档案电子化建设浅谈心得

档案电子化建设是指将传统的纸质档案以数字化的方式进行管理和存档。进行这一转变可以带来诸多好处，以下是一些浅谈心得：

1. 提高工作效率：通过电子化建设，档案可以被快速检索和共享，从而节省搜索时间并提高工作效率。员工可以更快地找到他们需要的信息，而无需翻阅大量纸质档案。

2. 节约空间和成本：电子化档案不再需要大量的纸张存放空间，这将节约办公空间并减少相关成本，例如打印、复印和文件储存的费用。

3. 提升档案安全性与保密性：电子档案可以设置不同权限访问，加密保护，轻松进行备份并设有监控系统，有助于确保档案的安全性和保密性。

4. 便于长期保存与备份：电子档案可以更容易地进行备份和长期保存，避免了纸质档案可能面临的损坏、丢失等问题。

然而，电子化建设也存在一些挑战，如信息安全风险、版权管理、技术更新和转换成本等问题。因此，在进行电子化建设时，组织应充分考虑这些挑战，并落实相应的措施。

总的来说，档案电子化建设是一项可持续发展的举措，并能为组织带来明显的好处，但需要谨慎规划和有效管理，以确保顺利实施并最大程度地发挥其优势。

关于推进档案数字化建设工作的思考

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

档案信息化建设重要而深远的意义【浅谈档案信息化建设意义和方法】

　　【摘　要】　档案信息化程度是评定一个行业、一个地区的档案现代化管理水平的主要标准，建设档案信息化是时代发展的必然趋势，是建设现代化档案管理的根本要求。本文从建设档案信息化涵义出发，阐明了档案信息化建设的重要性，并提出几点促进档案信息化建设的意见和建议，仅为众档案管理工作者提供参考。
　　【关键词】　档案信息化；资源共享；社会信息
　　前言：室藏档案是档案信息化的重要依据，档案信息化就是在不改变原档案信息内容的基础上，以信息转变原则为前提，改变档案及其内容的存在形式，使档案信息逐渐趋向社会化发展，进而达到档案资源共享的目的。
　　1建设档案信息化的意义
　　档案主要记录的就是一种历史的信息，它属于原始记录。而我们应明确的是档案信息化里的信息的涵义，不应将其局限在档案中所记录的信息，还应处理后的原始信息及其他社会信息融合的广泛信息。档案信息化具体可总结为广义和狭义两方面：将社会文化、经济、政治等信息与档案信息融合处理，就是常说的广义信息化；档案内容信息化就是狭义的信息化。在现代化技术条件下，加速档案信息至社会交流系统的融入速度，使其广为流传于社会中；另外，融合其他社会信息的形式与档案信息，促进档案信息的社会化传播，这两点就是建设档案信息化的主要目标，二者之间是相互促进、联系的。若社会大众广泛利用档案信息，必然会使档案信息化同社会普遍发生联系，难免加深其与社会其他信息的广为传播、交流，也形成其他信息形式，这就是常称的广义档案信息化。
　　2建设档案信息化的重要意见
　　2.1树立档案信息化意识：意识能动性，决定了社会意识有多强烈就会产生多大的社会能动作用。而社会档案意识的树立必然会影响档案的信息化建设，它是建设档案信息化的根本推动力。因此，档案信息化也可在某方面理解为“观念信息化”。建设档案信息化还需要依靠档案工作人员的根本力量，档案工作人员能动性的发挥是建设档案信息化的关键，档案信息意识的树立，能够使档案工作人员充分认识到建设档案信息化的重要性，能够增强档案工作人员的责任心和使命感，在建设档案信息化事业中投入更多的关注，完善各项信息化工作，深入研究社会文献的融合与渗透，以此来加快档案信息的发展与建设。
　　2.2增强档案信息化技术应用水平：增加服务器、路由器、交换器、扫描仪和计算机等硬件设备的配备，不断开发并完善系统应用软件，不断加深计算机的系统软件的推广、培训，提前做好档案信息化建设准备，设立档案信息化的建设平台。
　　建立全文数字化和档案中心目录。目录中心以档案信息的数据输入为基础，单位各职能部门需要对每年移交的档案资料进行整理输入，从根本上解决信息管理问题，并订立统一数据格式标准，实施纸质档案与数字档案“双套制”工作模式，节约人力、物力和财力，减少重复性工作，并加快档案信息的数字化建设进程。
　　密级界定上网信息。明确上网信息的密级标准，通常根据室藏档案的秘密、公开、机密和内部来界定信息；而且必须要验证档案信息使用者的身份，根据其身份认证决定其对档案信息的查询和使用权限，保证档案信息软件系统安全。
　　2.3逐渐提升档案信息的管理水平：目前，信息技术和电子政务得到了普遍的应用，它加快了档案信息的建设步伐，实现了档案信息的技术建设到信息化建设的转变。计算机系统管理软件逐渐渗透到社会的方方面面，计算机系统软件的应用是建设现代化档案管理的巨大推动力。因此，我们应当建立属于档案部门本身的局域网，并增添计算机、扫描仪和光盘刻录机等先进设备，充分发挥其在档案利用以及系统开发过程中的重要作用。
　　在当前现代化进程加快的社会形势下，电子文件应用也日趋普遍，建立安全、高效的电子档案管理所应面临的主要问题。我国国家档案局于2002年颁布的档案实施纲要中，对电子文件的形成与接受单位之间的电子档案管理等相关工作作出了明确规定。所以在选取构建档案管理软件的具有特色的电子文件，并有针对性、有计划的实施档案信息化的开发利用及录入等工作。信息化建设是以档案管理软件为主，而电子文件则是实施档案软件管理的主要对象，选取适宜的档案管理软件，有利于实现电子文件的高效、科学管理，同时也能实现随电子文件信息资源的充分利用，通过软件的开发、整合，从而形成重要的电子信息积累，形成重要的社会经济文化财富。
