档案条

档案的封存是个人档案从单位转出前的最后一个环节。
首先根据档案法的规定，核对卷宗内的材料，然后在档案的封面上写上卷宗内材料的类别。在确认档案材料没有问题后，密封档案开口，然后由密封条单元将密封条贴在主开口处。最后，档案密封条的边缘会加盖公章。一般比较严谨的单位会在作品集的所有粘合部分加盖公章，加盖的公章数量不一，基本上至少两个以上，有的会更多。主要是防止有人私自打开文件。

山东省档案条例(2004)

第一章 总则第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，发展档案事业，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称档案法）和《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称档案法实施办法），结合本省实际，制定本条例。第二条 本条例所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、医学、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。第三条 本省行政区域内的国家机关、社会团体、企业事业单位和其他有关组织（以下统称单位）以及个人从事档案活动，均应遵守本条例。第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，建立健全档案机构，将档案事业建设列入本地区国民经济和社会发展计划，保障发展档案事业所需经费并列入财政预算。第五条 单位必须加强对档案工作的管理，为档案工作提供必要的条件，保障档案工作正常开展。第二章 档案机构及其职责第六条 省档案行政管理部门主管全省档案事业，对全省档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导。
设区的市、县（市、区）档案行政管理部门，主管本行政区域内的档案事业，对单位的档案工作实行监督指导。
乡（镇）人民政府和城市街道办事处应当配备专（兼）职档案工作人员负责管理本机关的档案，并对所属单位和村民委员会、居民委员会的档案工作实行监督指导。
村民委员会、居民委员会应当在本区域内开展档案收集、整理、保管和利用工作。第七条 综合档案馆按照县级以上行政区划分级设置，负责接收、收集、整理、保管和提供利用分管范围内各种门类的档案以及其他可以由综合档案馆保管的档案。第八条 专门档案馆和部门档案馆的设置，应当符合全国档案馆设置原则和布局方案，根据省档案行政管理部门的统筹规划，由同级档案行政管理部门审核后，报本级人民政府批准。
专门档案馆负责接收、收集、整理、保管和提供利用专门领域或者特殊载体形态的档案。部门档案馆负责接收、收集、整理、保管和提供利用本部门及其所属单位形成的档案。第九条 企业档案馆的设置由企业自主决定。事业单位档案馆的设置，应当经过其主管部门批准。
企业事业单位档案馆负责接收、收集、整理、保管和提供利用本单位及其所属单位形成的档案。第十条 单位应当设置档案机构或者配备专（兼）职档案工作人员，负责集中统一管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督指导。第十一条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备相应的档案专业知识、接受继续教育和岗位培训。
管理属于国家所有的档案的工作人员应当持证上岗。第十二条 档案中介机构应当依法设立。
档案中介机构可以从事下列档案业务：
（一）档案业务咨询；
（二）档案整理；
（三）档案价值评估；
（四）档案技术服务；
（五）档案寄存保管；
（六）营业执照核准的其他档案业务。
档案中介机构应当遵守法律、法规、规章的规定并接受档案行政管理部门的监督。第三章 档案管理第十三条 单位及其工作人员在公务活动中形成的文件材料，按照国家和省有关规定应当归档的，单位文书或者业务部门必须收集、整理，并按照规定时间交本单位档案机构和档案工作人员集中管理。任何个人不得将应当归档的材料据为己有或者拒绝归档。
任何单位或者个人不得伪造档案。第十四条 实行档案登记备案制度。档案行政管理部门应当对单位从事档案工作的机构、库房设备、档案藏量以及其他应予登记备案的事项进行登记备案。第十五条 举办重大经济、政治、科学、文化、教育、体育、民族、宗教等活动的，主办单位应当事前通知同级档案行政管理部门。主办或者承办单位应当收集和保护活动中形成的档案。新闻媒体应当妥善保管活动中通过摄影、录像、录音等方式形成的档案。主办或者承办单位和新闻媒体应当在活动结束之日起六十日内，到同级档案行政管理部门办理档案登记备案；不具备保管档案条件的，应当在活动结束之日起九十日内向同级综合档案馆移交档案。第十六条 科学技术研究成果的鉴定或者推广、产品试制、设备开箱、基本建设工程和其他技术项目进行鉴定或者验收时，应当有本单位档案工作人员参加。
县级以上人民政府确定的重点建设项目和重大科学技术研究项目的档案，应当由同级档案行政管理部门和有关主管部门验收。

