子公司档案收集整理通知

子公司档案收集整理通知

尊敬的各位管理者：

为了更好地收集、整理和管理本公司子公司的档案，经本公司决定，现将有关事项通知如下：

一、档案收集范围：

1、本公司子公司的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等所有证照；

2、本公司子公司的企业章程、股东会决议、董事会决议等重要文件；

3、本公司子公司的报表、财务报表、经营报告等财务文件；

4、本公司子公司的其他档案，如合同、协议等。

二、档案收集方式：

1、各子公司应及时将档案发送至本公司总部；

2、本公司总部将安排专人负责收集、整理和管理本公司子公司的档案；

3、收集的档案应归档整理，并建立完善的管理制度，以便更好地保管和使用。

特此通知。

本公司

年月日

公司档案收集工作通知 档案如何分类

档案如何收集分类

关于注销子公司设立分公司过程中相关财务事项如何处理的通知

各区域： 考虑到TJ和DL正在办理注销手续，在注销过程中和设立分的过程中可能会遇到的相关问题，为了更好地规范子注销和分设立的有关财务事项处理，特发此通知。主要内容如下： 一、子完成清算后，应当结束旧账，即将所有资产、负债及权益类科目结零，借记所有负债和所有者权益科目的余额，贷记所有资产科目的余额。 二、子清算期间，应当将以下事项清理完毕： （一）资产清查工作 编制财产清册，对固定资产、家具、办公用品等实物资产进行清查并编制财产清册。对于实物资产的清查应包括已不在帐内核算但仍有实物的低值易耗品等资产。 另外，应对现金进行盘点，对银行存款进行核对，确认账实相符。库存现金全部存入银行，银行存款不应存在未达账项。银行存款作为剩余资产分配给股东后，由原开户行出具全部银行账户余额为零的证明单并办理销户手续。 （二）清理剩余资产分配前事项 支付清算费用及其他费用支出、支付欠缴税款和职工社保费用、核对及清理债权债务、股东对剩余资产分配等等，所有以待注销子名义进行的各项工作，应当在旧账套中记录完毕，不要遗留未记账处理的业务事项和原始单据。 三、剩余资产分配的账务处理 对于股东会决议的剩余资产分配方案，子应作如下账务处理。 （一）对除控股股东之外其他股东的剩余资产分配，以股东会对剩余资产的分配决议及转款单据为附件。 借：实收资本——××股东（原投入资本） 未分配利润（股东会决议的分配金额与原投入资本的差额） 贷：银行存款（或其他科目）（股东会决议的分配金额） （二）对控股股东的剩余资产分配，即结束旧账时的最后一张凭证。附件包括股东会对剩余资产的分配决议、新设立分和原子清算组交接资产的交接清单，控股股东指定分承接被注销子资产的文件，银行存款转款单据等。 借：实收资本——控股股东 （原投入资本） 未分配利润 （除其他股东承担的亏损之外全部的未分配利润） 累计折旧 贷：银行存款 （账面剩余的全部银行存款） 固定资产 四、分建账 （一）分科目设置 新成立的分设置“其他应付款-上级拨入资金”科目，核算总拨入的启动资金及实物资产等。填列报表时，该科目余额填入“实收资本”。分累计盈亏情况仍在“未分配利润”中反映。与总的其他往来款项在“其他应付款-总”中核算。 （二）总拨入资金及其他资产的核算 总向分拨付启动资金 借：银行存款 贷：其他应付款-上级拨入资金 分承接被注销子的其他资产，以新设立分和原子清算组交接资产的交接清单以及总指定分承接被注销子资产的文件，为凭证附件。 借：固定资产 贷：累计折旧 其他应付款-上级拨入资金 五、被注销子财务档案的保管 被注销子的财务档案应编制档案清册，整理齐全，由总财务部指定由新成立的分保管。

