地税征管档案电子化管理

地税征管档案电子化管理是指将地税征管过程中产生的各类档案资料通过电子化手段进行管理和存储。地税征管档案包括纳税人档案、税务稽查档案、税收征管档案等各类相关资料。

地税征管档案电子化管理的目的是提高档案管理的效率和质量，减少纸质档案的占用空间和管理成本，方便档案的检索和共享，提升地税征管工作的整体水平。

地税征管档案电子化管理的具体步骤包括：

1. 档案数字化：将纸质档案通过扫描等方式转换为电子文件，包括文字、图片、视频等形式。

2. 档案分类整理：对电子化的档案进行分类整理，建立档案目录和索引，方便后续的检索和管理。

3. 档案存储和备份：将电子化的档案存储在服务器或云存储平台上，并进行定期的备份，以防止档案丢失或损坏。

4. 档案检索和共享：通过电子化管理系统实现档案的快速检索和共享，提高工作效率和信息的传递效果。

5. 档案安全保护：采取各种措施保护电子化档案的安全性，包括权限管理、加密等手段，防止档案被非法访问或篡改。

地税征管档案电子化管理的优势包括：

1. 提高工作效率：电子化管理可以实现档案的快速检索和共享，减少了传统纸质档案的翻阅时间，提高了工作效率。

2. 节约空间和成本：电子化档案不占用实体空间，减少了纸质档案的存储空间和管理成本。

3. 方便档案管理：电子化管理可以实现档案的分类整理和目录索引，方便档案的管理和检索。

4. 提升信息安全性：电子化档案可以通过权限管理和加密等手段保护档案的安全性，防止档案被非法访问或篡改。

5. 便于数据分析和应用：电子化档案可以方便地进行数据分析和应用，为地税征管工作提供更多的决策依据和支持。

总之，地税征管档案电子化管理是一种现代化的档案管理方式，可以提高地税征管工作的效率和质量，实现信息的快速传递和共享，为税收征管工作提供更好的支持。

电子档案管理要求

电子档案管理的要求如下：档案人员要转变思维方式，更新观念；档案人员要保证电子文件的可识读性；档案人员要确保电子档案的原始性；档案人员要加强对档案的集中统一管理；档案人员要严保档案安全。

1、档案人员要转变思维方式，更新观念。

要提高档案人员对电子档案重要性的认识，使其摆脱以纸质档案管理为基础的传统思维模式，建立以电子档案为基础的新型思维模式，实现由纸质文件的现代观念向电子档案的“后现代观念”的转变。

2、档案人员要保证电子文件的可识读性。

电子文件的信息内容是以特定的编码形式记录下来的，信息技术的发展不断有新的编码替代原来的编码，电子文件各自所有的编码方式和迅速变化的计算机系统运行环境间矛盾会越来越尖锐。

3、档案人员要确保电子档案的原始性。

电子文档在保存中容易被复制和修改且不易被发现，因此，保证电子文件的原始性是保证其凭证作用的关键。

4、档案人员要加强对档案的集中统一管理。

电子文件其物理结构和逻辑结构往往不一致，同一个电子文件中的正文、图形、指示、附件等可以不在载体上连续存放，甚至可以在不同的载体上而不影响其正常显示输出，在电子文件的传输载体转换等信息处理过程中，其物理结构经常发生变化，而其逻辑结构却可以保持不变。

5、档案人员要严保档案安全。

要注意电子文件“物理生命”与“信息生命”的保护。保护电子文件的“物理生命”主要是防磁、控制环境的温湿度、防机械损伤。对电子文件“信息生命”的保护是对档案管理又一新的挑战。

