档案服务案例

案例一：丢失档案
评析：工作不负责是造成档案丢失的重要原因

兼任文书档案员期间，工作不负责任，管理松懈，丢失档案一卷，后虽已追回，但因该档案涉及一些人员和事件的调查、处理意见，在群众中扩散后，妨害了职工的团结，造成了不好的影响，为了严肃法纪，该厂根据《档案法》第二十四条的规定，给予杨朝惠同志行政记过处分。
从这个案例，我们可以看出，工作不负责任，管理松懈，是造成档案丢失的重要原因。档案工作是一种机要、保密工作。根据不同档案的内容性质，有的档案只能限制在一定范围内进行查阅、借阅，只能允许规定的人员接触，一旦丢失，会造成不利的影响。由于档案工作具有上述特殊的性质，所以要求档案员一定要在政治上可靠，有较强的责任心，对待工作严肃认真。如果不负责任，管理松驰，则是容易出事的。杨朝惠同志的教训就是前车之鉴。
《档案法》第九条第一款规定：“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”忠于职守，就是对待工作认真负责，一丝不苟，安心档案工作，热爱档案工作，精心管理档案，保护档案。
遵守纪律，就是要遵守政治纪律，遵守保密纪律，严格执行档案查阅借阅制度，严格执行档案安全保管制度。忠于职守、遵守纪律，是档案人员应当具备的基本素质。忠于职守、遵守纪律的档案工作人员是档案的保护者，是预防、杜绝档案丢失现象的根本保证。

案例二：关于丢失职工人事档案
一中院审理认为，人事档案是公民取得就业资格、缴纳社会保险、享受相关待遇所应具备的重要凭证。档案的存在以及其记载的内容对公民的生活有重大影响。被告北京市某建筑工程公司将王先生开除并与其解除捞动关系后，未将其人事档案按照国家政策规定，及时予以转出，造成档案遗失，影响了王先生今后就业及享受相关待遇，给其取得相关利益造成了可预见的损失，将王先生人事档案丢失的北京市某建筑工程公司应当依法承担赔偿责任。
我国《企业职工档案管理工作规定》明确规定：企业职工档案是企业捞动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。关于职工档案的转递，也有这样的要求：企业职工调动、辞职、解除捞动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道捞动(组织人事)部门。我国《档案法》第三条指出：一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。
作为企业的一名职工有让企业保管好其个人人事档案的权利，同样，企业也必须保管好职工的个人人事档案。在本案中，王先生虽然与企业解除了捞动关系，但这家建筑公司却没有按规定将王先生的档案进行移交或进行妥善保管。王先生得到的六万元赔偿对于其个人生活来讲，恐怕也难解决长远问题。而对于一家建筑公司而言，因一名职工档案丢失就赔偿六万元也是一项不小的开支。
审理此案的法官告诉记者，近几年，在审理一些案件中，因档案记载不全或档案丢失引起的举证不力的问题很多，一些企业在保管职工档案时对档案内容补充不及时，丢件落件情况比较普遍。有的企业几经撤并转制，对档案的管理上出现了漏洞。王先生的档案就是在其原工作单位几次转制的情况下丢失的，这应引起企业管理者的高度重视。
应把职工档案管理作为维护职工合法权益的重要内容，严格按照有关规定和制度做好职工档案的保存管理工作。而对于职工个人来讲，应关注个人档案的保管情况，在调动单位或解除捞动关系后应及时追查个人档案的移交情况，在出现丢失等问题时应采取正当手段反映情况，维护个人的合法权益。
案情：
因原工作单位将自己的人事档案丢失，王先生至今一直无业在家，虽然所在的社区已多次为王先生提供了做临时工的机会，但因他没有人事档案无法办理求职证，而与各种招工就业机会无缘。日前，北京市第一中级人民法院对这起特殊纠纷案作出终审判决，判令王先生原来的工作单位一次性赔偿王先生各项损失6万元。
王先生原是北京市某建筑工程公司的正式职工，1985年1月被捞动教养，单位随之与他解除了捞动关系。2002年，王先生在办理求职证时，发现原工作单位并没有按规定把他的人事档案转移到他的户口所在地。王先生找到原单位，被告知他的人事档案找不到了。由于没有人事档案，2003年9月30日，社保部门停止了王先生社会养老保险的补交办理手续。眼看自己就业无门生活无望，王先生遂起诉至法院，要求原工作单位赔偿其各种损失10万余元。

案例三：病历档案丢失案
县档案局的领导针对反映的情况，立即组织执法人员到医院进行调查，发现医院的病历档案虽收集到档案库房，但没有编档号、没有检索工具，且柜架不足、档案乱椎乱放、没有建立必要的归档、建档制度、致使档案管理不善，造成丢失。针对以上情况，执法人员按照执法程序，作了调查询问笔录，并按照《档案法》和《河南省档案管理规定》于11月18日向医院下达了《档案行政处罚告知书》，并通知对方可以进行陈述和申辩。11月19日医院领导到档案局进行陈述。
1998年10月21日，河南省洛宁县城郊乡温庄村群众杨振奎来到县档案局办公室，反映县某医院将其住院时的病历丢失，致使其民事诉讼案因无证据而无法打下去，要求县档案局依照《中华人民共和国档案法》之有关规定，对其依法进行查处。
11月27日档案局根据医院的违法情况正式向医院下达了《档案行政处罚决定书》。12月10日医院向洛宁县人民政府提出了“复议申请”，经有关部门进行复议后决定：因医院没有很好地学习、贯彻《档案法》、《河南省档案管理规定》、《洛阳市档案管理规定》，造成档案管理不善，建档归档制度不健全，按照《档案法》、《河南省档案管理规定》有关条款对其罚款500元人民币，并要求医院今后进一步学习《档案法》，完善归档制度，按有关要求保管档案，并要求全县各有关单位要吸取教训，坚决杜绝类似案件的发生。

案例四：私藏档案
湖南省江滨机器厂前不久前对一名私藏档案的工程师作出了行政处分和罚款的处理决定，在厂里震动很大。
工程师范某是一个有着几十年厂龄的老同志，人快退休了，却办了一件不光彩的事情。近半年来，范某将本厂主导产品的铸造、理化技术资料和盖有“机密级”的图纸和设备维修技术标准等档案资料私藏，并准备分批带出厂变为己有，以便退休后有条“后路”。在其将档案资料带出厂区时，被门岗截获。
范某私藏的档案和技术文件材料，一部分是范某向厂档案室借阅后久拖不还的，一部分是应当归档而范某拒不归档，长期放在个人手中，还有的是从生产现场拿取的。 范某私藏的是该厂的拳头产品的档案，打算据为己有并在退休后利用这些产品图纸的工艺技术为外厂提供技术服务牟利。他这样做违反了《档案法》，严重地损害了本厂的利益，因此，受到了厂里给予的行政处分和经济处罚。

案例五：化公为私，侵权违法
中国物资储运沈阳公司组织人员开发研制的“吊车、矿车二功能安全定位器”（以下简称“定位器”），经公司组织现场应用试制鉴定成功。但由于该公司不重视科研档案的管理，使该项成果长期存放在项目设计人刘××个人手中，1995年4月16日，刘××采取偷梁换柱的手法，以其爱人隋××个人的名义向国家专利局申报并获得批准“定位器”的专利。
这起专利侵权行为，使公司蒙受了很大损失，虽经市中级法院裁决，使公司获得了“定位器”的专利权，但教训是深刻的，构成这一侵权案的重要原因是该公司疏于档案的管理，对此，市档案局依据市政府《处罚办法》第十二条之规定，对该公司处以100元罚款（刘××的个人处罚因该公司已向市法院提起诉讼，应由司法部门处理）。
《处罚通知书》下达后，该公司对市档案局的处罚决定既不向辽宁省档案局申请复议，又不按时交纳罚款，市档案局依据处罚程序之规定，于1995年11月11日向市中级人民法院提出强制执行的申请。经市法院依法对该公司传讯，该公司于1995年11月20日依法交纳了罚款。

