论述如何做好档案的收集工作

一、档案收集要坚持“宁多勿漏”原则。档案是来源于各项活动的原始记录，它真实再现了各项活动的过程和结果。

档案的价值是由档案本身的属性和社会对档案的需求两个方面决定的，其外在表现就是它的有用性，对经济社会发展，对各项工作活动，起着重要的依据和参考作用。

在档案材料收集过程中，我们始终围绕一个“用”字，按照文书归档范围，凡是认为有用的材料，不论其用处大小，都收集起来。

二、提高服务质量，促进档案材料的归集。不少同志把开会带回来的文件材料据为己有，占为己用，是图以后自己使用起来方便。

针对这种情况，我们便改善服务质量，提高服务水平，以优质快捷的服务赢得他们，使他们自觉自愿地把自己拥有的文件材料拿出来交给档案室。

三、健全制度，防止文件材料的散失。在工作中，我们通过健全和完善档案管理制度，有效防止了文件材料的散失。一是严格岗位管理。

做好档案工作的意义：

一、收集工作是归档文件整理的着要环节，是决定档案工作存在和发展的重要条件。档案工作的工作对象是档案，而档案又是文件材料转化而来的，转化的过程，就是文件材料收集归档的过程，没有文件材料的收集，就没有档案，没有档案，也就不可能有档案工作。

档案数量多少决定档案工作规范的大小，档案质量高低决定档案工作的水平高低。从这个意义上说，文件材料的收集工作，是决定档案工作存在和发展的重要条件。

二、收集工作是实现档案集中统一管理原则的重要内容和措施。档案是机关工作的历史记录，是广大干部职工劳动和智慧的结晶，也是党和国家的宝贵财富。

文员应该如何进行档案的收集和整理？

(一) 做好档案收集工作。
1、为防止文件传阅过程中遗失，当文件送达承办人时，承办人须签字，共同承担文件及时、完整归档的责任。
2、定期收集各部门档案，部门助理、秘书，负责收集部门档案。对一些重要文件采取先复印，再把复印件送交承办人的方法。
3、在交接过程中全面清理资料，对散落在个人手头上的资料，由各部门档案责任人负责，追缴资料，确保档案收集即齐全又完整，避免资料遗失。
(二)制定合理的分类方案。
1、将档案分为文书档案、音像档案、实物档案等类型。
2、将文书档案按年度—类目—级别—保管期限进行分类。
3、音像、实物档案以不同期限按行政事务类、经营项目类、技术研发类等排列，根据分类方案和保管期限类，切实做好平时的立卷工作。
(三)认真做好日常档案管理。
各类档案、资料按类别存放在不同档案箱内。按要求建立健全宗卷、档案交接登记簿、档案利用效果登记簿、销毁登记簿、资料定期检查登记簿、档案移交统计等多种台帐。
(四)加强档案管理工作的学习。
恪守档案管理员职业道德，做好保密工作，平时工作要有计划、有措施、有成效，熟练自身业务。保证档案完整，提高档案利用效率。

档案材料收集归档的范围

人事 档案 管理知识:档案材料收集归档的范围

《干部档案工作条例》规定：干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类

第一类：履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。

第二类：自传材料：自传和属于自传性质的材料。

报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。

第三类：考察考核、鉴定材料、审计材料。

考察考核：考察材料，在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料;定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料;

鉴定材料：工作调动、转业等鉴定材料;后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。

审计材料：经济责任审计结果报告。

第四类：学历学位职称职业资格科研学术水平培训材料：

学历学位：

高中毕业生登记表;中专毕业生登记表;普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表;学生(学员、学籍)登记表， 学习 成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明;选拔留学生审查登记表等参加出国(境)学习和中外合作办学学习的有关材料;国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。

职称职业资格材料：

评(聘)专业技术职称(职务)材料：专业技术职务任职资格评审表、申(呈)报表，聘任专业技术职务审批表等材料。

职业(任职)资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业(任职)资格证书复印件;教师资格认定申请表等材料。

培训材料：

为期两个月以上的学员培训(学习、进修)登记表、考核登记表、结业登记(鉴定)表等材料。

第五类：政审材料、更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。

政审材料：上级批复、审查(复查、甄别)结论、 调查报告 及主要依据与证明材料;本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料;撤销原审查结论的材料;各类政审表。

