档案电子化管理会议

会议名称：档案电子化管理会议

会议时间：待定

会议地点：待定

会议议程：

1. 会议开场及介绍

- 主持人介绍会议目的和议程安排

- 介绍与会人员

2. 档案电子化管理的背景与意义

- 分享档案电子化管理的背景和发展趋势

- 探讨档案电子化管理对组织的意义和影响

3. 档案电子化管理的技术与工具

- 介绍目前常用的档案电子化管理技术和工具

- 分享成功案例和经验

4. 档案电子化管理的挑战与解决方案

- 分析档案电子化管理过程中可能面临的挑战

- 提出解决方案和建议

5. 档案电子化管理的实施步骤与注意事项

- 分享档案电子化管理的实施步骤和流程

- 强调实施过程中的注意事项和关键要点

6. 会议总结与讨论

- 总结会议内容和收获

- 开展讨论，回答与会人员的问题和疑虑

7. 会议结束

- 结束会议，感谢与会人员的参与

备注：具体会议时间和地点将在后续通知中确定。

电子化公务处理系统应当提供比较完备的档案管理功能其中的主要功能包括什么

电子化公务处理系统应当提供比较完备的档案管理功能其中的主要功能包括鉴定、归档、检索 、保管。

电子化公务处理系统是指运用信息技术手段，将政府公务管理过程中的传统纸质文件转化为电子信息，实现自动化和数字化处理的一种公务处理系统。其主要功能包括：

1、公务申报：公务申报是电子化公务处理系统的一个重要功能，通过系统平台进行在线申报，实现申报流程的全程监控和管理。

2、文件管理：电子化公务处理系统可对各类公文、合同、证明等信息进行在线管理，实现信息共享和查阅。

3、会议管理：该系统可以对会议安排、议题交流和决策结果进行在线管理，实现会议整个流程的数字化记录和追踪。

4、统计分析：通过对各项事务的数据收集和处理，该系统能够生成相关的统计报表和分析结果，支持领导决策和工作评估。

5、审批流程：电子化公务处理系统可以对各类审批流程进行在线管理，实现审核人员之间的协同审批和审核结果的及时反馈。

6、知识库：该系统还可以建立相应的知识库，用于存储和分享与各项公务工作相关的标准、规范、制度等信息资源，提高工作效率和质量。总之，电子化公务处理系统的功能丰富多样，旨在提高公务管理的效率和服务水平，促进政府治理现代化和数字化转型。

电子化公务处理系统的优势

1、信息共享：电子化公务处理系统可以把各部门的信息整合起来，实现信息的共享和协同，提高政府内部工作效率。

2、流程透明：通过在线申报、审批等功能，电子化公务处理系统可以让公务流程更加透明化和规范化，减少人力误差和管理漏洞。

3、资源节约：传统纸质文件需要大量存储空间和人力管理，而电子化公务处理系统可以节省这些资源成本，提高工作效率，并为政府节约开支。

4、数据安全：电子化公务处理系统能够对数据进行备份和加密，保证数据的安全性和完整性，减少因信息泄露而造成的损失。

5、快速响应：通过网络平台的快速响应机制，公民和企业可以随时提交申请，获得及时反馈和服务，提高行政服务水平和效率。

6、环保节能：电子化公务处理系统使用绿色环保的数字化管理方式，减少了大量的纸张、墨盒、打印设备等资源消耗，符合可持续发展的理念和要求。总之，电子化公务处理系统的优势在于提高政府工作效率、减少资源消耗、提高信息安全性和服务水平，也满足当今社会数字化转型和环保节能的需求。

