档案的利用

利用档案的形式具体可以分为以下几种：

（1）阅览。指利用者在档案馆（室）内专设的阅览室、接待室等场所查阅其所需要的档案原件或档案缩微品、复制件；

（2）复制。指对利用者所需要利用的档案内容，由档案馆（室）通过摄影、复印、拓印、打字等方法为其复制档案原件，供利用者带回利用；

（3）摘录。指利用者在档案馆（室）利用档案过程中，将其中所需要的部分誊抄下来以供自己今后查证、研究之需。

档案密级

商业秘密不被公众所知悉的、能为公司带来经济利益，具有实用性并经公司采取保密措施的技术信息和经营信息。为区分不同的利用权限，集团档案管理系统将档案分为内部公开、普通商密和高级商密三种密级。

内部公开：适宜本单位内部员工知晓，不适宜外传的文件资料；

普通商密：文件标题不含敏感信息，内容含有敏感信息的商业秘密；

高级商密：文件标题和内容均含有敏感信息的商业秘密。

什么是档案利用？

档案利用 直接提供档案为党和国家各项工作服务的环节。主要是以馆（室）藏档案信息资源为基础，通过一定方式、方法直接提供档案为利用者服务的一项档案业务工作。具体有：①档案原件提供利用，在档案馆（室）内设置阅览室，供利用者在室内阅览一般文件原件，或在某些特殊情况下将档案原件暂时借出室外使用。②将档案复制件提供利用。如档案原件复制本，代替原件在室内阅览或提供室外使用，或提供缩微胶卷（片）、静电复印件、出版或印发档案汇编。也可根据机关、团体和个人的咨询和要求，编写档案证明等。各级档案部门应编制检索工具、目录、专题卡片和资料等，以方便利用，提高效率。凡利用档案的单位和个人，必须爱护档案，不得遗失、涂改、拆散、剪裁、勾画、批注和转借。

档案利用的方式分哪三个阶段？

对于档案的利用，主要包括5种方式：
查阅：利用人可以使用《档案目录》查询需要的档案，在档案部门查看，不带走原件或副本。
借阅：如果利用人需要使用档案的原件或副本，需要通过“借阅申请”进行审批，相关部门负责人同意后，可以从档案部门借走相关档案。此类借阅需要按期归还，逾期未还的，档案部门需要进行催还。
订阅：利用人提出查阅或借阅需求，档案部门查找符合要求的档案，提供其使用。
统计：档案员、部门领导使用；对当前管理的档案类型、数量、状态进行统计。
编研：利用已有的档案进行整理和编辑，编写新的研究成果。

档案的有效利用

法律分析：各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

法律依据：《中华人民共和国档案法》第三十五条　各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。

档案的提供利用要求及途径

论文常用来指进行各个学术领域的研究和描述学术研究成果的文章，简称之为论文。它既是探讨问题进行学术研究的一种手段，又是描述学术研究成果进行学术交流的一种工具。它包括学年论文、毕业论文、学位论文、科技论文、成果论文等。下面是我精心整理的档案的提供利用要求及途径，欢迎大家分享。

[摘要]

档案工作的根本目的就是开发档案信息资源，服务经济建设。

档案利用工作是达到这一目的的直接途径，所以，档案利用工作是档案业务工作的中心环节，在整个档案工作中占有极为重要的地位。

[关键词]

档案；提供利用；要求；途径

档案提供利用工作是档案馆（室）通过一定的方式和方法提供档案为利用者利用，为社会主义各项事业服务的工作，习惯上亦称档案利用工作。

其内容基本上包括两个部分：一是准备档案检索工具，介绍和报道档案馆（室）保存档案的内容和成分，为提供利用做好准备。

二是通过各种方式和手段提供档案为社会各项工作服务，这是目前档案利用工作的核心。

一、档案利用工作的要求

1、有正确的服务观念，良好的服务态度

服务性是档案工作的基本属性之一，是档案工作赖以生存和发展的基本原因。

因此，档案工作者要树立服务观念，改变档案服务的被动状况。

变过去你上门我服务的被动服务为积极寻找信息的主动服务，同时努力提高服务水平；端正服务态度，热情、主动、负责，熟悉自已的服务对象，依据自己的服务市场，深入了解广大利用者的需求，及时、准确、有效地为利用者提供有价值的档案信息。

