资质档案整理技巧与图解

资质档案整理技巧与图解

1、将资质档案按照时间顺序整理。将最新的资质档案放在最前面，依次向后排列，以便于查阅。

2、将资质档案按照类别整理。将资质档案按照类别进行分类，比如，营业执照、税务登记证、组织机构代码证等，以便于查找。

3、将资质档案按照公司名称整理。将每家公司的资质档案放在一起，以便于查找。

4、将资质档案按照文件类型整理。将资质档案按照文件类型进行分类，比如，复印件、扫描件、原件等，以便于查找。

5、将资质档案按照有效期限整理。将资质档案按照有效期限进行分类，比如，有效期内、有效期已过等，以便于查找。

资料档案排列存放方法技巧

资料档案排列存放方法技巧

档案排列有序，是保证档案完整与安全、利用存取迅速便捷的基本条件，因此必须建立科学合理的存放秩序，并使这一秩序得到维护。那么，下面是由我为大家整理的资料档案排列存放方法技巧，欢迎大家阅读浏览。

(一)档案装具的排放要求

1.整齐一致，横竖成行。如果箱、架、柜，大小式样不同则应适当分类，尽可能做到整齐划一。

2.避光通风。有窗库房，档案装具排列应与窗户垂直，以避免阳光直射;无窗库房，档案装具纵横均可，但应注意不能有碍通风。

3.充分合理利用空间。架(柜)之间的主要过道宽度一般1 米至1.2 米，一般过道宽度0.8 米左右为宜。所有装具均不应紧靠墙壁。

为了便于对库房内档案的管理和迅速存取，所有装具应按某一排列走向和顺序依次编列号(排号)、栏架号、格层号(箱号)，其号码一律采用阿拉伯数字。编号原则是：自档案库(室)门口起从左至右编箱、架、柜号，每个架(柜)的栏也从左向右编号，每栏的格自上而下编号(如果没有栏，则自上而下编格号)。

(二)档案存放方式

存放方式有竖放、平放、卷放和折叠四种。

1.竖放保管

竖放是目前采用比较广泛的一种方式，其优点是检取和存放案卷比较方便。装订成卷(册)、盒装档案和照片档案，一般应采用竖放方式。

2.平放保管

平放虽然取放不太方便，但对保护档案有利，适用珍贵档案和不宜竖放的档案，如底图，它是用油蜡等物浸透过的，经过晒图机的高温影响，其机械强度和耐久性均有所下降，容易脆裂破碎，为延长其寿命和使底图在复制蓝图时准确、清晰，应采取平放或卷放(适用于特大幅面的底图)的存放方法，底图严禁折叠，因为折叠会使底图出现折痕，影响其寿命。

3.卷放保管

卷放就是将档案以张(件)或套(卷)为单位，按照分类排列次序，卷成圆筒，放进特制的纸质、金属筒内或柜箱中，卷放适用于大幅面的题词、字画、底图等。

4.折叠保管

折叠保管就是将一些纸质较好、机械强度较高、幅面较宽的.图纸档案按A4图纸幅面大小为标准折叠(装订或不装订)，放进卷盒、夹内或柜中。 例如蓝图，蓝图一般采用优质纸张，机械强度较好，可以折叠保管。 蓝图折叠一般要以A4图纸幅面大小为标准，左边留出装订线，向图纸正面叠成手风琴式。折叠后的图标标题栏要露放在右下角，以便查阅。由于图纸折叠的关系，每个卷的右边较厚，左边较薄，装订时要加进一些厚纸衬，以保持案卷的平整美观，规格一致。如果案卷不装订，折叠时不必留装订线，图纸折叠后便可直接放进卷盒或夹内。

(三)档案排列方法

档案一般是按全宗进行系统排架。全宗排列方法有两种：一是按全宗顺序号排列，这种方法对库房空间和全宗实体的安排比较方便;二是全宗分类排列法，这种方法对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利。

对于特殊载体的档案，可根据档案制成材料的不同，将纸质档案和其他特殊载体档案(如照片、录音、录像等)分库存放、排列或排架。在同一种载体内，通常按全宗排架，即一个全宗内的档案集中在一起存放、排列。但应在全宗指南、案卷目录说明中有所交待，并在全宗末尾放置参见卡片，指明存放地点，以保持应有的联系。

档案如何修整

档案整理归档过程中的整理技巧

（一）归档文件“件”的区分与修整

首先是以我为本(以发文单位为主)。凡是本单位所产生的发文(红头文)必须归档，其它单位（包括上级、同级和下级机关）的来文，需要办理的文件(办件)必须归档，重要的文件材料应该归档，阅知类的文件可以不归档。

文件以“件”为单位进行整理归档。一般以每份文件为一件，

1、文件正本与定稿为一件（重要文件如法律法规等须保留历次修改稿的，其正本与历次稿包括定稿各为一件）。

2、正文与附件为一件（附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。一般来说，正文与附件为一件，如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件）。

3、原件与复制件为一件（对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件）。

4、转发文与被转发文为一件（转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件）。

5、报表、名册、图册等一册（本）为一件（报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件）。

6、来文与复文各为一件（这是比较特殊的一种规定。“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等）。

7、请示与批复各为一件。

8、报告与批示各为一件。

正文与文件处理单（文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件）。

“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。

归档文件的整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。排列方法强调按事由排列。

归档文件按照不同年度、不同机构（问题）、不同保管期限等形成中的客观规律进行相对集中，维护不同文件间的有机联系。排列文件时，强调了“事由原则”，将同一事由形成的文件排列在一起，使文件间的有机联系得以充分体现。

