自然资源局档案收集整理归档制度

自然资源局档案收集整理归档制度

一、总则

1. 为了更好地收集、整理和归档自然资源局的文件，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律、法规的规定，制定本制度。

2. 本制度适用于自然资源局的全部档案的收集、整理和归档工作。

二、收集

1. 自然资源局的档案收集工作由负责人负责，收集的档案包括：

（1）自然资源局的各类文件；

（2）自然资源局各级组织机构产生的文件；

（3）自然资源局各级组织机构接收的外部文件；

（4）自然资源局各级组织机构参加的会议记录；

（5）其他与自然资源局有关的文件。

2. 收集的档案应当遵循原则：确保完整、准确、及时、有效。

三、整理

1. 收集的档案应当及时整理，以便于归档，并将整理后的档案存放在档案室内，以便于查阅。

2. 档案整理工作应当按照档案分类编目、编号、装订、分类存放，并建立档案目录，以便于查阅。

四、归档

1. 档案归档工作应当按照档案的类别、时间、主题等进行归档，以便于查阅。

2. 档案归档完成后，应当建立档案目录，并将相关档案归档在档案室内，以便于查阅。

3. 归档的档案应当定期检查，确保档案完整、准确、及时、有效。

自然资源权属制度的自然资源调查和档案制度

自然资源调查和档案制度★自然资源调查制度：是指由法定机构对一个国家或地区的自然资源的分布、数量、质量和开发利用条件等进行全面的野外考察、室内资料分析与必要的座谈访问等项工作的总称。它不仅是从事自然资源研究、进行自然资源评价、制定自然资源法规和规划、建立自然资源档案、保护管理和合理开发利用自然资源的基础，而且对一个国家发展战略的确定和经济社会发展规划的制定也有着重要意义。自然资源调查必须依法按规定的程序和方法进行，调查的成果要按规定报送和建立档案；属于机密的数据、资料必须按保密规定管理，未经批准不得擅自向外公布。★自然资源档案制度：是对自然资源调查所获资料、成果按一定方式进行汇集、整理、立卷归档并集中保管的各种文件材料的总称。建立自然资源档案的目的是为了掌握自然资源的现状和变化，评定自然资源开发利用和保护管理效果，为编制自然资源规划，确定开发利用目标和保护管理措施，提供可靠的依据……我国目前还没有统一的自然资源档案立法。第四节 自然资源许可制度★ 自然资源许可制度，又称自然资源许可证制度，是指在从事开发利用自然资源的活动之前，必须向有关管理机关提出申请，经审查批准，发给许可证后，方可进行该活动的一整套管理措施。它是自然资源行政许可的法律化，是自然资源保护管理机关进行自然资源保护监督管理的重要手段。★自然资源许可证，从其性质看，可分为三大类。A.资源开发许可证（注意实例）。B.资源利用许可证（注意实例）。C.资源进出口许可证（注意实例）。第五节 自然资源有偿使用制度★自然资源有偿使用制度的概念和作用：是指国家采取强制手段使开发利用自然资源的单位或个人支付一定费用的一整套管理措施。它是在地球人口日益膨胀、自然资源日益紧缺情况下建立和发展起来的一种管理制度，是自然资源价值在法律上的体现和确认。★集中体现自然资源价值的法律制度就是自然资源有偿使用制度。这一制度的建立，具有多方面的意义和作用（P166）。A.它有利于促进自然资源的合理开发和节约使用。B.它有利于为开发新的资源筹集资金，并有利于自然资源的保护和恢复。C.它有利于保障自然资源的可持续利用，并促进经济社会的可持续发展。★可持续利用是一种使资源既能满足当前发展需要又不损及人类未来发展需要的资源利用。其核心是强调现代人对环境和自然资源的开发利用必须顾及未来人类对环境和资源的需求。★自然资源有偿使用的形式A.收税B.收费。★市场经济比较发达的国家通常是采取收税的形式，发展中国家和经济转型国家一般是采取收费的形式。但大多数国家则是既收税，又收费。我国也部分地建立了自然资源有偿使用制度，并制定了相应的立法。这些立法规定的自然资源有偿使用的形式也是征收自然资源税和自然资源费。★自然资源税：我国自然资源税，在立法上称为“资源税”，而且其范围界定较窄，主要指的是矿产资源税。如果从广义的资源税概念出发，土地使用费、耕地占用税、土地增殖税、林特产品税、水产品税等也应属于资源税的范畴。这里主要介绍狭义的资源税，其他资源税将在各资源法中介绍。我国的资源税主要被规定在1993年12月25日国务院发布的《中华人民共和国资源税暂行条例》中。该条例对资源税的纳税人、应税范围、税目、税额、减税免税条件等作出了比较具体的规定。（仔细参看P167-168）★自然资源费：大体可以分为四类：A.开发使用费：是在单位或个人直接开发、占用、利用、使用自然资源时所缴纳的费用。例如土地使用费、水资源费、海域使用费、矿区使用费等。这种费用，它直接源于自然资源的使用价值，而不以是否有人类劳动的凝结或管理投入为转移。其费用的多少，通常根据开发使用的资源数量、面积以及稀缺程度、可获利益的大小确定。B.补偿费：是为弥补、恢复、更新自然资源的减少、流失或破坏而向开发利用自然资源者收取的费用。如育林费、生森林生态效益补偿基金费等。这类费用，通常根据恢复、更新所消耗、破坏的资源的实际费用征收，但也有的只按开发利用自然资源所得的一定比例或数量征收，如育林费、生森林生态效益补偿基金费、生态环境补偿费等。C.保护管理费：是为解决培育、维护、管理自然资源的费用支出而向开发利用自然资源者征收的一定费用。例如河道工程修建维护费、河道采砂取土管理费等。这类收费，虽然也具有对消耗的自然资源给予一定补偿的性质，但它主要是为了弥补国家或有关单位为保护、管理自然资源所支出的费用，而不是像开发使用费那样只是对自然资源本身价值的补偿。D.惩罚性收费：是行政管理机关在自然资源开发利用者不按规定要求开发利用自然资源时而让其缴纳的带有制裁性质的费用。如耕地闲置费，一年以上未动工建设。