案例六：档案法案里关于人事档案丢失
刘先生（以下称为：原告）已经53岁了，早年作为知识青年曾到山西插队，后被当地一家大型国有企业招聘为正式工，九十年代，调回北京在某国有企业上班，1996年为了到北京一家国有律师所，将人事档案存放在该律师所的主办单位——北京某机关。
1999年刘先生因病在家休养，与律师所几乎失去联系。2003年刘先生为了办社会基本养老保险，找律师所，但是原律师所因体制改革，被主办单位撤消，而且，律师所的上级单位也已经改制成北京某公司（国有企业）当刘先生要求将档案调到人才交流中心时，北京某公司（以下简称：被告）却找不到刘先生的人事档案了，后告知刘先生人事档案丢失了，双方因此发生诉讼，作为该案的代理人，现就该案提出如下观点，于 大家共同探讨：
一、我认为原告与被告之间的纠纷是人事档案纠纷，而不是捞动关系纠纷，理由如下：
1、原告从来没有与被告之间建立过任何捞动关系。原告的工作单位是北京某律师事务所，被告作为该律师事务所的上级主办单位，仅仅是负责管理该律师事务所工作人员的人事档案。原告从未在被告处工作过，也从未从被告处领取过工资，因此，其与被告之间根本就不存在捞动关系，存在的仅仅是人事档案管理关系。
2、原告与被告之间的人事档案管理关系，就如同将人事档案交由人才交流中心管理的人（以下简称委托人）与人才交流中心之间的关系一样。委托人并不到人才交流中心上班，也不从人才交流中心处领取工资，而是分散在社会上的不同单位中工作，其与人才交流中心之间只是人事档案管理关系，并不存在捞动关系，真正与其形成捞动关系的，是他们所工作的具体捞动单位。本案中，原告是在律师事务所工作，是与律师事务所之间形成捞动关系，因其人事档案是由被告管理，因此，与被告之间只是人事档案管理关系。
3、人事档案管理关系是与捞动关系相互分离而独立存在的，这种独立性在改革开发之初就已形成，在今天已普遍存在。
由于以前国有企业普遍存在，因此，国家为便于管理，往往就由用人单位对职工的人事档案统一进行管理。这种用人单位同时是人事档案管理人的现象，使得人们很容易将捞动关系和人事档案关系混同在一起，而忽视了它们各自的独立性。
而目前，除了少数大型国有企业和国家机关、事业单位还具有人事档案的管理权外，社会上的大多数经济组织，社会团体都不再具有人事档案的管理权，而是将工作人员的人事档案委托给国家设立的人才交流中心进行管理。而在上述代理意见中，代理人已阐明，人才交流中心与委托人之间并没有形成捞动关系。如果我们认为人才交流中心与委托人之间形成了捞动关系，那么，根据捞动法的规定，委托人应到人才交流中心工作，而人才交流中心也应该承担发放工资、交纳保险的义务，而不应向委托人收取每年240元的管理费，而这显然是荒谬的，也是与事实不符的。
因此，人事档案关系与捞动关系是彼此独立的两种法律关系不能把人事档案关系与捞动关系混为一谈。
二、本案应适用民事诉讼时效，而不应适用解决捞动争议的时效。理由如下：
1、这两种时效适用的机构不同。解决捞动争议的时效是由捞动仲裁委员会适用的，而民事诉讼时效才是人民法院适用。
2、两种时效是由不同的法律加以规定的。解决捞动争议的时效是由《捞动法》规定的，而普通民事诉讼的时效是由《民事诉讼法》规定的。
3、最为关键的是，如上文所分析的，本案是人事档案关系，而非捞动关系，作为一种独立的民事关系，本案应适用普通民事诉讼时效，而不应适用解决捞动争议的时效。
如果在本案中适用了解决捞动争议的时效，那么人民法院就是适用捞动仲裁的规定对民事纠纷进行解决，这不仅是法律适用上的错误，也是法律认识上的错误。因此，代理人认为，本案在法院的审理中，应适用民事诉讼两年的诉讼时效，并适用普通民事诉讼程序。
三、人事档案的管理关系，不同于物品的保管关系，因此，因人事档案关系发生的纠纷不能适用物品保管关系的诉讼时效，理由如下：
1、人事档案不同与普通物品。
首先，普通物品代表的仅仅是财产权，因此，因普通物品的保管而建立的法律关系也仅仅是单纯的财产关系。而人事档案不仅代表了财产权，而且也代表了身份权（本代理词的第四点对此进行了详细陈述）。
其次，人事档案的价值在于它所记载的信息，而非体现在作为其载体的纸张的价值上。这种价值与客体的分离与普通物品的价值体现有很大的差别。
再次，人事档案与人的身份密不可分，甚至其本身就是一个人身份的象征。人事档案记载的个人信息，包括受教育经历、工作经历、所受奖惩、机构评定、工资水平等，已成为个人人身权的一部分。
第四，人事档案对个人的生活、工作具有重要意义。人事档案资料的全面性与客观性，使得其成为外界对个人进行认可的主要参考指标。
第五，普通物品的所有人或使用人对物品的信息往往十分了解，而个人对自己的人事档案的有些内容却是不了解的。
因此，人事档案与普通物品是截然不同的。
2、人事档案管理关系中的管理人的义务与普通物品保管关系中保管人的义务是不同的。
在普通物品的保管关系中，保管人所尽的主要义务包括：保管期间妥善保管物品、保管期满将物品完好交与寄存人。而在人事档案管理关系中，管理人不仅应保管好人事档案，而且应应委托管理人的要求，提供证明，包括：（1）婚姻状况证明；（2）出国办理护照所需证明；（3）社会养老保险视同缴费的工龄证明；（4）党组织关系证明；（5）人事档案内容查询证明；（6）其他法律法规规定的、应由人事档案管理部门出具的证明。而上述职能是其他单纯保管物品的单位或个人所不具备的。此外，人事档案管理关系中，管理人不得随意将档案交给委托保管人，只能将档案转交给有权利接受和保管人事档案的机构。
3、人事档案管理关系与普通物品保管关系的不同还表现在：由于人事档案的重要性，因此，国家相关部门也对其有相应的规定。如，在律师执业中，按司法行政机关的规定，人才中心专门设有律师人事档案库，所有执业律师都必须将人事档案委托人才中心入库进行统一管理。具备了律师资格的人员，只有最终办理了人事档案的入库手续，才可以正式成为一名执业律师并开始执业。此外，养老保险、医疗保险条例中，也对人事档案管理关系有相应的规定，如：《社会统筹养老保险条例》、《基本医疗保险条例》中关于视同缴纳养老保险、医疗保险年限的规定。
从上述分析中可以看出，人事档案不是普通的物品，人事档案管理关系也不是普通的物品保管关系。
因此，在处理人事档案管理纠纷时，也不能适用物品保管关系的诉讼时效。
四、人事档案作为记载个人信息的凭证，不仅代表着身份权，而且代表了一定的财产权，因此，当事人完全可以就人事档案管理单位管理不善而造成的档案损毁、丢失损失提起相应的诉讼。
具体来说，人事档案代表身份权，主要表现在：
1、它记录了个人的荣誉和处分，是对一个人社会价值进行评估的根据，是个人荣誉权的一部分。
2、它记载了个人的工作经历和有关人员、部门对其的评价，是个人荣誉权的一部分。
3、它记载了个人是干部或工人，是群众或党员的身份、政治面貌等信息，这些信息在国有单位、政府机关中，会对个人的职位、职务产生影响，因此，是个人身份权的一部分。
4、它记载了个人的职称、学历，如高级工程师、中级经济师、本科、研究生等，这些信息对个人的职业生涯有很重要的影响，也是个人身份权的一部分。
人事档案的财产权主要体现在：
它记载了个人在国有企业、国有单位的工龄，而根据《社会统筹养老保险条例》、《基本医疗保险条例》的规定，1992年10月之前，在国有企业、国有单位中工作的工龄视同缴纳养老保险、医疗保险的年限。
根据该条规定，假如一个人在1992年10月之前，在国有单位的工龄已经有20年，那么，视同该人已经交纳了20年的养老保险，而根据养老保险条例的规定，一个人交纳养老保险费累计达到15年以上的，在60岁退休后，即可按月领取退休费。
如果按每月7000元的养老保险交费标准计算，那么20年就是14万元。假设退休后每月可领取的退休费为1000元，一年领取退休费1.2万元，60岁退休，按全国平均寿命73岁计算，退休费就有15.6万元，而这些待遇的享有，都必须以存在人事档案记录为前提。因此，人事档案不仅代表了人身权，也代表了财产权。 综上所述，人事档案关系不是捞动关系，与普通的物品保管关系也有很大的区别，并且，人事档案不仅代表了身份权，也代表了财产权，因此，我认为，审理人事档案见应按普通的民事诉讼程序，将人事档案见作为一种与人的身份权和财产权有关的案件进行审理。

