档案借阅交接单

档案管理需要注意哪些事项

学术界关于档案的定义还不统一。一般，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。下面是我整理的档案管理需要注意哪些事项，欢迎大家分享。

一、档案室的交接

1、档案室交接时，首先档案管理人员要整理好档案室内的档案建立档案交接表。

2、交接人与接收人要逐一清点核实档案，然后再档案交接表上双方签字。

3、接收人要熟悉档案室内的所有档案分布情况。

二、档案的交接

1、归档资料：归档资料少时需由交档人填写《档案交接记录》，登记好时间、档案名称、数量等相关信息。数量多时除了要填写《档案交接记录》，同时，还要向档案管理人员提供交接档案的详细目录（纸质版、电子版）。

2、档案管理员进行档案资料的确认，经双方核实认可后，交接双方相互签字确认。

3、档案管理员根据归档资料的类别进行存档，并建立书面和电子档案目录。

4、各类档案要按类别、用途分别存档，整理出书面及电子目录，便于管理和查阅。

5、归档的文件材料应齐全、完整、准确。热敏纸传真件和字迹易（或已严重）褪化的文件材料（用圆珠笔、铅笔书写）应附上复印件。

6、平时合同交接时每月的15日、30日集中交接

三、日常管理

1、借阅人填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案名称、借阅理由及归还期限。

2、经总经理批准后方可借阅。

3、所借档案的复印件的`内容仅供本次借阅事由涉及的用途，不得作为他用。

4、借阅人应爱护档案，注意安全和保密，严谨私自复印、抽卷、抽页、涂改和污损。

5、档案归还：

1）档案管理员要及时催促档案借阅者按时归还档案，并在档案归还时严格检查验收，保证档案完好。

2）营业执照、组织机构代码证、税务登记证等原件当天借当天还。

6、做好档案室的卫生清洁，定期进行通风，做好物品防潮、防腐、防虫、防火、防尘、防晒等工作。

拓展：档案管理条例

一、局档案工作机构

成立局工作鉴定小组，由办公室、处、行政处、计财处有关人员组成。

局的档案工作机构为现行局的综合档案室，档案室对局机关档案实行综合管理。其日常工作由办公室领导，业务上受国家省、币档案局监督和指导。

二、综合档案室的职责

1．按照上级关于档案工作的规定，组织具体实施工作。

2．拟订局档案工作计划和工作制度。

3.负责组织每年文书立卷、归档工作。

4．统一管理局各种门类和载体的档案，做好收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和编研工作。

5．按规定向币档案馆移交应进馆的档案，接受局直属撤销单位的档案。

6．负责收集与局业务有关的资料。

7．办理领导交办的其他有关档案业务工作。

8．协同有关处室对基层单位的档案工作进行业务和督促检查。

三、档案综合管理范围

凡属局各处、室和党、政、工、团组织形成的文书档案、基建档案（包括房改工作档案）、设备档案、声像档案、已故人员档案（人事部门存三年后再移交）均由档案室管理。人事档案由人事处管理。业务档案由各业务处按归档要求收集、整理、装订成册、编号目录，将档案交综合档案室管理。

四、文件材料归档

1．本局在工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文件材料（包括文字、图表、照片、录像带和各种专业性文件），必须及时立卷归档，以保存局的历史面貌。

2.归档的基本要求

(1)归档的文件材料必须准确地反映局工作活动的真实历史面貌；

(2）归档的文件材料必须进行立卷整理，要符合立卷的原则和要求。

3归档时间

(1)党、政、工、团的文书立卷和各业务处室的业务档案，应于翌年第二季度归档完毕。

(2)基建文件材料归档应与该基建工程建设同步进行，工程竣工验收后三个月内向档案室移交。

(3）设备文件材料应于设备开箱时验收登记，设备安装调试或投入使用三个月后向档案室移交。

(4）会计档案由财政部门整理立卷后，按2000年7月1日实施的《会计法》规定，在对务部门保管一年后移交综合档案室。

(5）已故干部职工档案，按市委组织部市档案局(xxxx)6号文规定，干部职工死亡后，其档案在人事部门保存三年后向档案室移交。

(6）声像档案自形成一个月内向档案室归档，凡归档的照片（连图片）、录音带必须有文字说明（包括时间、地点、入物（职务）、内容、拍摄（录制）者姓名，录像带还应有解说词〕。

