电子化档案管理系统是一种用于管理和存储电子档案的软件系统。它通常包括文件扫描、索引、存储、检索和共享等功能。以下是一般情况下使用电子化档案管理系统的步骤：

1. **文件扫描和导入**：将纸质文件通过扫描仪转换为电子文档，或将已有的电子文档导入系统中。

2. **文件索引**：为每个电子文件添加描述性元数据，如文件名称、创建日期、作者等，以便日后的检索和管理。

3. **存储和分类**：将电子文件存储在系统中，并按照事先设定的目录结构或标签进行分类管理，以便用户可以方便地找到需要的信息。

4. **检索**：通过系统提供的搜索功能，可以根据关键词、日期范围、文件类型等条件来检索并定位需要的电子文档。

5. **版本控制**：跟踪和管理不同版本的文档，确保用户始终访问到最新且准确的信息。

6. **权限控制**：设定不同用户的访问权限，确保敏感信息只能被授权人员访问。

7. **共享与协作**：允许多个用户同时访问和编辑文档，促进团队内部协作和信息共享。

8. **备份与恢复**：定期备份系统数据，以防止因系统故障或意外情况导致数据丢失。

电子化档案管理系统的使用还会根据具体系统的设计和功能而有所不同，因此在使用之前最好进行系统培训或参考相关的用户手册或指南。