案例七：
李某被某公司招收后签收了三年期限的捞动合同。捞动合同期满后，李某不同意与该公司续签合同，捞动合同随即终止，李某也离开公司。由于李某为公司服务时，享受到公司的福利分房，而离开公司时，公司要求其上交，李拒绝后，公司也拒绝为其转移档案。二年后，李某回到公司，以档案关系没有转移，自己和公司仍保持着事实捞动关系为理由，要求公司补发两年多的基本生活费和补缴各项社会保险费。遭到公司拒绝后，李某向当地捞动争议仲裁机构提出申诉。仲裁机构认为，李某的档案仍在公司，与该公司存在事实捞动关系，裁决该公司补发李某基本生活费和补缴各项社会保险费。该公司不服裁决，起诉到当地人民法院，法院审理认为，李某与该公司不存在捞动关系，判决李某败诉，公司胜诉。李某不服一审判决，上诉至市中级人民法院，中级人民法院判决维持一审法院的判决。
【点评】
本案在处理中遇到的法律问题是李某与该公司有无捞动关系，李某的档案在该公司是否就与该公司保持着事实捞动关系。这是本案是与非的关键。对于捞动关系的认定，目前有捞动合同确立的捞动关系和事实上形成的捞动关系两种情况。因此，需要从两方分析判断。
首先，从捞动关系看，捞动合同是确立捞动关系的法律凭证。本案中，李某与该公司订立了三年期限的捞动合同，捞动合同期满后双方没有续订捞动合同。根据《捞动法》第23条“捞动合同期满或者当事人约定的捞动合同终止条件出现，捞动合同即行终止”的规定，李某与该公司的捞动合同已依法终止。
其次，从事实上形成捞动关系看，关于什么是事实捞动关系，我国目前尚未有明确的法律界定。不过，从捞动行政部门的意见中可以得出，所谓事实捞动关系是相对于捞动合同确立的捞动关系而言的，即应当按照法律规定建立捞动关系而没有履行法律手续，在用人单位和捞动者之间形成了捞动力的使用和被使用关系，而且这种关系是一种既成事实、客观存在的捞动权利和义务关系。本案中，李某与该公司捞动合同终止后已离开公司两年，这两年中李某没有向该公司履行一天捞动义务，没有形成捞动力的使用被使用关系，亦即没有以捞动为条件形成相互之间的一种权利和义务关系。因此，李某与该公司根本不存在事实捞动关系。
本案处理中，仲裁机构之所以作出了错误的裁决，是因为把计划经济条件下那种以档案作基础的人事行政管理关系依然看成是市场经济条件下的捞动关系。李某的档案关系在该公司，李某就与该公司存在捞动关系的裁决，既无法律依据，也无事实依据。因此，本案的结论是：档案关系不等于捞动关系。
当然，本案中的用人单位在与捞动者捞动关系终止后未能及时为其转移个人档案也是不妥的。公司与捞动者之间的债务纠纷应通过有关的政策或法律途径来解决，不应以扣压档案的方式来处理，从而造成了这次不该发生的争议。这一教训用人单位应当吸取。

关于档案的违法行为

档案违法案例解析 (1)

2006年以来，北京市档案局、海淀区档案局相继调查处理了丢失职工档案、丢失文书档案、涂改病历档案、伪造人事档案、擅自销毁规划档案等档案违法案件共8起，对相关责任单位或责任人给予了警告、罚款的行政处罚。在这里，我们本着以案说法、以法析案的精神，对这些违法案件的事实经过、处理结果和这类案件带给我们的一些启示进行解析，以便于广大社会组织和公民更直接地了解和运用档案法律法规解决实际问题，并从中受到教育和启示，提高遵法、守法、学法、用法的自觉性。
　　一、丢失档案违法案件的查处及启示
　　（一）丢失职工档案
　　案例一：2008年12月，北京市档案局接到群众举报，反映本市某公司职工档案管理存在违法现象。经市档案局执法人员调查核实，1995年12月，该公司以旷工为由将本公司职工种某除名，并将其档案从本单位转出。由于种某的档案至今下落不明，该公司又不能提供“转递企业职工档案材料通知单”存根、回执或转出职工档案后的催问记录等确凿证据，证明本单位已将该职工档案转往其户口所在地的街道劳动部门，客观上造成了丢失职工档案的危害后果。
　　案例二：2010年6月，北京市档案局接到群众举报，反映北京市某饭店职工档案管理存在违法现象。经市档案局执法人员调查核实，1983年9月，某饭店将因违法被公安机关劳教三年的职工马某除名并将其职工档案从本单位转出。1987年，马某在办理求职证时，发现某饭店并未将其档案转至户口所在地。由于马某的职工档案至今下落不明，该饭店又不能提供“转递企业职工档案材料通知单”存根、回执或转出职工档案后的催问记录等确凿证据，证明本单位已将马某的职工档案转往其户口所在地的街道劳动部门，客观上造成了丢失职工档案的危害后果。
　　案例三：2011年3月，北京市档案局接到群众举报，反映北京市某公司职工档案管理存在违法现象。经市档案局执法人员调查核实，1993年12月，某物流公司与杨某签订劳动合同，约定合同期限为5年。随后某物流公司职员孙某到杨某户口所在的街道办事处劳动科为其办理了个人档案转入手续。1998年劳动合同期满后，该公司与杨某解除了劳动关系。由于杨某的职工档案至今下落不明，该公司又不能提供“转递企业职工档案材料通知单”回执或转出职工档案后的催问记录等确凿证据，证明已将杨某的职工档案从本公司转出，客观上造成了丢失职工档案的危害后果。
　　处理结果：上述三个案例中，三家单位的行为均违反了《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》第三十四条第（一）项和《企业职工档案管理工作规定》第十八条、第十九条的规定，属于丢失国有档案的违法行为。根据《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》第三十五条和《企业职工档案管理工作规定》第十五条的规定，北京市档案局对上述三家单位给予了警告的行政处罚。并根据《中华人民共和国行政处罚法》第二十三条的规定，责令这些单位认真查找原因，采取有效措施，对职工档案管理工作进行整改。
　　案件启示：职工档案是公民缴纳社会保险费、享受社会保障待遇应具备的重要凭证，档案的存在以及其记载的内容对公民的生活有重大影响。《企业职工档案管理工作规定》第十八条明确规定：“企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在1个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门”。《企业职工档案管理工作规定》第十九条：“转递档案应遵守下列规定：1.通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。2.对转出的档案，必须按统一规定的“企业职工档案转递通知单”的项目登记，并密封包装。3.对转出的材料，不得扣留或分批转出。4.接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期一个月，转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失”。用人单位违反上述规定，一方面档案行政管理部门可以对直接负责的主管人员和其他直接责任人员给予行政处罚，另一方面职工个人可以向人民法院提出诉求，由用人单位向职工承担因丢失档案造成损失的民事赔偿责任。上述案例中，职工档案的丢失都是因为转递程序不规范，时间一长，导致档案下落不明，各单位必须加强对职工档案的管理，尤其是对职工档案转递工作的管理，要从思想上提高认识，健全手续，完善制度，切实保障职工档案的安全。
　　（二）丢失文书档案
　　案例四：2007年11月，北京市海淀区档案局在对本区某单位档案进馆工作进行监督指导时，发现该单位档案在移交进馆、提供利用过程中有文书档案缺失现象。2008年9月，经海淀区档案行政执法人员调查核实，确认该单位丢失了4卷文书档案，包括有：1992年永久1卷，1993年永久1卷，1995年永久1卷，1997年永久1卷。
　　案例五：2007年，北京市海淀区某单位档案管理员在交接清库时发现文书档案缺失。2011年4月，该单位向海淀区档案局汇报，同年11月，经海淀区档案局执法人员调查核实，确认该单位丢失文书档案13卷，包括有：1998年永久1卷，1997年长期11卷，2000年长期1卷。
　　处理结果：上述两个案例中，某单位的行为均违反了《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》第三十四条第（一）项的规定，属于丢失国有档案的违法行为。依据《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》第三十五条的规定，海淀区档案局对案例4的责任单位给予了警告并罚款1万元的行政处罚，对案例5的责任单位给予了警告的行政处罚。
　　案件启示：档案借阅利用、单位搬家、档案人员变动交接等情况下极易发生档案的丢失问题。究其原因，主要还是因为档案管理的规章制度不健全或落实不到位，如：在档案利用过程中，借阅人自己没有及时归还，档案员也没有督促借阅人归还，时间一长，极易造成档案丢失，另外，档案人员更换频繁，几任档案员之间交接手续又不齐全，也不能够及时发现档案的缺失。为此，首先要加强对档案人员的学习培训，增强其法制意识和责任意识，提高其做好本质工作的职业能力和素养，同时，还要下大力气建立健全档案管理的各项规章制度，尤其是要严格制定并执行档案的借阅、登记和催还制度，定时清理借阅登记册上未归还的档案，做到有据可依，有人可查，消除可能导致档案丢失的安全隐患。

