档案利用

利用档案的形式具体可以分为以下几种：

（1）阅览。指利用者在档案馆（室）内专设的阅览室、接待室等场所查阅其所需要的档案原件或档案缩微品、复制件；

（2）复制。指对利用者所需要利用的档案内容，由档案馆（室）通过摄影、复印、拓印、打字等方法为其复制档案原件，供利用者带回利用；

（3）摘录。指利用者在档案馆（室）利用档案过程中，将其中所需要的部分誊抄下来以供自己今后查证、研究之需。

档案密级

商业秘密不被公众所知悉的、能为公司带来经济利益，具有实用性并经公司采取保密措施的技术信息和经营信息。为区分不同的利用权限，集团档案管理系统将档案分为内部公开、普通商密和高级商密三种密级。

内部公开：适宜本单位内部员工知晓，不适宜外传的文件资料；

普通商密：文件标题不含敏感信息，内容含有敏感信息的商业秘密；

高级商密：文件标题和内容均含有敏感信息的商业秘密。

什么是档案利用？

档案利用 直接提供档案为党和国家各项工作服务的环节。主要是以馆（室）藏档案信息资源为基础，通过一定方式、方法直接提供档案为利用者服务的一项档案业务工作。具体有：①档案原件提供利用，在档案馆（室）内设置阅览室，供利用者在室内阅览一般文件原件，或在某些特殊情况下将档案原件暂时借出室外使用。②将档案复制件提供利用。如档案原件复制本，代替原件在室内阅览或提供室外使用，或提供缩微胶卷（片）、静电复印件、出版或印发档案汇编。也可根据机关、团体和个人的咨询和要求，编写档案证明等。各级档案部门应编制检索工具、目录、专题卡片和资料等，以方便利用，提高效率。凡利用档案的单位和个人，必须爱护档案，不得遗失、涂改、拆散、剪裁、勾画、批注和转借。

档案利用的方式分哪三个阶段？

对于档案的利用，主要包括5种方式：
查阅：利用人可以使用《档案目录》查询需要的档案，在档案部门查看，不带走原件或副本。
借阅：如果利用人需要使用档案的原件或副本，需要通过“借阅申请”进行审批，相关部门负责人同意后，可以从档案部门借走相关档案。此类借阅需要按期归还，逾期未还的，档案部门需要进行催还。
订阅：利用人提出查阅或借阅需求，档案部门查找符合要求的档案，提供其使用。
统计：档案员、部门领导使用；对当前管理的档案类型、数量、状态进行统计。
编研：利用已有的档案进行整理和编辑，编写新的研究成果。

档案的有效利用

法律分析：各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

法律依据：《中华人民共和国档案法》第三十五条　各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。

档案的提供利用要求及途径

论文常用来指进行各个学术领域的研究和描述学术研究成果的文章，简称之为论文。它既是探讨问题进行学术研究的一种手段，又是描述学术研究成果进行学术交流的一种工具。它包括学年论文、毕业论文、学位论文、科技论文、成果论文等。下面是我精心整理的档案的提供利用要求及途径，欢迎大家分享。

[摘要]

档案工作的根本目的就是开发档案信息资源，服务经济建设。

档案利用工作是达到这一目的的直接途径，所以，档案利用工作是档案业务工作的中心环节，在整个档案工作中占有极为重要的地位。

[关键词]

档案；提供利用；要求；途径

档案提供利用工作是档案馆（室）通过一定的方式和方法提供档案为利用者利用，为社会主义各项事业服务的工作，习惯上亦称档案利用工作。

其内容基本上包括两个部分：一是准备档案检索工具，介绍和报道档案馆（室）保存档案的内容和成分，为提供利用做好准备。

二是通过各种方式和手段提供档案为社会各项工作服务，这是目前档案利用工作的核心。

一、档案利用工作的要求

1、有正确的服务观念，良好的服务态度

服务性是档案工作的基本属性之一，是档案工作赖以生存和发展的基本原因。

因此，档案工作者要树立服务观念，改变档案服务的被动状况。

变过去你上门我服务的被动服务为积极寻找信息的主动服务，同时努力提高服务水平；端正服务态度，热情、主动、负责，熟悉自已的服务对象，依据自己的服务市场，深入了解广大利用者的需求，及时、准确、有效地为利用者提供有价值的档案信息。