建筑企业档案管理制度

某某工程档案管理制度

一、文书档案立卷归档制度

（一）总则
第一条 为加强本文书立卷工作，特制定本制度。
第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接班人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
（二）文件材料的收集管理
第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条 凡本缮印发出的公文（含定稿和两份打印的证件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。
第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1．工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予核报旅费。
2．本召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。
第七条 各部门专（兼）职文书的职责。
1．了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2．认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的3月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3．承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
（三）归档范围
第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条 上级机关发来的与本有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条 本对外的正式发文与有关单位往来的文书。
第十一条 本的请示与上级机关的批复。
第十二条 本反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条 本的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条 信访工作材料。
第十五条 本与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条 本干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条 本职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条 本的历史沿革、大事记及反映本重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
（四）平时归卷
第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。
第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。
第二十二条 专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。
（五）立卷（案卷质量要求）
第二十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合。档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、引件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条 卷内文件材料应按排列顺序，依此编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角打印页号。
第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的自己要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，自己要工整、清晰。
第三十三条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条 案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第三十五条 本制度自印发之日起实施。
声像档案管理办法

（一）总则
第一条 为加强本的声像档案，特制定本办法。
第二条 本的声像档案是指本各部门或个人在社会实践活动中直接形成的，对国家、社会和有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
第三条 声像档案是本卷宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。
（二）声像档案资料的收集
第四条 收集范围。
1．反映本主要职能活动工作成果和存在的问题的声像资料。
2．各级领导人和著名人物参加的与本有关的重大重大活动的声像资料。
3．本有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。
4．涉及本和邮电系统权益的声像资料。
5．其他单位形成的与本有关的重要声像资料。
6．其他具有保存价值的声像资料。
第五条 收集时间。
1．声像档案资料应在形成后1个月内随立档部门其他载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。
2．档案部门应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。
第六条 收集要求。
1．录音带、录像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其他形成费用不予报销，以防损失。
2．接受原版、原件，特殊情况下可接收复制件。
3．声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条 声像档案资料的征集。
档案部门有责任随时征集重要声像资料。
第八条 声像档案费用的报销。
本各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案室归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。
（三）声像档案的整理
第九条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
第十条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
第十一条 分类、编号。
1．照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。
2．录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
3．编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为（档案形态）档号/（档案形态）档号。
第十二条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
第十三条 文字说明的编写。
1．文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。
2．编写文字说明的要求：
（1）准确结实档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。
（2）照片的自然张（内容相近的亦可以若干张）编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明。
（3）文字简洁、语言通顺。
（4）时间用阿拉伯数字表示。
第十四条 编制格式。
1．照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。
2．录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。
第十五条 案卷要求。
1．将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
2．卷内目录：
照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；
录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3．卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第十六条 编目。
声像档案的著录依照GB3792.5-85《档案、著录规则》进行。
（四）声像档案的保管
第十七条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。
第十八条 保管条件。
底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；
照片库温保持14-24℃，相对湿度应保持40%-60%。
第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。
第二十条 对库存的照片档案，要两年检查一次。
第二十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。
第二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
（五）声像档案的开发利用
第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
第二十四条 建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。
第二十五条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。
第二十六条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
第二十七条 在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。

企业档案管理规定

档案管理亦称档案工作。是档案室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称,下面是我为你整理的企业档案管理规定，希望对你有用!

企业档案管理规定

第一章 总则

第一条 为加档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护合法权益，特制订本规定。

第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条 及各部门、员工有保护档案的义务。

第四条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。

第二章 档案机构及其职责

第五条 各部门指定专人负责档案管理工作(即资料员)。

第六条 档案工作由总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子、各参股、各合资合作的档案工作。

第七条 办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

第三章 档案的管理

第八条 整理办法：

1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。

2. 步骤：

A. 收集

文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。

B. 整理 根据分类和成立时间整理。

C. 分类 根据下述分类方法分类

D. 立卷 区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。

第九条 过程管理：

1. 属于保管的档案：及各下属子的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。

2. 属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。

第十条 监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。

第十一条 销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

第十二条 档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。

第十三条 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。

第十四条 借阅：因需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

第十五条 分级查阅：具体的查阅分档，拥有绝对的制定权。

第四章 档案备份制度

第十六条 所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。

第十八条 备份盘与源盘应分开存放，的备份盘应在外保存。

第五章 处理条例

第十九条 有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案

2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案

3. 涂改、伪造档案

4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者

5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)

