资源文件档案数据库整理

资源文件档案数据库整理；

（1）资源文件：
1、按照文件类型进行分类，将文档、图片、视频等文件分开整理；
2、按照文件名称进行排序，将文件名称按字母或者数字顺序排列；
3、按照文件创建日期进行排序，将文件按照创建日期从近到远进行排序；
4、按照文件大小进行排序，将文件按照大小从小到大进行排序；

（2）档案数据库：
1、按照档案类别进行分类，将不同类别的档案数据分开整理；
2、按照档案名称进行排序，将档案名称按字母或者数字顺序排列；
3、按照档案创建日期进行排序，将档案按照创建日期从近到远进行排序；
4、按照档案大小进行排序，将档案按照大小从小到大进行排序；

数据资料收集整理

（一）数据资料收集整理工作步骤

农用地分等工作中数据资料收集整理与调查工作是整个农用地分等工作的关键环节，其质量关系到分等成果的准确性。其基本步骤如下：

（1）农用地分等项目技术组到国土资源局、农业局、统计局、水利局、交通局、环保局、气象局等相关部门收集有关资料，主要包括土壤普查、国土资源调查、农业区划、土地利用总体规划等资料，气象、水文、地质以及国民经济统计等基础资料，环境保护资料、农田水利资料、国民经济、农业统计资料以及土壤图、地形图、土地利用现状图等基础图件。

（2）由各镇国土资源所负责将镇级国土资源所、农技站和各村委会调查表格下发至相关单位，并要求各单位按照调查表格的内容准备材料。在农用地分等技术组和当地国土资源所、农办工作人员的具体指导下，集中各行政村和相关单位的干部或技术人员，结合各镇的实际情况，现场进行调查与收集资料工作。内容包括农用地投入、产出样点资料，农田水利基础设施状况及区位交通状况等资料。

（3）资料整理，即对收集的资料进行核实、分析与整理。

（二）数据资料整理

数据资料整理主要是对收集的资料进行核实、分析与整理。

1.资料核实

严格核实资料数据，要求数据来源可靠，计量单位统一，剔除明显不符合实际的数值和特殊的极值。

2.资料整理

（1）对资料进行分类整理，重点是图件、数据资料整理。

（2）对不能满足分等工作要求的资料应做好记录，以便进行外业补充调查。

（3）四周与邻县接边的分等单元要整理出来，填写专门的表格，以备接边检核和存档。

（4）对缺乏土壤资料的补充调查点，应注意收集土壤普查土种志资料（有其生产性能的描述）或补充土壤剖面，以便准确诊断分等因素。

（5）外业调查原始记录的文字、表格、图件、剖面照片及其说明、环境照片及其说明，必须整理成册，列入基础资料汇编，存入档案。

（三）分等主要工作过程及数据库建设

1.分等主要工作过程

分等工作包括工作准备、资料收集整理、外业调查、数据处理、成果自检、成果整理及报告撰写、省级预检等工作过程。分等工作的基本工作流程如图2-1所示。

2.分等数据库处理

农用地分等数据库处理主要包括以下7个方面的工作：

（1）整理分析外业调查资料与数据：对收集的分等资料和数据，进行全面的整理、核实、检查、分析，以保证各个分等因素因子数据的准确性。

（2）建立分等数据库：利用GIS工具，将土地利用现状、土壤类型、土壤有机质含量、土壤pH值、行政区划、土地变更调查等成果图件中未数字化的图件进行扫描、矢量化，建立分等空间数据库；应用地理信息系统工具软件进行分等因素因子的属性数据的录入和检验，建立分等数据库。

（3）将农用地分等单元图与土壤分布图、土壤有机质图进行叠加套合，再根据土壤普查报告和农业区划报告等有关资料对农用地分等因素进行判读，提取各分等单元的土层厚度、土体构型、有机质含量、pH值等土壤属性，经归纳、检核后建立分等单元属性数据库。

（4）在对调查资料中投入产出数据进行系统整理的基础上，进行样点内不同指定作物的土地利用系数、土地经济系数计算，等值区划分，等值区土地利用系数、土地经济系数计算并与农用地分等属性库连接。

