会计档案电子化管理研究

会计档案电子化管理是指将传统的纸质会计档案转换为电子形式，并利用信息技术手段进行管理和存储的过程。这种管理方式可以提高会计档案的管理效率和安全性，减少存储空间和成本，便于信息的检索和共享。

会计档案电子化管理的研究主要包括以下几个方面：

1. 技术研究：研究如何将纸质会计档案转换为电子形式，包括扫描、数字化、OCR（光学字符识别）等技术的应用，以及电子档案的存储、备份和恢复等技术问题。

2. 安全性研究：研究如何确保电子会计档案的安全性，包括数据的加密、权限管理、防火墙和安全审计等技术的应用，以及电子档案的备份和灾难恢复等安全措施。

3. 管理流程研究：研究如何设计和优化会计档案的电子化管理流程，包括档案的录入、分类、索引、检索和销毁等环节，以及与其他系统的集成和数据交换等问题。

4. 法律法规研究：研究电子会计档案管理的法律法规和政策，包括电子签名、电子证据的法律效力，以及电子档案的保存期限和合规性等问题。

5. 绩效评估研究：研究电子会计档案管理对企业绩效的影响，包括管理效率的提高、成本的降低、信息的准确性和及时性的提高等方面的评估。

通过对这些方面的研究，可以促进会计档案电子化管理的发展，提高会计工作的效率和质量。

会计档案电子化的意义

尤其是疫情期间，优化和拓展“非接触式”电子凭证的必要性更为凸显，而当下企业会计档案管理工作面临困扰：

会计档案量大，会计凭证、合同、报告等材料多；
流程管理体系未拉通，不利档案整体管理；
没有纸质档案与电子的索引关系，查阅繁琐困难；
无监督、易丢失、被篡改损毁，无法保证完整性。
在归档过程中，对于档案移交、上架、盘点、销毁等，企业如何实现高效在线管理呢？解决方案，详见下文。

档案系统体系：财务“云”端化

云计算、云共享等技术愈发成熟，加速企业会计管理信息化进程，如何在“无纸化时代”云领风骚？！财务云档案管理系统的出现，恰是市场大浪淘沙后的一粒“金子”。

财务云档案管理系统灵活对接企业前端业务系统，实现财务档案与业务环节拉通，档案自动采集，且电子档与实物档保持信息一致。除了作为独立系统的解决方案，还可以与财务共享中心结合，形成综合解决方案，互补增强。

会计电算化档案管理的要求

计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记账的重要工作。采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，必须符合国家统一会计制度的要求;如果采用中文或中外文对照，字迹一定要清晰。这些作为会计档案保存的资料，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

一、电算化会计档案管理概述

电算化会计档案包括以磁性介质存储在计算机中的会计数据，以及计算机打印输出的书面形式的会计数据，还有会计软件系统开发运行过程中编制的各种文档程序和其他会计资料。

存储在计算机中的会计数据，以及计算机打印出的书面形式的会计数据，其保存期限应与《会计档案管理办法》中规定的相应会计数据(书面形式的会计财簿、报表)相一致。

会计软件及相关文档资料，保管期截止到该软件停止使用或有重大更改之后的5年。

二、记账凭证的生成与管理

计算机替代手工记账后，记账凭证的生成有两种方式：

1.将原始凭证直接录入计算机，由计算机打印输出。在这种情况下，记账凭证上应有录入员、稽核人员的签名或盖章、会计主管人员的签名或盖章。收付款记账凭证还应由出纳人员签名和盖章。打印生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证，按《会计人员工作规则》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。

2.手工事先作好记账凭证，向计算机录入记账凭证，然后进行处理。在这种情况下，保存手工记账凭证与机制凭证均可。

计算机与手工并行工作期间，可用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。

此外，在保证记账凭证清晰的前提下，计算机打印输出凭证中的表格线可适当减少。

三、会计账簿、报表的生成与管理

计算机替代手工记账后，财政部对会计账簿和会计报表的书面打印有明文规定，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。但财政部的规定同时考虑到计算机打印的特殊情况，在会计资料生成方面作了一些灵活规定，包括：

1.现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，如果受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的'活页账页装订成册的办法;如果每天业务量较少，不能满页打印的，也可按旬打印输出。

2.一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印;发生业务较少的账簿，可满页打印。

3.在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。

4.在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中的表格线可适当减少。

6.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，并将其作为会计档案保存的单位，如果不再定期打印输出会计账簿，必须征得同级财政部门的同意。

8.各单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用，在向外单位提供利用时，档案原件原则上不得外借。

