在数字化时代，档案管理的现代化转型已成为提升管理效率、保障信息安全和服务质量的关键举措。山西省近年来在档案数字化领域积极探索，取得了显著成效。通过推进档案数字化外包服务，山西省不仅提升了档案管理的现代化水平，还为社会公众提供了更加便捷的档案查询服务。档案数字化外包服务作为档案管理现代化的重要环节，通过专业的技术和服务，将传统的纸质档案转化为高效、安全、可共享的数字资源，为档案信息的深度挖掘和广泛应用提供了可能。

　　山西档案数字化外包公司开展工作的具体流程：

　　(一)制定工作方案，配备设施设备。

　　1.工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。

　　2.建立岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的数字化工作制度。

　　3.配备专用加工场地，档案存放、数字化前处理、著录、扫描、图像处理、质量检查等工作区域分区布置;配备必要的计算机、扫描仪、存储磁盘、档案整理加工工具;配备防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备;

　　4. 纸质档案数字化工作外包时，应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质，指派专门人员参与外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。在项目实施过程中，从数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。

　　(二)做好档案出库工作。

　　1.按照工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。

　　2.纸质档案数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。

　　(三)档案扫描。

　　1.档案扫描的基本要求

　　档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，和进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。

　　2.扫描设备的选择

　　(1)应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。纸张老旧、薄脆、破损的，不得使用高速扫描仪进行扫描。

　　(2)超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且采用标版等方式明确说明分幅方法;若后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸建议不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。

　　(3)应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。

　　3.扫描色彩模式

　　(1) 宜全部采用彩色模式进行扫描。

　　(2)扫描的电子图像色泽、亮度、饱和度需要和档案实体原件基本保持一致。

　　(3)扫描图像不得出现档案实体原件没有的异常颜色。

　　4. 扫描分辨率

　　一般，纸质档案的扫描分辨率采用300 DPI。照片档案、文字密集的档案、珍贵档案可以使用600 DPI或更高的分辨率。

　　5.存储格式

　　(1) 纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG等通用格式，同一批档案应采用相同的存储格式。

　　(2) 图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。一般，A4幅面档案图像文件容量大小控制在500KB至1.5MB之间，A3幅面档案图像文件控制在500KB至2MB之间。

　　(3)纸质档案数字图像利用时，也可从网络浏览速度、易操作性、存储空间占用等方面进行综合考虑，将图像转换为PDF等其他格式。