山西省，因居太行山之西而得名，简称“晋”，位于中国华北地区西部，东隔太行山脉与河北省相邻。山西作为华夏文明起源地之一，历史十分悠久，文化底蕴深厚。山西省现存有国家级重点文物保护单位531处，位居全国第一。与此同时，山西是中国重要的能源基地，也是能源革命综合改革试点省，电力市场化改革位居中国前列。在此背景下，山西省留存了十分丰富且多样化的档案资源。为了更好地保存珍贵档案资源，山西省各个企事业单位积极开展纸质档案整理扫描工作。

　　山西纸质档案整理扫描的方法主要有两种：

　　第一，直接扫描法。

　　所谓直接扫描法，是采用扫描仪对纸质档案原件进行光学扫描，将图像信息传送到光电转换器中变为模拟电信号，又将模拟电信号转变为数字电信号，再通过计算机接口传输至计算机存储器中。

　　直接扫描分为两种方式：

　　(1)扫描纸质档案后再运用字符识别(OCR)软件进行识别，最终生成文本文件。这种数字化文件的优点是：占据的空间小，便于计算机全文检索，便于档案利用时进行摘录和编辑。

　　其缺点是：不能保持档案原件的排版格式，以及签名印章等原始信息;有时OCR字符识别的准确率较低，核对修改较为困难，数字化效率很低，且实际上已经破坏了档案原稿的真实性。

　　(2)扫描纸质档案后形成数字图像文件。这种图像文件的优点是：能保持档案的内容和排版的原貌，数字化速度快。缺点是：不能进行全文检索，不能编辑文字内容，且占据存储空间大。

　　以上两种方法的优缺点正好互补，现在有一种方法能将两者的优点融合在一个档案中，即制作双层PDF。其制作方法是：将纸质档案原件扫描成数字化图像文件后再转换成文本文件，然后将这两个内容一样的文件置入同一个 PDF 文件将图像文件置于文本文件的上层，图像文件下层隐藏文本文件。查询该文件时我们既能看到上层保持原貌的图像文件，同时也能对隐藏的文本文件进行全文检索。

　　第二，缩微转换法。

　　所谓缩微转换法，是针对已经缩微复制的档案，采用专用扫描设备(即缩微胶片扫描仪)将缩微胶片上的模拟影像转换成数字影像的方法。与直接扫描法相比，缩微扫描法更经济、简便、高效。然而这种方法必须建立在已经对纸质档案进行缩微加工的基础上。

　　值得注意的是，在对缩微胶片进行扫描加工后，原缩微胶片应与纸质档案并保存，不能擅自销毁。由此，该档案形成“三套制”保存状态。虽然缩微胶片不如数字化档案容易保存、复制、查询、传播，但是作为模拟信息，缩微档案具有人工可读、稳定性好等数字化档案不具备的优势，又具有体积小等纸质档案不具备的优势，应当成为档案信息资源的重要补充形式。

　　山西纸质档案整理扫描的工具选择：

　　1. 扫描仪。适用场景：适用于大批量、高质量的纸质档案数字化。

　　优点：扫描速度快，分辨率高，能够清晰还原档案细节。支持多种文件格式输出(如PDF、JPEG等)。适合处理各种类型的纸质档案，包括书籍、图纸、照片等。

　　缺点：设备成本较高，尤其是高速扫描仪。对纸张平整度要求较高，老旧档案可能需手动处理。

　　2. 拍照。适用场景：适用于少量档案或无法使用扫描仪的场合(如装订成册的书籍)。

　　优点：设备成本低，普通相机或手机即可完成。操作灵活，适合处理特殊尺寸或装订档案。缺点：图像质量受拍摄环境影响(如光线、角度等)。后期处理工作量大，需裁剪、校正等操作。

　　3. 高拍仪。适用场景：适用于中小型档案的快速数字化。

　　优点：操作简单，一键拍摄，适合非专业人员使用。设备便携，占用空间小。支持自动校正和裁剪功能。缺点：图像质量略低于扫描仪，不适合高精度需求。处理速度较慢，不适合大批量档案。

　　4. 缩微胶片。适用场景：适用于已有缩微胶片的档案数字化。

　　优点：缩微胶片本身具有高密度存储和长期保存的优势。数字化后可实现快速检索和共享。缺点：需要专用设备进行胶片扫描，成本较高。