广东省档案条例

第一章　总则第一条　为加强档案的收集、管理，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合本省实际，制定本条例。第二条　本条例所称档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等形式的历史记录。第三条　档案工作应当遵循统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于利用，保守秘密的原则。第四条　各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业建设列入国民经济和社会发展规划，促进档案事业的发展。第五条　属于国家所有、集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的档案的具体范围，按照国家有关规定确定。第二章　档案机构第六条　省人民政府档案行政管理部门主管全省档案事业，依法对本省档案事业实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导。

　　市、县、区人民政府档案行政管理部门主管本行政区域档案事业，对本行政区域的档案工作实行监督和指导。第七条　各级人民政府应当加强档案馆的建设。

　　省、市、县、区设置综合档案馆，负责接收、收集、整理、保管本行政区域内依法需要进馆保存的多种门类的档案和已公开的现行文件，并向社会提供利用。

　　省、地级以上市可以设置专门档案馆，负责接收、收集、整理、保管某一专门领域或者某种特殊载体形态的档案，并向社会提供利用。设置专门档案馆应当符合国家和省规定的条件，经同级档案行政管理部门审核后，报同级人民政府批准，并报上一级档案行政管理部门备案。

　　综合档案馆和专门档案馆应当建立档案电子信息数据系统。第八条　地级以上人民政府所属行政部门，经同级档案行政管理部门同意，并报同级人民政府批准，可以设置部门档案馆，收集管理本部门的档案。第九条　乡、镇人民政府，街道办事处设置的综合档案室，负责接收、收集、整理、保管本机关的档案，协助档案行政管理部门对所属单位和辖区内的居民委员会、村民委员会档案工作实行监督和指导。

　　有条件的乡、镇，可以设置综合档案馆。乡、镇设置综合档案馆的，报上一级人民政府批准。

　　市、县、区综合档案馆可以在乡、镇设置分馆。第十条　机关、人民团体的档案机构或者档案工作人员，负责收集、保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。第十一条　居民委员会、村民委员会的档案管理人员，负责收集、保管本居民委员会、村民委员会的档案。第十二条　企业事业单位应当指定专人保管本单位的档案，有条件的，可以按照国家有关规定设置档案馆。

　　企业事业单位设置档案馆的，报所在地县级以上档案行政管理部门备案。第十三条　公民可以建立个人档案馆。建立个人档案馆的，报所在地档案行政管理部门备案。第十四条　从事档案评估、整理、鉴定、寄存等中介服务的，应当依法登记注册设立档案中介服务机构，并报所在地档案行政管理部门备案。

　　档案行政管理部门应当对档案中介服务机构实行监督和指导。第三章　档案收集第十五条　综合档案馆收集档案的范围，由档案行政管理部门按照国家有关规定制订，报同级人民政府批准公布实施。

　　专门档案馆收集档案的范围，由专业主管部门会同同级档案行政管理部门制定。

　　部门档案馆收集档案的范围，由其主管部门制定，报同级档案行政管理部门备案。

　　企业事业单位档案馆收集档案的范围，由企业事业单位依照国家有关规定制定。第十六条　机关、人民团体、国有企业事业单位和其他国有单位应当按照国家档案技术规范要求对本单位的档案整理归档，集中管理。

　　从事公务的工作人员在履行公务中形成的档案，应当及时移交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理，不得据为己有或者拒绝归档。第十七条　机关、人民团体、国有企业事业单位和其他国有单位应当按照下列规定向档案馆移交档案：

　　（一）列入省、地级以上市综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满二十年的，向省、地级以上市综合档案馆移交；

　　（二）列入县、县级市、区综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满十年的，向县、县级市、区综合档案馆移交；

　　（三）列入专门档案馆收集范围的档案，自形成之日起满六个月的，向专门档案馆移交；

　　（四）列入部门档案馆收集范围的档案，于形成之日起的次年六月三十日前，向部门档案馆移交；

　　（五）列入国有企业事业单位档案馆收集范围的档案的移交时间，由其主管部门会同同级档案行政管理部门确定。

　　经档案馆和档案保管单位协商同意，档案可以提前移交进馆。

上海市档案条例(2010修正)

