智能化档案管理

RFID管理档案智能化优势：
1· 非接触式数据采集。无需打开档案盒，阅读器在粘贴有RFID电子标签的档案盒前经过，就可以采集到档案的具体名目、数量、档案摘要等信息。
2· 快速扫描，且一次性数据处理量大。RFID阅读器可以同时采集上百个标签，这比传统条码扫描方式要快超过100倍。
3· 和传统的条形码、磁卡等数据存储介质相比，电子标签存储信息量大，使用寿命长，可重复使用。
4· 安全性高。电子标签的数据存取具有加密机制，无法伪造和非法篡改信息。
5· 电子标签抗污染性能强和耐久性好，对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。
6· 体积小、形状多样。电子标签基本不受尺寸大小与形状限制，用于档案管理适应性强。
7· 可重复使用。 RFID标签可以重复擦写存储的数据，方便档案信息更新，而条形码印刷上去之后就无法更改。
8· 穿透性和无屏障阅读，RFID标签被覆盖在纸张、木材或塑料等非金属材质下仍能穿透通信。而条形码扫描必须在近距离且没有物体阻挡的情况下才可读取信息。
9· 电子标签具有EAS防盗功能，配合门型通道读写器，可以很好得防止档案丢失，实现非法取走报警功能。

智能化管理在电力营销档案的运用

智能化管理在电力营销档案的运用

随着国家电网公司“大营销”体系的推广建设，推动了营销业务应用电子化管理的发展。通过电力营销档案智能化管理研究与应用，建立电力营销档案智能化管理标准、应用和配套设施，通过统一档案的存储模式，智能化识别在档案应用中确保了营销客户用电基础数据准确性。

引言

随着信息科技的快速发展，电力营销业务模式的不断变更，对用电客户档案管理的日益重视，供电企业已不同程度的开展了客户档案管理探索，为营销客户档案智能化管理提供了良好的基础。营销客户档案是指电力企业与客户所发生的一切业务关系过程中所形成的各种形式的历史记录。包括供电咨询、用电方案、合同、协议、各种变更用电业务、客户电气设备资料、用电检查记录、装换表记录、催缴电费记录、违约用电记录、以及相关影像、图片、声音资料等。它是供电企业服务客户的基础资料，同时又是公司内部业务、责任划分的书面依据。

但是，由于电力营销客户档案产生于各供电公司的电力营销网点，如何科学管理这些分散的、动态的客户档案一直是电网企业营销档案管理人员面对的难题。营销客户档案管理针对用电客户档案的收集、整理、保管和利用开展，建立智能化档案管理标准、营销档案管理系统、档案数字化标准体系、智能营销档案场馆组成智能化营销档案管理体系，提供工作界面清晰、保管规范及利用高效提供系统、全面且准确的信息，提高供电可靠性的重要保障。本文分析现有电力行业营销档案档案管理现状及建设过程中的问题，利用智能化管理在档案管理标准、档案智能化收集、整理和归档、利用等方面进行了研究与分析，对在供电企业实行营销档案智能化管理进行了有益的探索和实践。

1营销档案管理现状与分析

随着信息科技的快速发展，供电营销业务受理模式的不断变化，现有的营销客户档案管理已不能满足“大营销”体系建设及营销精益化管理的`需求，必须加快营销客户档案管理转变，切实为“大营销”体系建设及营销精益化管理提供服务支撑。目前，营销客户档案管理现状如下：

1.1现存管理模式陈旧，无法支撑营销管理

目前，在供电企业中尚未形成合理有效的客户档案管理模式，缺少对现有的营销资料收集人员进行系统化、规范化和标准化营销档案管理培训，缺少相应系统服务支撑。在客户进行业扩报装时，按照要求对客户进行纸质档案资料收集、保管，但缺少对客户用电检查档案、电费收缴、计量装置等档案进行收集保管，一定程度上造成客户档案保管的不完整性，在出现法律纠纷时，不可避免会给企业造成损失。另外，现有这种档案整理方式比较简单粗糙，缺少系统化、规范化档案整理，容易造成客户档案保存和利用效率低下。