2、充分研究和了解社会需要，熟悉馆（室）藏档案

（1）职能机构办事人员的利用需求

与其所承担的业务工作任务相适应。

他们经常需要利用具有业务指导作用的档案，其利用需求往往以特定的某份文件为对象，具有较强的专指性。

由于具体工作十分复杂，这类用户的需求往往带有较明显的随机性，并且对利用时间有着严格的要求。

（2）中枢秘书机构办事人员的利用需求

具有较强的系统性、全面性特征。

由于这类用户要帮助领导者制订计划、做出决策、组织生产、协调工作，所以，他们必须掌握大量的、系统的回溯性档案信息材料。

（3）领者导利用需求

表现出以下两个突出的特点：

①他们对档案信息的利用需求具有浓缩性的特征。

如向上级部门汇报工作时，他们需要查考历年的基础数字及某些重要问题的处理信息材料。

这类需求不是直接用档案原件就可以满足的，它需要档案工作者或文秘人员对档案信息进行加工、提炼；

②领导者的档案需求，具有间接性的特征。

多数领导者受到工作时间的限制和档案相关信息分散性的影响，往往不能亲自到档案室查阅档案，而是通过文秘人员间接地实现其需求。

为此，档案室工作人员应主动了解和掌握有关领导者的需求动向，结合单位的工作或生产计划及工作任务，为这类用户提供及时、准确、系统的档案信息服务。

（4）基层管理者对档案信息的需求

基层管理者主要从事业务管理、事务性工作。

其利用特点是：

①需要具体、详细、实用性强的信息，能对具体工作给予帮助。

档案人应编制详细的检索工具，以方便查询。

②需要关于管理对象的有关信息，范围相对固定，如会计人员利用会计档案、销售人员利用销售档案。

③主要利用企业内部信息，且比较有规律，档案人员应注意其利用规律，有针对性地开展工作。

（5）科研人员档案需求

①愿意利用原始材料；②查全率要求比较高；③时间上相对较宽松。

（6）工程技术人员档案需求

从档案信息的性质来讲，要求具有针对性强和内容具体的档案，如查找某个具体的图形、数据、报表等；从档案信息的内容来讲，比较注意专利文献和标准化材料，需要同类课题、同类项目或同行业的最新信息；在利用时间上，要求迅速和及时。

熟悉馆藏是档案人员的基本功，更是开展好服务的前提。

熟悉馆藏，就是熟悉档案馆（室）保存档案的内容、成分、数量以及存放的库房位置；熟悉每一个全宗档案的形成、整理状况以及全宗之间、全宗群之间的有机联系；熟悉每一个全宗档案的利用价值。

尤其对那些重点全宗和珍贵档案更需“如数家珍”。

3、正确处理基础工作与利用工作的关系

档案的收集、整理、鉴定、保管、统计与检索等工作是整个档案工作的基础，利用工作是在此基础上提供档案为社会服务的环节。

基础工作为利用工作提供物质保障，创造工作条件。

没有基层工作就无法开展利用工作。

利用工作直接体现档案工作的目的'与方向。

它反映了基础工作的成果，也向基础工作提出要求，没有利用工作、基础工作就失去了存在的意义和工作目标。

因此，必须妥善处理好它们之间的关系，既要重视基础工作，又要看视利用工作，既不能重管轻用，也不能重用轻管。

4、正确处理利用与保密的关系

从根本上讲，档案的提供利用和保密是―致的，都是为了更好地发挥档案对学位与社会的积极作用。

保密的目的，也是为了更好的利用档案信息资源。

保密只是相对地把档案的使用限制在一定的范围内，而且随着社会的发展和环境条件的变化，档案保密的等级、范围、对象等也在不断地发生变化；为了合理地处理好两者间的关系，首先，必须澄清思想，肃清长期流行的“左”的“利用危险，保密保险”的错误思想；相反，档案开放后出现的“档案无密可保”的思想倾向，也是非常有害的。

其次，要适时地研究、审查档案的内容，依法开展档案的解密、降密工作，减少繁琐的利用、审核手续，方便广大档案用户的正常利用。

档案在什么情况下可以提供利用，在什么情况下需要保密和控制使用，都必须服从党和国家及人民的根本利益，在这个大前提下，将两者有机地统一起来。

二、档案提供利用的途径

1、通过提供档案原件，满足档案用户的利用需要开辟阅览室，让档案用户查阅所需的档案原件，但比较珍贵的档案原件及容易损坏的历史档案，则不宜通过这种途径直接提供给有关的档案用户使用。

