所谓的实物档案数字化外包，主要是指档案管理部门为了顺应档案信息化建设形势要求，由专业档案服务公司承担档案数字化业务，利用自身的数字扫描存储、多媒体、计算机等技术，对传统档案资源进行扫描、加工与处理的一种档案业务处理模式。

　　实物档案数字化外包面临的风险众多，主要有：

　　一是档案信息泄露，是开展档案数字化建设需要重点关注的风险之一，档案信息泄密风险主要体现为几个方面：

　　一方面，档案在数字化扫描过程中，信息能够被非本单位档案管理人员获取，存在因人员保密意识不强造成的信息泄露。

　　另一方面，将纸质档案转换为图像信息再转换为数字信息，可能存在信息失真的情况，与纸质档案相比，档案数据信息存在易更改性、可拷贝、可迁移，且不留痕迹、难以辨别真假，档案数据信息的这些特点也增加了泄密风险。

　　此外，数字化管理阶段，档案数据容易遭受黑客、病毒攻击，一旦档案管理系统遭受损害，档案数据就面临泄密威胁。因此，强化档案信息安全管理十分必要。

　　二是档案数据信息维护风险。信息技术的不对称性导致质量评估难题。档案信息数字化是一项专业性较强的业务，外包之后数字化的质量由外包公司自我控制，档案部门目前主要集中在验收阶段对质量进行集中检查。

　　但是档案部门在人员不足、技术不够专业而数据量又较大的情况下，不可能对已数字化的档案信息进行一一校对，只能抽检，这就很难对外包的质量进行详细、严格的验收。

　　从另一个层面来讲，即使档案部门配备足够的人员进行验收，由于双方所处地位不同而带来的专业技能与信息的不对称，同样也有可能会造成数字化业务的质量打折扣。

　　实物档案数字化外包过程中，应如何确保避免这些风险的发生、维护档案信息的安全呢?

　　第一，构建完善的制度体系。档案管理部门构建的制度体系主要涉及档案的保密制度、档案数字化操作流程、档案数字化的技术指标、突发事件的应急处理、档案信息泄露的惩罚机制等等。对数字化各个细节作出明确要求以增强实践的可操作性，减少档案的安全风险。

　　第二，加强档案资料安全保密。档案管理部门要建立档案数字化外包服务中的信息安全保密制度，与外包服务公司签订保密协议，在档案数字化外包服务完成以后，确保所有的档案信息存储设备和处理设备都作安全技术处理，档案数字化外包服务公司和人员不得私自保留任何档案信息资料，使档案数字资源安全得到有效保障。

　　第三，建立完善的过程管理。档案管理部门应强化对数字化加工现场的管理，安装视频监控系统及防火、防水设备;配备门禁系统，禁止无关人员进入加工场所;配备专业的档案柜，用于档案的临时存放;采用技术手段，对USB等外接接口实施禁用;操作人员的手机、相机、U盘等设备不准带入加工场所;涉及档案交接的环节均由专人负责办理交接手续;对档案数字化成果交接过程进行严格监督。

　　第四，档案管理部门要订立完善严谨的业务合同。档案管理部门在档案外包过程中应与外包公司签订完善的业务合同，主要包括外包模式、工作内容、质量要求、人员培训、服务报酬、责任划定、知识产权归属、违约后果、验收标准、保密协定、后续服务等。当出现问题时，实物档案数字化外包公司需提供技术支持服务和维护服务等，全方位响应需求，由此加强对后续过程中的风险控制。

　　最后，实物档案数字化外包作为档案管理创新模式，通过专业分工与技术赋能，为档案资源的高效利用开辟了新路径。这种模式不仅破解了传统管理中人力、技术与成本的多重瓶颈，更通过标准化流程与智能化手段，确保了档案数字化的质量与安全。