图2-1 广东省农用地分等工作流程图

（5）计算样点及各村的平均土地利用系数及土地经济系数，划分等值区。计算各分等单元内的自然质量等指数、利用等指数、经济等指数。

（6）进行农用地等别划分：采用等间距法，以200分为区间划分农用地分等单元的自然质量等、利用等和经济等，初步确定农用地等别。

（7）确定标准样地：按照《农用地分等规程》和《广东省农用地分等定级与估价技术方案和工作方案》中的有关规定，选择各镇自然质量等指数、利用等指数和经济等指数最高的农用地分等单元，确定县域内农用地的省级和县级标准样地。

3.分等数据库的建立

1）建立分等数据库的目的和意义

（1）目的。协调、统一、规范农用地分等定级与估价成果的数据组织、数据内容与数据格式，为省级农用地分等定级估价工作奠定基础。

（2）意义：

①农用地分等定级估价工作是一项内容新、技术性强、技术要求高、涉及部门多的工作，由于农用地分等定级与估价工作涉及的基础资料繁多，必须制定统一的技术细则才能建立起完备的数据管理系统。

②由于参与此项工作的技术单位众多，为了协调统一省级农用地分等定级与估价成果数据，避免数据汇总、统计、数据共享和数据互操作可能出现的问题，须建立统一的数据格式和标准。

③农用地分等定级与估价的成果数据及其管理系统是农用地分等定级估价工作的核心成果，作为国土资源管理的基础数据，将在土地征收、农用地流转、土地利用规划等工作中发挥重要的作用。

2）建立分等数据库的技术依据

建立分等数据库的技术依据包括以下几个方面：

（1）《农用地分等规程》（TD/T1004-2003）。

（2）《农用地分等数据库标准》（征求意见稿）。

（3）《广东省农用地分等定级与估价技术方案和工作方案》。

（4）国土资源部土地整理中心《农用地分等定级与估价项目技术简报》。

（5）广东省农用地分等定级与估价项目工作技术简报。

（6）广东省农用地分等定级估价工作相关文件。

3）分等数据库的内容

数据库成果包括图形数据库、表格数据库和数据库软件系统，对于通用软件或国家要求格式的数据库，仅要求提交数据内容；对于图形数据库的内容，应包含提交的所有成果图件的数据；对于表格数据库或属性数据库，应与图形数据相关联，对于不需要图形对应的表格可以仅提交电子表格。

4）数据库要求

（1）样点调查图必须包含样点编号、单元编号、村名和各项调查因素字段。

（2）分等单元电子图的属性必须包含单元编号、地类代码、指标区名称、面积、分等因素原始属性。

（3）农用地自然质量等别图属性必须包括单元编号、各单元的自然质量等别的诊断因素及其指标。

（4）农用地利用等别图属性必须包括各利用等别单元编号、实际调查产量、二级区最高产量、利用系数。

（5）农用地等别图属性必须包括单元编号、投入、产量、经济系数。

（6）农用地标准样地分布图与样地属性表相对应。

（7）综合数据库应包括单元图形库和与单元相连接的分等单元综合数据表。

5）数据格式

（1）属性数据格式。属性数据格式要求数据字段包含字段名称、字段代码、字段类型、字段长度和小数位数，具体如表2-1所示。

表2-1 属性数据格式要求表

（2）电子成果格式。本项目电子图件采用E00格式，电子表格采用DBF、Excel两种格式，文字报告采用Word格式。

(四)分等成果图件编制

1.农用地分等成果图件

农用地分等成果图件包括工作底图、中间成果图和最终成果图。最终成果图应直观反映农用地质量的优劣，反映不同质量农用地的分布、面积等状况。

（1）工作底图。农用地分等工作底图采用2003年土地利用现状调查图。

（2）中间成果图。中间成果图有分等单元图、指标区图、土地利用系数等值区图和土地经济系数等值区图。

（3）最终成果图。最终成果图包括农用地自然质量等别图、农用地利用等别图、农用地经济等别图、标准样地分布图。

2.农用地分等成果图编绘要求

（1）比例尺。农用地分等成果图件的比例尺应为1∶1万～1∶10万，应与土地利用现状调查的精度一致。

（2）工作底图。农用地分等工作要以土地利用现状图为工作底图。

（3）上图要素。各图件应突出反映主题内容，并包括图名、图廓、图例、比例尺、坐标系统、方位坐标、县级和乡级行政界线、重要的线状地物或明显地物点、编图单位、编图时间、邻区名称和界线等要素，各等别图还应包括面积汇总表。