第六章 责任

第二十一条 本制度适用于伟凡各员工各部门。

第二十二条 本制度监督责任部门为办公室

第一责任人为各部门指定的资料员;

第二责任人为资料员所在部门的部门经理。

业务资料管理规定

为提高档案管理水平，进一步加强业务资料归档的标准化和规范化建设，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

一、 业务资料归档责任主体

综合业务部负责制定业务资料管理标准，对各业务部门资料归档工作进行指导、检查和培训，各业务部门负责各类专业性和具体性业务资料的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。已经办结的项目，由业务部门归档完毕后按照规定时间上交办公室统一保存。卷盒(夹)等耗材，统一由办公室调配，业务部门申领。

二、 归档文件要求

1、 归档文件材料内容必须真实、准确。

2、 归档文件材料要符合文件制作要求，标题、落款、时间(年、月、日)、印章、正文与附件、正式发文的定稿和签发单、上级来文和承办单、请示与批复以及专项成套材料等必须齐全完整。

3、 归档文件材料应质地优良、书写工整、字迹清晰。

4、 归档的文件字迹要符合长期保管需要，应使用蓝黑或碳素墨水、优质油墨书写或制作，严禁使用易褪色的书写材料。如：圆珠笔、铅笔、复写纸、纯蓝(红)墨水等书写材料。

5、 归档文件材料纸张幅面应符合要求，一般文件材料应为A4纸，必要时可使用 A3纸，但归档应折叠为A4纸大小。

三、 整理要求

1、 案卷题名

案卷题名要求简练、准确，能够概括揭示卷内文件的内容与成分。

案卷题名构成形式：

(1)符合规范的名称+业务类型

(2)出让宗地编号+业务类型

(3)时间+业务类型

2、 卷内文件排序

(1)归档文件目录

归档文件目录是包含卷内文件题名及其他特征，并固定文件排列次序的表格。

(2)归档文件

卷内归档文件一般按重要程度或时间顺序排列。

密不可分的文件应依序排列，即正件在前，附件在后;批复、批示在前，请示、报告在后;正式发文在前，签发单在后;上级来文在前、承办单在后;文字材料在前，图样在后。重要文件的历次修改稿依次排列在定稿之后。

(3)备考表

备考表是对本盒案卷材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行说明的文件。

3、 案卷装订

(1)卷盒

卷盒(夹)采用长×宽为315mm×235mm，其厚度可根据需要分别设置30mm、40mm或50mm的规格。

卷盒(夹)封面项目应包括：案卷题名、编制单位、编制时间、保管期限、密级、立卷人。

(2)案卷装订

案卷装订前要先去除卷内文件上的金属物(订书钉、大头针等);

文件没留装订线的要贴补加边，破损的要裱糊好，幅面较大的要折叠整齐;

将归档文件目录、归档资料左下取齐，用铆钉装订机装订牢固，注意不倒置、不散页、不压字。

4、 电子文件刻录

归档完成之后，需将案卷文件的电子版本刻录在一次性写入光盘等耐久载体上，光盘标签写明年份和案卷题名，一并装入卷盒(夹)中。

金融企业业务档案管理规定

第一章 总则

第一条 为规范金融企业业务档案管理，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国商业银行法》《中华人民共和国保险法》《中华人民共和国证券法》等相关法律，结合金融企业业务工作实际，制定本规定。

第二条 本规定所称金融企业业务档案，是指金融企业在货币金融、资本市场、保险、信托等金融业务办理及服务活动中形成并具有保存价值的各种载体形式的记录。 第三条 本规定适用于在中华人民共和国境内依法设立的下列金融机构：