档案一般不借出馆外使用。

但在某些特殊情况下，为了照顾党政领导工作上的方便或必须使用原件作证时，也可以暂时借出使用。

档案的外借使用，要有严格的制度，必须经过一定的批准手续，借出的期限不宜过长，数量也应有必要的控制。

出借档案应认真清点，借用单位要对档案的保密和安全负责，保证按时交回。

档案收回时要认真细致的清点检查，借还档案要有记录和签收手续。

2、制发档案复本服务

制发档案复本服务，是指档案馆根据档案用户的合理需要，以档案原件或已有的档案副本为依据，通过复制、摘录等手段，提供档案复制品的一种服务方式。

制发档案复制品时，对复制珍贵及易损档案应严格控制；复制应履行一定的审批手续，复制后应对照原件认真校对；必要时还应注明档案复制件的出处，并加盖档案馆的印章。

此外，档案馆应对制发复制本的范围、审批权限等作出明确规定。

3、通过提供档案信息加工品，满足档案用户的利用需求

编写大事记、组织沿革、基础数字汇集、会议简介、专题概要、年鉴、图册、图集、科技成果简介，制发档案证明，编纂各种档案史料书籍等。

4、档案展览与陈列

档案展览与陈列服务，是指档案收藏部门按照一定的主题，以展出档案原件或其复制品的方式系统地揭示和介绍档案馆藏中有关档案的内容与成分的一种具体服务方式。

5、制发档案证明服务

档案证明是指档案馆根据有关档案用户的询问和申请，为核查某种事实在馆藏档案中记载情况而摘抄编写的一种书面证明材料。

制发档案证明，是档案收藏部门开展档案提供利用服务的方式之一。

有些单位和公民，为了解决、处理或研究实际工作中的某些问题，常常需要档案馆为之提供有关的档案信息，以便证实和核查有关事项在档案中的原始记录情况。

在这种情况下，档案馆（室）就可以依据档案用户的合法申请或询问，为他们提供制发档案的证明服务。

6、档案目录信息服务

档案目录是联系档案用户与档案馆（室）的一个重要桥梁。

档案用户只有借助于一定的档案目录信息，才能顺利地实现其利用需要。

由于档案信息的特殊性，许多馆藏在档案馆（室）必须采取一定的服务方式，消除档案用户的需求障碍，促进其利用需求的产生与实现。

实践表明，印发、出版、交换档案目录，是一种有效地解决问题，提高库藏档案利用率的服务方式。

在档案馆工作中，档案工作者可在了解社会利用需求的特点、发展趋势的基础上，有计划地出版档案目录、索引、指南等档案信息材料、有效地帮助档案用户了解馆藏档案信息资源状况，引导档案用户顺利地查找档案。

参考文献：

[1]张菊兰.档案利用的“二次革命”[J].档案学通讯，2005年01期.

档案利用的方式可分为哪三个阶段？

我怎么觉得只有两个阶段，一个是提供利用，另一个是开发利用。提供利用，为初组阶段，是指借阅、借出、电话查询等，开发利用有：档案资料的编研、档案资料专题信息服务、参与性研究利用。

档案利用的分类

档案利用工作可区分为提供档案利用和利用档案。（1）提供档案利用是档案管理部门及其人员直接提供档案，为了解查询问题的利用者提供服务；（2）利用档案是利用者为了研究和解决问题，以阅览、复制、摘录等形式使用档案。

开展档案利用应具备哪些条件?

档案利用 直接提供档案为党和国家各项工作服务的环节。主要是以馆（室）藏档案信息资源为基础，通过一定方式、方法直接提供档案为利用者服务的一项档案业务工作。具体有：

①档案原件提供利用，在档案馆（室）内设置阅览室，供利用者在室内阅览一般文件原件，或在某些特殊情况下将档案原件暂时借出室外使用。

②将档案复制件提供利用。如档案原件复制本，代替原件在室内阅览或提供室外使用，或提供缩微胶卷（片）、静电复印件、出版或印发档案汇编。也可根据机关、团体和个人的咨询和要求，编写档案证明等。各级档案部门应编制检索工具、目录、专题卡片和资料等，以方便利用，提高效率。凡利用档案的单位和个人，必须爱护档案，不得遗失、涂改、拆散、剪裁、勾画、批注和转借。

如何提高档案利用效率？

提高办公室档案管理工作效率的具体措施

（一）建立完备的档案管理制度。刚开始建立完备的办公室档案管理制度时，主要领导需充分发挥带头作用，简单来说，就是对档案管理的一系列工作引起重视，且引领相关人员把办公室档案管理工作做好，如设置单独的资料室用以对相关档案进行存放，按照档案内容、性质与重要程度的不同，在资料室中对其进行有序存放，把相应的标签贴上。完成档案整理后，有序储存档案，储存地应选择在高层楼或是较为封闭的区域，且做好警示牌标识，提醒非相关人等不准入内，避免不相干人随便进入资料存放室，造成重要档案资料损坏或被窃取。不仅如此，针对机密性高的文件，管理人员应单独放置，且一段时间后对档案的保密期限进行跟进记录，同时相关人员应随时间变化与机密程度变化，第一时间解密、升密、降密一些文档，对部分无须保密的文件做适时处理，在做好标记后将其放在资料室其他地方。要完成此项工作，必须3人或3人以上管理人员同时在场，且相关地点必须安装监控，以起到相互监督的作用，一旦以后档案出现问题，也有据可查。