更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复;计算连续工龄审批材料等。

第六类：党、团组织建设工作中形成的材料。

(一)中国共产党 入党志愿书 、 入党申请书 、 转正申请书 ;整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见;不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料;取消预备党员资格的材料;恢复组织生活(党籍)的有关审批材料;

(二)中国共产主义青年团 入团志愿书 ;

(三)加入或退出民主党派的材料。

第七类：表彰奖励材料：

县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批(呈报)表、先进人物登记(推荐、审批)表、先进 事迹材料 ;撤销奖励的有关材料等。

第八类：涉纪涉法材料：

处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查、复查)报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料;解除(变更、撤销)处分的材料;检察院不起诉决定书;法院刑事判决书、裁定书;公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等行政处理决定;党政领导干部问责决定书等。

第九类：录用任免工资待遇审批材料

工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动(套改)表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发(恢复)通知单;享受政府特殊津贴的材料;解决待遇问题的审批材料。

招录、解聘材料：录(聘)用审批(备案)表;选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表;应征入伍登记表，招工审批表;取消录用、解聘材料。

任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料：干部任免审批表及相应考察材料;干部试用期满审批表;公务员登记表，参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表;公务员调任审批(备案)表，干部调动审批材料;援藏、援疆、挂职锻炼登记(推荐)表;授予(晋升)军(警)衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表;军人转业(复员)审批表;退(离)休审批表等材料。

辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定;辞退公务员审批表、辞退决定材料;罢免材料。

第十类：其他供组织参考材料

健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表;工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。

治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。

其他材料：毕业生就业报到证(派遣证)，人事争议仲裁裁决书(调解书)，公务员申诉处理决定书(再申诉处理决定书、复核决定)，再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。

人事档案收集注意事项

一、人事部门设置专门的人事档案管理员。

人事档案管理员的职责主要是负责纸质档案的建档、整理和保管，以及电子档案的及时录入、更新与管理工作。

二、入职、离职档案管理。

人事档案属于公司重要保密资料，公司规定员工入职一周内，人事部门必须完成建档工作，且一经建档，不得擅自销毁，即便员工离职，最少得再保存两年不得销毁，有竞业禁止的则需保存更长。

三、设立专门的人事档案保管室。

主管及以上人员因工作原因而借阅其下属员工档案，可借阅但仅限于在档案保管室现场借阅查看，且需经上一级主管领导和人事部门负责人的同时签批核准，方可借阅。

四、电子档案永久保存只能查阅

不能下载或拷贝，且我们对各级管理人员根据其管辖范围设置了查看权限密码，不能越级或跨部门查看，只能看自己下属的电子档案，且有敏感信息还会单独改变查看权限。如：薪酬、奖惩、绩效。

五、其他规范：

如编号管理、档案室管理等规定、借阅档案管理记录、电子档案录入时效管理及敏感的薪酬等财务人员单独录入。准确性和操作注意事项等。对档案管理员进行全面的规范指导和考核检查，确保档案管理万无一失。