　　若想做好一件事情，首先要准备好做事情的工作，实施档案信息化管理同样也必须选择良好的档案管理软件，它是建设档案信息化的重要媒介。确立档案信息化的建设理念，应以科学档案管理软件为基础、和重要方式，传统的文件管理方式早已无法应付当前大量的文件管理需求。现代化的档案管理软件具有全面、高效、便捷和智能等多项优点，同样它对建设信息化管理具有脉络疏通的重要作用，是提高档案工作效率、质量的重要环节，是建设档案信息化的关键。以安全角度来看，良好的档案管理软件能够保障自身系统信息的安全，是档案信息重要坚实城墙，是档案信息安全的重要保证。
　　3档案工程主要发展方向
　　工程档案形成过程也就是建设档案工程的过程，该过程将会是复杂而漫长的。分别由不同部门来进行档案资料整理与收集，它贯穿于工程项目的各个阶段，该情况从一定程度上增加了档案工程建设难度，增强档案的信息化管理也是另一种提高档案管理工程效率和效益的方法。
　　根据档案管理的具体情况，选择适用的档案管理软件，进一步加强档案信息化建设的目的，并规范档案信息化的管理，订立严格的 规章制度 ，进行档案信息化体制改革，突破原有的部门、地域界限，实现信息化工程的高度共享和交换，为公众档案信息利用创造便利条件。建立档案管理人员考评与培训制度，使档案管理人员的工作能力和素质逐步得到提高。增加工作人员档案信息管理与计算机知识培训，深入的了解计算机管理软件，能够加快档案管理部门的软件系统开发，了解档案管理工作真正的信息需求，维持良好的系统运行状态。
　　我们要严把数据质量关，它关系着计算机管理系统的成败，确保数据的全面准确输入，以保证管理系统正常的运行。档案部门可适当考虑建立档案数据审核制度，对输入系统之前的数据进行审核，认真校对。
　　结束语：利用先进的计算机设备，充分发挥其重要作用，有效提高信息管理效率。普及档案部门人员的计算机和网络技术有利于档案现代化管理系统的建立，有利于加快档案信息化建设。它既实现了档案工程的动态管理，同时也提高了档案管理工作质量和工作效率，实现了人力、财力和物力的大量节约。档案信息化建设有利于促进我国的社会建设、国民经济发展，提高档案信息服务质量。
　　参考文献
　　[1]赵甲信. 关于加快推进县域档案信息化建设工作步伐的几点体会[J]. 陕西档案, 2008,(06)
　　（作者单位：黑龙江省游泳运动管理中心）

浅谈如何实现档案管理信息化

实现档案管理信息化可以从配备统一的管理设备、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍这三个方面着手。

1、将纸质档案信息转化为数字化信息，就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络，必须配备统一的管理设备；

2、在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，需要从实际出发建立规范的管理机制；

3、档案管理人员队伍建设是实现档案信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。

浅谈加强电子档案的管理,做好电子档案的利用

浅谈加强电子档案的管理,做好电子档案的利用

【论文关键词】电子档案　电子档案管理　电子档案利用

【论文摘要】 当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。 　　电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。 　 　一、电子档案使用的主要途径 　　电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。 　　1、提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。 　　2、通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。 　　3、直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。 　　 二、加强电子档案管理的重要意义 　　电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。 　　1、加强电子档案管理，有利于节省人力物力 　　在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。 　　2、加强电子档案管理，有利于提高服务质量 　　档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。 　　3、加强电子档案管理，有利于满足多样化需求 　　随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。 　　 三、做好电子档案管理和利用的主要措施 　　由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。 　　1、建立档案利用制度，整合各类档案资源 　　要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。 　　2、规范档案利用方式，避免不可挽回损失 　　电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。 　　3、建立“双套制”模式，确保重要信息完整 　　所谓“双套制”，指的`就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。