　二、涂改、伪造档案违法案件的查处及启示
　　（一）某医院涂改病历档案
　　案例六：2006年2月，市档案局发现：《京华时报》第五版曝光了某医院涂改、伪造病历档案，将自费病人冒名参保人员住院治疗以骗取医保基金的违法行为。2006年3月，市档案局执法人员在市卫生局和石景山区卫生局执法人员的配合下，对该医院进行了实地调查，发现该医院在2005年3月至9月间，对四份原始病历档案上的患者姓名进行了涂改，严重影响了病历档案的真实性。
　　（二）左某伪造人事档案
　　案例七：2007年10月，北京市档案局接到某区劳动和社会保障局举报，称其在为王某办理正常退休审批过程中，发现王某的个人档案存在问题。举报人认为，档案中有关王某在本市某大学工作的履历部分系伪造。动机是通过伪造在本市某大学的工作经历（事业单位工龄视同社保缴纳年限），获得足够的连续工龄，办理正常退休。2007年11月，经市档案局执法人员调查核实，2006年5月，本市某大学人才交流中心工作人员左某为该单位校办企业职工王某办理人事档案转移手续，在没有任何原始工作经历记载材料证明的情况下，为王某补办了1993年——2005年期间的《事业单位工作人员年度考核登记表》，伪造了王某在该校总务处和后勤集团的工作经历，并将其转入王某的人事档案中。
　　处理结果：上述两个案例中，某医院和左某的行为均违反了《北京市实施＜中华人民共和国档案法＞办法》第三十四条第（三）项的规定，属于涂改、伪造档案的违法行为。依据《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》第三十五条的规定，北京市档案局分别对某医院、左某给予了警告的行政处罚。
　　案件启示：《中华人民共和国档案法》第二条明确了档案的定义：“本法所称档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”，档案的惟一性、原始性、真实性无庸质疑。
　　只有客观、真实的档案才具有证明和凭证价值。上述案件中，相关责任人的主观恶意加上档案管理工作的漏洞，导致了档案涂改、伪造行为的发生，它为我们敲响警钟，要严格档案的日常管理工作，建立健全制度，完善各项措施，做到有章可循，有据可考，确保档案的真实有效，为档案日后的利用者做出判断供公正客观的环境，让不当利益的谋取者无机可乘。
　　三、擅自销毁档案违法案件的查处及启示
　　案例八：2006年11月，北京市档案局接到本市某汽车销售服务有限公司举报，反映北京市某单位某区分局档案管理工作存在违法现象。经市档案局执法人员调查核实，2004年4月，北京某国际汽车城市场有限公司（与本案举报人存在商铺租赁关系，举报人为其承租人之一）取得了北京市某单位某区分局核发的建设工程规划许可证后，于2005年1月申请变更其建设工程规划许可证附图，在得到批准后，办理了相关变更手续，从而产生了不同于原附图纸的变更后的新图纸。由于变更前后建设工程规划许可证附图内容的差异，引发了举报人与出租人的纠纷。纠纷发生后，市某单位某区分局综合科工作人员孙某于2006年4月，从该局档案室借阅已归档的建设工程规划审批档案，在未履行鉴定档案的程序、未报经领导批准的情况下，将其中变更前的附图从档案中撤去并予以销毁。
　　处理结果：上述案例中，孙某的行为违反了《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》第二十条的规定，属于擅自销毁档案的违法行为。依据《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》第三十四条的规定，北京市档案局于2006年12月对孙某做出了罚款600元的行政处罚。
　　案件启示：《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》第二十条的规定：“综合档案馆、专门档案馆和单位档案机构应当定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案列出销毁清册，按照国家有关规定予以销毁。禁止擅自销毁档案”。实际工作中，在档案是否应当销毁、怎样销毁的问题上，主要有两种错误倾向：一是单位领导怕担责任，对到期该销毁的档案不予鉴定、不采取措施，迟迟不销；二是单位的某些工作人员对档案的鉴定销毁工作重视不够，有章不循，有制不遵，工作随意性大，擅自销毁档案，本案例即属于后一种情况。有鉴于此，各单位应当加强对档案鉴定销毁工作的管理力度，从制度建设入手，明确哪些档案应当鉴定销毁，并严格履行报批、监销程序，避免档案销毁工作的随意性，避免档案销毁过程中可能出现的散失或变卖后流入市场的不良后果。

档案利用典型事例？

下放档案有记载 办理社保有保障
2005年11月，某企业的毛益新师傅今年到了退休年龄。在办理退休养老保险手续过程中，需计算工龄，因他是精简下放职工，按规定，下放那段时间的工龄应计算在内，而他个人档案中这块材料空缺，毛师傅抱着试试看的心情来到区档案馆。由于区档案馆近年来信息化建设工作比较扎实，工作人员很快从电脑中查到了毛师傅1965年下放的档案资料，并复印成件，从而确定了其工龄。

补办结婚证 婚档有保障
2005年10月，苏州市新之源材料公司的李某，于2004年在我区民政局登记结婚，可他们的结婚证因搬家不慎遗失，现因办理贷款时，银行要求必须出具结婚证，于是他们来到区档案馆，我馆当即为他查阅了婚姻档案，并出具证明，民政局给他们补发了结婚证，他们感激不尽。

出国公证 婚档证明必不可少
2005年11月，市人大朱某的儿子要办理出国手续，需要向市公证处提供其父母结婚证明，但其父母的结婚证书早就遗失，于是朱某来到区档案馆，请求提供帮助。工作人员在电脑中查到了朱某的结婚登记，并出具证明，使其满意而归。

办理生育证 婚档作证明
2006年4月，家住娄江新村的杨锡来夫妇要办理生育证，由于其妻是外地人，所以不能证明其以前的婚姻状况，计划生育部门不予办理，于是他们来到区档案馆，我馆为他们查阅了婚姻档案，复印了他们的结婚登记申明书，证明他们结婚时确实为初婚，他们万分感激。

婚姻档案为法院查证提供依据
2006年6月，家住北园新村的韩某因离婚后再婚，再婚时原来的离婚协议书被收回，现在因为有关子女的抚养关系需要变更，到法院起诉时法院需原离婚协议书为证。所以韩某来到区档案馆要求提供帮助。区档案馆同志在婚姻档案中查到了他的离婚协议书，并复印成件，及时为法院查证提供了依据。

编史修志离不开档案资料
平江区编史办要重编《平江区志》，编史办的同志于2005年1月，2006年9月来我馆借阅资料，我馆为他们提供了《平江区统计月报》等相关资料和一些照片，使编史修志有了很好的参考材料。

工作调动有存根 办理社保不用愁
2007年1月，某企业的金先生今年到了退休年龄。在办理退休养老保险手续过程中，需计算工龄，而他个人档案材料欠全，很多工作阶段没有记录，于是来到区档案馆请求帮助。区档案馆同志为其找了当时的职工介绍信，并复印成件，从而确定了其工龄，金先生激动不已。

档案资料为私房拆迁确定了面积
2007年5月，某企业职工陈先生在北园路79号的私房要进行拆迁，拆迁单位在重新安置住房时，陈先生对安置面积有异议，故来到区档案馆寻求帮助，区档案馆当即为他查阅了1990年北园路的私房建筑执照申请表和图纸，确定了私房建筑面积，并复印成件，为安置住房面积提供了依据。

你随便用吧。

文书与档案管理 案例分析题

我个人认为 案例1解释：贾某，身为某机关档案室主任，没有将文中所说的绝密文件及时放归档案库，而是放在了办公室的抽屉里，就这一点来说，他似乎有不负责的嫌疑，可是如果他是因为要用这套档案才放在在办公抽屉里的呢？我们这么认为那么他就情有可原了，但是，即使他再疏忽，在接待外人进入办公室时，他就应该警惕的、自然地的至少把那个抽屉锁上，但是他没有，所以我认为他这是玩忽职守。
案例2：李副局长收到文件后应该及时的保存起来或者放在专门放重要文件的地方，这样更保险些，到要用文件的时候李副局长却把此事网的一干二净，反而怪张秘书，李副局长在此案中首先自己就有疏忽大意。 因为忙，所以随意分析的，望见谅。。

整理档案如何收费（包括文书档案、会计档案、工程档案、人事档案）

可以参考当地档案部门收费，我这里40元一本。

主要案例：2014年8月12日，报道出了档案管理费事件，具体形象地举了一个“北漂”李健的例子：在北京打工12年，2013年之前每年档案管理费要交240元，2013年开始降到每年120元，12年来，仅档案管理费就交了近3000元。

暂停收取：

离2015年1月1日取消收取人事关系档案费的“最后期限”，河南省已有多地暂停了对档案费暂停收取。

2015年，根据中组部、人社部、国家发改委等五部门联合发布的《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》。

按照国家规定，自2015年1月1日起全国取消收取人事关系及档案保管费、查阅费、证明费、档案转递费等名目的费用，各级公共就业和人才服务机构要提供免费的流动人员人事档案基本公共服务。

以上内容参考：百度百科-档案管理费

档案破损了怎么办

你的档案如果是邮寄途中出现破损，应该会直接通过邮政退回。原档案存放地会进行重新封印和投递。

现在你的档案一方不接收，一方不封档。是因为你是通过个人投递的。档案不是公对公的形式投递的，你现在首要确定的就是你自己没有私拆过档案，档案材料是完整和真实的。因为这种情况下，原档案投放地都会帮你重新封印的，现在他们不封印，应该是对你这份档案的真实性产生了怀疑。解决办法：

（1）你现在只能通过其他有档案核验资质的服务机构找正规档案托管中心，也有能力核实你档案材料真实性和完整性的托管中心先进行档案材料的核验，如果没有问题才能再进行封挡和存档。

