照片档案电子化管理系统

照片档案电子化管理系统是一种通过数字化技术将照片档案转换为电子形式，并进行管理和存储的系统。该系统可以帮助机构或组织更有效地管理和利用大量的照片档案。

照片档案电子化管理系统通常包括以下功能：

1. 扫描和数字化：将纸质照片档案通过扫描设备转换为数字图像，并进行图像处理和优化。

2. 元数据管理：为每张照片添加元数据，如拍摄日期、地点、人物等信息，以便于后续的检索和组织。

3. 检索和搜索：通过关键词搜索、日期范围、人物等条件来检索和查找照片，提高检索效率。

4. 分类和组织：将照片按照不同的分类、主题或项目进行组织和分类，方便管理和浏览。

5. 存储和备份：将照片档案存储在可靠的服务器或云存储中，并进行定期的备份，以防止数据丢失。

6. 共享和协作：支持多用户同时访问和编辑照片档案，方便团队之间的协作和共享。

7. 安全和权限控制：通过设置用户权限和访问控制，保护照片档案的安全性和隐私。

照片档案电子化管理系统的优点包括提高档案管理效率、节省存储空间、方便检索和共享，同时也减少了纸质照片档案的损坏和丢失风险。

档案管理系统解决方案

档案管理系统可以为企事业单位提供完整的现代化档案管理解决方案，解决传统档案管理耗时长、工作量大、易出错等痛点、难点，是一个功能强大、平台一体化的信息管理系统，具有以下亮点：
1、高效整合资源，发挥档案价值
通过数字化智能抓取与实时归档，对繁琐的档案信息进行收集与整合，实现档案信息资源的集中管控，促进档案的增值利用。
2、规范档案管理，降低管理成本
自动化、标准化、规范化档案全生命周期管理，解决传统管理方式导致的耗时长、工作量大、易出错等问题，提升档案管理效率。
3、信息安全管控，规避档案风险
多重档案信息安全管控机制，严格文档使用权限与安全控制，档案使用全过程信息化可追溯，规避档案信息遗失、泄漏等风险。
4、数据互联互通，构建资源平台
基于统一的数据标准，打破信息壁垒，将分散的档案数据统一汇总、集中处理，构建完整的档案资源信息共享服务平台。

有没有什么好的档案管理软件呢

轩恩软件、润普软件、泛微、晨科档案、i人事。以上档案管理软件功能齐全，支持自定义模块编辑，值得推荐。

1、轩恩软件：提供用户完整的电子档案管理和网络查询利用，也可以与本单位的OA办公自动化或MIS信息管理系统相结合。可管理各类形式档案：文书档案、人事档案、照片档案、实物档案、会计档案、基建档案、工程档案、客户关系档案等等。

2、润普软件：主要包括收文管理、行文管理、合同管理、档案管理、查询管理、用户管理、系统维护等七大模块。可以存储并读取各种格式的电子文档。内置完备的打印格式，并可自定义打印格式，各类登记簿实现了流水、满页打印。

3、泛微：软件内置完备的打印格式，并可自定义打印格式，各类登记簿实现了流水、满页打印。可设置为网络版，实现局域网或广域网上多台计算机数据库的共享。支持打印、读取条形码，支持读取员工卡，为档案文件的借阅登记提供了更多方便。

4、晨科档案：支持收文序号由电脑自动编号，收文序号打印在收文登记簿上和收文批阅承办笺的右下角，便于向各部室分发文件时检索。如果收文登记簿或批阅承办笺不慎损坏或丢失，可从数据库中调出补充打印。

5、i人事：可打印的内容包括：归档文件目录，归档文件目录封面，归档文件封面、备考表、档案移交清单等。支持数据采集、类目设置、分类排序、数据校检、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能。

电子档案系统应包括哪些功能

电子档案系统应包括哪些功能

档案管理系统主要功能：档案流水化采集功能实现多人多客户端对多本档案同时进行扫描采集功能，并按操作角色进行分工及权限管理。以下我为大家整理了电子档案系统的功能，希望对大家有所帮助！

1、档案类型管理：

可自由定义档案的管理类型及其架构，符合国家标准。

2、档案属性管理：

属性分为系统标准属性与可由用户自定义的附加属性，并可根据分类进行继承，并且可以调整自由匹配列表显示属性，实现客户对于不同类型档案（如实物档案和照片档案）属性管理的需要。

