档案整理工作说明

档案管理岗位说明书

档案管理是一份十分重要的工作，那么档案管理的岗位职责都有哪些呢?下面我跟大家分享几篇岗位说明书，希望对大家有所帮助!

一、 认真学习，贯彻执行《档案法》，做到依法治档。档案干部要忠于职守，钻研业务，兢兢业业地做好档案工作。?

二、 档案工作人员必须严格按照党的政策办事，秉公处理，不徇私情。要严守党的保密制度，严防内容泄露、材料散失等情况发生。

三、 认真做好各类档案材料的收集、鉴别、整理、保管工作，坚持平时立卷。

四、 敢于坚持原则，督促各部门的归档工作，接收归档案卷时，要逐件检查，严格坚持归档标准，把好归档案卷质量关。

五、 搞好档案的开发利用工作，认真做好记录。

六、 在接待检查和借阅时，要认真负责，态度热情。

七、 对各类档案实行一年两次的定期检查、统计，加强档案意识，提高实际档案业务水平，保质保量地搞好档案资料工作。

八、 做好档案的安全保卫工作，发现材料缺少，及时向领导报告并迅速追查。

九、 对库房的管理，做到无霉变、无破损、无虫蛀等，认真做好“八防”工作，保证库房清洁卫生。

十、 热爱本职工作，提高管理水平，使档案管理工作做到标准化、系统化、规范化。

十一、完成教导处安排的临时性工作。

一、档案管理机构职责

1.宣传和贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规。结合本局工作实际，制定档案工作各项规章制度;拟定全区及本局档案事业综合规划和专项计划，并组织实施。

2.对本局各部室文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行监督和指导。

3.集中统一管理本局各种门类和载体的档案资料。

4.对下级社保经办机构的档案工作进行监督和指导，并组织开展档案专业培训。

5.做好档案利用服务工作，编制档案检索工具，积极提供利用。

6.开发档案信息资源，编研参考资料，为领导决策、机关建设服务。

7.做好档案统计工作，按规定报送上级部门和自治区档案局。

8.组织进行档案价值鉴定。

9.按规定向自治区档案局移交档案。

10.办理领导交办的其他有关档案业务工作。

二、档案管理人员工作职责

1.认真贯彻执行档案工作的'各项规章制度，掌握档案管理专业知识。熟悉所藏档案的情况。

2.指导各部室做好文件材料的收集、整理、归档工作，提高档案整理质量。

3.做好档案的收集、整理、鉴定、登记、统计等基础工作。

4.做好保护工作，维护档案的安全。

5.编制档案检索工作，迅速准确地提供利用。

6.做好档案信息化工作，提高档案科学管理水平。

7.遵守保密制度。不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案机密。

三、兼职档案管理人员工作职责

1.认真贯彻执行档案工作的各项规章制度。

2.按规定做好本部室各种档案资料的收集、整理、归档工作。

3.定期向局档案管理机构移交档案资料。

4.接受本局档案管理机构的档案工作监督和检查、指导。

5.积极参加档案工作技能培训，提高档案整理水平。

6.遵守保密制度。不得随意丢放保密资料，泄露档案机密。

档案整理的工作是什么

档案整理的工作是什么
档案整理，就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
档案整理是档案工作业务中的基础环节，通过整理，使档案能够全面、系统地反映立档单位的工作活动面貌，提示文件材料之间的相互联系，以便于档案的管理和利用。
（一）档案整理的类型
档案整理可以分为以下三种类型：
1、系统排列和编目；2、局部调整；3、全过程整理
（二）档案整理的内容和步骤
档案整理的内容，从性质上分，包括系统化和编目两部分。档案的系统化，就是对档案的内容和成分进行科学分析和综合的工作，即按照一定的原则和方法对档案分门别类、组织案卷、有序排列，使这构成一个有机联系的整体，具体内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、卷内文件的排列、案卷排列等；档案的编目是以一定形式揭示和介绍档案内容和形式特征的工作，具体内容包括：卷内文件的编号、卷内文件目录和备考表的编制、案卷封面填写、档号和案卷目录的编制等。系统化是编目工作的基础，编目是系统化的体现。
（三）档案整理的原则
档案整理工作应该按照档案的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，便于档案的管理和利用，这是档案整理的基本原则。
1、保持文件之间的历史联系
所谓文件之间的历史联系，是指文件在产生和处理过程中所形成的内在联系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面。
2、充分利用原有的整理基础
充分利用原有的整理基础，是指对于已经整理过的档案，不要轻易打乱原有的整理体系，重新整理，这就是我国档案蜀惯称的“充分利用原基础”。
3、便于档案的保管和利用，是档案整理工作的出发点和根本目的，也是衡量档案整理质量的最终尺度。

如何管理文件档案?详细说明怎样管理?..