9.各单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。

四、电算化会计档案的基本要求

1.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，最好放在两个不同的建筑物内。

2.采用磁性介质保存会计档案的，要定期进行检查，定期复制，防止由于磁性介质损坏而导致会计资料丢失。一般来说，软盘的存放环境，温度4oC-50oC，相对湿度8%-83%，磁场强度50奥斯特。

3.严格执行安全和保密制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

4.各种会计资料，包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位。

5.经领导同意借阅的会计资料，应履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查病毒，防止感染病毒。

6.大中型企业应采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量避免采用软盘存储会计档案。

7.存有会计信息的磁性介质及其他介质，在未打印成书面形式之前，应妥善保管并留有副本。一般说来，为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复，这些介质都应视同会计资料或档案进行保存，直至其中的会计信息完全过时为止。

8.对存档的会计资料要检查记账凭证上录入人员的签名或盖章、稽核人员的签名或盖章、会计主管的签名或盖章，收付款记账凭证还应具备出纳人员签名和盖章等。

9.对违反会计档案管理制度的人员，应该进行检查纠正，情节严重的，应报告本单位领导或财政、审计机关严肃处理。会计档案应该由专人负责。

模拟练习

【例题1·判断题】会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。( )

答案：√

【例题2·判断题】会计核算软件中采用的各级会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。( )

答案：×

【例题3·单选题】下列职责中，( )岗位是不相容职责。

A.电算化主管与审核

B.凭证录入与修改

C.凭证录入与审核

D.电算化主管与记账

答案：C

【例题4·单选题】操作人员要严格遵守计算机的操作程序，并遵循( )的要求。

A.操作制度

B.机房管理制度

C.会计制度和会计准则

D.会计电算化

答案：C

【例题5·多选题】会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机以及会计核算软件的工作岗位。大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，可以考虑设立如下岗位( )。

A.电算主管

B.审核记账

C.电算维护

D.数据分析

答案：ABCD

【例题6·多选题】电算化系统中恢复功能是系统非常重要的基本功能，进行这一工作时应当( )。

A.所有人员均有恢复权

B.检查备份日期

C.恢复往年资料前备份当前资料

D.指定专人操作

答案：BCD

会计档案电子化的缺点

1、会计档案载体：由于电算化会计实施时间不长，财会人员和单位领导对其不甚了解，缺乏对应经验，没有进行档案载体的妥善保存，导致电子数据的损坏或丢失，影响会计档案的完整性；

2、缺乏必要的计算机维护、网络安全人才：电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，会计人员仅学会了操作，而不懂管理与维护；

