福建数字化档案整理

第一章　总则第一条　为了加强数字档案的有效利用，促进数字档案共享，提升数字档案服务水平，根据有关法律、法规，结合本省实际，制定本办法。第二条　本省行政区域内数字档案共享适用本办法。

　　本办法所称数字档案是指机关、团体、企业、事业单位和其他组织（以下统称档案形成单位）收集保存的，可以通过信息网络系统进行传输和在线利用的电子档案或者纸质档案的数字化副本等载体的档案。

　　本办法所称数字档案共享是指数字档案在标准化、规范化并符合保密要求的基础上，在不同层次、不同部门信息网络系统间实现互联互通并向社会提供服务的活动。第三条　数字档案共享应当遵循统筹规划、规范有序、便民快捷、保障安全的原则。第四条　县级以上人民政府应当加强对本行政区域数字档案共享工作的领导，建立协调机制，协调解决数字档案共享工作中的重大问题，所需经费列入同级财政预算。第五条　县级以上人民政府档案行政管理机构负责本行政区域内数字档案共享的统筹规划、组织协调、建设管理和监督指导。

　　县级以上人民政府发展和改革、工业和信息化、财政、人力资源和社会保障以及其他有关部门按照各自职责，做好数字档案共享的相关工作。第六条　综合档案馆应当在其职责范围内依法收集数字档案，为数字档案共享的互联互通提供更新和维护，并按照有关规定合理使用可共享的数字档案。

　　专业档案馆应当依法收集其专门领域的数字档案，并向福建省数字档案资源中心（以下简称资源中心）主动提供有关数字档案。第七条　档案形成单位应当按照规定向有关档案馆移交电子档案和符合规范标准要求的纸质档案数字化副本。第八条　鼓励公民、法人或者其他组织参与数字档案共享的相关工作。

　　对在数字档案共享工作中作出突出贡献的单位和个人，县级以上人民政府根据有关规定予以表彰和奖励。第二章　数字档案共享体系第九条　建立本省统一的数字档案共享体系，省人民政府档案行政管理机构负责建设和管理资源中心，构建数字档案共享利用系统，为数字档案共享提供支撑。资源中心应当与福建省政务数据汇聚共享平台（以下简称共享平台）和福建省电子文件交换服务平台实现对接。第十条　县级以上人民政府应当将档案数字化建设纳入本行政区域电子政务和信息化建设规划，确保资源中心及其应用系统与共享平台之间的实时联通和同步更新。第十一条　各档案形成单位应当逐步实现档案的数字化处理、存储，将各类业务系统中属于归档范围的电子文件向本单位档案管理系统归档，并向资源中心移交。

　　博物馆、纪念馆、图书馆、方志馆及其他有关数字档案的收藏单位，应当主动向资源中心提供有关数字档案。第十二条　综合档案馆应当构建数字档案网络系统，建设、配备档案数字化设施、设备，基于省市两级电子政务云计算平台，统筹建立数字档案的目录数据库、全文数据库、专题数据库等数据库。第十三条　数字档案管理软件由省人民政府档案行政管理机构组织开发与维护，并无偿提供给档案馆、档案形成单位使用。

　　档案馆、档案形成单位自行组织开发或者采购的数字档案管理软件，或者已在使用的各类数字档案管理软件，符合数字档案共享条件的，应当实现与资源中心相对接。第十四条　资源中心应当具备下列基本功能：

　　（一）联通汇集各档案形成单位以及档案馆、图书馆、博物馆等单位的相关数字档案；

　　（二）处理整合、存储交换各档案形成单位以及档案馆、图书馆、博物馆等单位提交的数字档案；

　　（三）维护数字档案的真实与完整，保障数字档案传输过程中的安全与保密；

　　（四）通过综合档案馆提供不同层次的数字档案在线查询与利用服务；

　　（五）数字档案利用与共享规划所确定的其他功能。第十五条　各档案形成单位应当建立数字档案共享工作机制，设置共享平台交换接口，基于电子政务网络，实现本单位办公系统与共享平台之间的互联互通。第十六条　全省施行统一的电子文件形成、归档和电子档案标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面的标准与规范。具体标准与规范由省人民政府档案行政管理机构会同有关部门制定，并与国家标准规范相衔接。

档案数字化加工服务，需要哪些资格证书？

需要考取档案管理师。

申报条件

（具备下列条件之一）

一、助理档案管理师：

1、本科以上或同等学历学生；

2、大专以上或同等学历应届毕业生并有相关实践经验者；

二、档案管理师：

1、已通过助理档案管理师资格认证者；

2、研究生以上或同等学力应届毕业生；

3、本科以上或同等学力并从事相关工作一年以上者；

4、大专以上或同等学力并从事相关工作两年以上者。

三、高级档案管理师：

1、已通过档案管理师资格认证者；

2、研究生以上或同等学力并从事相关工作一年以上者；

3、本科以上或同等学力并从事相关工作两年以上者；

4、大专以上或同等学力并从事相关工作三年以上者。

档案管理员的岗位要求

1、具有高中以上的文化程度；

2、具有档案管理基础知识和工作经验；

3、工作心细，品行端正，原则性强；

4 、熟悉最新的档案管理相关法规，流程，认真负责，细致耐心，

5 、熟悉电脑操作以及各种档案管理软件文字表达以及逻辑能力优秀。

参考资料来源：百度百科-档案管理师

福建省国家档案馆管理办法

第一章　总 则第一条　为了加强国家档案馆工作，有效地收集、管理和利用档案，促进我省档案事业发展，为经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》《福建省档案条例》等有关法律、法规，结合本省实际，制定本办法。第二条　本省行政区域内的国家档案馆建设与管理适用本办法。

