在当今信息化时代，档案管理的数字化转型已成为提升工作效率、保障信息安全和推动信息共享的关键举措。传统的纸质档案管理面临着存储空间有限、检索效率低下、易受损坏等诸多问题，而数字化档案扫描整理则为这些问题提供了有效的解决方案。通过将纸质档案转化为电子化数据，不仅可以实现档案的高效存储和快速检索，还能确保档案信息的长期保存和安全共享。数字化档案扫描整理不仅是一项技术革新，更是一种管理理念的转变，它将档案管理从传统的手工操作带入了信息化、智能化的新时代。

　　数字化档案扫描整理的具体程序：

　　1.制定工作方案，配备设施设备

　　① 工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。

　　② 建立岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的数字化工作制度。

　　③ 配备专用加工场地，档案存放、数字化前处理、著录、扫描、图像处理、质量检查等工作区域分区布置;配备必要的计算机、扫描仪、存储磁盘、档案整理加工工具;配备防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备;

　　④ 纸质档案数字化工作如需外包，应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质，指派专门人员参与外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。在项目实施过程中，从数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。

　　2.做好档案出库工作

　　① 按照工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。

　　② 纸质档案数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。

　　3.数字化前处理

　　(1)确定扫描页

　　原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。

　　密级档案不得与普通档案一同扫描，如需要扫描，需另设专用涉密计算机、扫描仪、存储磁盘，单独扫描单独存储。

　　(2)编制页号

　　① 对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。

　　② 重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。一般正面右上角，背面左上角的空白位置，距离垂直或水平顶边1CM处。如右上角、左上角已经编制页码，可以统一在左下角、右上角进行编制。

　　③ 采用硬度较小的铅笔编制页号。

　　④ 将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

　　(3)拆除装订

　　应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。

　　4.档案扫描

　　是纸质档案转化数字档案的关键步骤。档案扫描可以使用各种不同的扫描设备来完成，例如：平板扫描仪、工程扫描仪或鼓式扫描仪。具体使用什么扫描仪将取决于所扫描文件的类型和数量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的扫描与存储格式应完全按照国家档案管理的统一标准进行，对实际扫描卷数、每卷的页数要做好登记。

　　5.数据挂接

　　(1)应借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。

　　(2)逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。

　　综上，可以看出，数字化档案扫描整理是档案管理现代化进程中的重要一步，它不仅极大地提升了档案管理的效率和安全性，还为档案信息的共享和利用带来了前所未有的便利。