(一)政策性银行、商业银行、农村合作银行、城市信用合作社、农村信用合作社。

(二)证券、期货、基金管理及其依法设立的从事资产管理业务的子。

(三)保险集团(控股)、保险、保险资产管理、保险专业中介机构。

(四)信托、金融资产管理、企业集团财务、金融租赁、消费金融、汽车金融、货币经纪。

(五)从事汇兑业务、支付清算业务和基金销售业务的。

(六)其他经批准从事金融业务活动的企业。

第四条 金融企业业务档案对维护金融企业和客户利益，保护消费者权益，防控金融风险，打击经济犯罪，保障国家经济安全，促进经济和社会发展等具有十分重要的作用，是金融企业档案的重要组成部分，是企业管理的基础，应当由企业档案部门实行集中统一管理。

第五条 各级档案行政管理部门根据职责负责金融企业业务档案工作的指导、监督和检查;各级金融业务监督管理机构及其派出机构负责将金融企业业务档案管理工作纳入金融业务监督管理制度、流程，与业务同监管。

第六条 金融企业档案部门或档案工作归口管理部门(以下统称“档案部门”)负责对本企业业务档案工作进行统筹规划、监督、指导和检查，各相关业务部门配合档案部门组织实施。金融企业所属各分支机构档案部门负责本分支机构业务档案管理工作，并对所属分支机构的业务档案工作进行监督、指导和检查。

第七条 金融企业应当建立健全统一的业务文件材料归档管理制度;将业务文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入业务工作流程，列入业务工作或项目计划，列入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制，列入企业考核体系和奖惩制度，确保业务文件材料的完整归档。

第八条 金融企业应当建立健全业务档案保管、利用、鉴定、销毁等工作的相关制度，确保业务档案的真实、完整、有效和安全，满足企业在证据、责任、信息、存史等方面的需要。

第九条 金融企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档或造成档案损毁、丢失、泄密等行为，进行相应的惩处。

第十条 金融企业业务档案管理人员应当具备相应的档案专业知识和技能，并定期接受业务培训。

第二章 业务文件材料的整理与归档

第十一条 金融企业应依据法律、行政法规、国务院金融监督管理部门和档案行政管理部门的规章和规范性文件的要求，结合业务工作流程，制定本企业业务文件材料的归档范围和业务档案的保管期限表;当业务范围或工作流程发生变化时，应及时修订完善。

归档范围和保管期限的确定，应当满足国家对金融活动的监管要求以及维护企业利益和客户权益的需求;业务档案保管期限不得短于相关法律、法规明确规定的保管期限;电子业务档案的保管期限不短于同类纸质档案的保管期限。

第十二条 金融企业档案部门应当按照遵循文件材料形成规律、保持文件材料之间的有机联系、便于保管和查找利用的原则，依据国家有关规定研究确定业务文件材料归档整理和分类编号方法，制订相关标准并保持相对稳定。

第十三条 金融企业业务部门应当按照有关规定，将应当归档文件材料按要求进行整理、立卷，定期移交本企业档案部门集中管理，并办理归档交接手续。具体归档时间可根据业务工作特点确定，除国家另有规定外，最迟不应超过次年12月31日。

第十四条 金融企业文件材料归档一般一式一份，比较重要的或利用频繁的文件材料可适当增加份数。

第十五条 业务文件材料中属于企业管理类的文件材料，原件存入管理类档案，在与之相关的业务档案中可存放复印件并标明互见号。

第十六条 金融企业应当按国家有关规定进行档案著录。

第十七条 纸质和电子文件同步归档的，在文件内容、相关说明及描述上应保持一致;仅为电子载体形式的业务档案，须遵照国家有关电子文件归档和电子档案管理的规定和标准执行。

第十八条 金融企业建设业务信息系统时，应当有档案部门参与，由档案部门提出电子文件归档管理的相关需求，确保所形成电子文件能够归档，归档后电子文件符合电子档案管理要求。

第十九条 业务工作人员岗位变动时，应当及时办理移交所负责业务工作的文件材料，并清退借阅未还的档案。

第二十条 国内依法投资设立的金融企业有海外机构的应当建立海外机构业务档案管理制度。

第三章 业务档案的管理

第二十一条 金融企业应当配备符合档案保护和安全管理要求的业务档案保管装具和库房，并保证库房设施设备的正常运转。

第二十二条 金融企业应当按有关要求做好电子业务档案的存储和安全管理，保证电子业务档案的真实、完整、安全和可用，并对重要业务档案进行异质、异地备份，确保业务档案安全。金融企业对档案信息安全负最终责任。

