描服务的重要性:
1. 提升查询效率。当前,国家鼓励和支持可开放档案的查阅、利用。档案数字化管理能达到快速检索、异地传输、远程利用、随时可查等操作,能方便快捷地提供利用。全面实现档案数字化管理之后,辽宁社会群众可以在特定的政府档案软件系统中通过关键词检索,快速查到他所需要的户籍档案信息,大大提升查询效率。
2. 增强原件保护。户籍档案事关重大,应该对户籍档案原件进行妥善保管。通过扫描的手段将纸质档案转变为电子档案,能对纸质档案本身起到一个保护的作用。档案数字化管理后,档案的查阅、利用完全可以用电子档案代替档案原件,能相应减少利用过程中翻阅对档案原件造成的损伤,对档案原件起到一个保护作用。用电子档案代替档案原件利用时,也可以有效避免孤本受限的问题。
3. 保障信息安全。在户籍档案数字化过程中,可以对破旧、损坏的纸质档案进行修复,延长纸质档案的寿命。另外,可以对形成的电子档案进行备份和纸质档案异地保存,可以有效规避由天灾等不可抗力因素带来的档案信息丢失。
辽宁户籍档案扫描服务的具体流程:
1. 档案出库。需要对每一本档案材料做出库登记、入库盘点、双方核对、验收移交。
2. 整理编码、核对。对接收的每本档案材料进行核查与整理,比如拆除材料纸页上旧的装订、对存在破损或未达扫描标准的材料进行技术修复,编制材料的类号和页号,整理编码完成后仔细核查准确,防止漏编错编。
3. 电子目录的录入、校对、调整。将每一份档案纸质材料编制对应的电子目录,对完成的目录进行校对,确保转确率、避免出现错别字等,还要核查档案材料的形成日期、材料具体页数是否有误。
4. 档案文件扫描。要将全部档案材料逐件按照顺序扫描,形成档案材料电子档原始图像。
5. 原始图像制作、数据初审、高清图像刻作。对原始扫描图像进行修整,比如在不影响材料内容的前提下对纸张的破损、遗留的装订痕迹进行修理;修整后要对电子数据进行核查核对,并作图像高清刻作。
6. 重新装订并检查。要保证纸质文件顺序与电子档文件顺序完全一致,打印并加装新的档案材料目录、隔页纸和档案正文内容,检查类页号是否填写缺漏、文件是否有错装、漏装,核查无误后将纸质档案封盒。
7. 数据总审入库。对电子档数据进行检查复核,确定各方面细节无误、数据内容符合标准规则后,将电子档数据刻作入库,将档案纸质材料与电子档数据库移交。