（2）还有就是如果你的档案材料里只有大学和高中阶段的材料，可以找下大学毕业学校，看他们是否愿意帮你核验和重新封挡。

（3）找户籍地人才中，看他们能否核验和接收你的档案材料。

档案破损怎么办

备注：

这个案例很现实，就是因为档案不是通过公对公投递的，所以路上出现破损，对方单位就不接收退给你个人，这是很正常的。所以大家切记档案不要自己拿着，不要通过私认投寄。万一有问题就要自己来承担责任的。

浅谈提升地质档案资料的服务工作

寇玉诚

(中铁第一勘察设计院集团有限公司档案馆)

摘要 本文是笔者结合从事档案管理的实际，从以下几个方面： 地质档案资料的重要性、中铁第一勘察设计院馆藏地质档案资料及管理概况、地质档案资料提供利用典型案例、提升地质档案资料的服务措施、进一步提升提高档案人员的综合素质等5个方面，对铁路勘察设计企业地质档案资料提供利用工作的重要所在及如何改进工作方法、做好提升服务工作进行的探讨。

关键词 地质档案 管理服务 利用价值

0 前言

地质档案资料作为能够带来社会效益和经济效益的社会资源，受到了社会的普遍重视，并可供多次开发利用。随着我国铁路建设的迅速发展，地质档案资料可为社会提供的服务越来越多，其发挥的重要性也越来越大。

为将地质档案资料服务工作进一步开拓发展，为经济和社会发展服务的同时推进自身实现科学发展，使其产生的社会效益和经济效益上一个新的台阶，笔者就近几年来工作的体会浅谈如下。

1 地质档案资料的重要性

地质档案资料是记录和反映勘察设计、岩土工程、科研等生产和科技活动的重要基础材料，是地勘系统职工劳动和智慧的结晶，也是国家的宝贵财富。地质档案资料是积累资料、参考利用、节省投资、减少重复劳动、不断总结经验、提高勘察设计水平的重要手段。

地质档案资料作为一种涉及领域广、涵盖专业多、数量巨大、内容丰富、真实可信为特性的科技信息资源，因其特有的属性有着很高的经济价值，是可借鉴和可利用的宝贵资源。

地质档案资料提供利用工作，是促进科技成果与经济建设相结合的中间环节，是设计人员使用先进的科学技术，在已有的地质档案资料的基础上通过调查研究的真实记录，通过提供利用，这一环节会起到科技成果与经济建设的链接作用。

地质档案资料提供利用的效益体现了地质档案资料的价值，它所含的价值因素很多，其中最主要起决定性作用的因素是科研成果水平，由于科研档案具有可扩展性，提供利用不仅为本单位服务会产生经济效益，而且交流到外单位还会产生社会效益。

地质档案资料同经济建设和科技发展关系密切，充分开发利用地质档案资料这项信息资源，不仅可以在基本建设中出速度、出质量、出效益，并且在原有的成果基础上，采用现代化科技手段使其焕发新的活力，提供利用率越高，效益就越大。

2 中铁第一勘察设计院馆藏地质档案资料及管理概况

中铁第一勘察设计院(以下简称设计院)，是新中国成立的第一批铁路勘测设计单位，半个多世纪以来，完成的国家和省部级重点建设项目遍及全国26个省(区、市)，累计完成铁路各阶段研究及勘测设计近40×104km，投入运营2×104km，其中包括青藏、兰新、包兰、宝成、兰青、南疆、北疆、宝中、西康、包西等国家长大干线铁路。

在隧道及地下工程方面，承担过秦岭、乌鞘岭、关角铁路特长隧道、终南山公路特长隧道等大型复杂隧道的勘察设计；承担过以西安地铁为主的10多个城市的地铁设计研究。

在桥梁工程方面，承担过被誉为神州第一桥的八渡南盘江铁路大桥和世界最大的立交上海沪青平立交枢纽等大型复杂桥梁的勘察设计。

在工程地质与岩土工程方面，承担过青藏铁路、秦岭特长铁路隧道、宝成铁路等大型重点工程及复杂地质区域的工程地质勘察设计，对高原冻土、膨胀土、软土、湿陷性黄土、盐碱土、沙漠土等特殊土的工程地质勘察拥有成熟的勘察配套技术。

综上所述，在国家长大干线铁路，隧道及地下工程、桥梁工程、工程地质与岩土工程、地质勘探等领域都产生了大量的地质档案资料。

这些丰富的馆藏是设计院建院60年来，在铁路勘察及其他科研项目设计过程中形成的大量科技成果，是设计院几代人用心血和汗水浇铸的宝贵财富，既有勘测原始文件材料，又有工程地质、水文地质资料档案，是广大工程技术人员劳动智慧的结晶，也是设计院科技兴院的一笔无形资产，所以既要保管好，又要利用好，我们深感责任重大。

设计院地质档案资料的管理工作，实行统一领导、分级收集、分级管理的原则。地质档案资料管理的直接领导是铁一院及处(各勘察院、设计院)的总工程师。管理机构是：铁一院档案馆、地质路基处档案资料室及各勘察院、设计院档案资料室。

铁一院档案馆负责组卷指导，审查、验收、保管，负责办理借阅大中型勘察设计项目中形成的地质档案资料，科学研究、业务建设工作中形成的须在一定时期内保存的地质档案资料。

地质路基处档案资料室，代院负责收集资料的保管、办理借阅地质专业专用资料手续，归档资料种类包括：区域地质档案资料及图件、气象资料、地震地质资料及图件、地质灾害评估预测及图件、遥感图件及工矿企业生产、科研中形成的矿产地质、矿区规划、矿产开采、矿区现状等矿产地质图件，以及地质专业工具书、地质专业论著等参考书籍。

地质路基处(各勘察院、设计院)档案资料室分别负责收集、验收、保管本单位独立主管完成的勘察设计科研项目中形成的地质档案资料。

3 地质档案资料提供利用的典型案例

2008年5月12日，受汶川地震的影响，宝成线徽县车站附近出现险情，一列货物列车在109隧道内脱轨起火，造成宝成线中断。当时情况十万火急，设计院快速反应，立即启动应急预案，成立了以设计院主要领导为组长的抗震抢险领导小组及工作组，安排部署抗震抢险工作。档案馆根据抢险领导小组的指令，立即组织档案人员加班加点，配合专业技术人员调阅该隧道地质档案资料和相关专业科技档案，并将所需资料连夜送往抢险现场。经多方努力，在第一时间准确地为抢险工作提供了必须的档案资料，为抢险工作的开展赢得了宝贵时间，提供了重要保障，充分体现了档案利用的价值作用。

虽然抢险工作已全部完成，但回顾这段工作，使我们进一步意识到，地质档案资料在应对突发抢险中所发挥的重要作用。抢险工作在很大程度上是一项十分严肃的政治任务，如果没有必要的档案资料，势必造成抢险工作的滞后，它所产生的社会影响和经济损失是难以估量的。

在既有线改造、复线建设等方面也都离不开地质档案资料的支持。仅青藏线西格段复线项目，当时调阅了工程地质、水文地质等专业地质档案资料1000多卷(册)。可以想象，如果没有这些地质档案资料的重复利用，要在较短的时间内完成任务是很困难的。这些地质档案资料为铁路选线，确定线路走向提供了重要的参考资料，减少了工作量，加快了勘测工作进度。

可想而知，一旦没有这些地质档案资料，很可能使许多工作重新再做，造成大量人力和物力的浪费和经济损失。原铁道部有关领导对设计院的工作给予了充分的肯定，定为“西格模式”。这不仅是设计院的光荣，也是档案工作者的骄傲。

4 提升地质档案资料的服务措施

一要在做好服务的同时，深入研究地质档案资料的种类，捋清本单位现有馆藏，做好编研工作。二要针对管理流程，岗位分工和要对应的服务部门，主动上门指导协助组卷归档工作。在做好上述工作的同时，积极参与和档案有关的工作，以此来宣传地质档案资料的重要作用。

坚持以生产经营为中心，以提高服务质量为重点，以更新服务观念为动力，以保证生产需要为目标，不断加强自身业务建设，进一步加强档案信息资源的开发利用，加大档案工作为生产服务的力度，拓宽档案工作对外交流，提高计算机管理档案应用水平，探索现代企业制度下实现管理企业档案的模式和途径，从而促进档案服务工作整体水平的提高。

更新地质档案资料提供服务的观念。①提供和利用好地质档案资料是档案工作者应尽的责任，为保证利用好这些信息资源，我们首先应在观念上有一个大的改变和大的更新。②在地质档案资料提供利用工作中，要改变被动服务的工作方式，提高主动服务性，主动为市场提供高质量、高标准的档案信息，提高服务效率，本着为用户着想、急用户所急的态度，主动送卷上门、跟踪服务、现场咨询、参与科技人员的有关活动。真正从观念上打破旧的传统工作方式，为科技人员提供一切方便，只有这样，才能最大地体现地质档案资料在经济建设中的价值，产生最大的效率。