1.2档案管理人才缺失，保管利用空间有限

在供电企业中现有营销客户档案管理工作尚未引起足够的重视，导致在部分企业中尚不能有效的整合客户档案信息，更加缺少专业档案管理人员进行档案专业管理，导致随意整理、存放无序等问题，引起后果是客户档案混淆，资料完整性缺失，不能切实保障营销客户档案的真实性、有效性。部分企业随着业务办理及用户档案数量的增加，对客户档案保管利用空间提出了要求，导致了部分客户档案分处存放，保管地方不一定满足档案管理的要求。因此，专业人才及保管场地对营销客户档案保管形成了一定程度的制约，如何提高档案人员技能及建设标准化场馆成为当前营销档案管理的一个重点。

1.3管理标准体系缺失，档案服务支撑有限

在电力营销业务工作中，缺少对营销档案管理标准体系建设，导致部分企业单位虽然进行营销档案管理建设，在营销客户档案进行资料收集、整理保管及共享利用服务不足，缺少标准体系指导，缺少对现有营销业务办理及服务支撑，不能最大化发挥营销客户档案管理价值。

2智能化管理在电力营销档案中的应用策略研究

由于电力营销业务复杂性及特殊性，传统的档案整理、管理均已不能适应营销档案的发展需要。利用智能化管理，建立管理标准，指导供电企业营销档案收集、保管和利用，有效规划营销档案保管建设空间;利用智能化收集、整理，有效降低档案管理人员工作量，提高档案整理工作效率;加强营销档案与营销业务应用、移动作业等服务利用和支撑，进一步提高营销业务办理效率和提升客户服务满意度。主要从标准规范体系、智能化档案管理、智能档案场馆及智能服务支撑进行研究与分析。

2.1加强标准规范体系建设，为营销档案标准化管理提供指导

以电力行业营销业务的动态性、分散性及随机性特点，制定营销档案的收集整理标准、数字资源体系标准、营销档案系统建设标准及智能化档案室建设标准，为营销档案资料收集、电子化要求、系统建设和营销智能化档案室建设提供参考和指导。

2.2营销档案管理系统研发，实现智能化营销档案管理在电力营销档案中实现智能化管理，加强对营销档案管理系统研究与开发，实现业务、系统及设备之间智能化融合，提供档案智能化整理、智能化服务及智能化管理。

(1)差异化档案保管系统模式。在集中管理和属地化分散管理模式的基础上，进行营销客户档案差异化智能管理，对于除居民客户档案外的营销档案，实行智能化集中管理模式，减少档案管理人员，提高档案保管利用空间;居民客户档案采用“全程电子化”管理模式，减少档案管理人员重复整理纸质档案工作量，减少了日趋紧张的档案保管空间。

(2)智能化档案管理系统模式。在营销档案智能化管理中，智能化收集整理是确保档案资料来源、降低档案资料收集工作量，提高档案收集整理效率。营销档案智能化收集，与营销业务应用实现工作界面融合，采用“一键式”嵌入式资料提高工作效率，减少客户等待时间。在营销档案完成收集后，按照预定的档案编号规则，自动进行档案装盒、编目和归档上架，系统自动与智能库房进行联动，系统通过系统智能判断为该客户档案进行档案储位预选择，构建档案、系统及储位“三位一体”的关联关系，提高实体档案查找和定位效率;利用系统与智能场馆结合，实现营销档案的智能盘点和批量移位，减少档案工作人员的工作量，提高了盘点工作效率和准确性。

(3)营销业务支撑智能化管理模式。利用电子化设备，实现营销业务营业厅办理资料电子化管理，对于电子化后档案资料，利用图像识别技术自动抽取客户用电关键信息，对营销业务提供智能化服务支撑。例如供用电合同用电容量、电费计价等重要基础数据信息，抽取客户营销基础数据信息与营销业务系统中该用户信息进行自动校核，对数据不一致及时发出预警，减少企业运营风险，规范化营销业务管理，实现营销档案数据校核应用，提高营销精细化管理。