浅议如何加强地税系统档案管理工作

税收征管档案管理的内容主要包括：税收征管档案采集、整理、移交、归档、移送、保管、调阅、销毁等。地税系统一直以来十分注重税收档案工作，制定了一系列严密的管理制度和考核办法，使档案工作取得了显著成效；然而档案工作在许多基层地税机关重视力度不大。主要体现在以下几个方面：　　（一）对档案工作主观认识不够。个别单位领导对档案和档案信息化建设工作认识不到位，在软硬件配置和档案人员的配备上未做长期考虑，有的单位档案员兼职过多，工作繁重，精力分散，造成档案工作人员工作相对被动，缺乏对档案及档案管理相关知识的了解，不积极主动的更新知识，对档案管理软件在认识性、操作规范性和应用上也很不到位，具体运行起来更是困难重重，使档案管理软件在其工作中不仅没有减轻他们的劳动强度，反而成为他们工作的负担。档案管理已经实现升级的有些单位，在保持荣誉和发扬成绩方面止步不前，满足现状，缺少与当地档案管理部门沟通和交流的主动性、积极性。　 　（二）对档案和档案价值概念模糊，在具体操作过程中易造成不必要浪费。在档案及档案价值的理解和把握上趋于数量化、片面化，单纯地认为档案装订和归档应该多多益善，缺少对档案综合管理、利用的现实性与统一性相结合的高效能考虑，尤其是在档案价值的鉴定上表现为概念模糊，操作混乱。 　　（三）档案结构单一，管理责任不明，重点不够突出，不利于档案综合分析和利用。许多机关档案室基本上是机关文书档案，反映税收征管实际的税收征管档案资料在质量、规模上有所欠缺。从总体上来说，现存的税收征管档案还不够完整，在一定程度上难以实现档案利用者的多种需求。另外，对反映税收征管实际的各种录音、录像等形象化记录材料和技术档案保管上相关工作也有所欠缺，未形成统一和规范标准，个别单位还停留在只是简单、散乱的封存状态。 　　（四）档案管理手段滞后，很难达到档案利用的最佳效果。随着信息化技术的飞速发展，电子缩微技术的新型模式档案的大量出现，给传统的档案管理模式提出了严峻考验。一是在管理模式上，由于缺乏对档案资料及相关数据的综合分析、指导和应用，所以从总体上看，档案工作自觉地依靠高科技的机制还尚未健全，也导致了档案利用效果难以最大限度地服务于税收工作实际；二是在管理手段上，还简单地认为档案管理现代化就是计算机管理档案，只要摆设了计算机，档案管理现代化就实现了，这种肤浅的认识，不仅妨碍了档案人员对现代化理论和技术的钻研与应用，还表现在机关设备虽然更新了，但档案人员在具体工作中还是采用过去的工作方法，不能积极主动的适应现代管理方式，不思创新，遇到困难时，不是束手无策，就是做表面文章，结果把管理现代化搞成了表面化、庸俗化，严重影响了真正实现档案现代化、信息化的建设步伐。 二、对档案管理走向现代化、信息化的几点建议 　　税收档案管理现代化是一个完整的系统，包括现代化的档案管理方式、管理理念、现代化的设备和复合型、高素质的管理人才及相关的社会环境等。因此，地税机关要实现对档案管理的现代化、信息化应主要做好以下几方面工作： 　　（一）思想上高度重视，增强对档案工作的主观能动意识。首先，各级税务部门应高度重视，尤其是各级领导要层层负责，层层抓落实，防止工作流于形式。要把好关，负好责，促宣传，增强全员参与档案工作的主观能动意识。档案工作在一定程度上可以促使各部门间的职能作用得以充分发挥。其次，规范档案工作程序，完善管理制度。加大对档案工作的目标考核力度，制定出符合本单位工作实际的档案管理措施、标准，在规定时间内对各单位进行严格考评，把工作任务、责任量化、细化，分别交予相关单位领导、直接责任人。对于税收征管档案，可采取交叉稽核、清理的办法，组织人员到各纳税户中进行税收检查，对不符合要求的补办档案资料，对合格的档案资料交专人、专室整理归档。对于永久保存的档案在有条件的情况下可统一送印刷厂装订，保证档案美观，便于长期保管。 　　（二）提升档案质量，增强价值意识。所有档案都有价值，但不能保存所有档案。按照档案类别来确定其保存价值，对重复、无保存价值的资料进行清理、销毁，对有参考选用价值的档案文件进行收集、登记、归档，充分实现档案资源的保值增值。　 　　（三）确保充分实现档案综合分析和利用职能，增强服务意识。坚持与时俱进，增强对档案工作的服务意识，其中包括两层含义，即：加强地税机关和税务人员参与档案工作的服务意识；充分发挥档案综合分析职能对税务工作的服务作用。一是要加大对档案工作的投入力度、宣教力度、奖惩力度是体现服务意识的有效途径之一。硬件设施投入方面，建好、维护好档案室是保证档案工作顺利开展的基础性工程，要有效保障档案室及相关设备建设的专款专用，严格执行库房八防措施，尤其要使档案库房的温湿等指标达到国家要求的标准，保证档案保存的质量。在抓好人员服务上，应着重强调对档案工作人员和其他工作人员的岗位责任意识、目标管理意识和奖勤罚懒原则，提高对档案工作的认知性、紧迫性和时代性，使档案人员最大范围地为档案工作站好岗、执好责，继而使档案工作最大限度地为税收中心工作铺好路、服好务；二是要按照档案工作的规律和程序，指导、协调好各文书部门、业务部门的各种档案的立卷和归档工作，对档案进行集中统一管理。注重维护档案的完整与安全，必须抓好档案的收集、整理、保存、鉴定，统计、移交和利用等七个环节，尤其是要抓好税收征管档案的收集、整理、归档，这样才有利于进一步抓好利用档案的环节，使其他环节又服从和服务于利用这一环节。 　　（四）优化配置，加强档案人才队伍建设，增强信息意识。由于种种原因，许多基层税务机关对档案工作的投入较小，加之熟悉税收业务、档案和计算机知识人员又极为短缺，在这种形势下，档案人才问题就显得更加突出。因此，要建立一支有较高政治品质、良好职业道德、渊博学科知识、具有高科技能力的档案干部队伍，任务还十分艰巨。要加强教育培训力度，以现代化的技术要求为准，结合本单位实际情况，有步骤、有计划地对档案人员进行继续教育。从工作岗位和个人基础条件出发，突出重点，尽快解决档案人员的知识结构老化问题，不断进行知识更新，要求档案员不仅掌握计算机数据库的管理技术，还要熟悉档案室情况，及时跟踪、了解档案业务最新领域及其发展情况，使档案人员视野开阔、技术全面，整体素质显著提高，逐步适应档案管理现代化和信息化的需要。　　