九江市国土资源局档案室的档案工作

2000年，九江市国土资源局档案工作实现了飞跃。为进一步提升管理档次，2000年初，九江市国土资源局成立了以局长为组长的档案升级管理领导小组，全力以赴做好档案升级达标工作，经过共同努力，于同年底顺利通过考核认定，晋升为省一级档案工作目标管理单位。九江市国土资源局档案工作首先从制度上下功夫，建立和完善了《文件材料立卷归档和档案移交制度》、《档案保管制度》、《档案资料查阅利用制度》、《档案安全保卫、保密制度》、《档案登记统计制度》、《档案鉴定销毁制度》、《分管档案工作领导的职责》和《归案人员岗位责任制》等8项管理制度，内容涵盖了档案的收集、保管和利用各个方面，保证了档案管理各个环节都有法可依、从事每项工作的人员都明白自己的责任和义务，提高了档案工作的整体协调水平。 九江市国土资源局把档案工作的重点放在档案的管理和保护上。档案人员主动到各个科室收集资料，用1年的时间整理出了建局10年来所有的档案，共计2382卷，其中文书档案490卷、业务档案1192卷、科技档案13卷、合计档案395卷、照片500张、录像带7盒、实物档案15件、资料305册（本）。2002年，九江市国土资源局组建后，原地矿局大量档案资料随之移交，局及时组织人员开展了整理工作。切实做好档案的保管工作，除按“八防”的规定对档案实施严密保护外，对其查阅也做出了严格规定，借阅档案一律登记，限时归还。 为更好地开展档案的利用工作，提高利用效率，档案室建立了完整的档案检索体系。查全率、查准率达95%以上。并采用了微机检索系统，现在可以很方便的利用微机进行检索，查找速度和准确率比传统方法提高了数倍，大大地节约了时间，提高了效率。为开发利用档案资源，档案室积极开展档案编研工作，整理编写了《九江市土地管理局大事记》、《组织机构沿革》等重要专题资料，这些资料为九江的土地管理事业理出了一个清晰的脉络，也为将来编写完整的《九江土地志》打下了坚实的基础。

档案收集的收集制度

一、档案收集包括档案的接收、征集以及网络数据采集等方式。 二、档案材料收集范围：凡是对全区各项事业发展有参考利用价值的各类原始材料都属于档案收集范围。三、任何个人都不得以任何理由拒绝向区档案馆归档移交有价值的档案材料。四、档案材料收集应该形成定期送交制度和联系催要制度。（一）定期送交制度。形成档案材料的各职能部门，应在文件材材料办理完毕的第二年，按照区档案馆所要求的归档时间、归档质量的要求，归档移交到区档案馆。（二）联系催要制度。区档案馆工作人员应经常了解和掌握形成档案材料的信息，及时向形成材料的部门催收应归档的材料。五、收集材料的要求。（一）收集进档案室的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。（二）不符合归档要求的档案材料，档案馆将责成档案材料形成的相关职能部门按要求完成。1．载体纸张要求。归档材料统一使用A4（80G）规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。2．载体字迹要求。只能用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。3．现代化设备形成的材料要求。禁止色带打印、墨水打印材料归档；禁止传真形成材料归档。（三）材料必须齐全、完整。1．各部门完成的当年工作职责应该有相应材料佐证。包括录音、录像、照片、幻灯片、图片、表格及文字材料。2．整件事情形成的成套材料必须配齐，保持文件材料之间的逻辑联系。