2.3构建标准化智能档案室建设，实现用户、系统及设备三者联动管理。构建智能化营销档案室，采用先进的具有RFID功能的智能型密集架，建立档案、系统及智能密集架之间的联动管理，实现客户档案数据的存放、自动同步、自动定位、自动盘点等功能。营销档案存储管理基本采用“按盒存放、盒位结合”管理方式，利用营销档案系统、管理控制台及智能密集架之间联动实现营销档案智能化管理;同时支持以时间流水和业务类型为归档标准，实现客户档案在物理上分散存放，在逻辑上集中统一管理的效果。

3营销档案智能化管理应用实践及成效

随着国家电网公司“大营销”体系的推广建设，推动了营销业务应用电子化管理的发展。2014年，国网福建省电力公司启动了营销档案智能化管理应用建设的探索工作，并选择福州供电公司作为营销档案智能化管理试点单位。福州供电公司组织营销业务相关业务部门开展营销档案建设工作，主要从营销档案标准规范体系、系统建设功能及智能场馆建设三个方面开展。

(1)营销档案资料标准规范体系研究。制定了符合福州供电公司业务实际的营销档案资料收集规范，把营销档案资料收集与营销业务流程进行紧密耦合，实现业务角色、业务类型、业务环节及资料类型进行有机关联，确保营销档案资料收集及时性、规范性。

(2)营销档案管理系统建设。营销档案管理系统建设符合智能化管理工作要求，协调营销业务应用开展应用集成工作，满足营销档案智能化收集、智能化整理和智能化归档。

(3)智能营销档案室建设。按照智能档案设建设要求，开展档案室选址、基建装修、设备安装、系统联调及档案室投运等工作。

福建福州供电公司经过营销档案智能化管理试点建设，其成效主要表现如下：

(1)营销档案标准化管理，确保客户档案安全保管。通过电子化设备、系统化管理将营销业务中重要的业务凭证及单据纳入信息化管理，电子化营销档案在档案查阅、利用等方面更加便利，避免了实体档案在借阅和利用过程中造成的档案磨损、老化、丢失及泄密等情况;通过信息化安全存储保管策略，可实现电子档案数据长期保管。

(2)解决档案人力资源紧张及优化档案保管存储空间问题。系统化管理有效缓解档案集中存放的实体库房压力，借助信息化手段满足按照客户档案类型实现集中和分散保管相结合保管模式，降低了人力资源紧张问题，优化档案保管空间利用，扩大了现有人员管理档案的规模和数量，提高了档案管理效率。

(3)支撑服务营销业务办理。利用电子化档案中智能识别、抽取，有效支撑营销业务办理中对用户用电基础信息的完善，有效降低了营销一线工作人员补录、人工核对客户用电基础数据信息工作量，支撑营销业务的“免填单”业务和同城营销业务办理，提高了营销工作效率。

4结论

通过电力营销档案智能化管理研究与应用，建立电力营销档案智能化管理标准、应用和配套设施，通过统一档案的存储模式，智能化识别在档案应用中确保了营销客户用电基础数据准确性，提高客户服务满意度;档案保管采用智能化技术与营销档案系统联动管理，实现档案库位自动分配、档案智能盘点，降低了档案管理工作量，提高了查阅档案效率;与营销业务系统集成服务，有助于进一步推动营销业务受理无纸化，更好的支撑“大营销”体系建设，实现营销档案管理的规范化、标准化。

参考文献

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[4]杨郁.基于营销业务系统的智能化客户档案管理[J].电力需求侧管理，2013(9)：58~59.

[5]李清涛.智能型客户电子档案系统开发项目管理研究[D].华北电力大学，2011.