2、充分研究和了解社会需要，熟悉馆（室）藏档案

（1）职能机构办事人员的利用需求

与其所承担的业务工作任务相适应。

他们经常需要利用具有业务指导作用的档案，其利用需求往往以特定的某份文件为对象，具有较强的专指性。

由于具体工作十分复杂，这类用户的需求往往带有较明显的随机性，并且对利用时间有着严格的要求。

（2）中枢秘书机构办事人员的利用需求

具有较强的系统性、全面性特征。

由于这类用户要帮助领导者制订计划、做出决策、组织生产、协调工作，所以，他们必须掌握大量的、系统的回溯性档案信息材料。

（3）领者导利用需求

表现出以下两个突出的特点：

①他们对档案信息的利用需求具有浓缩性的特征。

如向上级部门汇报工作时，他们需要查考历年的基础数字及某些重要问题的处理信息材料。

这类需求不是直接用档案原件就可以满足的，它需要档案工作者或文秘人员对档案信息进行加工、提炼；

②领导者的档案需求，具有间接性的特征。

多数领导者受到工作时间的限制和档案相关信息分散性的影响，往往不能亲自到档案室查阅档案，而是通过文秘人员间接地实现其需求。

为此，档案室工作人员应主动了解和掌握有关领导者的需求动向，结合单位的工作或生产计划及工作任务，为这类用户提供及时、准确、系统的档案信息服务。

（4）基层管理者对档案信息的需求

基层管理者主要从事业务管理、事务性工作。

其利用特点是：

①需要具体、详细、实用性强的信息，能对具体工作给予帮助。

档案人应编制详细的检索工具，以方便查询。

②需要关于管理对象的有关信息，范围相对固定，如会计人员利用会计档案、销售人员利用销售档案。

③主要利用企业内部信息，且比较有规律，档案人员应注意其利用规律，有针对性地开展工作。

（5）科研人员档案需求

①愿意利用原始材料；②查全率要求比较高；③时间上相对较宽松。

（6）工程技术人员档案需求

从档案信息的性质来讲，要求具有针对性强和内容具体的档案，如查找某个具体的图形、数据、报表等；从档案信息的内容来讲，比较注意专利文献和标准化材料，需要同类课题、同类项目或同行业的最新信息；在利用时间上，要求迅速和及时。

熟悉馆藏是档案人员的基本功，更是开展好服务的前提。

熟悉馆藏，就是熟悉档案馆（室）保存档案的内容、成分、数量以及存放的库房位置；熟悉每一个全宗档案的形成、整理状况以及全宗之间、全宗群之间的有机联系；熟悉每一个全宗档案的利用价值。

尤其对那些重点全宗和珍贵档案更需“如数家珍”。

3、正确处理基础工作与利用工作的关系

档案的收集、整理、鉴定、保管、统计与检索等工作是整个档案工作的基础，利用工作是在此基础上提供档案为社会服务的环节。

基础工作为利用工作提供物质保障，创造工作条件。

没有基层工作就无法开展利用工作。

利用工作直接体现档案工作的目的'与方向。

它反映了基础工作的成果，也向基础工作提出要求，没有利用工作、基础工作就失去了存在的意义和工作目标。

因此，必须妥善处理好它们之间的关系，既要重视基础工作，又要看视利用工作，既不能重管轻用，也不能重用轻管。

4、正确处理利用与保密的关系

从根本上讲，档案的提供利用和保密是―致的，都是为了更好地发挥档案对学位与社会的积极作用。

保密的目的，也是为了更好的利用档案信息资源。

保密只是相对地把档案的使用限制在一定的范围内，而且随着社会的发展和环境条件的变化，档案保密的等级、范围、对象等也在不断地发生变化；为了合理地处理好两者间的关系，首先，必须澄清思想，肃清长期流行的“左”的“利用危险，保密保险”的错误思想；相反，档案开放后出现的“档案无密可保”的思想倾向，也是非常有害的。

其次，要适时地研究、审查档案的内容，依法开展档案的解密、降密工作，减少繁琐的利用、审核手续，方便广大档案用户的正常利用。

档案在什么情况下可以提供利用，在什么情况下需要保密和控制使用，都必须服从党和国家及人民的根本利益，在这个大前提下，将两者有机地统一起来。

二、档案提供利用的途径

1、通过提供档案原件，满足档案用户的利用需要开辟阅览室，让档案用户查阅所需的档案原件，但比较珍贵的档案原件及容易损坏的历史档案，则不宜通过这种途径直接提供给有关的档案用户使用。