提供服务的创新，如何努力充分开发利用档案信息资源，使其发挥效益，其服务的创新也是一重要途径，服务手段的先进与否，直接关系到服务的质量和服务效率。我们在实践中深深体会到，随着高科技信息时代的不断进步，只有抓好档案信息化、现代化建设，以全新的思维和灵活的手段为各方面提供多层次、多领域的服务，实现档案工作理论与实践的不断深化和不断创新，档案工作服务创新才能取得事半功倍的效果。

通过几年来的管理实践经验，在抓好日常工作的基础上如何提升服务质量，档案利用工作中的接待登记是做好档案馆工作的一个重要环节，它不仅能反映出档案被利用的情况，而且可用来进行顾客满意度调查。通过科技人员对档案工作的建言献策，并以此分析和研究解决存在的问题，为进一步完善制度建设和服务水平提供良好的平台，以三体系认证的环节控制“顾客满意度调查”来提升服务质量。

档案部门负责人要从客观实际出发，结合本单位实际，谋求档案工作与本单位的协调发展，要有好的想法和做法，就要建言献策付诸实施。要有好的点子，即便是小事也要组织实施，从小事做起，只有这样循序渐进、日积月累、不断完善，才能带出一支好的团队，达到档案有为才有位的效果。就能赢得领导对档案的了解和重视，为本单位档案工作营造良好的发展氛围，形成发展活力。

5 进一步提高档案人员的综合素质

作为一名科技档案提供利用服务者，单靠热情服务是远远不够的，必须不断提高自身综合素质，加强业务学习，提高业务工作水平，为适应档案现代化管理要求，提高计算机应用水平。所以不仅要有扎实的档案学功底，还要具备对本单位科技活动的流程、档案的形成过程、所依据的管理办法、组卷细则、归档范围、管理规定的了解和相关的业务工作水平，才能在日常的工作中应对自如。在此基础上加强自身修养，扩大知识面，以适应知识经济时代和信息时代赋予档案服务的使命，真正为推动档案事业发展，才能成为本单位服务的复合型档案专业人才。

6 结束语

做好地质档案资料的管理工作，就是要充分发挥档案人员的聪明才智，把档案的利用价值开发好、利用好。只有做好了这一点，才能搞好档案资源的开发利用，才能使地质档案在经济建设和科技发展中起到更大的作用。

档案丢失赔偿案例

法律分析：企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。关于职工档案的转递，也有这样的要求:企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。

法律依据：《机关档案管理规定》 第三条 机关档案工作是档案工作开展的基础，是国家档案事业的重要组成部分。

机关档案工作是机关不可缺少的基础性工作，是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是保护单位和个人合法权益、维护机关历史真实面貌的一项重要工作。