转载
文件档案立卷归档制度

1.1立卷归档范围及整理方法
1.1.1文件（包括印刷品和音像制品等）归档范围
1.1.1.1凡是反映公司活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的文件材料均应归档。
1.1.1.2不宜由各部门保管，应直接交存档案室的文件材料。
1.1.1.3公司项目发展、建设、经营业务中产生的法律和政策文件，包括章程、合同、证书、执照、政府批文、规章、制度、法律案件处理文件、会议纪要等。
1.1.1.4公司发展战略、经营规划等有重要意义的文件。
1.1.1.5本公司的科学技术专业文件。
1.1.1.6工程建设设计、施工、竣工等过程中形成的文件和图纸。
1.1.1.7各类财务资料由财务部门负责归档保管。
1.1.2档案整理方法
1.1.2.1各项业务工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理和移交, 在积累过程中要做好原始文件的登记工作。
1.1.2.2各职能部门应将文件材料的形成、积累、归档工作纳入工作计划和管理标准，列入有关人员的职责范围,并作为考核的依据。
1.2档案立卷归档流程

1.3档案分类与归档范围
1.3.1分类说明
凡牵涉到具体工程项目的立项申请、批复、有关证照及合同、协议等均归入所属基础资料档案，但有关公司、分部的此类文件归入文书档案、合同档案。
1.3.2文书档案的编号标准

1.3.3声像档案的编号标准

1.3.4档案密级分类
1.3.4.1密级档案
是指依照法定程序确定的，在一定时间内只限一定范围人员知悉的档案。
1.3.4.2非密级档案
是指不宜在社会上公开只限于公司内部员工查看的档案。
1.3.4.3档案的密级分为四级
绝密级、机密级、秘密级、和非密级档案
1.4归档要求
1.4.1归档文件材料的质量要求
1.4.1.1必须是原件、正本，符合文件格式
1.4.1.2必须签字、审批手续完备，字迹清楚，图面整洁
1.4.1.3必须齐全完整、装订整齐、并经适当的整理
1.4.1.4是传真件的应复印后以复印件归档
1.4.1.5要用耐久的字迹材料书写，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止采用 圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等易退色的字迹材料。

2 档案整理及维护制度
2.1档案整理工作原则及内容
2.1.1档案整理工作的原则
2.1.1.1档案的整理应该充分利用原有资料作为整理的基础。
2.1.1.2档案的整理必须保持文件之间的历史联系
2.1.1.3档案的整理必须便于保管和利用
2.1.2档案整理工作的内容
2.1.2.1系统排列和编目
2.1.2.2局部整理
2.1.2.3全过程整理
2.2档案维护的要求
2.2.1维护档案的完整性（质量上的完整和数量上的完整）
2.2.2维护档案的安全性（物质的安全和法律的安全）

3 档案借阅和复制管理制度
3.1档案借阅审批权限和借阅范围
3.1.1绝密级档案除公司领导批准外一般不能查阅。经公司领导批准，借阅人可按批准内容分别进行查阅、摘抄、复制或借用。
3.1.2机密级档案须总经理或其授权人员批准方可借阅或复制。
3.1.3秘密级档案和非密级档案由一级部门主管批准方可借阅或复制。
3.1.4所有合同档案的借阅或复制除一级部门主管签字外还须总经理或总经理授权人员批准。
3.2档案借阅与归还程序
3.2.1借阅人员填写《档案借阅登记表》。
3.2.2按审批权限报领导审批。
3.2.3借阅人员持经批准的《档案借阅申请表》到档案室或本部门档案员 处借阅,并在《档案资料借阅登记表》登记、签字。档案管理员同时将借阅情况输入电脑中，并将《档案借阅申请表》存入档案所在的卷盒中。
3.2.4借阅人员归还所借档案时，档案员应进行清查， 确认无误后在《档案资料借阅登记表》和电脑中注销，同时将《档案借阅申请表》从卷盒中抽出。《档案借阅申请表》要按月装订，保存一年后销毁。
3.3档案复制管理
3.3.1借阅人员需复制档案应事先在《档案借阅登记表》上注明，并呈领导审批。
3.3.2档案复制由借阅人员持经批准的《档案借阅登记表》到有关复印员处复印。
3.3.3密级档案未经相应审批人员批准,复印员一律不得进行复印。
3.4人员的要求
3.4.1严格遵守公司保密制度有关规定,保守公司档案秘密。
3.4.2对所借的档案要精心保管,不得丢失,不得在档案上乱画、拆散、抽出、修改、折叠、拍照或转借他人。
3.4.3档案借阅时间不得超过10天。确因工作需要不能按时归还者,应办理延期手续。
3.4.4出差、请长假(半月以上)或辞职者应把所借档案及时归还，每年春节前夕所有外借档案一律归还档案室 。
3.4.5因工作需要(如档案更改、报废)档案员通知归还档案时，应在24小时内归还，如不及时归还,所造成的后果由借阅人员负责。