如何加强会计档案管理及财务信息安全会议报告

在会计信息化档案管理中除了上述的安全性问题外,还有一个问题也是极其复杂和困难的,那就是会计信息化档案的维护工作,它要求其操作人员不仅要熟悉计算机软件的相关使用与维护知识,
还应具备一定的财务管理方面的专业技能与计算机硬件知识。培养高素质的维护人员是作好会计信息化档案维护难题的前提,
一方面,要对在职的会计档案管理人员进行继续教育培训,以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则,着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训,提高他们掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能;
另一方面,有意识地引进具备会计学、计算机、档案学和管理学等多方面知识的电算化会计档案管理符合型人才,逐步改变业务人员队伍专业结构单一的现状,满足信息化档案管理工作的需要。
其次是信息化档案存储介质的选择。
会计信息化档案主要是电子档案,对电子档案的保存需要使用一定的存储介质。在保证存储数据稳定安全的前提下,尽可能降低存储成本,并选择使用更加方便的介质。现在数据的存储一般应以光盘存储为主,因为光盘作为一种光存储介质,其存储容量大,DVD光盘甚至可达4GB到8GB,而且有造价低廉、存储时间长、保存方便、对环境要求低等特点。
第三是不同版本财务软件的存储。由于会计准则、会计制度的变化以及其它经济法规的出台,也会导致财务软件版本的不断变化,对于不同版本的财务软件,在存储其会计档案时,一定要将其对应的财务软件一并存储,以防止因为在不同的财务软件版本下会计数据结构的不同而带来的会计档案不能被借阅或者产生某些意料外的错误,影响会计信息系统档案的再利用。
第四是财务软件的选择。在财务软件的选择上,不仅要看软件的功能,还要看软件的开发公司是否具有开发财务软件的资格和能力。此外,还应注意财务软件的兼容性,在软件更新换代后能不能兼容以前版本的财务数据,能否查询浏览以前版本的会计信息化档案。
第五在利用现有软件调用会计信息系统档案时,要注意操作时间与会计期间的不同,即在查账和用账进行系统注册时,需以系统时间进行注册;当调用历史档案时,再修改会计期间的会计年份和会计月份,以查询相应的历史资料库。只有这样,才能保证操作日志中的跟踪是有意义的。
第六是信息化档案管理中的硬件设备。
随着计算机软件和硬件的不断发展与升级,许多配置落后的计算机将无法运行新的软件,面临淘汰
,但新的计算机又不能运行老的软件,无法查询过去的会计信息化档案,给查询工作造成麻烦。
因此,应在计算机软硬件更换的时候做好记录,并将淘汰替换下的硬件和相关说明文档一并存
档,以便在需要调阅前期档案的时候更加方便。

规范会计档案立卷。
装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮,封粘装订线,并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。
装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中,必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账,活页账簿必须将空白账页取出,已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”,与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘,由会计人员在封粘处加盖印章。移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。
年度终了必须将会计报表逐页编制序号,分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表” 。

规范会计档案保管。

已建立综合档案室的单位,财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续,将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位,会计档案暂由财会部门妥善保管,但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已离任的会计人员,其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管,不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门,其会计档案应交上级档案室保管。凡未移交的单位或个人,应立即办理移交手续。

规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。

各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起,会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案保管期满需销毁时,由本单位会计档案管理部门提出销毁意见,会同财会部门共同鉴定,严格审查后,编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁;企业单位经企业领导审查,报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出另行立卷,由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时,应由会计档案保管部门和财会部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前,应认真清点核对,销毁后,应在销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告单位领导。

加强会计人员岗位培训,提高会计档案的案卷质量。
会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度
,决定了会计档案案卷质量的高低。
因此,必须将会计档案管理及操作技能的培训,纳入会计人员上岗前的培训中,从会计档案整理的基础业务学起,使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能,进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

完善会计档案管理的各项规章制度,严格办理会计档案移交手续。
实行会计委派制的地区和部门,除了建立会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度外,还应根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》,结合实际,制定会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等,确保会计档案收集的齐全完整。在向委托单位移交档案时,交接双方的监交人、会计人员、报账员、档案员应同时办理交接手续,并加盖公章,清点会计档案是否齐全完整、账目是否相符,案卷整理质量是否规范。交接凭据应一式三份,双方单位
各自保留一份,存档一份。

加大会计档案的监管力度。
结合实际,进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务检查中,将会计档案的规范化管理纳入其中,以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。

如何加强现代教育技术档案管理

一、加强现代教育技术档案管理具有重要的意义加强现代教育技术档案管理，首先是加快学校教育现代化发展的需要。现代教育技术档案是教育教学的有机组成部分，是教育创新体系的重要载体，也是推动教育水平再上新台阶的基础性发展依据，对学校发展现代教育技术有着重要意义。其次是提高学校教育教学质量的需要。在加快教育现代化发展的过程中，教育资源越来越呈现出信息面广、容量大的特点。教育资源是加快学校发展的重要财富，对全面提高教学效率和教学质量具有重要的意义。如何有效地保存和利用教育资源、更好地为教育教学服务，成为新形式下亟需研究和解决的重要课题。因此，学校需要增强这方面的意识，将教育资源纳入现代教育技术档案管理，作为推进素质教育的一项基础性、配套性工作抓紧、抓好。二、健全现代教育技术档案管理网络，规范管理机制首先，要健全管理网络。现代教育技术档案管理工作涉及面广、头绪多，因此需要加强协调管理。可由区级电教部门分管，学校成立现代教育技术档案管理工作领导小组（一般业务校长任组长，教务处、电教中心等部门分工合作，专人管理）。为提高档案管理水平，区电教部门可定期对档案管理人员就相关知识和技能进行培训，以不断提高工作人员的业务水平。并通过借鉴外地先进管理经验，鼓励其积极探索现代教育技术档案管理工作的新方法、新路子，促进现代教育技术档案管理。其次，要建立建全管理制度。为规范现代教育技术档案管理，需要制定相关规章制度。如：《现代教育技术档案管理工作制度》、《现代教育技术档案管理工作人员岗位责任制》、《软件借阅制度》等，通过制度来规范管理行为。三、优化现代教育技术档案管理环节，提高管理水平