档案管理制度

档案基本管理制度
档案管理制度
1、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。
2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。
3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。
4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。
5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。

档案统计制度
1、做好档案组织机构和人员构成情况的统计。
2、及时、准确地登记档案的移交和接收,作到帐表相符。
3、做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。
4、做好档案提供利用情况和档案利用效果的统计。
5、有专人负责档案统计工作, 按要求填报档案统计报表, 并做到迅速、真实、准确无误。

档案安全保密制度
1 、严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失、泄密。
2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。
3、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。
4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。

档案查阅借阅制度
1、外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。
2、查阅党组、局长办公会议记录、纪检工作等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。
3、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。
4、查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将案卷转借他人或带回家中。
5、查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字盖章，否则无效。
6、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。
7、借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。

档案库房管理制度
1、档案库房是保存档案的重要基地，非本室工作人员严禁入内。
2、库房内严禁吸烟、喧哗、动用火种，严禁携带危险品进入。
3、库房门窗要牢固，随走随关，班前班后要经常检查，严防档案丢失和意外事故发生。
4、库房内要保持清洁卫生，有防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等措施。
5、档案装具要坚实、耐用、整洁大方。

机关档案归档制度
一、凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、以及人事、保卫、专业、财会等工作中形成的文件材料），均由文书部门或业务部门进进整理、归档，并定期向本机关档案室移交。
二、机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。
三、凡本单位参加外出学习、考察、参加各种会议的人员返回单位后，三日内必须将所带回的资料、材料、文件的原件交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。
四、各业务科室在办件过程中形成的材料、文件和所需的要件，按一件一卷的原则，由本科室进行整理、立卷、归档。
五、机关文书部门或业务部门应在第二年上半年向本机关档案室移交档案，并办理移交手续。
六、机关财务部门应把会议档案保管二年期满后，在三月末之前移交本机关档案室，并办理移交手续 。

国土资源专业档案立卷归档制度
为了做好国土资源专业档案的立卷归档工作，不断提高立卷质量，制定本制度。
1、凡是在国土资源管理办件过程中形成的各种文件材料，按照归档范围和一件一卷的原则 ，由形成部门统一立卷。
2、要保证归档材料齐全完整，坚持谁主审，谁立卷的原则，做到案结卷成。形成档案的有机联系，便于查找和利用。
3、国土资源专业档案的立卷，以国土资源专业档案的形成单位为单元，在保持项目材料的完整性、成套性的基础上，按照办件程序所需的要件和批件，组成案卷。
4、卷内材料要准确一致，整卷内不能有铅笔、圆珠笔和复写。
5、案卷内要填写卷内目录和备考表，卷内目录置于卷首，备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。
6、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号，不能有误和遗漏。
7、卷内文件材料要去掉金属物，并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观，不掉张页，采用三孔一线的装订方法。
8、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切，能够正确反映案卷的内容和成份。
9、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开，按要求填写案卷封皮，注明专业档案的种类，按保管期限、时间顺序，并编写案卷目录并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同案卷目录向本单位档案室移交。