（二）加强档案管理工作意识。长时间以来，因为传统观念的影响，大部分单位均未对办公室档案管理工作进行较多的投入与研究，所以导致管理者没有重视档案管理工作中所具备的时代信息。对此，在今后的工作中，办公室档案管理工作人员一定要立足于档案管理理论，将自身对管理工作的认识提高，积极主动去了解单位现阶段的发展情况，并在平时的工作中把档案的收集与整理做好，完成相关工作后，向办公室领导汇报管理的成果。之所以这样做，主要是为了改变档案管理工作者独立的局面，实现优势互补，防止档案管理工作者盲目随意开展工作，让办公室管理的信息结果在单位发展中得到应用，促进档案管理工作效率和质量的提升，以自己的微薄之力助推单位的可持续发展。

（三）提升档案管理人员综合素质。档案管理人员的能力和素质提高，可以不断促进办公室档案管理工作效率的提升。所以，要在固定的时间组织档案管理人员参与培训，使其在最短的时间内掌握丰富的档案管理知识，善于运用信息技术开展工作，可以使新时期办公室档案管理工作的要求得到满足。档案管理人员要积极学习，对数字化技术、网络技术、计算机技术进行认真学习，充分了解办公室档案管理工作的各个流程，贯彻落实单位制定的各项规章制度，确保自身行为规范。唯有如此，才可以有效提高办公室档案管理工作效率，将档案资料应有的作用充分发挥出来。

浅谈如何做好新形势下档案利用工作

戚昊轶

（天津市地质矿产勘查开发局　天津　300191）

摘要　档案工作是各项事业发展的一个重要基础，档案利用工作又是档案工作的最终目的。随着改革开放的深入和社会主义市场经济体制的建立，档案信息的生产量和社会需求量剧增，对档案利用服务的要求也就越来越高，传统的档案利用工作已不能适应社会的需要。作者就几年的实际工作，从转变档案服务意识，创新利用方法，提高档案工作者自身素质3个方面谈了谈如何做好档案利用工作，使其充分发挥自身的生命力，实现其自身的价值，为经济发展作出更大的贡献。

关键词　新形势　档案利用　工作

档案是一个单位各项活动历史的真实记录，它汇集着重要信息资料。档案利用工作是档案工作的生命线，是档案工作联系社会的一个窗口。利用工作做得如何是衡量档案业务开展的程度、工作好坏的主要标志。随着改革开放的深入和社会主义市场经济体制的建立，档案信息的生产量和社会需求量剧增，对档案利用服务的要求也就越来越高。传统的档案利用工作已不能适应社会的需要，这就需要我们转变档案服务意识，创新利用方法，提高档案工作者自身素质，充分开发利用档案信息资源，为社会主义经济建设和领导决策服务。

1 转变档案服务意识

作为一名档案工作者必须转变档案服务意识，更新观念，要从过去沿袭下来的旧观念、旧模式中解脱出来，破除无所作为的思想，不断提高对档案信息资料开发利用的认识。档案工作者要转变以管为主的理念，树立现代管理理念，即不断树立档案利用意识、创新意识和主动意识。

1.1 利用意识

档案的利用是档案工作的最终目的，并且支配档案工作的全过程。档案的收集、整理、鉴定、编目等各项工作都是为档案利用服务的。因此，档案工作人员首先要提高对档案利用工作的认识，打破档案利用工作旧的封闭的思想观念，紧紧围绕经济建设中心，从促进社会全面进步出发，克服档案利用工作上的不足。要紧跟时代步伐，牢固树立档案利用意识，真正把档案利用提高到一个新高度。

1.2 创新意识

“创新是事业发达的不竭动力”，要解放思想，实事求是，从实际出发的原则，以科学的理论为指导。对档案利用工作要具有创造性、预见性，就不能囿于传统的思维方式和工作方法，要结合未来知识经济的特点，结合档案工作实际，把档案工作引入市场，让它成为社会的一种共同资源，社会所拥有，在市场经济中流通，交换，释放其自身的价值。把档案工作者带进市场，带进流通领域，经受市场经济的冲刷，激发对档案工作的创新意识。另外，要为档案工作者营造创新氛围，使档案工作者能及时接触新鲜事物，了解档案工作的现状及发展趋势，拓宽工作思路，培养自身的创新思维能力。