4 声像档案的存档要求及保管制度
4.1对于声像档案的存档要求
4.1.1归档的声像材料必须是原件、原版，各部门或个人不得私留声像档案。
4.1.2归档声像材料必须声像清晰、完整、准确。
4.1.3归档的声像材料不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌等有害物。
4.1.4归档的照片底片，必须详细说明发生的时间、地点、事件内容。
4.1.5归档的照片入库后，照相费用方可报销。
4.1.6归档的录音带，录像带必须注明每盘带内录入的内容。
4.1.7归档的磁盘必须在每个软盘上标明软件名称、开发时间、版本、或标明备份数据名称及备份时间。
4.2声像档案的保管制度
4.2.1按不同类别和载体使用不同的装具，分别排列保存。
4.2.2照片档案一般放在相册中，录音带、录像带、磁盘宜放爱专用声像档案柜或密封盒中，竖放远离磁场。

5 档案网络管理制度
5.1各单位主管部门，要建立自身的网络制度，负责对其所属单位的档案工作实行监督、指导，实行分级管理。
5.2各单位应努力做到档案信息录入化、档案智能检索化，利用光盘实现档案的全文存储。

6 档案移交制度
6.1档案管理人员工作变动时，要办理档案移交手续。
6.2移交时，由原档案管理人员编制档案移交清册，列明档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。
6.3交接双方就移交清册所列内容逐项清查无误后版纳里交接，并有中心分管领导负责监交。
6.4交接完毕，交接双方经办人和监交人在档案移交清册上签名或盖章。
6.5档案管理人工作调动时，必须在办完档案移交手续后方能离开工作岗位。

7 档案鉴定与销毁管理规定
7.1档案鉴定时间
7.1.1归档鉴定
根据档案归档范围、归档要求、保管期限的规定决定该份档案是否需要存档。
7.1.2定期鉴定
每年10月对已保存了一段时间的档案进行鉴定,内容包括密级的调整、保管期限的调整，档案是否完整、准确、系统，有无保存价值等。
7.2鉴定方法
7.2.1直接鉴定法
就是鉴定人员直接地、具体地审查档案, 不能只看案卷题名而不考虑卷内文件材料情况,应逐卷、逐份审查文件材料,根据档案的价值确定或调整保管期限和密级，确定是否进行销毁。
7.2.2分析档案价值法
就是鉴定人员以反映公司主要职能活动面貌为出发点,以分析档案内容为中心,结合公司工作性质、社会地位、活动范围以及档案产生的时间、完整程度、可靠性、有效性进行分析、鉴定。
7.3档案的销毁管理制度
7.3.1经鉴定应予销毁的档案,由档案管理员填写《档案资料销毁清单》，报总经理或部门主管审批。
7.3.2《档案资料销毁清单》经批准后， 档案管理员应立即将批准销毁的档案予以销毁。销毁档案时,要指定两人以上监销,并在《档案资料销毁清单》上签字。《档案资料销毁清单》应长期保存备查。
7.3.3档案被销毁后，档案管理员在分类帐上注明“已销毁”， 并标明《档案资料销毁清单》编号和销毁时间，并同时在计算机数据库中对这部分文件进行删除。

8 档案管理人员的岗位责任制
8.1档案管理人员工作守则
8.1.1热爱本职工作，忠于职守，严守纪律，保守党和国家的机密，依法治档。
8.1.2坚持党的组织原则，识大体，顾全局，兢兢业业作奉献。
8.1.3要有耐心热情的态度，文明礼貌的作风，全心全意的服务精神
8.1.4要努力学习，钻研业务，勤奋工作，善于思索，勇于开拓，不断开创档案工作新领域。
8.1.5要有民主、团结、互助、友爱、勤政、廉洁、高效的精神风范和工作作风。
8.1.6工作严谨精细、实事求是，坚持真理，忠于历史，维护档案的完整和安全。
8.2档案管理人员工作要求
8.2.1资料归存、借阅、复印、保密的规范完善。
8.2.2贯彻档案立卷制度（文件资料的收集管理，归档范围，平时归卷、立卷）。
8.2.3应积极配合各部门工作的正常开展，保证每一卷宗都有卷内目录。
8.2.4对于公司档案所有内容均必须同时备份存档。
8.2.5档案管理人员和设计企业机密以上资料的人员，均应与企业签订保密协议。

档案管理 主要内容

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。

对象

档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。

二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向前发展。从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。

机关文书档案“归档说明”如何写？

机关文书档案“归档说明”，是机关文书档案以卷为单位的“立卷说明”的延续，是机关文书档案以“件”为单位的整理情况说明。 建议机关文书档案“归档说明”分两部分来写：第一部分是归档单位基本情况，第二部分是归档情况。 具体的讲，第一部分归档单位基本情况，主要写如下内容：一、归档单位的名称、成立时间、工作性质、职能范围、隶属关系；二、内部机构的设置、人员编制及领导人的变化情况；三、主要工作活动情况及主要工作指标任务完成情况；四、与归档单位紧密相关的重大事件，重大新闻，重大活动等。第二部分归档情况，主要写如下内容：一、归档组织形式及分工情况；二、选择运用分类方法；三、归档排列与编号方法；四、归档文件材料的来源、内容、形式、数量、可靠和完整程度情况；五、重要档案文件的状况、归档人、检查人、归档时间等；六、形成电子档案情况。