如何实现档案库房一体化智能管理

档案管理的文档一体化管理旨在文件与档案在同一系统中进行管理，数据可以共享、可以交换、可以协同，可实现一次录入多次利用的设想。
楼主可以考虑绍林科技开发的汇博通是一个综合文档管理平台，前身是3Hmis综合文档管理系统，它把企业的文件、档案、门户网站，内外信息管理以及沟通与协作等，有机的结合到一起，使得整条业务链条上的信息管理，传递，共享，协作与沟通变得更加容易，有序与方便。
应用范围涵盖办公自动化，文件管理，档案管理，内容管理，证照管理，综合知识资源整合以及大数据应用等以知识文档为基础的众多领域。
同时，系统提供论坛中心、知识问答、微博等知识共享平台，在管理企业显性知识的基础下，有效促进隐性知识的沉淀。
另外，企业内部的文档管理应该照顾到文档的全生命周期管理，从文档的产生到再利用以及自我发酵、完善各个生命周期阶段中都应该有对应的功能进行管理支持。
并且，汇博通将文档管理的应用进一步扩展到手机和平板电脑，可实现公文审批，移动协作，移动考勤，即时沟通，信息查阅以及共享等功能，随时随地把企业文档库带在身边。
总的来说，可以应用到文档管理的各个方面，通用性较强，同时也是一套OA系统，可以推进企业知识文档的一体化管理，不论显性或隐性知识都有相应的功能模块，实用性较强。楼主可以参考一下他们官网的解决方案吧。

铨顺宏：将如何实现RFID智能化档案管理？

RFID档案管理的主要作业任务有：贴标、分发、接收等流程，通过给每一个档案箱安装一个RFID电子标签，并绑定档案信息，在各关键节点，通过读写设备对电子标签信息的采集，达到对档案的识别，从而实现RFID智能化档案管理。

RFID智能化档案管理推荐“铨顺宏科技”，

铨顺宏 配合各大运营商、集成商已成功将ThingMagic RFID设备，运用在RFID生产制造、RFID仓储管理、RFID航空航运、RFID服装零售、RFID防伪溯源等多个领域各种应用中。

现在有没有比较智能可以进行档案管理的东西？

1.报警系统
河南智能密集架档案管理的报警系统十分强大，此系统的建立是为了档案更加安全，当发生意外时能够及时提醒工作人员。首先智能密集架的优点表现在它装有防火报警的系统，该系统可以检测出环境烟雾，还具备消防装置，因此此系统能够有效的避免智能档案库房发生火灾、出现火势蔓延的现象；其次河南智能密集架档案管理可防止档案丢失，出现盗窃将立即有报警信号；最后由于档案类型和数量较多，使用其他类型的密集架时误拿档案是常见的现象，而使用智能密集架档案管理具有误拿报警系统，从而规避了误拿问题。
2.档案管理与整理系统
河南智能密集架具备档案管理与档案整理双向的优点，比较全面化。档案管理与档案整理既相互联系又有一定的区别，下面我们将两者各自功能做出分析，档案管理系统包括将档案自动整理盘库、自动数据备份、语音互动、自动通风、纠错、催还档案等功能，而智能密集架档案整理系统包括拆装档案的录入、档案的扫描、将电子档案建档等功能。

什么是智慧档案馆？

智慧档案馆是智慧城市中的一个子系统，“是适应大数据背景下的第四代档案馆，是继数字档案馆之后档案信息化发展的高级形态”。笔者认为，智慧档案馆的目标是实现跨时空的档案信息资源共享、跨平台的服务集成，使用户可以一站式获取所需要的档案信息资源。

功能上主要体现在对传统档案管理环节的“智慧化”上，包括档案收集、整理、存储、保护、利用等方面，实现了沟通感知、资源管理、建筑设施和服务创新四个方面的智慧化。

图扑软件 的智慧档案馆，利用了网络大数据以及人工智能等新技术，建立从档案的收集、整理、归档、利用、统计等于一体的整体化智慧档案管理体系，实现了档案资源的管理与利用，具有智能化、物联化、网络化等特点。

以资源共享平台为基础，应用云计算、大数据、物联网、移动应用、人工智能等现代信息技术与相关工具，重点打造高效、智能、统一的管理服务平台和信息服务平台，进一步实现档案数据资源开发利用的最大化，实现便捷增值服务的新型档案馆模式。档案馆运行等各类信息进行感知、挖掘，经综合分析和提炼萃取形成智慧信息，并将其应用于决策、管理和服务。

智慧档案馆可视化界面采用柱状图、折线图、雷达图、饼图的多样呈现方式使内容更加丰富多彩。不同的数据间的展示方式不同，保证直观的同时又多样化。档案馆建筑的灯光阴影效果让整体视觉效应也更为真实饱满。