第二十三条 金融企业将业务档案管理外包的，应当严格审核承包方的信息安全保障能力和资质。在签订合同协议时，应当明确有关档案安全保管、信息保密和提供利用等方面的责任和约定条款，以保障业务档案的安全与利用。

严禁将涉及国家秘密的业务档案外包或委托任何社会中介机构保管。

第二十四条 金融企业档案部门应当做好业务档案管理的统计工作和对统计数据的研究利用，保证统计数据的完整性、准确性和连续性。

第二十五条 金融企业应当建立业务档案管理信息系统，逐步提高对电子业务档案的管理水平。业务档案管理信息系统的功能应当符合国家有关规定。

第四章 业务档案的利用、鉴定与处置

第二十六条 金融企业应当编制业务档案检索工具，方便业务档案的检索与查询。

第二十七条 金融企业应当对业务档案的查阅利用进行登记，对超权限利用应履行审批手续。

第二十八条 金融企业档案部门应积极开展业务档案的提供利用服务工作，加强对业务档案的编研开发，满足企业金融业务活动和管理工作的需要。

金融企业必须为有关业务监管部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的业务档案。

第二十九条 金融企业应当成立由主管领导、档案部门和业务部门人员组成的档案鉴定小组，对到期的业务档案按照有关规定进行鉴定并形成鉴定报告;对确已失去保存价值的到期业务档案，由企业负责人审批签字后方可销毁。销毁档案应当在指定地点并有专人负责监督。对被销毁的档案应当登记造册，并与鉴定报告一并永久保存。对虽已到期、但未结清债权债务或有其他未了事项的业务档案不得销毁。对国家和社会具有重要保存价值的业务档案应当延长保管期限。

第三十条 金融企业因各种原因变更、终止的，应当按国家有关规定对业务档案进行妥善处置。

第三十一条 未经档案行政管理部门许可，金融企业不得以任何方式和形式将涉及国家秘密的业务档案携带出境。

企业档案管理

档案管理制度
一、 总则
集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
1、凡集团总部各部门、各分子在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。
2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子档案管理工作进行监督、指导。各分子负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
二、归档范围
1、凡是反映工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。
2、设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料
3、股东会、董事会、监事会形成的文件材料；
4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）
5、政府、项目批文、合同；
6、制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、决定等）；
7、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；
8、各分子及集团总部各部门年度工作计划及资金计划；
9、签定的各类合同（含商品房买卖合同）；
10、有效证照、证件、印章；
11、具有法律效力及保存价值的文件；
12、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
13、员工电脑中与有关的电子版资料、文件等；
14、集团、各分子获得的社会荣誉资料；
15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
三、立卷归档要求
1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分子应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。
2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。
3、各分子向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。
4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。
（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；
（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。
（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
四、 档案保管期限
1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
2、确定集团档案保管期限的原则
（1）凡是反映主要职能活动和基本历史面貌的，对本有长远利用价值的档案，列为永久保管。
（2）凡是反映一般活动，在较长期时间内对工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
（3）凡是在较短时间内对有参考价值的文件材料，列为短期保管。
五、档案保密级别
1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议， 行政人事部经理核定密级。
2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。
3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任（集团行政人事部经理）及副总以上级领导批准。
4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任（集团行政人事部经理）鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
六、档案的借阅
1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。
2、各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任（集团行政人事部经理）批准。
3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。
4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任（集团行政人事部经理）批准。
5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。
6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。
7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。
8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按有关保密规定办理。
七、电脑档案的管理
1、 所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。
2、各分子办公室主任（集团行政人事部经理）即为电脑档案管理责任人。所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。
八、档案的鉴定与销毁
1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。
4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。
九、罚则
1、集团各分子凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以集团内通报批评。
2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任（集团行政部经理）批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。
3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。
4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。
5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。
6、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。
十、附则
1、本制度自2007年9月1日生效。
2、本制度由集团行政人事部负责解释。
3、各子应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。
4、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。