档案一般不借出馆外使用。

但在某些特殊情况下，为了照顾党政领导工作上的方便或必须使用原件作证时，也可以暂时借出使用。

档案的外借使用，要有严格的制度，必须经过一定的批准手续，借出的期限不宜过长，数量也应有必要的控制。

出借档案应认真清点，借用单位要对档案的保密和安全负责，保证按时交回。

档案收回时要认真细致的清点检查，借还档案要有记录和签收手续。

2、制发档案复本服务

制发档案复本服务，是指档案馆根据档案用户的合理需要，以档案原件或已有的档案副本为依据，通过复制、摘录等手段，提供档案复制品的一种服务方式。

制发档案复制品时，对复制珍贵及易损档案应严格控制；复制应履行一定的审批手续，复制后应对照原件认真校对；必要时还应注明档案复制件的出处，并加盖档案馆的印章。

此外，档案馆应对制发复制本的范围、审批权限等作出明确规定。

3、通过提供档案信息加工品，满足档案用户的利用需求

编写大事记、组织沿革、基础数字汇集、会议简介、专题概要、年鉴、图册、图集、科技成果简介，制发档案证明，编纂各种档案史料书籍等。

4、档案展览与陈列

档案展览与陈列服务，是指档案收藏部门按照一定的主题，以展出档案原件或其复制品的方式系统地揭示和介绍档案馆藏中有关档案的内容与成分的一种具体服务方式。

5、制发档案证明服务

档案证明是指档案馆根据有关档案用户的询问和申请，为核查某种事实在馆藏档案中记载情况而摘抄编写的一种书面证明材料。

制发档案证明，是档案收藏部门开展档案提供利用服务的方式之一。

有些单位和公民，为了解决、处理或研究实际工作中的某些问题，常常需要档案馆为之提供有关的档案信息，以便证实和核查有关事项在档案中的原始记录情况。

在这种情况下，档案馆（室）就可以依据档案用户的合法申请或询问，为他们提供制发档案的证明服务。

6、档案目录信息服务

档案目录是联系档案用户与档案馆（室）的一个重要桥梁。

档案用户只有借助于一定的档案目录信息，才能顺利地实现其利用需要。

由于档案信息的特殊性，许多馆藏在档案馆（室）必须采取一定的服务方式，消除档案用户的需求障碍，促进其利用需求的产生与实现。

实践表明，印发、出版、交换档案目录，是一种有效地解决问题，提高库藏档案利用率的服务方式。

在档案馆工作中，档案工作者可在了解社会利用需求的特点、发展趋势的基础上，有计划地出版档案目录、索引、指南等档案信息材料、有效地帮助档案用户了解馆藏档案信息资源状况，引导档案用户顺利地查找档案。

参考文献：

[1]张菊兰.档案利用的“二次革命”[J].档案学通讯，2005年01期.

档案的作用是什么？

档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。

正因为档案继承了文件原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。

中国档案学界从20世纪50年代起，就一直在不断的探讨档案的定义，直到1987年9月5日公布、1988年1月1日实施的《中华人民共和国档案法》诞生，才对档案的定义有了一个比较一致的认识基础。