越来越繁重的工程计算和某些特定的危险工作已经能由智能计算机来完成了，甚至可以超越人脑，做得更快、更准确。复杂工作的定义是随着时代的发展和技术的进步而变化的。

rfid智能档案柜管理，做rfid技术的智能档案柜管理系统解决方案哪家好

RFID射频定位智能档案管理解决方案
一、产品实施背景
近年来，我国档案事业取得了长足的发展，档案事业的规模扩大了， 数量也逐日增多，档案的种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。传统方式下， 档案入馆后先需进行分类、排序，并去装钉，然后由人工撰写档案盒的相 关信息，最后手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档案盒内。 档案存放无序，查找困难；档案查阅耗时长；对失效档案的管理滞后等等 操作方式都耗费大量活劳动和时间，导致较多档案入馆后被长期堆放一隅 无法得到及时有效的整理归档。 鉴于目前档案管理存在的种种现状，档案管理的技术升级与改造迫在 眉睫。本公司产品将利用RFID技术对档案进行智能化管理，减少因人为因 素导致的档案损坏、丢失以及无法有效的实时监控等突出问题，同时产品 将详细有效记录档案的流转情况，大幅降低盘点带来的工作量。
二、解决用户5大痛点
1. 简化借还流程，提高流通效率
现有的借还流程仍然需要人工打开资料扉页并找到条码位置然后才能扫描条码。这样的 操作流程仍然较为繁琐，借还效率比较低。同时，条码容易破损，影响借还的效率。因此， 需要引入先进的读写技术以简化的资料借还流程，提高信息存储的安全，提高信息读写的可 靠对，也提高借还资料的速度。
2. 大幅降低资料盘点和查找工作量
依靠人工的资料盘点工作，特别是已归类的盘点工作量太大而且效率很低。管理员盘点 资料要凭自身的记忆对资料进行分类放置和记录，费时劳神却又很难达到目的。引入先进的 RFID资料盘点工具和方法，可实现资料盘点的自动化。RFID非接触、远距离、快速读取多个 标签的特点，使盘点工作简单有效，RFID使从不能盘点到可以盘点、轻松盘点;
3. 改变借阅管理和安全防遗漏流程脱节的情况
现阶段依靠人工手工记录的方式进行借阅管理，一方面借阅工作量较大，另一方面亦存 在数据登录错误的情况，且在发现丢失资料的同时无法记录丢失资料的信息或超期借阅无法 跟踪等待，对资料的日常盘点、补缺工作影响极大。RFID系统对现有的管理模进行改进，借 用RFID信息记录每份资料的进出库历史记录，从而可以与借还的历史记录进行匹配，进行资 料自动跟踪预警。
4. 提高资料管理人员工作人员的工作满意度
资料管理工作人员由于积年累月的重复性劳动，加上资料管理工作本身就很繁重，很容 易让工作人员对资料室工作产生一定的消极思想;由于管理上存在缺陷，管理者对资料的管 理也大伤脑筋。通过对资料室RFID系统的应用，可以弥补管理上的缺陷，同时把工作人员从 资料日常繁重的重复劳动中解放出来，其主要体现在以下几个方面： 1) RFID技术大大减少了流通工作量，剩余的流通工作也是配合RFID技术的自动化工作， 这样大大提高了流通工作人员的工作积极性和精神面貌。 2) RFID技术也解放了大批流通工作员，使他们可以从事其他的高级的咨询工作，如工 艺咨询等。
5. 资料室通过RFID技术，全面数字化管理
通过使用RFID技术，可在资料室中实现快速清点功能、借/还时即时资料识别和安全防 盗功能、快速准确的数据库检查和更新功能等，这使得相关管理员的工作变得更加轻松、简便。
三、核心技术介绍
数字化RFID是一种非接触式的自动识别技术，它通过射频信号自动识别 目标对象并获取相关数据，识别工作无须人工干预。RFID的应用系统具有非 接触，工作距离远，精度高，信息收集处理自动快捷及环境适应性好等一系 列优点，不仅能取代传统的手工录入方式，大大提升企业的运营效率，更由 于其先进的自动识别功能，能轻易地实现原先人工难以完成的任务，为提高 企业竞争优势，增强企业核心竞争力提供有力的支持。相比传统的自动识别技术，RFID技术具有良好的穿透性，多标签远距离 识别能力，可标识物品信息容量大，反复可读写，标识信息唯一的特点，非 常适合应用在档案管理上。每本档案粘贴有一张超高频RFID标签。系统可以 依托于该标签，实现档案的入馆、定位、借阅、防盗管理、销毁管理等。 同时利用非接触式的RFID读写设备，与后台数据库管理系统相配合，可 以实现档案的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。同时系统在 档案室出入口处安装非法出库检测RFID监控设备，通过远距离RFID认证，可 以实现自动防盗与档案出入库确认功能。
四、产品总体介绍
1：智能档案柜柜体 可按预设进行开 架 闭架操作 方便档案的拿取
2：管理计算机以及管理系统软件 可实 现对柜体动作的控制，实时监测智能盘 点等，对全部文档进行管理。 3：RFID高频读写设备和用于档案批量 出入库信息采集和档案上架下架定位扫 描装置。
4：电子标签 电子标签贴在档案盒上， 用于可实现自动识别档案定位，在线自 动盘点等功能。
五、档案主流程介绍-归还 、入库