浅谈加强电子档案的管理,做好电子档案的利用

浅谈加强电子档案的管理,做好电子档案的利用

【论文关键词】电子档案　电子档案管理　电子档案利用

【论文摘要】 当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。 　　电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。 　 　一、电子档案使用的主要途径 　　电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。 　　1、提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。 　　2、通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。 　　3、直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。 　　 二、加强电子档案管理的重要意义 　　电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。 　　1、加强电子档案管理，有利于节省人力物力 　　在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。 　　2、加强电子档案管理，有利于提高服务质量 　　档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。 　　3、加强电子档案管理，有利于满足多样化需求 　　随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。 　　 三、做好电子档案管理和利用的主要措施 　　由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。 　　1、建立档案利用制度，整合各类档案资源 　　要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。 　　2、规范档案利用方式，避免不可挽回损失 　　电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。 　　3、建立“双套制”模式，确保重要信息完整 　　所谓“双套制”，指的`就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。

如何优化电子档案管理

通过四个方面优化电子档案管理：

1、文件形成部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记，确保其
真实性、完整性、有效性和安全性，并定期向档案管理部门移交；档案管理部门
应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定
电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。

2、为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，从电子文件产生时就应
按照制度要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。

3、归档的电子文件，应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案
部门要确保电子文件能有效机读。

4、档案管理人员应用严格保密档案人员的个人信息以及其他的档案材料的
内容。
希望对你有帮助！