1、管理范围：专业技术干部、正科及以下管理干部、工人等各类人员（包括出国不归、失踪、除名、逃亡职工和残死亡、离休、退休职工）的。

2、干部、工人退职、时必须奖其档案交给省人才交流中心管理。

3、干部、工人在受刑事处分或劳动教养期间，其档案由本院室保管，刑满释放或解除劳教后，重新安置的，其档案转至有关主管单位保管或移交人才交流中心管理。

4、除管理人员外，无关人员不得进入档案库。

5、档案的管理

(1)根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防晒、防潮和防蛀。

(2)对所管理的`必须逐人登记注册。

(3)每季度核对一次档案的分类、编目、序号，发现编错或放错位置纠正；每装卸要按登记册全面检查一次档案，发现漏缺档案朣查找。

(4)任何人不得私自保存他人的档案材料，对私自保存他人档案材料拒不交出者，应追究其责任。

(5)要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。

6、管理干部、工人必须建立档案正本。

1、档案正本是全面反应干部、工人历史和现实情况的实物材料，构成包括下列十项内容。

(1)履历表及其他简历材料等。

(2)自传及属于自传性质的材料。

(3)各种鉴定。

(4)各类考核、评价材料及毕业成绩单、学历证明等。

(5)政治历史审查材料及甄别复查材料，工龄更改材料等。

(6)参加中国共产党和共青团的材料。

(7)各种奖励及县团级以上机关批准的英雄模范先进事迹材料。

(8)处分、撤销处分和甄别复查材料。

(9)任免呈报表，确定或晋升技术职务、学位、学衔审批表，出国人员审批表，调整工资审批表，工资级别登记表，离休、退休、退职审批表等。

(10)其他可供组织参考材料，如本人的思想、工作、学习总结检查，死者生平介绍，更改民族材料等。

2、查阅和借用，应遵守下列规定：

(1)一般不得查阅，如必须有关人员的情况，由档案管理人员提供。

(2)必须查阅档案时，只限于组织、人事部门派出的赏干部到档案室查阅所需情况；各党支部发展党员必须查阅档案时，支部书记和组织委员查阅。

(3)任何人不得查阅或借用本人及亲属的档案。

(4)查阅档案者，必须填写查阅什么问题，查阅日期逐项进行登记。

(5)查阅档案，必须严格遵守保密制度，严禁在档案卷内涂改，圈划及撤换档案材料，不得向无关人员泄漏被查档案内容，违者应追究责任。

(6)查阅档案时，不得抄录档案内容，如特殊情况，须经人事办主任允许后方可抄录，抄录的材料应近期送回档案室处理。

(7)外调人员一般不得查阅档案，如特殊情况需查阅时，必须持县级以上组织、人事部门介绍信，并有两名正式党员方能查阅。

(8)档案一般不是，在特殊情况下，经批准可以借出，但借出时要及时登记，按期归还，如不按时归还，要及时催收，以免遗失。

3、转递档案应遵守下列规定：

(1)档案要通过机要交通仁慈，不能公开邮寄或本人自带。

(2)档案转出要及时追收回执，以防档案丢失。

(3)收到外单位的档案，要及时核对，核对无误差后，在回执上签名盖章后退回回执。

4、凡归档的材料，均应 经过认真的鉴别；属于归档的材料，必须手续完备，完整无缺；需经组织审查盖章和本人签字的，应盖章签字后才能归档。

5、凡归入档案的材料，均应按照中央组织部《关于干部档案材料，归档的暂行规定》整理，不应归入干部档案的材料，不得入档；凡归入工人档案的材料，要参照省劳动局（1981）63号文件的准则归档；归档材料应做到分类准确，编目清楚，目录排列合理，标题完整，装订整齐，字迹清楚。

6、保管档案工作人员守则如下：

(1)坚持党的原则，认真贯彻执行党的政策，严格按照档案工作的各项规章制度办事

(2)严格遵守保密制度，不得擅自向他人提供档案材料或泄露档案内容。

(3)严禁在档案库吸烟，保护档案安全，经常打扫和保持档案室的清洁卫生。

(4)不得擅自转移、分散和销毁档案材料。

(5)热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，努力提高业务水平和工作能力。

档案收集工作的内容和意义？

一、档案收集工作的内容
档案收集工作，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，把分散在各机关、个人手中或散失在其他地方的档案，分别集中到各有关机关档案室或各级各类档案馆，实行集中统一管理
档案收集工作的内容主要有三个方面
(一)机关档案室对本单位需要归档文件的接收和征集工作。
〔二)档案馆对现行机关和撒悄机关具有长久保存价值档案的接收工作。
(三)档案馆时分散在社会上的各个历史时期形成的档案的接收
和征集工作
二、档案收集工作的意义
档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节.做好收集
工作有着十分重要的意义。
(一〕收集工作是档案工作的起点
收集工作是档案工作其他环节的重要基础，没有起点其他环节就不复存在。档案工作的对象是档案，如果没有档案也就不会有档案工作。档案收集的齐全与否，直接影响档案工作其他环节，尤其是直接影响到社会各方面对档案的有效利用。
(二)收集工作是档案馆(室)贯彻集中统一、分级管理原则的重要措施
档案是党和国家的宝贵财富，对国家规定应该归档的各种门类和载体的档案，各单位不得分散保存，任何个人更不能据为己有。只有通过行之有效的档案收集工作，才能把档案集中到各机关档案室和各级各类档案馆，形成统一的档案信息保管基地，实行集中统一、分级分专业科学管理
(三)收集工作是决定档案工作存在和发展的重要条件
档案数量的多少决定档案工作规模的大小，档案的质量高低决定档案工作的水平高低。档案馆(室)所管理的档案是靠收集工作取得的，只有收集工作搞好了，才能有效地开展整理、鉴定、保管、编研等工作，档案工作才能存在并得到发展。
(四)收集工作是衡量档案馆(室)工作质量的重要标尺
收集工作是档案馆(室)取得档案的手段，收集工作的效果决定档案馆<室)藏档案的数量多少与质量高低。只有丰富档案馆(室)藏档案，才能更好地发挥档案馆(室)的作用，才能更好地体现档案馆(室)的工作水平和质量。

