为什么要将四会档案数字化

　　将四会档案数字化的主要原因有以下几点：

　　1、提升档案信息处理、利用能力：传统载体档案材料容易损坏、遗失，而使用档案数字化后，可以方便地进行检索、查询、复制、编辑等操作，同时也可以通过电脑、移动硬盘等设备进行备份和传输，提高了档案的安全性和完整性。

　　2、方便档案的管理和利用：档案数字化后，可以通过计算机等设备进行一键查找、打印，方便快捷，同时也可以将档案数字化后的图像文件进行备份和传输，提高了档案的管理效率。

　　3、符合现代化办公及档案管理的发展趋势：随着信息技术的发展，档案数字化已成为现代化办公及档案管理的发展趋势，通过档案数字化可以更好地保存和利用档案信息，提高档案管理的现代化水平。

　　4、解决档案管理过程中的问题：传统的档案管理方式存在效率低下、数据安全性不高、利用方式单一等问题，而档案数字化可以解决这些问题，提高档案管理的效率和安全性。

　　总之，将四会档案数字化可以提高档案管理的效率和安全性，同时也符合现代化办公及档案管理的发展趋势。

　　四会档案数字化的主要内容

　　四会档案数字化的主要内容包括以下几个方面：

　　1、档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库。

　　2、载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库。

　　档案专题信息的采集与建库。

　　3、档案数字化建设是一个新生事物，相对传统管理而言，在优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有着特殊意义。

　　四会档案数字化的流程

　　四会市档案数字化的流程如下：

　　1、资料移交：首先要将资料从档案室移交到加工现场的临时库房。清点交接工作必须认真仔细，逐笔核对，不允许出现任何差错。这些信息作为资料归还时检查的参考依据。本步骤完成后，将会形成《移交清单》。

　　2、资料拆分：资料的整理和拆分时，资料拆分人员按照《资料拆分工作说明书》的要求进行资料拆分工作，并填写移交清单（此移交清单是资料拆分人员和项目经理共同填写）签字后领取并进行资料拆分。

　　3、资料扫描：原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。通过扫描，纸质资料数字化为电子资料。按照技术指标，扫描时应根据资料纸张的质地，底色，薄厚程度，可拆或不可拆制定扫描方案，确保在扫描图像质量清晰的情况下，使原件完好无损。

　　4、图像处理：扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。处理过程中应遵循保持原貌的原则。

　　5、插图页面处理。

　　四会档案数字化的优点

　　四会档案数字化的优点有：

　　1、代替原件使用，有效延长原件的保存时间。

　　2、数字化副本分地保存。要长期或永久保存的重要档案，用数据备份的方法制成多份数字化副本的备份分地保存。

　　3、恢复档案材料模糊褪变的字迹。对字迹出现模糊扩散或褪变的档案，可经过计算机扫描等处理技术恢复模糊褪变字迹。

　　4、提高办公效率，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用，从而提高办公效率。

　　5、提高经济效益，数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅方便迅速，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。