（4）等别图斑。编制最终成果图时应将等别相同的相邻分等单元进行归并，形成等别图斑，图斑面积不小于6平方毫米。

（5）图件内容标注。用图示、注记等标注分等成果，具体要求如下：①用阿拉伯数字分别表示各等别（1等、2等、3等……）；②用实线表示各等别界线；③各地根据需要编绘彩色等别图，等别图以冷色调为主，等别色差明显，图面色调和谐。

企业档案该如何整理？

每年的归档文件整理，各单位都很重视，但整理与编目不规范的还不少，原因是档案人员对归档文件分类、鉴定等技能掌握得不够好。为此，笔者对如何规范归档文件（即文书档案）的整理与编目提出了简明扼要的方法，供大家参考。
第一步 清理文件，即把上一年收发文及帐外文件材料区分为：不归档、永久和定期。划分保管期限要结合《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》（即国家档案局8号令）制定好本单位的档案保管期限表，对照条款，逐份文件进行鉴定。
概要地说，即便于实际工作中掌握的保管期限划分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中针对性文件：A、看是否主送本单位即批复类文件；B、看内容是否反映本单位人与事，如任免、表彰、处分类文件。
2.收文中方针政策性文件，如决定、规定、办法、意见等。
3.发文中属本单位主要职能活动的重要的文件材料；本单位开展重大活动形成的文件材料。
4.注重“账外”文件材料的收集与归档（即本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报，重要创建活动文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上级主管机关下发的需要长期执行的方针政策性文件（如注明试行的、暂行的办法、条例、规定等；非主要职能工作但要贯彻的政策法规；
2.发文：本单位形成的比较重要的业务文件材料（大致包括：内部管理制度，奖励制度，业务操作规程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上级主管机关及本地区各部、局、办普发的短期内需要查考的文件；
2.本单位形成的事务性的、办理一般性工作形成的文件。
简单扼要地讲，区（县）级机关、文件数量比较大，特别是要进馆的单位，区分保期限期尽量按照国家档案局8号令的规定来；文件数量不多或比较基层的单位，可以往“自己”靠，即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料，其保管期限可从长。
第二步 按件装订：界定何为一“件”，具体见《归档文件整理规则》。“件”有两种，①为自然件，这很好界定；②适当的“组件”。文件材料已有电子文档的，可采用缝纫机轧边（固定）；后期要扫描加工的，推荐用不锈钢推订来装订，以便于还原和高速扫描。装订后的文件材料，每件敲上“档号章”。
第三步 排列文件：区分“党群”、“行政”、“业务”三大类之后在每类的二级类目下按事由排列文件。党群工作类下设二级类目，一般设：①党务、②工会，③共青团、④妇女工作、⑤学(协)会，在①下按时间排列文件，②③④⑤同上，文件数量少的单位可在党群类下直接按二级类目排列。
行政管理类下设二级类目，一般有：①组织人事；②政(事)务；③财产管理，①下按时间先后排列，②③同理。(政务：文字秘书工作；事务：后勤保障一类；财产管理即审计、会计、经费、车辆、设备、房产管理等工作中形成的文件材料)。
业务管理类：本单位业务管理工作中形成的文件材料，要根据各单位主管业务的不同情况，区分属类、排列文件。
第四步 编号：永久、定期30年、定期10年分别编三个流水号，一年一编（即填写档号章上的归档信息）。
第五步 编目：按保管期限分别填写《归档文件目录》。
第六步 填写备考表，装盒、填写脊背（可统一用数字、代码章印上，以保持整洁与美观。

如何整理档案资料

档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

怎样整理档案

1、系统排列和编目

在正规的工作条件下，档案室主要接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆主要接收机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样，档案室和档案室馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，在更大的范围内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加工等等。

2、局部调整

对于已经整理入馆、入室保存的档案，经过管理实践的检验或专门质量检查，档案馆和档案室需要对其中不符合要求的档案进行一定的加工以提高其质量;另一方面，某些档案材料由于保存的时间校长，其自身或档案整理体系发生了变化，因此也必须对其进行整理。

3、全过程整理

档案馆、档案室有时也接收和征集一些零散的文件，这就必须对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、组卷、案卷排列、编定档号编制案卷目录、全宗档案的系统排放等。

整理过程

1、折叠整理“”按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

2、折叠来源原则：把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。

3、折叠档案实体分类：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。

4、折叠立档单位：构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。

5、折叠联合全宗：由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。

6、折叠汇集全宗：由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。

7、折叠全宗群：由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体.

8、折叠案卷：由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。

9、折叠立卷：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

10、折叠卷内备考表：卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。

11、折叠档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。