1. 筛选文件：首先需要对档案进行筛选，将无用的文件或重复的文件删除，只保留有价值的文件。

2. 文件分类：将筛选好的文件按照不同的类别进行归档，比如按时间、地点、人物等方面进行分类。

3. 文件编号：为每个文件编号，并建立档案目录表格，记录文件的名称、编号、存放位置等信息。

4. 扫描文件：将纸质文件扫描成电子文件，使用高质量扫描仪，保存为PDF格式。

5. 文字识别：对于扫描后的PDF文档，需要进行文字识别，将图片中的文字转化成电子文本，便于后续操作和检索。

6. 数据备份：对数字化的档案进行数据备份，确保数据的安全性和完整性。

7. 数据清理：对数字化的档案进行清理，去除重复、损坏或非必要的文件。

8. 档案管理系统建设：建立一个档案管理系统，将所有的电子文件整合起来，方便管理和检索。

9. 安全备份：对数字化的档案进行定期备份，确保数据的安全性和可靠性。

10. 检索和利用：建立起数字化档案库后，可以通过关键词搜索或分类浏览的方式快速找到需要的信息，方便利用。