档案整理是一项重要的工作，它可以帮助我们更高效地管理信息、提高工作效率，确保重要文件和资料得到妥善保存。在进行档案整理时，我们需要遵循一些基本步骤，以确保整理工作的有效性和可持续性。

　　潍坊档案整理服务公司

　　一、档案编码

　　在企业中，档案编码一般由办公室统一编码。

　　（1）公司下发的文件按文件编号作为档案编号。

　　（2）员工档案按个人的工号作为档案编号。

　　（3）财务档案由财务部编号。

　　（4）上级发文的有文件编号的按文件编号作为档案编号。

　　（5）业务单位往来的文、函件有编号的按其编号作为档案编号。

　　（6）对外合同有编号的按合同编号作为档案编号。

　　（7）其它无编号的合同、文件、资料等，按年、按级、按类、按顺序编号。备注：如遇有新增文件或遗漏文件，各个部门需及时进行预先的统计与整理，最后汇总到办公室进行统一的编码（财务部的除外）。

　　二、档案整理

　　由办公室整理出“范本”，各部门则按“范本”对各自部门的文件进行整理。

　　（1）每年装订一次。

　　（2）同一年、同一保管年限、同一类的装订在一起。

　　（3）按时间顺序或入档顺序排列装订。

　　三、档案归档

　　（1）原则上每一项工作一结束，就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。

　　（2）对于正在进行的各项工作所涉及的文件，各部门应作好“预先归档”工作，整理方法与“范本”雷同。

　　（3）财务部档案由本部门装订、编号，满周年归档，档案室设专柜管理。

　　四、外来文件的收发

　　由办公室进行统一接收，并作好登记、存档，再分发到各个职能部门，各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。原则上档案室均保留原稿，如有特殊情况需保留复印件的需在“文件收发记录表”的备注栏上注明。

　　五、档案资料的发行

　　如因工作上的需要，有些部门需备有相关档案资料，此时应填写“档案资料发行申请表”并经审核后再由档案室统一发行。

　　（1）当有新的档案资料时，档案室应及时进行更新、回收、发行等工作。

　　（2）各种发行档案资料需盖有“档案发行章”才能生效，严禁私自对各种发行的档案进行复印。

　　六、印章管理

　　（1）在档案室存档的档案资料需盖有“存档”章。

　　（2）发行的档案资料需盖有“发行”章。

　　（3）对于过期或失效的档案应改有“作废”章。

　　（4）档案的“存档”、“发行”、“作废”应做相关的履历。

　　七、档案使用审核

　　01档案查阅

　　①查阅本部门档案：查阅人填写申请表→部门负责人审批。

　　②查阅非本部门档案：

　　B级档案查阅：填申请表→部门负责人审批→办公室负责人审批。

　　A级档案查阅：填申请表→部门负责人审批→办公室负责人审批→公司负责人审批（副总→总经理→董事长）（注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理或董事长审批，其余只需主管副总审批即可）。

　　02借阅本部门档案

　　①程序：借阅人填申请表→部门负责人审批。

　　②时间：三天，如续借则需再次填写申请表。

　　03借阅非本部门档案

　　①程序：借阅人填申请表→部门负责人审批。

　　②时间：三天，如续借则需再次填写申请表。

　　04复印、摘抄

　　①复印、摘抄本部门档案：程序：借阅人填申请表→部门负责人审批。

　　②复印、摘抄非本部门档案：

　　B级档案复印、摘抄：填申请表→部门负责人审批→办公室负责人审批。

　　A级档案复印、摘抄：填申请表→部门负责人审批→办公室负责人审批→公司负责人审批（副总→总经理→董事长）。

　　注：A级档案包括机密档案、证照类档案、对外合同档案、财务档案；B级档案即是A级档案除外的普通档案。

　　八、书籍、技术资料、宣传资料的使用程序

　　（1）借阅：只需在登记表上作相关的登记。

　　（2）领用：只限于宣传资料，但也需在“宣传资料领用登记表”上登记。

　　综上所述，通过档案整理，我们不仅可以提高工作效率，减少信息查找的时间成本，还可以更好地保护重要文件和资料。合理的档案整理不仅可以提升个人和组织的工作效率，也有利于信息的长期保存和利用。