在装订之前，将全部文件梳理一遍，按照以上整理原则，将属于一件的材料放在一起，以便于装订，防止返工。

（二）文件装订顺序

归档文件材料修整完毕，需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。

装订前首先应将原有的订书钉、回形针等对文件保存造成影响的金属物品拆掉（原文件已使用不锈钢钉的保持原装订不动）。

其次必须对它们进行排序。顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。汉文本在前，少数民族文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。有文件处理单的，一般放在最后；但如果已粘贴牢固的可放在最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。

再次应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。（建议管理文件类采用左侧装订，污染源种类采用左上角装订。一般一件装订两枚不锈钢订书钉为宜）

装订以“件”为单位进行，对装订材料做统一规定，一般采用不锈钢订书钉装订，如文件太厚，则建议采用三孔一线。

装订要求：装订用品必须是对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。装订方式应能较好地维护文件的原始面貌。

（三）归档文件的盖章、编号、填写页数

1、归档章的格式

其规格为长80mm，宽20mm。分为均匀的12格。归档章设置的项目主要为编号项目中的必备项。

归档章样式：

全宗号

类别号

期 限

年 度

机 构

件 号

归档章填写示例：

全宗号

6

类别号

A

期 限

30年

年 度

2009

机 构

件 号

001

归档章填写说明

归档章项目

项目说 明

填 写 说 明

全 宗 号

档案馆给立档单位编制的代号。

全宗号由同级档案馆给立档单位编制，如果暂时未有全宗号，可暂时不填。

类别号

一个立档单位不同门类档案的代号。

文书档案填写“A”。

期限

即保管期限，标注归档文件保管期限。归档文件保管期限分别为“10年/短期”、“30年/长期”和“永久”。

具体档案保管期限划分参照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。

年   度

填写文件内容针对的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。

归档文件根据实际归档年度标注。文件针对年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2006。

机构

填写文件形成或主办部门的简称或代号，不分机构编档号的单位此栏可空。

如：党支部、办公室、人事科、综合科等。

件号

以年度为界线，由全宗单位档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号；由全宗单位内各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个小流水号。

其编制方法是：依据归档文件的排列顺序，每一年度每种保管期限的归档文件均从“1”开始标注。

2、盖章位置

归档章一般应用红色印油加盖在归档文件首页上端居中的空白位置,使用钢笔、蓝黑墨水笔填写内容，如果领导批示和或收文章占用上述位置，可将归档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。如果机关发文有签发单的，或收文有文件处理单的，也可放在最前面作为首页，这样可在其上加盖归档章，以更好地保护文件正本的原始面貌。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。归档章尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。

3、按归档文件年度、保管期限和排列顺序分别逐件编号。

以年度为界线，由全宗单位档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号；由全宗单位内各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个小流水号。

4、每“件”文件的页数填写该件的实际有效页数。

（注意不要用铅笔填写页号，要用钢笔、碳素或蓝黑墨水笔填写或用号码机编页码）

单面印刷的文件在正面右上角处填写实际页数；

双面印刷的文件在正面右上角处及背面的左上角处填写实际页数；

文件中出现与本文无关的页面（如：有些单位为了节省纸张，用已经用过的纸张的背面印文件），须在上面用钢笔、蓝黑墨水笔批“Ⅹ”。上报等表格没有填写内容的页批“Ⅹ”（如已盖“此页空白”章的则不用“Ⅹ”），但要编页号，并计算页数。

（四）归档文件排列顺序

归档文件的排列以“事由”为原则，即同一事由的相关文件应当排列在一起。事由可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。并且尽可能将关系密切的(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起。

1、以年度为界线，按照年度—保管期限相对集中排序。

（1）由全宗单位档案室集中整理归档的，一个保管期限从1开始编一个大流水号；

（2）由全宗单位内各部门（即机构）分别整理归档的，每个部门（即机构）内按保管期限分别编三个小流水号。

2、保管期限，按问题和内容确定保管期限；按永久、长期/30年、短期/10年的顺序依次编排。

3、同一事由形成的文件排序按照文件的生成时间顺序序依次排列。

装盒时应注意以下问题：

1．应视档案盒的厚度选择厚度适宜的文件，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体（即尽量放满档案盒），竖立放置时不至于使文件弯曲受损。

2．按照排列的先后顺序依次装盒；一盒装满后，顺次装入下一盒即可。

3．不同形成年度的归档文件不要放入同一档案盒。

4．不同保管期限的归档文件不要放入同一档案盒。

5. 由全宗单位内各部门（即机构）整理归档的，不同部门（即机构）的档案不要装入同一盒内。

6. 一件文件（如讲稿、书稿）太厚，一个平常的档案盒装不下，可根据文件厚度，选择厚度适当的同一种类档案盒装入盒。

工程档案整理的步骤

主要步骤为：系统排列和编目、局部调整、全过程整理。

在正常条件下，档案室接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收各机关按照入馆要求整理移交的案卷。档案馆和档案室的整理任务，主要是检查案卷质量，制订馆(室)内分类排列方案，进行案卷和全宗的系统排列以及案卷目录的加工。

对已接收但不完全符合整理要求的案卷，进行必要的部分加工整理；对由于遭受损失、销毁与移出等各种原因致使整理体系发生重大变化的档案,进行新的系统化调整，对必须接收和征集的零散档案，进行包括整理工作全部内容的系统化和编目。

扩展资料：

档案整理要求：

1、档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

2、这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。

3、其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节。

4、档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

参考资料来源：百度百科-档案整理