4．归档份数，党政文件一般归档两份，一份连底稿作档案保存，一份作文件汇编。其他门类的文件，一般归档一份，比较重要的可增加归档份数。

五、档案的管理

1.局的全部档案为一个全宗，全宗内有档案，按门类进行分类，根据同级和上级档案行政部门的要求，编制分类方案，编制类和编号的方法要便于保管和使用。

2．建立和健全档案工作各项制度，把档案工作列入机关工仁和业务活动计划，把基建工作列入有关部门和人员的职责范围和岗位责任制。

六、加强档案室的保护工作，改善档案保管条件，并定期对档案保管的状况进行检查，发现问题向领导汇报，及时采取措施，保护档案的安全。

1．根据国家和同级档案行政管理机关的规定，拟订档案保管期限表，为又书立卷和档案鉴定提供依据。

2.档案的鉴定工作，由局办公室牵头组织有关业务处室组成鉴定小组，负责提出鉴定意见。

3，销毁失去保存价值的档案，必须登记造册，经局分管领导批准，指定两人监督销毁，并在销毁清册上签字。

4．档案的移交按国家有关规定，将永久、长期保存的档案，向币档案馆移交并办好移交手续。

七、建立档案统计工作制度，档案收集、移出都应登记入册，并按上级要求，报送档案工作情况统计表。

八、归档的利用。积极配合机关工作中心任务，及时做好档案的利用，并根据使用的需要，编制检索工具和参考资料。

关于档案移交的规定

1.第一章总则 一条为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定。
2.第二章电子档案移交 第五条属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆。
3.第三章电子档案接收 第十三条国家综合档案馆应当建立电子档案接收平台，进行电子档案数据的。
机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交档案，档案馆不得拒绝接收。档案移交单位移交档案时，应凭档案验收合格证及档案进馆通知书，到市档案局（馆）保管利用科按国家标准填写《档案交接文据》，经双方核实后，由现任具有法人资格的领导或负责档案工作的领导签字，并加盖单位公章。经档案馆同意，提前将档案交档案馆保管的，在国家规定的移交期限届满前，该档案所涉及政府信息公开事项仍由原制作或者保存政府信息的单位办理。移交期限届满的，涉及政府信息公开事项的档案按照档案利用规定办理。
档案的移交实施细则
1、各处（室）系按归档范围、归档时间将各自在工作中形成的材料分门别类，移交档案室，并办理交接手续。
2、归还借阅档案，要认真检查档案资料是否与原件相符，有无缺页或损坏。
3、借阅档案资料，必须办理登记、签字手续、归还时管理人员应当面销号，行销号签字手续。
4、档案员因病因事，库房钥匙由主管主任指定专人保管。在此期间，非特殊情况一般不借阅，急需者，主管主任指定二人进库，按其规定办理借阅手续。
5、档案管理员调离工作时，有档案损坏、遗漏情况，要查明原因，及时采取补收手续，确保档案资料完整。
法律依据：
《中华人民共和国档案法》
第十二条 按照国家规定应当形成档案的机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度。
第十四条 应当归档的材料，按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。

会计档案与会计工作交接

一、会计档案

会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。《规范》第四十五条对会计档案管理问题作出了规定。

（一）会计档案的范围

会计档案的范围一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。

（1）会计凭证。会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。

（2）会计账簿。会计账簿是由一定格式、相互连接的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。

（3）会计报表。会计报表是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要有主要财务指标快报，月、季度会计报表，年度会计报表，包括资产负债表、损益表、资金流量表财务情况说明书等。

（4）其他会计核算资料。其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财物数据统计资料、财物清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。实行会计电算化单位储存在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并保管。

（二）会计档案的装订与保管

1.会计档案的整理立卷

会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。

（1）分类标准统一。一般讲财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。

（2）档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。

（3）管理要求统一。建立财务会计档案簿、档案资料目录；会计凭证装订成册，报表和文字分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

2.会计档案的装订

会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。

（1）会计凭证的装订。一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。

（2）会计账簿的装订。各种会计账簿年度结账后，除跨年度使用的账簿外，其他账簿应按时整理、装订立卷。

（3）会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。

3.会计档案的保管

《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满之后原则上应由财务会计部门编制清册移交本单位档案部门保管。”根据上述规定，会计档案的保管要求主要有：

（1）会计档案的移交手续。财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行：①开列清册，填写移交清单；②在账簿使用日期栏填写移交日期；③交接人员按移交清册和交接清单核查无误后签章。

（2）会计档案的保管要求。①会计档案应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；②采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞；③会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保洁卫生，以防虫蛀；④会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；⑤设置归档登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；⑥会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

（3）会计档案的借阅。①会计档案为本单位提供使用，原则上不得借出，有特殊情况需要借出须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准；②外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导批准后，方可办理节约手续；单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将节约人姓名、单位、日期、数量、内容、归档等情况登记清楚；③借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）；④借出的会计档案，会计档案管理人员要如期如数收回，并办理注销借阅手续。

（4）会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两种。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、20年和25年6种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如2013年点终了日为12月31日，保管期限应从2014年元月1日开始计算。