档案馆收集档案的方式有哪些

档案馆收集档案的途径：第一，档案室每年定期移交的档案第二，被撤销机关的档案（由被撤销机关移交或档案馆主动介入）第三，征集历史档案

档案馆档案的来源、收集范围和要求

（1）档案馆的收集来源

档案馆保存的档案主要来自以下四个方面：

一是接收现行组织单位的档案； 按照国家规定，现行机关档案中具有长远保存意义的部分，需要定期向档案馆移交，因此它是档案馆档案不断增长和丰富的主要源泉。

二是撤销组织单位的档案； 是指中华人民共和国成立后，由于机构改革和行政区划调整等各种原因被撤销的各机关、企业、事业单位等组织形成的档案。

三是征集历史档案； 是指中华人民共和国成立以前各机关、团体、部队、学校、企事业单位以及著名人物形成的档案材料，也包括革命历史档案和旧政权档案。

四是档案馆之间交接档案； 由于行政区划的调整和档案馆网结构的变化原因，使档案馆的设置和保管范围随之调整，因而产生档案馆接收其他档案馆档案的情况。全宗群分散档案集中到相应的档案馆，属于其他档案馆保存范围的应向有关档案馆转交。

（2）档案馆的收集范围

根据分层负责集中统一保管档案的原则，各档案馆的接收范围有所不同：

中央一级档案馆： 收集现行机关和撤销机关的档案，具有全国意义的革命历史档案和旧政权档案、有关历史资料以及党中央和国务院决定接收的档案。

省（市）、自治区档案馆： 收集省级各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的现行机关和撤销机关的档案。具有全省意义的革命历史档案和旧政权档案，省委和省人民政府决定接收的档案。

省辖市（州、盟）和县级档案馆： 收集省辖市（州、盟）和县级各机关、团体及其所属单位具有永久和长期保存价值的现行机关和撤销机关的档案。本县革命历史档案和旧政权档案，县委和县人民政府决定接收的档案。