在线等，急需企业人事档案管理系统的案例

1. NRC公司概貌

NRC公司是一家国有大型外贸公司，年营业额100亿元以上，在行业中占有相当地位。公司成立于70年代末期，是中国第一次经济体制改革的产物。公司成立初期，只经营国际贸易，随着企业的发展壮大，逐步扩充到国内贸易、金融投资、服务贸易等其他业务领域。同时先后于八九十年代先后成立了十家国内子公司，经营模式基本与总公司一致。
经过近二十年的经营，由于主客观等多方面因素的影响，除总公司主营业务国际贸易外，其他业务的经营效果都不理想。企业的管理理念、管理制度都有待调整，新的现代企业制度亟待建立，同时现代管理手段的应用水平也是企业亟待提高的方面之一。
随着我国经济体制改革以及宏观经济形势的变化，外贸企业基本经历了四个变革时期：80年代初期，对外开放时期；80年代末期，经济紧缩期；90年代初期，经济膨胀期；90年代中后期，经济软着陆。每个时期都给外贸企业管理提出不同的课题，也导致了企业内部组织机构、管理模式不同的变化。而企业对于管理信息系统的认识和态度，以及对于管理信息系统的投入和建设也不断发生变化。
NRC公司在这四个历史时期，也经历了四次建立企业管理信息系统的历史。
2. 1987年建立第一代管理信息系统
进出口业务使公司有机会接触到很多发达国家，受到一些先进管理思想的影响，也了解了计算机在管理中的应用。80年代中期，NRC公司调入了一个新的总经理，拉开了NRC公司建设企业内部管理信息系统的序幕。
当时NRC公司只经营外贸进出口业务，且主要是出口业务。外贸业务全部由总公司经营，国内子公司只负责产品的发运工作。总公司业务比较单一，业务流程复杂但清晰，业务量很大(见图1)。
总经理
副总经理
（主管管理）
副总经理
（主管经营）
副总经理
（主管综合）
副总经理
（主管财务）
1. 办公室
2. 计划处
3. 人事处
4. 信息中心
5. 后勤处
1. 出口一处
2. 出口二处
3. 出口三处
4. 出口四处
5. 进口处
1. 货源处
2. 运输处
3. 库房
4. 技术安全处
1. 综合财务处
2. 业务财务处
图1 1980--1990年NRC公司组织结构图
NRC公司的业务合同执行周期都很长，有些在数年以上。新产品的研发、市场推销、商务谈判、产品订货、产品储运、货款回收、售后服务、老产品改造等诸多复杂的业务环节需要大量的档案管理。手工管理使NRC的档案管理部门与业务部门工作分离，很难准确掌握业务发展的状况和进行完善的业务分析。总经理决心将这些纷乱的数据管理好。
1987年公司经理工作会议决定在总公司建立一套管理系统，系统用于财务管理、库存管理、销售管理、运输管理等公司业务管理，总经理希望在1~2年内能够建立起公司基于计算机系统的管理体系。为了实现这一目标公司成立了信息中心，人才来源是本行业的其他单位。该项目得到了上级的批准，拿到所需的投资，系统建设的资金规模规定在100万人民币以内。
公司从本行业中的计算机技术机构调入了两名计算机软硬件的专家，担任新成立的信息中心领导，并负责此项目的开发。软件开发方是行业内的计算机技术研究所。总经理将该项目交给主管综合管理工作的副总经理负责，由公司计划处负责协调各部门的业务关系。在计划经济体制下，计划处权力是很大的，企业内部资源的计划与调配、业务任务和工作进度几乎全部由计划处负责，由计划处协调系统开发过程中的关系应当说是很合适的，计划处处长对于这种管理方式也很感兴趣。
系统开发工作进行到半年，公司经理层对工作分工进行了调整，原主管公司综合管理工作的副总经理调往其他企业，信息系统开发的领导工作转交给另一位副总经理负责，同时计划处处长外派海外长驻，由一位新调来的处长接替工作。新的主管领导与新的计划处处长对管理信息系统较前一任领导有着不同的看法，在态度上不支持也不反对。
由于企业第一次使用管理信息系统，开发单位作为计算机研究部门也不了解用户信息系统的具体要求，为慎重起见，开发小组采用了边开发边使用的方式。由于系统使用对工作习惯改变较大，系统试用过程中，使用单位反映出来的意见较多，需要大量的修改。部委计算机研究所在开发软件过程中严格按照行业要求，开发的软件的源程序不提供给用户单位，如果用户在使用过程中要调整功能必须找开发单位，由他们来修改，这样使NRC公司在功能修改上很繁琐，往往在一些小小的功能调整上，都要等很长时间。主管的副总经理与计划处处长经过广泛听取了用户的意见后，一致认为——“系统不适应公司的业务”。
整个开发工作从1988年开始，1990年全面完成投入使用，使用中业务部门反映使用太麻烦，能输入到系统中的信息仅仅是合同的一小部分，这些信息业务员都能在脑子中记得很清楚。另外系统使用起来很慢，终端都集中在二楼计算机室，业务员使用时还要跑上跑下到二楼来输入和查询信息。在硬件方面，个人计算机的应用越来越广，小型机的应用受到强烈挑战，由于王安计算机公司坚持不向个人计算机转向，认为小型机才是计算机发展的方向，企业在市场上受到很大的冲击，经营发展面临很大的危机。
1991年底，在用户的强烈抗议和领导的否定下，系统应用已全部停滞，没有正式宣布过项目实施的结果，但实际项目应用完全失败了，使用的设备也随着“王安”电脑公司的衰败变为一堆“废铁”。 非常巧合，总经理在系统失败后，因为与系统无关的原因调离了公司，公司又调来一位新的总经理。既然管理信息系统对于一个企业来说，还没有重要到像财务部门那样，没有会计、出纳就无法领到营业执照，没有业务部门就没有利润来源，企业领导对它的态度无论是重视还是轻视，都不能说他有哪些不对。虽然说已经进入九十年代，管理信息系统在中国的企业中开始受到普遍重视，但NRC公司的新任总经理对MIS可以说丝毫不感兴趣，从此NRC公司的信息中心走上了一条艰难的道路。
3. 1992年建立第二代管理信息系统
1991年信息中心被撤消，合并到计划处，信息中心主任改任计划处副处长，负责信息工作。计划处将信息工作改编为一个信息组，业务与处内其他业务毫无联系，办公室也与计划处不在一起。计划工作在公司内是举足轻重的，但信息工作却被认为无所谓。
1992年，随着“南巡”热潮在全国各地产生的连锁反应，企业的经济效益和投资热潮高涨起来，企业管理信息系统的建立也随着PC机的使用热了起来。
这时的NRC公司在企业结构上有了很大调整，总公司在业务方面开拓了新的出口业务领域和国际工程承包业务领域，并成立了相应的业务部门。经过调整，公司将传统出口业务通称“第一业务口”，新的出口业务口通称“第二业务口”，进口业务称“第三业务口”，工程承包业务通称“第四业务口”。每个业务口进行模拟独立核算，分别有各自的财务处和管理处，总公司财务处改为综合财务处负责协调各财务处间的关系，总公司计划处负责协调各业务口的业务和各口管理处的管理工作(见图2)。
1. 综合财务处
2. 业务财务处
1. 货源处
2. 运输处
3. 库房
4. 技术安全处
出口二口
1.出口一处
2.出口二处
3.出口三处
4.出口四处
5.进口处
工程口
1. 工程一处
2. 工程二处
国内外分支机构
出口一口
1. 出口一处
2. 出口二处
3. 出口三处
4. 出口四处
5. 进口处
1. 办公室
2. 计划处
3. 人事处
4. 信息中心
5. 后勤处
副总经理
（主管财务）
副总经理
（主管综合）
副总经理
（主管经营）
副总经理
（主管管理）
总经理
图2 1991——1995年NRC公司组织结构图
NRC公司已经拥有了大量的台式计算机，当政府提出企业使用会计电算化的要求后，会计电算化的概念也很快推开。由于每个“业务口”都要求自己的自主权，各自有不同的渠道和习惯，四个“业务口”形成了三种财务系统方式：
l “第一业务口”找人开发了符合自己要求的财务系统
l “第二业务口”购买了“安易财务系统”
l “第三业务口”购买了“用友财务软件”
l “第四业务口”由于是工程业务，一般软件无法满足，经协商与第一业务口使用同一财务系统。
各自的方案分别提出来，都有自己的道理，也都得到了领导的批准。当时的信息组从信息技术的角度提出了“统一模式”的意见，但没被重视。财务系统形成了各自为战的格局，信息组只有希望能将业务管理统一到新的信息系统上来。
1992年中，NRC公司计划处信息组立项，要求建立新的管理信息系统，新的系统完全摆脱第一代系统的结构，采用新的方式，但涉及到的业务范围相对这时的企业业务范围却很小。
第二代系统建设的方案开发内容仅限于采购、销售订单及运输单据管理。系统的原型采用公司某个子公司信息部门根据自己需求开发的系统，这套系统在子公司内已使用了两年，使用范围虽小，但使用情况较好。
总公司的业务较子公司复杂得多，引进的软件不可能直接照搬使用，需要根据总公司的需求进行二次开发，因为总公司的需求基于的是第一次系统开发时的调研结果。二次开发的工作量相当大，好在此次购买包含源代码，可以根据业务人员的需求及时修改，但是自身的开发力量不足，公司人事部门根本不考虑给予补充，开发进度慢，对系统投入使用影响很大。系统经过初步的修改即开始推广应用，希望在使用中逐步调整到位。但是第一次系统开发的失败决定第二次推广的难度更大，第一、三、四“业务口”的业务员强烈抵触使用新系统，相应的管理处也无精力去推广。最后只有“第二业务口”的管理处室领导比较重视，才得以在其四个业务处和运输处内推广使用，边使用边修改。好在有“第二业务口”的管理部门的支持，系统才能艰难地使用下去，但系统功能也仅限于业务员制作合同，运输部门制作单据，业务系统最终也没有实现与财务系统的数据交换，而且由于统计数据与计划处的统计数据不一致，被公司责令不得使用系统向外提供数据，系统的数据只能在“第二业务口”内使用。
NRC公司的第二代管理信息系统只是—个短短的过渡阶段，1992年开始立项到1993年投入使用，1995年由于企业经营场所的变迁而终止了它的应用。
NRC的第三代系统的推出，完全是由于这一次经营场所的迁移，也正是这个原因决定了第三代系统最终的结果，无法真正完成企业信息化的建设，虽然它已具备了相当高的技术手段。
4. 1995年建立第三代管理信息系统
到1994年，连续三年的经济热潮使中国的国有外贸公司成为当时效益最好的企业，在1992年到1994年几年间外贸公司的确大大积累了一笔资金，但很多企业的钱又很快被“房地产热”和“进口热”消耗得所剩无几。据不完全统计，几乎所有的外贸公司都投资房地产，几乎全都被套死，几乎所有外贸公司都有意无意被违规进口骗去大量资金。
1992年~1994年，NRC公司也在环境的推动下，经济效益一路增长，公司决定拿出一笔资金投资一个房地产项目，直接的需求是改善自己的经营场所。1994年最终决定重新选址建造自己独有的办公大厦——NRC大厦，1994年动工，1995年12月完工。1996年元旦迁入新的办公大厦。
在大厦设计过程中，根据当时高档写字楼的流行模式，公司决定要将大厦建成智能大厦，拥有现代化的综合布线系统，可用于通讯、监控和计算机系统，这个现代化大厦建造思想给了公司信息小组新的开发环境，也带来了公司成立以来在信息上最大的一次投入。
1995年后期，NRC公司的组织结构进行了重大的调整。当时国有外贸公司为迎接“入关”的挑战，建立与国际大公司势均力敌的规模，提出建立“国际化、实业化、集团化”的综合商社，其代表企业是“中化商社”。其他外贸公司纷纷效仿，国家主管部门也大造舆论，顷刻间国内外贸商社遍地。NRC公司根据上级的指示，行政兼并了一家内贸公司、一家物流公司、一家设计院、两个工厂，挂上了“NRC商社”的牌子。通过这次调整，企业资产总额翻了一番，员工数量翻了两番，下属企业数量翻了两番。管理的跨度大大增加，原有的管理层显然已经无法适应新格局的需要。公司只好增加管理层次，实行事业部制，原有的“业务口”改编为相应的事业部，配备齐全事业部内部的管理机构和职责，兼并来的两个大型公司改编为两个事业部，共六个事业部。管理部门增设职能部室一层，职能部下设管理处室，配齐职能部内部的建制和职责，保证职能部室的管理功能可以完全覆盖公司全部所有的业务领域和经营机构。另外，恢复了信息中心的独立建制，作为原计划处改编的经管部的下属机构，不直接向公司级领导汇报工作(见图3)。
副总裁
（主管经营二）
总会计师
（主管财务）
副总裁
（主管经营一）
副总裁
（主管管理）
国内外分支机构
第六事业部
第五事业部
第四事业部
第三事业部
第二事业部
第一事业部
党政工作部 1.党委办
2.工会
3.团委
4.老干部处
人事部
1.人事处
2.教育处
3.人才培训中心
财务部
1.综合财务
2.资金融通
3.审计处
企业管理部1.贸易管理2.工业管理3.实业管理4.信息中心
企业策划部
1.规划部
2.投资管理
3.宣传处
办公室
1.秘书处
2.公关处
3.档案处
总裁
图3 1995——1997年NRC公司组织结构图
信息中心选择了STG计算机研究所作为新的系统软件开发方。双方签订了软件开发合同，软件投入100万元人民币，分期支付，开发的内容涵盖NRC所有业务，主要包括：进出口管理、工程承包管理、财务管理、人事管理、物业管理、办公自动化及经理查询等几大模块，开发周期定为1年。由NRC公司协助STG研究所进行业务调研，做好系统的分析，完成系统分析后由研究所进行系统设计，经信息中心认可进行开发，开发初步完成后投入试用，并根据用户的要求进行适当的修改，最终正式上线使用。
STG研究所是一家专业的部属计算机研究所，拥有很强的科研开发能力，承担着我国某领域的尖端计算机技术的研究。在市场经济的推动下，STG研究所成立了自己的计算机公司，依托自身的科研开发力量，承担对外承揽的计算机工程，在与NRC公司签约之前STG已经完成了多项计算机工程，但多数以硬件系统集成为主，真正完成企业大型信息系统的经历不多。但从STG提供给NRC公司的项目队伍的成员看，承担软件制作的能力是不容怀疑的。项目由一位在计算机界有相当声誉的研究员级高级工程师担任总负责，由研究所软件室的主要骨干组成几个项目小组分别承担几个模块的开发工作，成员以计算机专业的研究生为主，全部是具有很高学历的重点大学高材生。
项目于1995年9月正式启动，STG派出项目组进驻NRC公司进行业务调研，到年底完成系统的调研和分析、设计。同时NRC承诺将硬件设备的采购交给STG来进行代理，设备的到货安装不能影响系统的开发需要。预计在1996年1月硬件设备到货，安装调试，1996年2月完成系统平台建立开始软件开发。1996年9月完成全部模块的基本功能，开始试用并进行适当调试，1996年底完成整个系统，1997年1月正式投入使用。
项目工作按计划进行。1995年9月，调研工作在公司范围内开始进行由信息中心的一名技术人员与STG的各个小组组成几个调研小组，分别召集与模块相关的事业部的业务人员与管理人员，采用座谈、介绍、讲解、反馈的方式进行调研。各项工作分头进行。在调研中遇到的最大问题是，对于许多业务，管理职能部一种要求、事业部的管理处室一个标准、而具体使用的业务员又提出不同的想法，出现了大量的意见分歧，而在意见分歧面前必须有更高一级的领导来协调关系，但是不用说公司领导，即便是事业部的领导都没有一个人抽时间来过问系统的建立，在他们的心里，计算机系统的建设是信息中心的事情。
1995年底调研工作在纷纷乱乱中告一段落，系统分析和设计工作在调研的基础上基本完成。硬件设备也如期发到，开发平台的建立倒不是一件很困难的事情。1996年春节后软件开发开始进行，由于调研工作采用的是自下而上的方式，所有功能要求都是实际使用者提出的，具体细节变化频繁，而STG研究所对企业的业务流程和规则又是从零开始，有许多问题在软件开发中不可避免地出现，所以在开发过程中又加入了许多返工的现象。往往是一个模块开发到一定阶段，不得不再请有关人员坐下来对一些实现方式进行讨论，这样的反反覆覆在开发过程中贯穿始终，而且有些方式吵来吵去最终也无法达成一致，有的在相互妥协后成为蹩脚的形式。
开发工作没有按照预期的计划完成，部分模块在1996年底开始上线使用，另一部分模块仍然处于相互磋商的状态。在出现分歧时由于信息中心对公司的业务流程方面没有权威，无法建立合理的方式，而使用部门又各持己见，公司的权威管理部门又没有参与项目，公司领导也不了解情况，大量工作一拖再拖。
出口模块部分分两个事业部设立，第二事业部是在第二期系统建设时使用过管理信息系统的原第二“业务口”，事业部领导能给予一定的支持，内部管理部门也投入了一些人力，系统在1997年初基本开始上线使用。第一事业部由于业务特殊，又是公司的主要业务环节，系统的丝毫繁琐都会遭到他们的强烈反对，事业部领导忙于市场开拓，对系统的使用投入力量很少，系统试用的计划没能实施。
进口模块是由第三事业部使用，这个部门长期业务运作规范性差，业务控制能力不强，业务流程不完善，系统的功能一改再改，试用工作也是断断续续，业务员也是凭兴趣使用。
工程承包管理模块软件开发完成后，使用者反映功能太差，不是他们所想象的样子，但系统的开发完全是根据本事业部的综合管理人员提出的要求建立的。系统调研时的事业部管理部门的人员在系统开发过程中几乎都焕然一新，调入、调出面目全非，原来提出的要求被后来者全部推翻。
最大的问题在财务系统上。公司采用会计电算化后，各个事业部采用的是不同的财务软件，到这时已经使用了2—3年，财务人员都对自己使用的系统很熟悉，虽然在功能上还不能满足实际的需求，但在一种半自动化半手工的状态下，形成了一种相对平稳的模式。由于几个财务系统共存，报表合并工作全部是手工完成，内部账务处理也离不开手工。但即便是这样，财务部门的人员对新的系统也强烈抵触，根本原因是要改变刚刚熟悉的东西，同时对人员结构会有很大的冲击。因为财务软件报审必须经内部财务主管同意，问题进入了死循环。新开发的财务系统指导思想是可以与各自的业务系统相集成，业务员的成本可以通过业务系统的操作直接进入财务系统，财务人员可以直接通过对业务系统的数据调研处理账务，业务人员也可以通过业务系统对财务系统的数据调用掌握自己业务相关的财务信息。但所有的功能都必须是在业务、财务系统同时使用时才能实现的。财务作为整个系统的核心，这部分如果不上，整个系统就面临失败。
人事管理模块开发还没有完成，公司就接到国家人事管理部门的一份文件，向国有企业推荐使用一个统一的人事管理系统。人事管理部门也不希望在上报报表等方面自找麻烦，既然是国家要求公司人事部门当然要执行。开发工作已无意义，只好停止。
系统的推广应用、开发维护交织在一起，大量功能在不停地修改，新的功能不断地加入，甚至调研工作也会穿插到开发工作中，不时向新上任的处室、部门领导了解新的需求和想法。但一直到1997年底，系统应用的情况也基本没有格局的变化，已经使用的部分在日臻完善，没有使用的部分束之高阁。
1998年初，STG研究所意识到系统完成已经是不可能的事情，提出开发工作告一段落，如需要继续下去必须再签新的开发合同。1998年中旬，NRC公司与STG研究所在“NRC公司企业管理信息系统建设项目”上达成互为谅解的协议：“鉴于系统开发过程中所遇到的种种因素，双方都无法控制项目的发展。考虑到NRC公司目前新情况，双方同意项目工作告一段落，前期工作为系统建设的第一期，NRC支付与STG所签合同的全部款项，STG承诺对目前在使用中的模块提供长期的维护，由NRC支付一定的维护费。对于没有投入使用的模块，NRC如有使用需求，双方可作为项目第二阶段重新商谈项目合作方式及费用。”
至此NRC公司的第三次信息系统的建设告一段落。本文开始的情景就是发生在这个状态下的一幕。
5. 第四次建立管理信息系统的摸索
在短短的几年里，NRC公司也经历了许多的变革。1996年总经理退休，新总经理上任。经过一年多的实际运作，表明“商社化”方式不能从企业内部增强竞争力，国家经济的紧缩政策使每个企业都暴露出大量难于克服的问题，引起联合企业间的“并发症”。于是决定解散“商社”，企业恢复原有模式。
1997年底NRC开始了企业内部的结构调整，撤消了事业部建制，原有部分事业部逐步改为独立法人的子公司，管理层改二层管理为一层管理，撤消职能部下属处室，信息中心在1998年改为信息部，重新作为独立的管理部门出现(见图4)。企业的管理思想开始转化，如何提高企业竞争能力，迎接WTO的加入成为企业的一大课题。
副总裁
（主管经营二）
副总裁
（主管经营一）
副总裁
（主管管理）
国内外分支机构
生产制造业企业
酒店专业子公司系列
物资专业子公司系列
服务专业子公司系列
贸易专业子公司系列
总部业务
财务部
人事部
经营部
政工部
运输部
信息部
策划室
办公室
总会计师
（主管财务）
总裁