1.3 主动意识

过去的档案利用工作中，档案工作人员多年养成的“重保管、轻开发、重历史、轻现实”的思想，使得档案的开发利用出现坐等服务现象。大量的档案很少被利用，一些有价值的档案散失在外，档案员空守着一座知识或历史的矿山却一筹莫展。造成这种局面的主要原因有以下几点：一是现行体制局限性，档案人员开发利用档案的积极性没有调动起来，开发利用档案信息意识淡薄。二是开发利用档案的6种基本常用的方式还处于原始的手工劳动之中，有的甚至因为客观或主观原因而出现服务缺口。三是受行政领导档案意识薄弱的影响，重视程度不够，档案管理的硬件设施跟不上，使档案信息开发利用工作相对落后。档案的开发利用是一项系统工程，在档案归档之前，做好督查指导，进行超前控制，保证档案收集齐全完整。在档案信息的开发利用方面，档案部门和档案人员应对以往档案利用情况和各部门工作实际调查研究，了解中心工作，掌握现实社会对档案信息的利用需求，及时将信息源源不断地输送到利用者手中，使档案服务工作由被动型变为主动型。

2 创新利用方法

现代科学技术的发展为档案利用工作实现自动化和现代化提供了条件。随着档案信息资源的急剧增长，社会对档案利用愈来愈频繁，迫切要求能够及时、准确、全面、系统地将档案信息进行有效地浓缩和有效地存档，以便于更快捷、更广泛地提供利用。传统的档案利用方式与方法已越来越难以适应现代社会利用的需要。因此，必须利用计算机和网络等先进技术，创新利用方法，更新检索手段，不断推进工作的自动化和现代化。

首先要利用现代技术加强档案信息数据建设。目前档案信息自动化从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步关键在于数据库建设。其次要更新检索手段，建立目录中心。目前大多档案室的检索工具种类比较单一，功能不全、检索速度慢、功率较低，加强检索工具体系建设和建立档案目录中心已成为十分紧迫的任务。随着网络技术的发展，可以建立一个科学的、系统的、结构合理的相互配套的档案信息检索网络，可将利用档案信息开发成全文数据库，放在网络上供职工查阅、下载。目前我局已将2002年至今文书档案进行了电子文档的扫描，扫描完成后，进行编目整理，形成PDF格式的电子文件，并上传电子档案数据库中。这样既节省了时间、人力，还对利用者的查找和案卷的保护起到了一定的作用。

3 提高档案工作者的素质

“打铁还需自身硬”，档案利用工作的好坏，直接取决于档案工作者的素质，因此要全面提高档案工作者的素质做到“三个提高”。

3.1 提升职业道德

一是要遵守档案工作纪律，认真执行《中华人民共和国档案法》，严守党和国家的机密。二是要热爱档案事业，树立全心全意为人民服务的宗旨，三是要甘于默默无闻、埋头苦干，摒弃名利观念。

3.2 提高专业素质

档案工作是一项专业性很强的工作，因此档案管理人员必须拥有扎实的档案专业知识，熟悉单位的性质、成立时间、组织史和基本情况，才能解答利用者的各种问题，准确、快速地查找到利用者所需要的档案。要不断补充自身缺乏的而又急需的知识，如在收集现行文件时，要学习相关知识，了解市场特点、单位情况、部门要求；在整理现行文件中，要具备较宽泛的学科知识，具备对信息资料进行再次开发利用的能力；在服务他人时，要有崇高的敬业精神和良好的服务意识及较高的计算机操作能力，运用现代化手段快捷便利地提供服务。要不断培养提高自己的实际操作能力，依靠平时不间断的理论学习和工作实践中的摸索，在理论和实践不断结合的工作中，使专业知识水平再上新台阶。

3.3 提高综合素质

档案工作涉及的知识范围广、专业多，这就要求档案管理人员学习掌握相关科学知识。为了成为职业上的“常胜将军”需要的是不断更新知识，不断充电。唯有不断地学习、超越，才能掌握进步观念，掌握各方面技能从而推动档案事业的发展。

4 结束语

通过提高档案管理人员政治、专业、综合素质，创新利用方法，转变以管为主的理念，树立现代管理理念，树立档案利用意识、创新意识和主动意识，做好新形势下的档案利用工作。

参考文献

姜元茂.档案人员岗位培训教程.北京：中国档案出版社，2002