第一章　总则第一条　为了加强档案事业的建设，有效地保护和利用档案，为国民经济和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合本市实际情况，制定本条例。第二条　本市法人、其他组织以及个人的档案的管理和利用，适用本条例。国家另有规定的除外。第三条　本条例所称档案，是指法人、其他组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、音像等形式的历史记录。第四条　本市各级人民政府领导本行政区域的档案事业，应当把档案事业的建设列入本地区国民经济和社会发展计划，重视档案宣传教育，根据档案事业发展的需要，保证档案机构、人员编制和经费的落实。第五条　市和区、县设置档案行政管理部门。

　　市档案行政管理部门是本市档案事业的行政主管部门，负责本条例的实施，对本市的档案事业依法实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。

　　区、县档案行政管理部门主管本区、县的档案事业，对本区、县的档案工作实行监督和指导，业务上受市档案行政管理部门的监督和指导。第六条　市和区、县其他行政部门应当按照各自的管辖范围，负责本系统的档案工作，业务上受同级档案行政管理部门的监督和指导。

　　法人和其他组织应当加强对档案工作的管理，为档案工作提供必须的条件，保障档案工作正常开展。第七条　档案工作应当遵循统一领导、分级管理，维护档案完整、准确与安全，便于社会利用和保守国家秘密的原则。第二章　档案机构第八条　地方国家档案馆包括具有公共性质的综合档案馆和专门档案馆。

　　综合档案馆是按行政区域设置的，收集和永久保管多种门类的档案并向社会提供利用的机构。

　　专门档案馆是收集和永久保管特定领域或者特殊载体的档案并向社会提供利用的机构。第九条　部门档案馆是收集和长期保管本部门及其所属单位形成的档案并在一定范围内提供利用的机构。第十条　综合档案馆的设置，由同级人民政府批准；专门档案馆和部门档案馆的设置，经市档案行政管理部门审核后，由市人民政府批准。第十一条　乡、镇人民政府分管档案工作的机构管理本机关的档案，并对本乡、镇其他组织的档案工作实行监督和指导。

　　乡、镇人民政府应当配备工作人员从事档案工作。第十二条　法人和其他组织的档案机构管理本组织的档案，指导文书部门和业务部门文件材料的收集、整理和归档工作，并对所属单位的档案工作进行监督和指导。

　　法人和其他组织配备的档案工作人员，应当保持相对稳定。

　　法人和其他组织应当根据档案工作的要求组织档案工作人员参加档案业务培训。第十三条　市级行政部门的档案机构可以制订本系统专业档案工作的业务标准和技术规范，经市档案行政管理部门审核同意后实施。第十四条　档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。第十五条　从事档案鉴定、评估中介业务的人员，应当具备档案基础理论知识和档案价值鉴定、档案等级评估的专业知识。第三章　档案管理第十六条　法人和其他组织及其工作人员在职务活动中形成的材料，由文书部门或者业务部门收集齐全并整理，定期交档案机构集中管理。

　　市人民政府各部门以及依法进行行政管理的市人民政府派出机构制定的行政规范性文件，应当在报送备案的同时，送交市综合档案馆；区、县人民政府及其各部门和乡、镇人民政府制定的行政规范性文件，应当在报送备案的同时，送交所在地的区、县综合档案馆。

　　国家和本市档案行政管理部门规定应当归档的材料，不得拒绝归档或者据为己有。第十七条　涉及行政区划变动，法人和其他组织的建立、变更和撤销，重点建设工程和重大科学技术研究项目的批准，以及市或者区、县其他有重大影响的活动，有关部门应当按照规定期限向同级档案行政管理部门提供信息。

　　市或者区、县组织或者承办的在国内外有重大影响的全国性、国际性会议（以下简称重要会议）和本行政区域重大的政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动（以下简称重大活动）所形成的档案，应当依照规定及时移交市或者区、县综合档案馆。