1. 录入人员登录系统时需通过密码、指纹或 者人脸识别认证；

2. 验证通过后，录入人员创建档案，系统将 档案基础信息存档，同时打印档案身份标签 （RFID标签），最后下发任务到达档案室；
3. 录入人员携带档案入库登记时需验证相关 入库人员身份，指定档案存放位置信息并进 行绑定，绑定完成后系统可自动打开柜门； （一次验证档案的正确性）
4. 库管员根据灯光提示完成对档案上架；
5. 上架完成后操控系统会实时盘查当前存储 档案是否上架正确，同时更新基础档案数据； （二次验证档案的正确性）
6. 档案入库成功
六、档案主流程介绍-借阅、出库
1. 提取人员登录系统时需通过密码、指纹或 者人脸识别认证；

2. 验证通过后，提取人员申请提取档案后， 申请信息下发至档案室；
3. 库管员核验身份成功后，确认档案提取任 务，操控系统将精准定位到档案所在位置并 核验档案基本信息，同时自动开启柜门； （一次验证档案的正确性）
4. 库管员根据灯光提示获取到对应的档案， 档案离位时操控系统会验证所获取档案是否 正确； （二次验证档案的正确性）
5. 档案提取成功
七、智能密集架介绍
智能密集架管理系统就是采用RFID射频自动识别技术利用非接触式RFID读写设 备与后台数据库管理系统相配合 可是实现档案的借阅 归还 查找 盘点 工作过程的 信息化管理。 此产品适用于档案存储较多的机构，每组密集架可存储 150份 档案盒，每 组密集架都配备独立分控显示屏，并且每个档案盒对配有状态指示灯，用来实时 展示当前档案所处的状态。

八、3大优势：
优势一 ：高效智能
1. 采用非接触式数据采集，档案盒上架时无需按照指定位置摆放。
2. 可按照空余位置随意摆放，查找档案时可按照指示灯进行拿取。
3. 无需人工翻阅查找，且一次性数据处理量大，实现穿透性和无障碍阅读。
4. 真正实现无序存放和有序管理，提高借阅效率。
优势二：安全可靠
1. 柜体具有操作库区加密功能，
2. 进人保护系统，物品掉落防挤压系统。
3. 温湿度显示，开架自动照明功能。
4. 柜体并配备手动遥杆，柜体断电时可手动开启密集架。
优势三：理念先进
1. RFID智能档案管理系统采用智能定位技术。
2. 实时定位档案位置，充分降低了管理人员的工作量，
3. 真正实现无序存放有序管理 有效解决了普通档案柜查找困难，盘点效率低等问题
4. 实现真正意义上的数字化档案管理。
九、服务行业
金融行业、军工行业、税务局、电力企业

北京融海通达科技有限公司
姚瑶：一八五一五二九七六八七（同V信）

档案管理有什么优点

以下内容为网上摘抄，如有侵权请联系删除：

1、准确反映企业的成长历程

档案记录着企业成长的点点滴滴，何时开业，创业者是谁，何时盈利，何时扩张，战略目标调整过几次、法人有无变动等等都可以从企业档案中找到答案。企业发展何时平稳、何时动荡，原因何在，也可以从中找到规律和解答。