扩展资料

档案防护的基本要求：

1、档案防护内容应包括外围护结构的保温、隔热，温湿度要求，防潮、防水、防日光及紫外线照射，防尘、防污染、防有害生物（霉、虫、鼠等）和安全防范等。

2、温湿度要求应根据档案的重要性和载体等因素区别对待。

3、音像、缩微、电子文件等非纸质档案贮存库设计，除应符合本规范有关规定外，尚应根据使用保管的特殊要求进行设计。

参考资料来源：百度百科-档案

档案有什么用？

　　档案是人们社会实践的真实记录，也是党和国家进行经济建设，开展政治文明、物质文明、精神文明建设，发展科学文化技术的必要条件。因此，它具有极为重要的作用。具体体现在以下几个方面：一是利用档案作为工作的查考的根据，为现实工作服务；二是利用档案为工农业生产和各项建设事业提供计划和管理的科学依据；三是利用档案为历史研究、理论研究和科学技术研究提供第一手资料，为科学研究事业服务；四是利用档案揭露和打击敌人的武器；五是利用档案作为宣传教育的生动教材，为社会主义现代化建设服务。总之，人们的社会实践需要利用档案。档案的作用虽然如此之多，但就其性质而言，可概括为以下两个方面，即凭证作用和参考作用。
　　档案是历史的真凭实证。档案的这种凭证作用， 是由档案的形成 及其本身的特点决定的：从其产生来看，档案是在工作活动中客观形成的文件转化来的，它记录了形成者的思想和行动；从其形式上看，档案保留着历史标记，如有的是当事人的亲笔手稿、亲笔签署，或有机关、个人的印信，还有的是原来形象的拍照和原声录音。所以，档案是确凿的原始材料和历史证件，是反映历史活动的真实记录，它可以成为查考 、争辩 、研究和处理问题的依据。
　　档案是第一手的原始材料。档案不仅记录了历史活动的事实经过，而且记录了人们在各项活动中的思想发展，社会实践中的经验教训 ，以及科学研究和文化艺术的创造成果 。因此 ，它对于人们查考既往情况，掌握历史材料，研究有关事物的发展规律，以及总结经验，吸取教训，具有重要的参考作用。

如何有效的利用档案

要熟悉所藏档案的情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作；
规范档案利用手续并加以严格遵守，能够认真编制检索目录
并根据需要提供编研材料，目录规范、清晰、有条理，编研材料的参考价值高、利用价值明显。

把做好档案信息资源开发利用工作。充分认识做好档案信息资源开发利用工作的重要性和紧迫性，增加工作的主动性和创造性，积极探索做好档案信息资源来发利用工作的最佳方式和有效途径，为构建社会主义和谐社会做出应有的贡献。

总结和推广档案信息资源开打利用取得的成功经验。以实施项目带动策略作为根本保证，以重视基础工作作为必要前提，以明确利用需求作为内在推动力，以统筹安排作为重要指导方针，做好档案信息资源开发利用工作，使档案信息资源开发利用工作上一个新台阶。

档案的用途

　　个人档案是一个人一生生命轨迹的缩写，是用人单位了解一个人情况的非常重要的资料，也是一个人政治生涯中的重要组成部分，绝不可小看和忽视。一个人只要需要工作、需要生活，就离不开与社会上一些单位、一些部门、打交道，建立起个人档案既是工作的需要，也是社会的需要，更是一个人在社会上工作和生活的需要，这是单位或企业了解一个人的重要手段。没有档案的人当然就不便于单位或企业了解你，对个人是肯定不利的。
　　一、凭证作用:

　　作为我们每一位公民而言，档案的凭证作用尤为显得重要。比如说现在办理社保，就需要你本人的工龄证明。在我国六、七十年代有一个著名的“知识青年上山下乡”运动，后来按规定知青下乡是要计算工龄的，但是有些同志由于这样那样的原因，找不到当知青的证明了，办社保时明显就要“吃亏”。
　　没有人事档案，劳动关系无法转入新的工作单位；没有病历档案，在解决医患纠纷中就失去了凭证；没有购物凭据，在处理消费纠纷中就很难维护自身权益。
　　二、参考作用：
　　比如某地要修地铁，在规划之初就需要查阅大量的各种档案，包括：地质水文、地下管网、沿线建筑基础、区域人口密度及流量等，以便确定材料及工艺的选择、地铁的线路走向、站点的选择等方案。否则，地铁的安全就难以得到保证，施工中就有可能出现破坏地下管网的情况，造成无法估量的损失。
　　档案的参考作用还广泛的体现在学术研究、文学创作、编史修志、政策制定等各方面。
　　其实，档案的作用历来被人们所重视。无论是古代的帝王，还是现代的总统元首，都十分重视档案的收集利用。比如从前的老子，就是相当于国家的图书馆和档案馆的馆长，后来连孔子都要向他求教有关于古圣贤的礼仪言论和做法。因为他自己没有这方面的档案和资料。
　　作为你个人，我觉得应该重视档案，因为他记录了你人生各阶段的点点滴滴，以后如果办理工作和住房以及养老还有医疗的手续时，都会有参考和凭证作用。不要怕麻烦。

档案利用的方式可分为哪三个阶段？

我怎么觉得只有两个阶段，一个是提供利用，另一个是开发利用。提供利用，为初组阶段，是指借阅、借出、电话查询等，开发利用有：档案资料的编研、档案资料专题信息服务、参与性研究利用。