文书档案归档文件整理制度
为做好文件材料的归档文件整理工作，按照《归档文件整理规则》进行整理、归档，结合我局具体情况，特制定本制度。
1、凡本单位工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各科室统一交到办公室进行归档文件整理。
2、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。定期的单份文件材料可用书钉装订，不许有散页。
3、多份文件为一件的文件排序，来文首先是文件阅办单，然后是正文；发文首先是正文，然后是发文签批单，最后是底稿；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不能用铅笔和圆珠笔。
4、采用年度---保管期限---问题分类法进行分类。即在同一年度下将归档文件按保管期限分为永久和定期，再在保管期限下面按问题分为党群类、行政类、业务类。
5、组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、年度、室编件号、问题、保管期限。
6、按保管期限对归档文件材料进行编号，一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定要规范，党、政分开，排列清晰，便于查考。
7、归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整，不得漏项，填写归档文件日期单位数要用0占位。
8、归档文件目录要求打印，一式六份，以备档案进馆时所用。
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同归档文件目录向本单位档案室移交。
会计档案立卷归档制度
会计档案是国家档案的组成部分，机关会计档案是机关在经济管理和会计核算活动中产生的，是记录和反映机关经济业务的重要史料和证据。
1、机关会议档案的整理原则是：财务部门每年形成的财务档案应由财务部门按照会计档案的归档范围和归档要求，负责装订成册，整理立卷。
2、机关会计档案的归档范围是机关内其职能活动中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证、银行对帐单、工资表等有关会计核算专业材料。
3、整理会计档案时鉴于过去没有在报表、帐簿、凭证的封面或背面上设计档号的，在整理时应该补上，档号主要包括机关名、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限等项目。
4、对于破损、缺页、装订不牢固或不规范的案卷，应由财务部门负责修补和装订，使其达到归档要求，保证归档档案宗卷的质量。
5、会计档案案卷的编号，应以每一本报表、一本帐簿、一本凭证各自给一个案卷号。
6、会计档案的排列，要在年度内先把内设机构按先后顺序排好，然后将各内设机构中的报表、帐簿、凭证按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列，一年编一个案卷流水号。
7、拟制案卷标题，要根据会计档案每卷的具体内容进行批制，使其能完整、准确的反映卷内内容。
8、编制会计档案案卷目录，要在整理立卷的基础上进行。逐卷填写。一式三份，一份备日常使用，其余两份一并交给档案室。
9、会计档案的归档时间是当年会计档案，在会计年度终了后，可在财务科保管二年期满后，由会计部门编制案卷目录及清册，在三月末之前移交给档案室，并办理移交手续。

声像档案立卷归档制度
声像资料是国家档案资料的重要组成部分，为做好声像档案立卷归档工作，结合我局情况特制定本制度：
1、声像档案的归档范围是机关在职能活动中反映主要事件、会议、人物、主要活动及有历史价值的资料。
2、凡本单位在工作中形成的各种声像、档案，由形成部门统一立卷，在每年五月前向档案室移交。
3、归档的声像资料要根据形成的时间、作者、内容、重要程度，形成规律和联系组卷，使声像档案能正确反映工作实际，便于查找利用。
4、按要求填写好卷内目录，编好号码。

档案利用制度
1.凡本单位人员利用档案，须严格履行查（借）阅登记手续，注明查（借）阅目的，用后及时反馈利用效果。
2.外单位的人员查阅档案，必须持单位介绍信并办公室主任批准方可查阅。
3.因工作需要拟抄录的档案材料，须经办公室主任同意并经检查校对后方可带出。
4.档案资料一般不借出室外使用。确因工作需要必须借出时，须经办公室主任同意。借出时间不得超过两周，到期仍需继续使用，要办理续借手续。
5.如查（借）阅秘密、机密的档案，须请示本部门领导并由档案办公室主任批准;查阅党委会议记录、班子会议记录的须经主管局长批准。
6.对借阅的档案，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、勾画、涂改、撕页、照相。借出的档案要严格保管，不准转借他人，对将档案丢失者视情节轻重给予处罚。
7.查（借）人员要遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄漏，违者按有关规定，给予批评教育或纪律处分。

档案利用效果登记制度
一、利用者利用档案完毕，利用接待人员要及时进行利用效果的收集工作，对不能当场体现的，利用接待人员要跟踪收集。
二、凡利用者利用档案即时取得效果的，请利用者当场填写利用效果，并签名确认。
三、利用者在利用档案后，无法当场确定利用效果时，应将“利用效果登记表”带回，而接待人员要及时催缴“利用效果登记表”。
四、档案员收回的“利用效果登记表”，应及时整理。

自然资源局档案归档范围

序号 归档范围 保管期限
1 会计凭证KU.PZ[局机关、征地、整理中心、复垦项目、编研中心、工会、土地学会、基建、食堂、所(分局）] 　
1.1 原始凭证、记账凭证 30年
2 会计账簿KU.ZB[局机关、征地、整理中心、复垦项目、编研中心、工会、土地学会、基建、食堂、所(分局）] 　
2.1 日记账 30年
2.2 总账 30年
2.3 明细分类、分户账或登记簿 30年
2.4 固定资产卡片 固定资产报废清理后保管5年
3 财务会计报告KU.BG[局机关、编研中心、食堂、所(分局）] 　
3.1 会计月、季度报表 10年
3.2 会计年度报表 永久
3.3 部门决算 永久
4 其它会计资料KU.QT[局机关、征地、整理中心、复垦项目、编研中心、工会、土地学会、基建、食堂、所(分局）] 　
4.1 会计档案移交清册 30年
4.2 会计档案保管清册 永久
4.3 会计档案销毁清册 永久
4.4 会计档案鉴定意见书 永久