各类专门、专业性的档案馆： 根据党政领导机关、专业主管机关和档案行政管理机关的有关规定，收集属于本馆专藏的档案和有关资料。

（3）档案馆接收档案的要求

为了保证档案馆档案的质量和接收工作的顺利进行，国家档案馆在接收档案时应遵循以下要求：

1、应保持全宗的完整性，并按规定整理好；

2、一个机关单位形成的全部档案作为一个整体，统一移交给一个档案馆，不能随意分散；

3、进馆档案要齐全完整，进行统一的分类整理，正确划分保管期限；

4、立档单位编制的组织沿革、全宗指南、检索工具和有关资料应随同档案一起接收；

5、交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签名盖章。

河北省档案接收和收集管理办法

第一条　为加强档案接收和收集工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《实施办法》）和《河北省档案工作条例》（以下简称《条例》）以及有关法律、法规的规定，结合本省实际，制定本办法。第二条　本办法所称档案接收，是指《档案法》第二条规定的档案，由机关、团体、企业事业单位和其他组织向地方国家档案馆移交的行为。
　　本办法所称档案收集，是指为维护档案的完整与安全，有利于档案的开发和利用，将档案资料以征集、收购和接受捐赠等方式收入地方国家档案馆的行为。第三条　凡在本省行政区域内从事档案接收和收集工作，应当遵守本办法。第四条　县级以上档案行政管理部门负责本办法的实施。
　　县级以上人民政府设置的地方国家档案馆，负责接收和收集各分管范围内的档案，对所收集的档案价值进行评估、鉴定。
　　其他各类档案馆的档案接收、收集和管理，按照国家有关规定执行。第五条　档案接收和收集以及档案价值评估和鉴定所需经费，纳入同级财政预算。第六条　省地方国家档案馆的档案接收范围：
　　（一）中国共产党本级委员会形成的需要永久、长期保存的档案和部分有保存价值的短期档案；
　　（二）本级人民代表大会及其常务委员会形成的需要永久、长期保存的档案；
　　（三）本级人民政府形成的需要永久、长期保存的档案和部分有保存价值的短期档案；
　　（四）中国人民政治协商会议本级委员会形成的需要永久、长期保存的档案；
　　（五）中国共产党本级委员会工作部门和办事机构形成的需要永久保存的档案；
　　（六）本级人民政府组成部门、直属机构、派出机构、议事协调机构的办事机构及部门管理机构形成的需要永久保存的档案；
　　（七）本级群众团体形成的需要永久保存的档案；
　　（八）民主党派本级委员会形成的需要由地方国家档案馆管理的永久保存的档案；
　　（九）本级人民法院、人民检察院形成的按照国家有关规定需要由地方国家档案馆永久保存的档案；
　　（十）双重领导部门形成的并经其上级主管部门确定需要由地方国家档案馆保存的档案；
　　（十一）按照国家有关规定需要由地方国家档案馆保存的干部档案；
　　（十二）法律、法规规定的其他应当由地方国家档案馆保存的档案。第七条　设区市、县级地方国家档案馆除按本办法第六条规定接收档案外，还应当接收本办法第六条（五）至（九）项规定单位形成的需要长期保存的档案。
　　县级地方国家档案馆在接收档案时，应当同时接收乡（镇）中国共产党委员会、人民代表大会及其主席团、人民政府形成的需要永久、长期保存的档案。第八条　向地方国家档案馆移交档案时，应当按照国家和省有关规定，对其档案进行整理，经地方国家档案馆检验合格后，方可移交。
　　录音带、录像带、磁盘、光盘和照片等特殊载体的档案，应当与文书档案统一整理、编目。第九条　向地方国家档案馆移交档案时，应当同时移交下列资料：
　　（一）按照省统一规定的信息网络传输标准和数据格式制作的文件级数据资料；
　　（二）编印的报刊、年鉴、方志、回忆录、文件汇编、大事记、成果汇编等资料。第十条　本办法规定的档案接收范围的单位，应当按照《实施办法》规定的时限向地方国家档案馆移交档案。第十一条　单位撤销或者合并的，原单位应当及时对档案进行整理，保证档案的齐全和完整，并在六个月内向原接收档案的地方国家档案馆移交。
　　国有企业资产与产权变动时，其档案应当及时进行整理。属于对国家和社会具有保存价值的，应当移交有关管理部门或者按照分级管理的原则寄存到地方国家档案馆。第十二条　县级以上地方国家档案馆的档案收集范围：
　　（一）中国共产党党和国家领导人在我省活动时的讲话、题词、照片、录音、录像等各种载体的档案资料；
　　（二）反映本行政区域内重大政治、经济、科学、教育、文化、宗教等活动的档案资料；
　　（三）反映本行政区域内重大自然灾害的档案资料；
　　（四）反映本行政区域内社会发展状况、名胜古迹、风土人情、环境地理、人口普查、资源调查等专项成果性、综合性档案资料；
　　（五）本行政区域内的重大科研成果、驰名商标以及国内外有影响且有较高价值的文化艺术作品的档案资料；
　　（六）1949年以前中国共产党的各级组织、革命政权、地方武装和革命团体的档案资料；
　　（七）历代政权机构、社会组织、军政要人、社会著名人物的档案资料。
　　县级以上中国共产党委员会、人民政府根据需要责成地方国家档案馆收集的其他档案资料。
　　属于集体和个人以及非国家所有的商业秘密、科技成果等档案资料，可以由地方国家档案馆与当事人协商收集。