现代教育技术档案管理要始终贯彻为教育教学服务这一中心思想，在日常教学中不断充实现代教育技术档案内容，确保档案材料的完整性和连续性。通过不断探索，潍城区确定了两种较为科学有效的管理模式：

第一，文字档案———即记录在纸质上的文字材料。潍城区通过制定《潍城区现代教育技术档案管理细则》，使各校进一步明确现代教育技术档案的内容和管理要求。《细则》中对需要学校建档的内容作了详尽要求：

第一，现代教育技术档案要单独建档，所有档案材料按要求分类立卷，建档时间原则上应从学校开展电化教学之初开始；

第二，学校设立现代教育技术机构要有上级批文和学校公布的文件；

第三，学校现代教育技术制度及其发展规划、计划、会议记录、总结等要分类立卷；

第四，学校各种评奖活动及评比的标准、表彰记录要立卷；

第五，关于现代教育技术的研究、观摩课、公开课、经验交流会等要在学校计划中有安排，通知、活动材料、评议记录和总结等要齐全；

第六，研究课题要有立项申请、批文、研究计划、方案、实验材料、课题阶段性总结、结题报告、成果鉴定等；

第七，多功能教室（计算机室、语音室、多媒体教室、卫星地面接收站、电子阅览室、电子备课室等）使用记录、电教教材借还记录（记录要详细，按教师编号单独记录，包括借还日期、签名等）要立卷。

另外，《细则》还对校园网、学校开通因特网、网站等档案材料也作了具体要求。

第二，电子档案———即将文件、音视频及教学软件资料做成电子文档存贮于大容量服务器中，通过专门的管理系统，供师生查阅、浏览、使用的各种材料。从建立电子档案的必要性看，由于受各种因素影响，文字档案的使用有一定的局限性，借阅程序繁琐，使用面窄，不能及时、充分地发挥档案的功能。而电子档案具有文字档案无法比拟的优越性，最大的优点就是便于查询和共享，能极大地提高档案的使用效益。从建立电子档案的可行性看，实现档案管理电子化对学校现代化教育设施要求比较高，可先在条件具备的学校试点，然后逐步推广。从电子档案管理办法看，学校可将电子档案作为校园网软件库建设的一部分，通过专门软件对电子档案进行统一管理使用。学校可先将现代教育技术档案材料、教育教学资料等镜像到服务器，而后再分类整理，如设备档案、软件资料目录档案等。其中，设备档案包括硬件设备档案和软件设备档案；资料档案包括现代教育技术文字资料目录及档案材料。最后由专业技术人员将档案目录与其内容链接，教师即可通过校园网查看所需要的内容。四、优化中心环节，提高现代教育技术档案利用率建档管档的最终目的在于应用。以潍城区省级现代教育技术示范校潍坊五中为例。该校的现代教育技术档案管理科学规范、文字档案齐全，成品软件或教师自制软件实行“拿来主义”，方便了课堂教学；该校电子档案显示出强劲的优势。在该校，教师可以随时进入现代教育技术档案管理系统查阅浏览档案资料，学为己用。现代教育技术档案管理的突出应用更体现在实验课题的研究上。该校承担的中央电教馆《电化教育促进中小学由应试教育向素质教育转轨的实验研究》课题子课题《运用电教手段强化学生在课堂教学中的主体地位》的实验与研究，正是借助于出色的档案管理顺利结题，实验成果现已被广泛应用，极大地丰富了教学方法和教学内容，对优化教学过程、提高课堂效率、推动学校教学质量的快速提高起了重要作用。五、结束语现代教育技术档案管理工作作为学校软件建设的重要组成部分，必须管理规范。同时还要不断探索新形式下现代教育技术档案管理工作的新特点，努力细化档案管理工作的各个环节，大力推行电子档案管理模式，并在档案的使用上下功夫，以推动学校现代教育技术的快速发展。

怎样做好档案管理

档案管理规定

一、档案管理
（一）凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。
（二）文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。
（三）档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。
二、文书档案管理
（一）归档范围
1、行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。
2、组织人事\教育培训类：员工变动表、花名册、教育培训卡。
3、会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。
4、质量管理类：质量管理方面的制度。
5、技术类：产品及生产方面技术文档。
6、销售纪事类：公司大规模的销售活动纪事。
（二）文书的档案立卷
1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。
2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。
3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文，放在请示年立卷；跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。
三、归档时间
公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表，根据各自不同的时限要求及时上缴总经理和人力资源部；其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门暂时保管，月底统一汇总到人力资源部。会计档案由财务部自行保管。
四、档案的借阅及销毁
（一）借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。
（二）会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。
（三）定期对档案进行鉴定，准确地制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案，登记造册，经人力资源部负责人审核，报公司领导批准后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字。