3、档案信息的采集：

提供属性新建、扫描新建、网页新建、批量新建等多种档案录入功能。支持Excel表格导入形成案卷与卷内目录以及数字文件的根据题名、档号、顺序号等对应信息批量对应上传的功能。

4、归档编辑功能：

文件归档编辑功能，综合档案的录入、纸质扫描文件的引入、电子文件的引入、批量录入、批量修改、综合档案表格打印等，在一个界面上，即可实现从文件到档案的全过程。

不同的用户可根据被授予的权限，在不同的文件管理分类中分散进行整理工作，亦可利用归档编辑功能实施集中整理，甚至根据管理需要，采用混合模式对归档文件进行整理，大大地提高了档案管理人员的工作效率和管理的灵活性。

5、权限管理：

针对不同管理对象（如不同的电子案卷）可采取不同的权限控制，提供使用权限以及接触密级权限的二维权限管理。

6、编号管理：

档案注册可自动生成归档编号、统计文件数及页数，完成档案归档

7、档案借阅申请：

当只有条目阅读权，但需要查看信息的内容时，可向该条信息的管理员申请借阅电子文档。

8、档案利用统计：

有权限的用户可随时对文档的利用情况、利用明细以及利用排名等信息进行可自定义事件、借阅人等范围的统计。不仅掌握文档资料的利用情况，还能统计文档的使用热度。

9、档案检索：

持按关键字搜索、限定属性的组合条件搜索以及全文搜索。

10、过期档案管理：

根据国家法规和行业规章，档案都是有保管期限的，超过保管期限的档案实体可以销毁。对于电子档案，超过保管期限时，可以注销，也可以删除，但如果存储空间许可，注销或转移保存更为可取。

电子档案存储管理制度

第一章 总 则

第一条 为了加强电子文件的存储管理，保障电子档案的安全保管，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件存储与管理规范》〔GB/T 18894-2002〕、《重庆市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和有关法规、国家标准、行政规章，结合重庆市实际制订本制度。

第二条 本制度参照重庆市电子档案管理技术标准执行。

第三条 本制度以维护电子档案的真实性、完整性、有效性为原则，保证电子档案的安全性和可利用性。

第四条 基本术语解释

（一）电子文件是指法人、其他组织和个人在公务活动中形成的数字形态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字(比特)形态表现，通过编码和解码来输入和输出。

（二）电子档案是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件存储管理规定处理并且已经存储的电子文件。

第二章 电子档案的存储

第五条 电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性、信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准、算法也不同，所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性：

（一）字处理文件

1、TXT文档可以作为电子档案直接存储。

2、XML文档可以作为电子档案直接存储。

3、对于其它类型的文档，如果无法转换为XML或TXT格式，则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。