科技档案的收集与整理

科技档案的收集与整理【1】

摘要：科技档案是人类认识自然和改造自然过程的原始记录，科技档案，即科学技术档案，是科学技术和社会文明发展到一定历史阶段的必然产物，是人类社会进步的一个重要标志。

本文主要针对科技档案的收集与整理工作进行论述。

关键词：科技档案 收集 整理

马克思说：“机器生产的发展，要求自觉地应用自然科学。”生产力中也包括科学，因此可见、科学技术是第一生产力。

既然科学技术档案是生产力的重要构成部分，科技档案情息管理通过开发利用可转化为现实的生产力，能够在经济和社会发展中发挥巨大作用。

科技档案，即科学技术档案，是国家全部档案的重要组成部分，它伴随着科学技术的产生而产生。

随着科学社会化和社会科学化的趋势日趋明显，科学技术已经渗透到社会的各个领域。

因此，科技档案管理已逐步成为社会管理的重要部分，发展并成熟起来。

一、科技档案的收集工作

1.科技档案的收集

科技档案是开展科技档案管理的物质基础，也是科技档案信息资源开发的必要条件。

因此，科技档案的收集在整个科技档案业务管理工作中占有重要的地位，是一个关键性的工作环节。

做好科技档案的收集工作，单靠科技业务部门的归档移交以及科技档案部门的协助与指导还不够，还需要档案部门明确其指导思想与要求，掌握收集工作的途径与方法，积极、主动地开展科技档案收集工作。

科技档案收集，就是基层科技档案机构和科技专业档案馆按照一定的规章制度，通过接收、征集、征购等方式把科技档案集中起来的一项业务活动。

其包括：基层科技档案机构的收集;科技专业档案馆的收集。

由于现阶段我国存在着多种形式的所有制，科技档案收集工作与此相适应，也有接收、征集、征购三种方式。

2.科技档案的收集的要求

遵守国家的相关法律法规，集中统一管理科技档案是《档案法》的明确规定。

任何企事业单位的科技档案都应该由科技档案部门依法进行收集，实行统一管理，这是国家全部科技档案实行集中统一管理的基础。

遵循科技档案的自然形成规律。

基层科技档案机构的收集，标志着科技文件在自身运动过程中发生了性质的变化;科技专业档案馆的收集，标志着科技档案运动进入到一个新的阶段。

由于科技档案是伴随着各项科技生产活动有规律地形成的，这就要求科技档案收集工作必须遵循着科技档案的自然形成规律。

保证科技档案的完整、准确和系统，也是保证科技档案质量的重要“关口”，只有完整、准确、系统的科技档案才能发挥应有的作用。

3.基层科技档案机构的收集

3.1科技档案机构的收集渠道

部门归档的成套科技档案这是基层科技档案机构收集科技档案的主渠道;向科技部门或科技人员收集零散科技档案;向本单位人员征集非职务科研成果档案，单位人员非职务活动形成的科技成果，原则上大多属于个人，其形成的科技档案从产权的角度看，也应归个人所有的;收集外单位转让或移交的科技档案对于企事业单位而言，科技档案并非都是本单位形成的。

