1. 确定文书分类：将文书按照种类进行分类，比如合同、报告、备忘录、邮件等。

2. 标注文书时间：在每个文书的文件名或标题中标注文书的时间，或者在文书中加入日期和时间戳。

3. 统一保存格式：选择一种适合自己的保存格式，例如.docx、.pdf等，确保文书的一致性。

4. 建立文件夹：按照文书分类建立文件夹，例如合同、报告、备忘录等。

5. 命名规则：为每个文档命名，使用简洁明了的命名规则，例如：“2021年7月份报告-销售部门”。

6. 分类整理：将文书分类放入相应的文件夹中，按照时间顺序排列。

7. 备份：每隔一段时间备份一次文档，避免文档丢失。

8. 定期清理：定期清理不必要的文档，删除过时的文档，确保文档的整洁性和有效性。

9. 使用文档管理软件：使用专业的文档管理软件，可以更加方便地管理和查找文档。