　　本办法所称国家档案馆，是指由县级以上地方人民政府批准设置的各级综合档案馆和专业档案馆。

　　综合档案馆负责接收征集、保管保护、鉴定整理、研究开发本行政区域内对国家和社会具有保存价值的各种门类和载体的档案，并依法向社会提供档案利用服务。

　　专业档案馆负责接收征集、保管保护、鉴定整理、研究开发本行政区域内某一专门领域或者特殊载体形态的档案，并依法向社会提供档案利用服务。第三条　国家档案馆应当全面收集档案，反映历史真实，确保档案的完整、准确和安全，方便社会利用，依法履行保密义务。第四条　县级以上地方人民政府应当加强对档案馆工作的领导，把国家档案馆事业纳入国民经济和社会发展规划。

　　发展改革、经济和信息化、财政、住房和城乡建设、国土资源、人力资源和社会保障、机构编制等部门按照各自职责，保障和支持国家档案馆事业的健康发展。第五条　县级以上地方人民政府按照国家和本省有关档案馆布局要求，统筹规划、科学设置国家档案馆。

　　省、设区的市依法设置综合档案馆和专业档案馆，县（市、区）设置综合档案馆。第六条　省档案行政管理机构负责统筹规划，组织协调，监督指导全省国家档案馆工作。

　　设区的市、县（市、区）档案行政管理机构监督指导本行政区域内的国家档案馆工作。第七条　鼓励社会力量参与档案事务，支持社会组织、中介机构、专业机构发挥服务等作用。第二章　接收征集与保管保护第八条　国家档案馆应当按照统一规划、分级管理的原则，制定收集档案范围细则和工作方案，依法开展档案收集工作，将属于本馆收集范围的具有长久保存价值的档案收集进馆。第九条　机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照规定向国家档案馆移交档案；移交进馆的档案材料应当确保齐全、完整、准确和系统，并同步移交电子目录信息，逐步移交电子档案或者纸质档案的数字化副本。

　　机关、团体、企业事业单位和其他组织的下属机构依照前款规定向国家档案馆移交档案。

　　机构改革、行政区划调整等档案，由有关主管部门按照国家规定向国家档案馆移交。第十条　各级综合档案馆应当建立本行政区域的电子文件（档案）备份平台，开展电子文件（档案）备份工作。第十一条　机关、团体、企业事业单位和其他组织对拟移交国家档案馆的涉密档案，应当进行密级变更、解密的审核后移交；对已移交国家档案馆的涉密档案应当按照规定进行密级变更和解密工作。第十二条　建立公务礼品档案移交与收集制度。县级以上地方人民政府及其部门在对外活动中的具有标志性意义的公务礼品，应当移交同级综合档案馆保存。第十三条　本省行政区域内重点建设项目的建设单位、重大科研项目的承担单位和重大活动的主办承办单位，依法向同级综合档案馆移交相关档案。第十四条　鼓励公民、法人和其他组织向国家档案馆捐赠对国家和社会具有保存价值的档案。

　　国家档案馆通过接受捐赠、购买等形式征集非国家所有的、对国家和社会具有重要保存价值的档案。国家档案馆接受捐赠的，应当向捐赠者颁发捐赠证书，并可以给予奖励。

　　公民、法人和其他组织可以向国家档案馆寄存对国家和社会具有保存与利用价值的档案。

　　国家档案馆根据需要，开展赴境外征集有关重要档案史料工作。第十五条　国家档案馆应当加强对馆藏档案的抢救和保护，对重要、珍贵档案采取特殊保护措施，并实行异地异质备份保管。第十六条　博物馆、纪念馆、图书馆、方志馆及其他机构保存的文物、图书资料等同时是档案的，应当向同级综合档案馆提供相关电子目录信息，并可以相互交换重复件、复制件。第三章　利用服务与信息共享第十七条　国家档案馆应当向社会提供档案利用服务，并将档案利用服务的内容、时间、手续、方式等基本服务信息向社会公开。第十八条　除涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私以及按国家规定不宜开放的档案以外，国家档案馆应当向社会开放下列馆藏档案：

　　（一）中华人民共和国成立以前形成的档案；

　　（二）中华人民共和国成立以后形成的、时间已满30年的档案；

　　（三）经济、科学、技术、文化等类档案；

　　（四）属于政务公开范围的档案；

　　（五）重点建设项目、重大科研项目和重大活动档案。

　　国家档案馆开放个人捐赠、寄存的档案，应当征得捐赠人、寄存人同意。

纸质档案数字化工作中应整理哪些工作

　　在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。
　　①目录数据准备：按照《档案著录规则》等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等，应进行修改。
　　②拆除装订：在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
　　③区分扫描件和非扫描件：按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不扫描原稿。
纸制品　　④页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理<压平或烫平等后再进行扫描。
　　⑤档案整理登记：制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
　　⑥装订：扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

档案数字化的管理流程是什么？

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。