3、一些会计人员仅将电算化看成自动运算做账的工具，而忽视了其他功能，缺乏对会计电算化档案管理的重视和业务指导，妨碍了电子文件、数据的归档；

4、会计档案管理制度不完善：没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。

会计电算化对行业财务管理的影响研究 论文该怎么写

一、前言
随着科技的不断发展，会计电算化取得了全面的发展。会计工作是对经济的反映和监督，会计电算化的实现，是会计自身改革和现代管理的要求，也是社会发展的必然结果。信息技术的发展给会计电算化提供了强大的支撑，使会计电算化进入了一个快速的发展期。会计电算化能够降低财会工作人员的劳动强度，规范会计管理，提高财会工作效率，促进财会的体制改革，促进会计工作向管理型的转变。会计电算化会对会计岗位、会计核算、会计监督、会计监督、财务管理产生巨大影响。
二、会计电算化对会计岗位的影响
传统的会计工作，一般根据企业的大小和核算的需要来安排相应的会计人员和设置会计部门。而实行会计电算化后，会计的岗位、职责、分工发生了变化，科学合理的设置会计岗位，需要将数据录入、数据审核、数据的复审、系统的维护、系统的管理、审查分析等分开设置，将分工进行明确化。这样就形成将系统管理岗位作为核心的岗位体系，会计人员可以参与到企业的经营活动中，核算过程和业务过程不再有传统会计方式的隔阂，即会计工作不再只是一个独立于其他部门的机构，而是企业各个部门都可以参与其中一种管理方式。
三、会计电算化对核算的影响
会计电算化的核算工作是利用计算机进行核算，与传统的手工核算一样都需要原始的数据和资料，但是会计电算化根据计算机内部的程序来进行运算，速度非常快，容量也很大，会对传统的核算方式产生影响。
1.使核算速度提高
传统的几张方式，每笔业务都需要工作人员填写收付款凭证，出纳再进行登记，然后工作人员根据凭证经审核后再登记到总账、各种明细账，不仅工作量大，还特别耗时。每个月末还需进行对账等工作，年末还需进行总账的核对等工作，工作量巨大。但是应用会计电算化后，每笔业务只需要通过计算机填写一张记账凭证，经审核后，其他操作都可以通过计算机在很短时间内完成，月末和年末的会计核算工作也可以通过计算机很好的完成。
2.使核算的准确率提高
传统的记账方式，要做大量繁琐细致的工作，难免会出现错误，导致账务出现差错，发现错误后也要花非常多的时间去找出错的地方，只有找到错误更正之后才能进行下一步工作。而实现会计电算化后，只要在录入数据时候能够保证准确，剩下的计算工作计算机一般都不会出现差错，能够使核算的准确率有很大的提高。
3.使会计账簿查询更方便
电算化的账簿和传统的手工账簿形式基本一致，但手工账簿有活页账簿和订本账簿，而电算化账簿没有。会计电算化的账簿比传统的手工账簿有很多优点，在管理上更规范、更科学，由于计算机的强大的计算和存储功能，可以使明细账的查询等工作方面、迅速的进行。
4.对会计档案的影响
传统的手工工作喜爱，会计档案是企业中的重要证据和史料。要做好装订、整理、保管等工作。会计电算化实行之后，一般有两种方式来保存资料，即定时打印出数据和资料来进行保存，还有就是存储到电子设备中。在管理上要定期的把企业相关的财会数据和资料复制到磁盘中，防止计算机因为损害而使其中的数据丢失，在保管时要注意多留一个备份，存放于两个地方，增加其安全系数。在保存地点上应注意远离磁场，定期检查备份，防止其损坏而造成数据和资料的丢失。
四、对会计监督的影响
会计电算化的应用能够加强了对财会管理的监督，但同时由于电算化的一些不可避免的缺点也存在一些问题，虽然会计电算化进行核算工作实现了精细化、精确化、及时性能够有利于监督，但是如果应用不当，或是系统受到病毒、黑客攻击，都会给企业造成很大的损失。所以在会计电算化的背景下，要完善相应的会计监督机制。要完善电算化的管理制度，包括计算机的使用权限、软硬件的管理等。相应的操作人员必须做好安全工作，注意对数据的备份，可以请专门的安全公司来保证公司电算化操作的安全。
五、对会计工作人员的影响
1.使财会人员的劳动强度降低
传统的会计工作人员工作由于工作任务量非常大，非常繁忙，也没有时间来学习相关的业务知识，这样影响到了会计工作人员整体业务水平和素质。而实现会计电算化后，财会工作人员的任务量比之前要少很多，使他们有更多的时间才学习相关的知识，参与企业的其他活动。
2.对财会人员的综合素质有更高的要求
随着会计电算化的逐步推广，如果相关的财会人员计算机知识不够，那么就很难胜任现在的工作。虽然现在很多的财会人员能够进行一些基本的电算化操作，但是并不能满足现代会计电算化的需求。尤其是对会计主管人员要求较高，必须有足够的计算机使用和维护知识，还要防止计算机受到病毒感染，防止数据的丢失；另外还要能够熟练的进行数据处理、统计分析、查询备份等工作。相关的财会人员要不断的学习新的知识，拓宽自己的知识面，努力提高自己的综合素质。
六、对企业财务管理的影响
企业的财务管理，是指在国家法规、法律、政策和方针的知道下，根据企业对资金的需求和经济发展的规律，有组织的对企业的财务工作进行管理，是企业管理工作中的一个重要组成部分。企业的财务管理贯穿于企业管理的整个过程，在企业的管理工作中属于核心地位，企业的财务管理水平直接影响着企业的正常运行和发展。尤其是在市场经济日益发达的今天，企业投资风险加大，企业财务管理的作用越来越大，而传统的财务管理制度已经不能适应现在企业的需要。
会计电算化的实现对企业的财务管理工作有着较大的影响。在传统的财务管理方式下，企业的财会工作人员面对着繁琐的数据和计算问题，往往不能很好的完成工作，造成分析的结果不够准确，不能发现存在的问题，同时由于计算的速度问题，也不能保证分析的时效性。应用会计电算化后，能够很好的克服传统方式的不足，相关的系统能够将数据很快的进行分析，并且通过图表展示出来，使结果直观明了，也可是实现对数据的各种比较工程，能够为企业的相关决策提供可靠的信息支持。
七、结语
综上所述，会计电算化给传统的会计工作方式带来了很大的影响，突破了之前财务工作的局限。会计电算化能够降低财会工作人员的劳动强度，提高财会工作效率，规范会计管理，促进财会的体制改革，促进会计工作向管理型的转变。所以相关企业和工作人员，要重视对会计电算化的应用，积极学习，推动企业财务工作的不断发展。