因此，基层科技档案机构在收集科技档案时，有时会涉及到其他单位。

3.2基层科技档案机构的收集方法

科技档案收集工作的目标，是完整、准确、及时地集中科技档案。

基层科技档案机构围绕这个目标，再根据不同的收集渠道，应采用灵活多样的收集方法。

科技人员档案意识的强弱，对科技档案的收集有着重要的影响。

为此，增强科技人员的档案意识，是做好科技档案收集工作的一个关键，无论是成套接收还是零散收集都是如此。

要增强科技人员的档案意识，必须做好思想工作，特别是要根据人的心理活动规律，加以疏导和激励。

在此过程中，除了要调动科技人员的积极性之外，更应当在收集工作中实行严格的监督控制。

科技档案进入档案部门之后，发现不完整、不准确的情况，通常要进行的补充与纠正。

4.科技专业档案馆的收集

科技专业档案馆是国家保存科技档案的基地，其宗旨是积累国家的科技资源，为社会服务。

这一宗旨突出了科技专业档案馆收集科技档案的社会性，也明确了科技专业档案馆与基层科技档案机构在收集对象及其范围方面的不同。

它的收集要本着价值原则、专业原则、层次原则和综合原则来进行工作。

二、科技档案的整理

整理，是科技档案进入档案部门后经历的第一次技术处理过程，即通过对科技档案的分类与归类，确定其在科技档案库藏体系中的位置，并以编号的形式将其固定下来。

科技档案整理的内容包括：分类、排架与编号，其中分类是科技档案整理的核心。

整理工作，是科技档案业务建设的中心环节。

整理是科技档案实行科学管理的基础。

科技档案的整理，其实质就是对科技档案进行有序的组织。

前苏联学者列夫涅尔说：“并不是每个系统都是可控的。可控的必要条件是该系统是有组织的。”所以要通过对科技档案形式特征的系统化，则可以达到对科技档案实体的控制。

整理是科技档案查找利用的前提。

科技档案是否经过整理，以及整理得是否科学，将直接影响到对它的利用。

经过科学整理，科技档案就能够保持内部相互之间的有机联系以及信息的准确揭示，就易于科技档案工作者了解和熟悉所管理的科技档案，从而能够准确、迅速地提供利用。

科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范内的科技档案划分成不同的类别层次，从而使库藏全部科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的系统。

为了做好科技档案的分类工作，每个基层科技档案机构和科技专业档案馆，都应根据库藏科技档案的实际情况，编制科学的、切实可行的科技档案分类方案。

科技档案分类方案，是对科技档案进行类别划分和正确归类的依据性文件。

它提供了一个完整的分类体系，使科技档案的归类能够按部就班地顺利完成。

同时，科技档案分类方案提纲挈领地反映了库藏的全部内容。

我们知道，一切科技生产活动都具有连续性、继承性的特点，前一阶段形成的经验(科技档案)，往往是后阶段科技和生产活动的凭据。

生产技术越复杂，现代化程度越高，越离不开科技档案。

科技档案管理如果脱离了科技档案工作的实际，那将是无源之水、无本之木，所以科技档案管理也要仅仅的跟随实际工作的变化而变化，与时俱进。

参考文献：

[1]王实.新时期认识与加强科技档案工作的探讨[J].湖南林业科技，2004(02).

[2]赵辉等.科技文件与科技档案管理方法浅议[J].河南林业科技，2007(04).

加强科技档案的收集与管理【2】

【摘 要】随着科学技术的迅猛发展，科技档案的种类和数量日益增多，如何收集管理好档案信息资源，以满足科技人员的需求，是我们档案工作者的首要任务。

【关键词】科技档案 收集 管理

1.科技档案收集与管理的重要性

科技档案是指在科学技术研究中形成的具有一定价值的科研项目、产品、基本建设、设备仪器等档案，是具有保存和参考价值的科学技术资料，对本单位的发展起着重要的作用。

1.1科技档案是科技活动的真实记录

科技档案反映了一个单位的科研、生产活动的全过程，是科研、生产发展变化的历史记录，是广大科技人员的劳动结晶。

它能为科技人员在进行管理、科技决策、技术交流、经验总结、推广应用等方面提供信息和依据。

科技档案是宝贵的无形资产，蕴藏着巨大财富，它在产品制造、设备维修、设施扩建中为工程技术人员提供所需档案材料，有效地提高工作效率。

同时，它还能促进生产发展，提高知识创新能力，新产品开发能力和同行业的竞争力。

1.2科技档案收集与整理是档案管理的重要内容

档案法中明确规定，档案管理包括收集、整理、保管、鉴定、统计、提供、利用等环节，其中收集是第一环节。

由此可见，强调对产生的文件材料进行收集、集中统一管理，才能保证档案的完整齐全，才能使档案工作更有效地为社会和谐、为科学发展提供服务。

2.科技档案收集与管理存在的问题

2.1对科技档案的重要性认识不够

目前，科技档案的收集工作仍处于一种被动的收集状态，档案资料的上交不及时，收集不齐全的情况较为普遍。

倘若不能更有效地保证科技档案的完整与统一，不能为科技档案工作的进一步开展打下良好的基础，就会影响和制约档案工作的开展，势必会影响整个单位发展的效率与效益。

2.2没有法制意识和长期规划

由于对科技档案收集和管理工作没有法制意识和长期规划，有资料则归，无资料就不归，有的科技人员对档案人员的收集、办理移交档案工作都是被动的，仅仅在等待着某些行政命令而缺乏主动性。