（三）会计档案的销毁

（1）会计档案保管期满，需要销毁时由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。

（2）机关、团体、事业单位和非国有企业会计档案要销毁时，报本单位领导批准后销毁；国有企业经企业领导审查，报请上级主管单位批准后销毁。

（3）会计当保管期满，对其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。

（4）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一核对；各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销，各级主管部门会计档案时，应由同级财政部门、审计部门派员参加销毁；会计档案销毁后经办人员在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。

二、会计工作交接

会计工作交接是会计工作中的一项重要制度，也是会计基础工作的重要内容。办理好会计工作交接，有助于分清移交人员和接管人员的责任，可使会计工作前后衔接，保证会计工作顺利进行，防止账目不清、财务混乱。为此《规范》第二十五条至第三十五条对会计工作交接问题做出了具体规定。

（一）交接前的准备工作

会计人员工作调动或者因故离职，必须将本人所经管的会计工作全部移交接替人员。没有办清交接手续的不得调动或离职。根据《规范》第二十七条规定，会计人员办理移交必须做好以下准备工作：

（1）已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的应当填制完毕。

（2）尚未登记账目应当登记完毕，结出余额，并在最后一笔余额后加盖经办人员印章。

（3）整理应该移交的各项资料，对未了事项和遗留问题要写出书面说明文件。

（4）编制移交清册，列明移交凭证、账簿、会计报表、公章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他会计资料和物品等内容；实行会计电算化的单位，从事该项工作的移交人员应在移交清册上列明会计软件及密码、会计软件数据盘、磁带（盘）等内容。

（5）会计机构负责人、会计主管人员移交时，应将财务会计工作、重大财务收支问题和会计人员的情况等向接替人介绍清楚。

（二）交接的基本程序

1.移交点收

移交人员离职前必须将本人经管的会计工作，在规定的期限内，全部向接替人员移交清楚。接替人员应认真按照移交清册逐项点收。具体要求是：

（1）现金要根据会计账簿记录余额进行当面点交，不得短缺，接替人员发现不一致或“白条抵库”现象时，移交人员在规定期限内负责查清处理。

（2）有价证券的数量要与会计账簿记录一致，有价证券面额与发行价不一致时，按照会计账簿月交接。

（3）会计凭证、账簿、报表和其他会计资料必须完整无缺，不得遗漏。如有短缺，必须查明原因，并在移交清册上注明，由移交人负责。

（4）银行存款账户余额要与银行对账单核对一致，如有未达账项，应编制银行存款余额调节表调节相符；各种财产物资和债权债务的明细账户要与总账有关账户余额核对相符；对重要实物要实地盘点，对余额较大的往来账户要与往来单位、个人核对。

（5）公章、收据、空白支票、发票、科目印章以及其他物品等必须交接清楚。

（6）实行会计电算化的单位，交接双方应在电子计算机上对有关数据进行实际操作，确认有关数字正确无误后，方可交接。

2.专人监督

《规范》第二十八条规定，会计人员在办理交接手续时，必须有人监交，以起督促、公正作用。对监交的具体要求是：

（1）一般会计人员办理交接手续，由单位会计机构负责人、会计主管人员负责监交。

（2）会计机构负责人、会计主管人员办理交接手续，由单位领导人负责监交。

3.交接后的有关事宜

（1）会计工作交接完毕后，交接双方和监交人要在移交清册上签名盖章，并在移交清册上注明：单位名称，交接日期，交接双方和监交人的职务、姓名，移交清册页数及需要说明的问题和意见等。

（2）接管人员应继续使用移交前的账簿，不得擅自另立账簿，以保证会计记录前后衔接，内容完整。

（3）移交清册填制一式三份，交接双方各持一份，归档一份。

（三）会计工作临时交接

《规范》第三十三条规定，会计人员临时离职或因其他原因暂时不能工作的，都要办理临时交接手续。

（1）临时离职或因病不能工作需要接替或代理的，会计机构负责人、会计主管人员或单位领导人必须指定专人接替或者代理，并办理会计工作交接手续。

（2）临时离职或因病不能工作的会计人员恢复工作时，应当与接替或代理人员办理交接手续。

（3）移交人员因病或其他特殊原因不能亲自办理移交手续的，经单位领导人批准，可由移交人员委托他人代办交接，但委托人应当对所移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他有关资料的合法性、真实性承担法律责任。

（四）移交后的责任

《规范》第三十五条规定：“移交人员对移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料的合法性、真实性承担法律责任”。这是对会计工作交接后，交接双方责任的具体确定。移交人员所移交的会计资料是在其经办会计工作期间内发生的，应当对这些会计资料的合法性、真实性负责，即便接替人员在交接时因疏忽没有发现所接会计资料在合法性、真实性方面的问题，如事后发现，仍应由原移交人员负责，原移交人员不应以会计资料已移交而推脱责任。