业务流程
1.由厂长批准的“调入人员通知”连同“职工登记卡”由调入人员一起交给了人事科，人事科将“职工登记卡”的信息登记入“职工档案”，其数据项目有：职工代码，性别，出生年月，政治面貌，职务，职称，最后学历，固定工资，入厂日期，所在单位“调入人员通知”存档，为统计调入人员所用。
2.由厂长批准的“调入人员通知”交人事科，人事科据此将其在“职工档案”中的信息取出并登记入“调出人员档案”上午基础上，增加一项“调出日期”。
3.由厂长批准的“离休人员通知”交人事科，人事科据此将其在“职工档案”的信息取出并计入“离休人员档案”，其数据项在“职工档案”基础上，增加一项“离退日期”。
4.有厂长批准的“职工工资变动通知”交人事科，人事科据此修改“职工档案”中的职工固定工资数据。
5.本厂职工凭各大专院校颁发的“学历证明”交人事科，人事科据此修改“职工档案”中的最后学历数据。
6.随时都有本厂各级管理人员来人事科查看职工档案，离退休人员档案，调出人员档案信息。
7.等到年末，人事科需编制“职工统计表”，“职工学历统计表”。“职工年龄结构分析表”交给厂长。
要求：
1.系统业务描述
2.业务流程图
3.数据流程图
4.数据字典（至少两组）
5.HIPO图
6.IPO图（输入.处理.输出 至少两组）
7.代码设计（写出一个主要代码的设计原则）
8.输入设计（至少两组）
9.输出设计（至少两组）
不用太高深 基本做完就可以 请各位高手 帮帮忙 必有重谢 还有追加悬赏

档案管理学的案例分析

1、可以用亚当斯的公平理论来解释。即，张林觉得其与新来的程序员相比，其报酬与贡献（投入）之间不对称，不可比，从而有不公平感，使其感到困惑。 2、应该不会满意。因为郭慧是从公司的利益角度来解释的。而张林只是公司的一名普通员工，他不可能也没有义务为公司设身处地地思考问题，而反过来，代表公司人力资源管理部门的郭慧，到时要设身处地为员工考虑，要设法让员工满意，让员工满意也是为了留住人才，使人才为公司多做贡献。 3、其一，郭慧还有必要主动找张林谈一次话，了解其诉求和心态，予以疏导。 其二，在不能越过公司的薪酬调整制度之前，可以适当地给张林以承诺。 其三，可以在薪酬以外的其他方面予以鼓励，如委以职务、表彰等。