2、防患企业商业秘密外泄

企业档案无不涉及商业机密，如果没有统一管理，任凭管理人员个人处置，势必容易丢失，丢失就有泄密可能。档案不仅要统一管理，而且还有要保密意识。

3、决策制订的参谋和帮手

企业做决策、出方案，往往都要查找历史数据，进行同比分析或方案对比，没有档案就无法进行。档案管理良好的企业，死档案强过活帮手。好记性不如烂笔头。人脑记忆总有误差的时候。做决策离不开档案资料。

4、企业文化的活标本

很多企业搞企业文化建设总喜欢请专家帮忙，殊不知，企业文化是企业成员思想意识在企业制度规范、员工行为、厂容厂貌等诸多方面的投射或反映。是企业员工自己培养创建起来的，是不假外求的东西。做好档案管理的企业，在整理完善企业文化时，不需要搜索枯肠，不需要绞尽脑汁，不需要编造，只需要将全体员工认可的价值观、制度规范、行为准则梳理、补充、完善，企业文化的基本内容就有了。再结合企业发展史上的重要事件的整理、以及优秀员工代表的事迹总结，企业文化就丰富起来了。

5、企业宣传的资料库

档案管理好的企业需要进行宣传时，只需在档案室调取资料就行了，不需要临时抱佛脚，打乱正常工作，也不需要像演员彩排似的，劳命伤财，准备道具、背景。档案管理好的企业，宣传资料真实可信，对宣传和扩大企业影响力有百利而无一害。档案管理实在是一举多得的事情。

6、员工成长的断代史

很多企业员工进来时一张表，出去时还是一张表。更有甚者，这个员工一走，这一张表也不知什么时候就消失得无影无踪了。这实在是大错特错的事。人事部门对于已经离职的员工档案应该定期移交档案管理部门。离职员工不一定都是企业的敌人，说不定哪一天企业的员工成了名人，他的档案可就成了珍贵史料。这有点夸张，但并非没有可能。人事部门应该加强员工档案管理，每年补充、更新员工档案内容，准确及时记录员工成长的脚步。员工在企业多少年，档案就应该记载多少年的主要成长历程。企业人事档案应该成为员工成长的断代史。

档案管理的作用和意义

综上所述，实现档案管理规范化，可以提高档案业务工作的效率、降低档案管理者的劳动强度，降低管理成本。而实现档案管理的电子化，更是可以将档案管理达到事半功倍的效果，使用电子软件管理档案通过网络就可以随时随地的进行档案检索、借阅，亦可进行档案业务管理工作。不仅可以提高效率，还能减少档案丢失、泄密的危险。也能为企业变革管理,配合组织、流程、信息一体化的整合,集团档案知识管理将从传统档案管理模式转化为以价值为导向的档案知识管理模式,以实现企业战略为目标的价值管理模式,达到集团档案知识管理模式的进一步创新。

档案库房安全保护智能化综合管理系统的系统简介

档案库房安全保护智能化综合管理系统是济南恒大视讯按照国家档案局《档案馆建筑设计规范》、《档案馆温湿度管理暂行规定》、《档案库房技术管理暂行条例》等有关档案安全保护的管理技术要求设计完成，突出了档案库房档案安全保护的“十防”（即防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体等）要求，实现了档案库房安全保护由被动人工管理向现代化、智能化、科学化、人性化管理的历史性跨越。该系统采用模块化设计，系统功能强大，便于升级维护。用户可根据本单位实际功能需求，选择需要的功能模块。根据国家《档案法》、《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）、《档案馆建设标准》（建标103-2008）、《档案安全保护技术管理暂行规定》及国家建筑设计施工规范等相关技术规范设计要求，档案库房应保持适宜的温度和湿度，超差时应及时采取措施。温度应控制 在 14℃～24 C，湿度控制在 40%～60%，并认真做好温湿度记录，温、湿度不在控制范围内应及时采取措施。注意及时通风，注意防火、防潮、防光、防尘、防毒、防虫、防鼠、防盗。