（二）图像文件

1、TIFF格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。

2、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。

3、其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。

4、对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。

5、由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。

6、由缩微胶片扫描仪获得的电子档案，对于16mm胶片来说分辨率不低于200 dpi，对于35mm胶片来说分辨率不低于600dpi。

（三）图形文件

1、图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。

2、存储时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，对相关软件及各种数据信息应一并存储。

（四）影像文件

1、MPEG格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。

2、对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存储。

（五）声音文件

1、WAV格式声音文件可以作为电子档案直接存储。

2、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。

3、对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。

（六）多媒体文件

1、多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。

2、多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存储。

（七）数据库文件

1、数据库文件DBF格式可以作为电子文件直接存储。

2、对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。

（八）超文本文件

1、超文本文件包含的信息较多，存储时注意数据的完整性。

2、信息完整的超文本文件可以作为电子档案直接存储。

3、超文本文件依赖的计算机软硬件信息应一并存储。

（九）计算机程序

1、计算机程序可以作为电子档案直接存储。

2、计算机程序依赖的软、硬件平台说明应一并存储。

（十）数据文件

1、数据文件的类型较多，包含以上所示的多种类型，具体类型的存储办法参考以上各类型的存储办法。

2、数据文件应对数据来源进行说明并一同存储。

第六条 对电子档案的说明性文档一律用TXT文档编写。

第七条 在符合软、硬件平台条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。

第八条 电子档案中涉及的`口令、密匙、权限管理说明等应同电子档案一并存储。

第九条 保存与纸质等档案内容相同的电子档案时，要与纸质等文件之间互相建立准确、可靠的标识关系。

第十条 用扫描仪、视频压缩卡等设备获得的电子档案，如果采用非标准算法，则应将相关软件一并存储。

第十一条 计算机系统运行和信息处理等过程中设计的各类参数、管理数据等应与电子档案一同存储。

第十二条 电子档案应该拷贝到耐久性的载体上，一式3套，一套封存（A），一套供查阅利用（B），一套异地保存（C）。对于加密的电子文件，则应在解密后再完成上述工作。

第十三条 在相同条件下，电子档案的存储载体的选择应优先考虑可靠性和先进性。本标准推荐的存储载体是：只读光盘、磁带等。禁止使用软磁盘作为电子档案的长期保存载体。

第十四条 对于具有稳定可靠的网络环境的单位具体要求：

1、电子档案应存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取磁盘镜像、双机容错等备份措施。

2、内部局域网要有可靠的安全防范措施和管理制度，系统设备更新时必须制定严格的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。

第十五条 电子档案的保管要求除应具备纸质档案的一般要求外，还应符合下列条件：

1、存储载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，作到防尘、防变形，避免阳光直接照射。

2、环境温度选定范围：17---20℃，相对湿度选定范围：35%--45%。

3、存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离，远离热源。

第十六条 电子文件存储时必须检查病毒及其他危害计算机的隐患，对于不能清除隐患的电子文件不得存储。

第十七条 存储电子档案的光盘应放入盒中存放，A、B两套电子档案应分开保管。

第十八条 电子档案的有效性保证：

（一） 随着计算机技术和设备的更新发展，存储载体或电子档案数据会出现兼容性问题。

1、存储载体出现兼容性问题时应更换先进、可靠的存储载体进行复制。

2、电子档案数据出现兼容性问题时应对电子档案进行升级转换并进行复制。

3、复制后旧版存储载体应至少保留四年。

（二）刻录光盘时采用整盘刻录（disk-at-once recording）方式，不得使用多段刻录（multiseion recording）等方式。推荐使用的刻录软件为： NERO BURNING6、WINONCD6以上版本。

（三）对磁性载体每2年、光盘每4年进行一次有效性、安全性检查，对存储载体的寿命、存储载体的兼容性、电子档案的兼容性等问题进行抽查，抽检率不得低于30%，发现问题要及时补救。

（四）存储在磁带上的电子档案，每年应倒带一次，五年转存一次。

（五）检查、拷贝、转换等情况要做好登记。

档案数字化具体流程是怎样的？

所谓档案数字化是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会或行业对档案利用的需求。
1、数字化加工流程
　　纸质档案数字化加工的基本环节主要包括:档案整理、档案扫描、图像处理、图像质检、档案装订、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
2、数字化建设的目标
　　数字化建设的目标是使档案馆(室)现有的档案文件资料全部实现数字化处理，建立健全档案目录数据库、现行文件全文数据库和多媒体数据库(照片、音频、视频等)，通过数据接口和政务办公系统连通，用先进的数字化档案管理系统提供安全、高效的管理和利用，实现真正的资源共享。
3、数字化的意义
1)提高工作效率，降低档案利用成本
　　数字化加工项目完成后，社会公众(开放档案)和单位的各级领导、各部门或下属单位都能通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据原文(件)信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。
2)最大限度保管和保护库存档案实体安全
　　由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理，不仅占用了大量的库存空间，而且利用仍需到库房，管理成本高，档案易受损，如纸张发黄、发粘、发脆等。因此目录级档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题。实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存档案的调阅次数和复印次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护，确保档案实体安全。
3)阳光政务提升形象
　　库存档案实现数字化、电子化管理，既是各级档案管理部门贯彻科学发展观，又是促进档案管理信息化、现代化的具体举措;既是实际工作的需要，也是亮点工程。是一项利国利民具有重要意义的事情。数字化项目完成后，不仅档案管理和利用手段实现了现代化，档案利用效率大大提高，档案发挥的作用显著，还可以大大提升单位形象，符合政府和企事业单位各项工作科学化、规范化、网络化、信息化的整体发展要求。