目前，我所还没有形成完全主动归档的局面，因而，把“收集”、“归档”仅仅看作是一项档案部门的工作，仅仅是为了应付上级领导而匆匆归档。

3.做好科技档案收集与管理工作的意义

3.1增强档案意识，做好收集管理工作

要做好档案收集与管理工作，首先要改变观念，增强档案意识，档案工作人员和科技人员要认真学习、贯彻《档案法》。

《档案法》中规定，“对国家规定的应当立卷的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有”。

这就从法律上明确了应该归档的文件必须履行正常程序，保证其系统完整。

档案工作者还要按照《档案法》积极主动地做好科技档案的收集与管理工作。

档案工作是伴随着科研工作而进行的企业主动行为，因此，要以主动的服务来促进档案收集工作的进行，以跟踪服务来保证收集工作的高效完整、统一真实。

3.2建立专兼职档案工作人员网络，敦促档案产生部门归档

《档案法》规定，档案工作实行统一领导、分级管理的原则，以维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。

这个原则是我国多年档案管理经验的积累与总结，也是被档案工作实践证明是行之有效的，必须全面理解，认真落实。

要做好科技档案收集与管理工作，必须明确一名主要领导分管档案工作，有稳定的档案职能机构，建立一支人员结构合理、业务精湛、既懂科技又懂档案的专职档案员队伍。

把档案工作人员网络建设到科技档案形成的各个部门，在这些部门设置兼职档案员，并将其进行培训，使他们成为部门档案收集工作的实行者和监督者，只有这样，才能使科技档案工作变被动为主动。

3.3加强科技档案活动全过程的收集与管理工作

科技活动是长期、连续不断进行的，其中的科技档案也是在这种循序渐进的发展中不断产生的。

科技资料在科研工作的早期对科技档案管理具有较大的可塑性。

因此，为了提高科技档案收集工作的质量，在项目开展工作之际，应及时地将科技档案管理要求传达到各级科研部门，使他们能够在工作中正确地组织科技材料的编写及保证今后归档文件的完整性和准确性。

科研工作的最终目的是将科研转入生产。

这一阶段应重点做好科研总结、使用说明书、成果照片、成果申报表、鉴定证书，以及课题论证报告等的收集工作。

这样，由于文件资料产生部门比较分散，这就要求我们档案工作者应及时主动、有目的、有计划地按照工程、项目的进度做好文件材料的收集工作。

因此，无论是怎样的科研课题，最重要的是要把科技档案的收集工作做好，把文件材料的形成和收集工作纳入日常工作中去，明确职责，落实到人。

档案管理有哪些流程

档案管理有哪些流程
1、收集档案：档案的前身是文件，而文件是随着工作活动分散而形成的，为便于将来使用，需要挑选散乱的文件，选择其中重要部分集中保存，以便将来利用，从而形成档案收集工作。归档工作是指档案从分散到集中的过程，是档案工作的起点。
2、档案整理：档案工作人员拿到档案后，首先要把档案归类，包括归档编号，归档页码，撕开粘贴页，页号写错，重新编号，对可拆订的文件做拆订处理，以便在扫描时进行分批处理。
如发现褶皱不平影响后期扫描质量的文件，应作相应的处理；如果文件有破损，应首先进行技术修复，并做好标注；对破损严重无法修复扫描的文件，要做好区分标注。
3、档案鉴定：随着档案数量的不断增加，一些档案失去了保存价值，为了防止庞杂，需要剔除那些失去保存价值的档案，同时也要区分档案不同的保存价值，以实现档案的分级保管，发挥重要档案的作用，从而形成档案鉴定工作。
4、影像检查与处理：
扫描仪完成后，采用自动处理和人工逐幅检查图像质量，包括图像顺序与原始档案记录是否一致，有无漏扫、重张等现象，图像有无黑边、折角及图像偏斜度、清晰度、失真度等图像质量，并及时进行调整，保证图像顺序正确。
5、完整的 OCR识别：
若项目需要实现全文检索，则扫描图像处理完毕后需要使用专业的识别软件对数字图像进行全文 OCR。若使用者对识别成功率有严格要求，还需另加手工校对，校对结束后将版式还原转换为双层 PDF文件格式，可实现无障碍的全文检索。
6、提供利用：保存档案的目的是为各项工作提供服务，充分发挥档案功能。为使档案的作用能及时、充分地发挥，需要开辟各种途径，采取各种形式、方式，将档案的利用方法介绍给利用者，从而形成对档案的利用。