西宁档案数字化的主要内容包括档案整理、档案扫描、图像处理、图像质检、档案装订、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等基本环节。数字化加工的基本环节主要包括:档案整理、档案扫描、图像处理、图像质检、档案装订、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
为加快推进档案信息化建设,提升档案管理服务水平,根据九三学社中央《关于确定2022年机关能力建设单位的通知》安排,经过前期认真细致的准备,九三学社西宁市委于近日正式启动档案数字化建设工作。此次档案数字化工作将利用信息化技术,对九三学社西宁市委1987年至2021年共35年的纸质档案进行电子扫描、高清处理、数据挂接、数据校核和数据存储等归档管理,努力打造以图片及数字化方式存储档案的高效管理模式,计划于10月中旬全面完成档案数字化工作。
为确保档案数字化建设工作安全有序、取得实效,九三学社西宁市委将明确分工、落实责任,努力形成主委亲自抓、专职副主委具体抓、机关干部各司其职、分工合作的良好工作格局,并严格按照《档案数字化外包安全管理规范》《电子文件归档与管理规范》要求,强化保密意识,严格工作流程,紧盯关键环节,把好质量关口,确保数字化建设工作安全有序、取得实效。
西宁档案数字化的主要流程
西宁档案数字化的主要流程包括资料移交、资料拆分、资料扫描、图像处理、图像质检、档案装订、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等步骤。具体流程如下:
1、资料移交:将需要数字化的纸质资料作为资料归还时检查的参考依据,完成后形成《移交清单》。
2、资料拆分:将纸质资料拆分成多个文件或图像数据,并进行编号和命名。
3、资料扫描:使用高清扫描设备对文件或图像数据进行扫描,并按照国家档案管理的统一标准要求进行存储格式设置。
4、图像处理:对扫描后的原始图像进行处理,包括图像旋转、校正还原、去除原始信息外的脏点、斑点等。
5、插图页面处理:对扫描后的图像进行插图页面处理,包括去除空白页、去除多余的横线、去除文字等。
通过以上步骤,可以将纸质资料数字化为电子资料,方便后续的管理和使用。
西宁档案数字化的优点
西宁档案数字化的优点主要包括以下几个方面:
1、节省存储空间,改善办公环境:传统的纸质档案管理需要占据大量的铁柜,存储空间大,而且需要频繁翻阅查找,不仅费劲,还会污染办公环境,而使用电子档案,节省管理人员整理时间、归档和存储纸张所需的空间,对资源有保存价值的电子档案将逐步做到即时归档,这样将大大提高工作的时效性,并减少档案信息归档过程的工作量。
2、随时查找和检索任何文件:电子档案可以随时通过互联网进行访问,查找和检索,无需担心档案材料遗失和损坏,同时也避免了纸质档案因长时间存放导致的字迹褪色和纸张破损。
3、使用权限将始终可用:电子档案可以限制访问权限,只有拥有合法权限的用户才能查阅和使用档案,确保了档案的安全性。
4、实现信息共享,集中管理:电子档案可以将企业的相关数据档案资源整合起来,集中管理,形成一个统一的利用平台,实现信息共享,避免了传统档案管理模式中各单位各自为政、信息孤岛的问题。
5、降低成本,提高效率:相比传统的纸质档案管理,电子档案可以实现无纸化办公,减少了文件印刷和存档的成本,同时也提高了工作效率,节省了时间和精力。
总的来说,电子档案相比传统的纸质档案管理,具有很多优势,可以有效地提高档案管理的效率和质量,同时也可以降低成本,减少纸质材料的消耗和堆积。