资料员整理档案技巧

资料员整理档案技巧

1. 根据档案类型分类：将档案按照文件类型进行分类，比如文件、表格、图片等，把同一类型的档案放在一起，这样方便查找。

2. 根据档案主题分类：将档案按照主题进行分类，比如政策、技术、经济等，把同一主题的档案放在一起，这样也方便查找。

3. 根据档案时间分类：将档案按照时间进行分类，比如按照年份、月份、日期等，把同一时间段的档案放在一起，这样也方便查找。

4. 标准化档案：档案员需要根据档案类型、主题等确定档案格式，并统一使用，以便更好地管理档案。

5. 注意档案安全：档案员要注意档案的安全，要防止档案的破坏、丢失、被盗等情况的发生。

怎样做好档案管理？

一、档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于企业各方面的利用。有专人负责档案统计工作, 按要求填报档案统计报表, 并做到迅速、真实、准确无误。

二、对企业的各项工作资料应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

三、 企业应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术， 实现档案管理的现代化。

四、保密档案的管理和利用，密级的变更和解密， 必须按照企业有关保密的制度和企业流程来进行管理。

五、鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法 禁止擅自销毁档案。做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计

六、各种档案按组卷要求，由各部门立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。及时、准确地登记档案的移交和接收,作到帐表相符。

七、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

八、、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。

九、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。

十、查阅高层办公会议记录等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任或企业最高领导人批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。

十一、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。

十三、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。

十四、案卷内要填写卷内目录和备考表，卷内目录置于卷首，备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。

十五、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号，不能有误和遗漏。

十六、卷内文件材料要去掉金属物，并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观，不掉张页，采用三孔一线的装订方法。

十七、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切，能够正确反映案卷的内容和成份。

十八、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开，按要求填写案卷封皮，注明专业档案的种类，按保管期限、时间顺序，并编写案卷目录并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同案卷目录向企业档案室移交。

拓展资料：

档案管理包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。

由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。

档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。

档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。例如价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行，甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。

参考资料：档案管理-百度百科

工程档案整理应该注意哪些

一、注意归档范围全面性
归档范围可细分为十二项，但一般分五大项即可：1、工程准备阶段文件，此阶段的文件主要是立项、建设用地、征地合同、职能部门审批文件，勘察、测绘、设计、招投标及各类合同，关键是要求保存好原件，有可能的话尽量保存二份以上原件，特别是前期的项目建议书，可行性报告，项目申请及批复等，移交时均需要原件；2、工程施工文件，此部分的文件较多，容易蔬忽的往往是施工的过程记录，设计变更记录、技术变更联系单，材料签证的及时得保存，还有水电设备安装的测试记录，试运行记录，平时没有及时收集保存资料，将在整档移交时带来很大的补救工作量；3、监理文件，此类文件特别是监理月报、一定要原件并及时存档，监理规划，实施细则按要求保存原件；4、竣工图、竣工验收文件此两类文件容易保存，但往往对工程概算书与工程验收会议记录的保存容易疏忽，要注意。
二、注意平时归档的方法
在整理工程档案材料时，平时一定要按归档范围的要求分类，分阶段保管文件，按照单体分别编号，标识要明显,易于保管查找,凡生产经营过程发生的文字记录均应保存，归档及时并平时做好目录整理，同时及时督促各项目部资料员及时报送资料,相互配合,在以后移交文件整理时起到事半功倍的效果。
三、工程档案管理过程中，资料保管最好由专人负责，轻意不要换人，资料员要有强烈的工作责任心，最好是全程跟踪工程的进展，对材料的试验报告，出厂证明合格证等在平时就应及时保存，在对工程档案的保存要有大体状况的了解，做到心中有数。
四、临近移交日期积极与建设档案局联系，根据当地建设档案局的要求整理,取得支持和帮助(因各地要求不同)，减少不必要的返工,如不能按期送交档案要提前申请延期，做到及时沟通,避免不必要处罚。
五、行政档案员与工程资料员要相互配合，及时沟通，工程的前期阶段的档案资料主要是行政部门保管，中后期主要是工程资料员保管，因此要相互督促、配合方能共同完成整个档案的收集、保管、整理、移交工作。 以上是对南国名城工程档案整理、移交的点滴体会，希望对从事此项工作的同仁有所帮助。

做资料员如何入门

做资料员入门教程如下：

1、制作各种台帐：一些企业单位的资料是非常多的，如建筑单位、机械加工单位，图纸会堆满一个屋子，此时不要心慌，而是要稳下心来，制定各种台帐，如：图纸受控清单、文件收发记录、各种证书、采购合同清单等等，这些资料可用文件夹、档案袋放置。

2、多学办公技能：作为资料员， 一些办公软件必须学会，OFFICE软件是工作中最得力的助手，特别是要学会EXCEL的一些最基本的数据处理公式，如：排序、求和、计算平均数、求最大值和最小值等等。当然，还要学一些CAD、 PHOTOSHOP等软件的简单操作。

3、图纸资料编目：简单清晰的目录非常利于查找、阅读，所以资料员要学会给资料编制目录，并输入并工作表中，并且给对应的图纸资料写上页码，这样当查找时，只要按Ctrl+F便能直接查找到图纸资料啦！

4、多做笔记：资料员的工作是非常多而杂的，所以一定要多做笔记忆 ，将需要完成的任务作便签纸写下来，贴在办公桌前，解决一项就划掉一项，这样便能清晰、有条理地完成任务。

资料员：

是负责工程项目资料的编制、收集、整理、档案管理等内业管理工作的技术人员，资料员需要通过国家相关部门组织的岗位资格考试，取得相应的证书后方能担任相关岗位的工作，一些用人单位不设立独立资料员职位。

资料员的考试的报名工作由省住建厅或直辖市住建委组织，具体考试报名时间参考当年建委的文件通知，各地报名考试时间不一，考试合格后，颁发由住建厅或住建委印制的资料员岗位资格证书。