有没有好用又免费的档案管理软件推荐一下？

人事档案管理软件比较多，文档管理软件比较少。人事的可以用里诺的人事档案管理软件试试

企业档案真实地记录了企业生产、技术、科研和经营等活动，是企业的无形资产和宝贵的信息资源。OA系统通过电子化管理，实现档案收集、借阅更加便捷，减少手工化操作，实现档案借阅共享，简化借阅手续。

OA系统档案管理方案

1、档案分类编号，有序管理

对于大型企业来说，公司的各类纸质档案数量大，种类多，涵盖面广。比如公司证照、技术文档、产品方案等等，进行及时归档和科学的整理十分必要。

1）档案归档： 档案员按各部门提交的档案标准，收集有效纸质档案和电子档案，档案相关信息可通过excel批量导入OA系统中，同时，在OA系统中形成的重要文档，也将自动归入档案管理中进行管理，不需要进行重复的筛选和录入。

2）档案分类清晰： 根据企业的档案分类要求，编制分类目录，将档案归入所属的目录，并且维护相应类别编号；通过表单建模搭建档案类别，树状显示，更加直观，方便维护人员进行类别维护。

3）档案编号生成： OA通过字段属性自动生成档案编号，按照档案的大类+小类+流水来进行编号，实现了每份档案有归属，查阅简单方便，易于管理。

4）档案盒管理： 根据档案分类，建立电子档案盒，将相同类别的档案文件放在一个“盒子”里，档案员可以增加盒类目，生成档案盒序号、公司名、档案盒题名、柜号、备注、录入人、录入时间等信息，档案盒的背脊信息同时产生，可打印卷内目录、档案背脊，方便查询，实现档案的线上与线下管理统一。

5）建立档案信息库： OA系统根据档案基础信息建立档案信息库。通过建模搭建了档案类别，将档案通过档案状态分组展示；为了能够对档案的总体情况进行把控，管理员可以在档案信息库中定期导出收集档案文件的汇总数据，月/年的收集情况和档案销毁情况。

6）档案有效期管理： 为了保证公司各种资格证书和证照信息能够及时地在失效前销毁或者更新，OA系统设置了到期提醒管理。档案存放到期，系统自动提示档案管理员，不需要一个个去查是否到期，不容易遗漏且效率高。

2、档案借阅管理流程化

1）档案查询： 实现档案快速查询，是进行档案管理的目的之一。在档案信息库中，可根据档案名称、档案编号以及档案状态快速查询。管理员可以查阅具体的档案借阅明细。

2）档案借阅申请： 借阅人在填写借阅单时，自动过滤了已销毁、已借出的档案，只能选择未借出的档案，在档案借阅单上需要填写借阅日期和预计归还日期，便于追踪。

3）档案的状态追踪： 档案的状态根据流程的流转而自动变化，不需要人为进行修改。申请人提交后回写相应信息状态改为出借中，档案管理员执行操作后状态改为已借出，档案管理员归还确认后状态改为未借出。在已借出的状态下，如果借阅人需要进行延期续借，可通过之前的借阅流程中选择需要续借的内容通过续借申请按钮快速发起续借。

4）档案借阅提醒： OA系统通过打造表单建模提醒功能，实现借阅超期系统自动提醒借阅人。档案管理员可自定义到期日期和到期前提醒天数。借阅人在预计归还日期两天前收到短信提醒一次，延期后每天收到短信提醒一次。若是借阅电子档案，则OA系统将自动控制当前借阅人的可查阅时间，预计归还日期结束后将自动收回文档查阅权限。

5）档案安全保护： 为了保护档案安全和隐私，电子档案下载时会自带水印，包括借阅人、借阅日期等，保证公司信息泄露可进行追究。

6）档案借阅记录： 根据员工的借阅申请，可自动形成档案借阅记录台账。所有借阅记录系统记录，按照各种查询条件检索，一键导出明细，方便统计。管理层可以分享OA系统中借阅记录台账的数据，根据借阅各类资料的次数、共享价值，更新或销毁信息，提高档案的利用率，避免无效档案占用资源。

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