1. 根据文件类型分类整理：将文书按照类型进行分类，如报告、备忘录、公告、通知等。
2. 按照时间顺序排列：将同一类型的文书按照时间顺序排列，最新的文件放在最前面，依次递减。
3. 建立文档编号：为每个文书建立唯一的编号，以便于查找和追踪。编号可以采用数字、字母或组合方式。
4. 标注文档属性：对每个文档进行标注，包括文件名称、作者、日期、地点、文件大小、摘要等信息。
5. 建立文件夹结构：根据不同的部门、项目或主题建立文件夹结构，将相关文书整理到相应的文件夹中。
6. 定期更新文档：定期对文档进行更新和整理，删除过期的文档，保留重要的信息，保持文档库的整洁和有序。
7. 建立备份机制：建立文档备份机制，保证文档的安全性和可靠性，避免数据丢失或损坏。
8. 建立权限管理：建立文档权限管理，设定不同用户的权限，保护文档的机密性和保密性。