　　市和区、县档案行政管理部门应当及时对重要会议、重大活动的档案建立和档案进馆工作进行指导和监督。

甘肃省档案条例

第一章　总则第一条　为了加强档案管理，有效保护和利用档案，为经济社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合本省实际，制定本条例。第二条　本省行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人档案的管理和利用适用本条例。第三条　档案工作实行统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会利用和保守国家秘密的原则。第四条　各级人民政府应当把档案事业列入国民经济和社会发展计划，建立健全档案行政管理和保管机构，保障档案事业发展所需经费。第五条　机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强档案管理工作，提供必要条件，依法保证档案工作的正常开展。第二章　档案机构及其职责第六条　省档案行政管理部门主管全省档案事业，对全省档案事业实行统筹规划，组织协调，监督和指导。
　　市（州）、县（市、区）人民政府档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，对本行政区域内的机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作履行监督和指导职责。
　　乡、民族乡、镇人民政府和街道办事处应当有专（兼）职人员管理本机关的档案，并对所属单位和辖区内村民委员会、居民委员会的档案工作进行监督和指导。第七条　机关、团体、企业事业单位和其他组织应当设置档案机构或者配备专（兼）职档案工作人员，负责本单位档案的管理，依照有关规定向同级档案馆移交档案，并对所属单位的档案工作进行监督和指导。第八条　档案馆分为地方国家档案馆、部门档案馆和企业事业单位档案馆。
　　地方国家档案馆包括综合档案馆和专门档案馆。综合档案馆由县级以上人民政府批准设立。专门档案馆由其业务主管部门提出意见，经档案行政管理部门同意后，报本级人民政府批准设立。
　　部门档案馆经县级以上档案行政管理部门同意后，由本级人民政府批准设立。
　　企业事业单位根据需要可以设立档案馆并报所在地县级以上档案行政管理部门备案。
　　地方国家档案馆和部门档案馆的变更和撤销由其批准设立的部门审批。第九条　各级各类档案馆业务接受本级和上级档案行政管理部门的监督和指导，其主要职责是：
　　（一）综合档案馆负责接收、征集、整理、保管和提供利用本行政区域内各种门类的档案和公开的政府信息；
　　（二）专门档案馆负责接收、征集、整理、保管和提供利用专门领域或者特殊载体形态的档案；
　　（三）部门档案馆负责接收、征集、整理、保管和提供利用本部门及其所属单位形成的档案；
　　（四）企业事业单位档案馆负责接收、征集、整理、保管和提供利用本单位及其所属机构形成的档案。
　　地方国家档案馆可以向社会开展档案寄存有偿服务。第十条　档案工作人员应当具备档案管理专业知识，接受档案管理岗位培训和档案继续教育培训，经考核合格后上岗。第十一条　鼓励社会力量建立从事档案咨询、评估、整理、鉴定和寄存等业务的中介服务机构。
　　档案中介服务机构注册登记后，应当向注册机关所在地的档案行政管理部门备案，并接受档案行政管理部门的监督和指导。
　　从事档案中介服务的人员，应当具备档案基础理论知识和档案价值鉴定、档案等级评估等专业知识。第三章　档案的移交和收集第十二条　机关、团体、企业事业单位和其他组织及其工作人员在公务活动中形成的文件材料，按国家和省档案行政管理部门规定应当立卷归档的，由单位文书部门、业务部门收集整理，按规定时间交本单位档案机构集中管理，任何单位或者个人不得据为己有或者拒绝归档。第十三条　机关、团体、企业事业单位和其他组织举办有重大影响的社会活动时，应当做好纸质、声像、电子等档案的收集、整理、移交工作。其中声像档案应当在活动结束后30日内向本单位档案馆（室）或者同级综合档案馆移交。第十四条　机关、团体、企业事业单位和其他组织的建设工程、科研成果、试制产品以及其他技术项目进行验收、鉴定时，应当有本单位的档案工作人员参加，对该项目档案进行验收。
　　县级以上人民政府确定的重点建设工程、重大科学技术研究、重要技术改造和设备更新等项目进行验收、鉴定时，应当有同级档案行政管理部门和项目主管部门档案机构的工作人员参加，对该项目档案进行验收。
　　城市规划区范围内的建设工程竣工验收时，应当有城建档案机构的工作人员参加。