1. 确定文书分类：根据文书种类和用途将文书分类，例如报告、通知、合同、备忘录等。

2. 建立文件夹：根据文书分类建立文件夹，例如“报告文件夹”、“通知文件夹”、“合同文件夹”、“备忘录文件夹”等。

3. 标注文件名：为每个文书文件命名，建议采用简洁明了的命名方式，例如“报告-主题-日期”、“通知-主题-日期”等。

4. 统一命名格式：将所有文书文件的命名格式保持一致，方便查找和管理。

5. 时间排序：按照文书的日期进行排序，可以方便查找最近的文书。

6. 建立索引：建立一个索引或目录，将所有文书文件的名称、日期和位置记录下来，可以方便查找和管理。

7. 定期备份：定期备份文书文件，以防意外丢失或损坏。

8. 快捷方式：将常用的文书文件添加到桌面或快捷方式中，方便快速打开。

9. 定期清理：定期清理不需要的文书文件，保持文件夹整洁有序。

10. 按需保存：根据需要保存文书文件，避免过多无用的文书占用存储空间。