西藏数字化档案机构

近年来，随着电子信息技术的广泛应用和数字档案馆建设的蓬勃开展，基层数字档案室建设这个问题便提上了档案行政管理部门和基层单位的议事日程。基层数字档案室建设就是指机关企事业单位和社会组织综合运用计算机、信息网络等技术，对室藏档案进行数字化加工、信息化管理和网络化运用的工作工程。基层档案是同级国家档案馆的“基石”,基层档案的数字化又是同级国家档案馆数字化的“基础”。通过基层数字档案室的建设实践证明 ,这项工作既能有效保护纸质档案原件,又能为利用者提供快速准确便捷的查档服务,实现档案资源利用的最大化。
　　一、基层数字档案室建设的硬件、软件要求
　　（一）硬件要求。主要包括：用于对室藏纸质档案进行数字化加工的专门办公场地;用于信息系统数据存储、管理和应用系统运行的服务器；用于各类用户访问的终端设备、身份证读取器、打印机、复印机等输入、输出设备；用于纸质、照片等传统载体档案数字化加工的扫描仪、数码相机、数码摄像机等；用于数据备份和归档移交的光盘刻录机、磁带机等，确保数字档案的大量储存、查询、利用。
　　（二）软件要求。选购或根据自身情况开发与硬件配套的安全性高、稳定性好的主流操作系统；选择与单位档案信息管理实际标准相符的数据库管理系统；选择配套的扫描软件、图像处理软件等，实现档案资料管理系统与办公自动化系统的无缝衔接。
　　（三）数字化标准要求。依据国家档案局DA/T 46 -2009《文书类电子文件元数据方案》、DA/T47 -2009 《版式电子文件长期保存格式需求》和DA/T48 -2009 《基于XML的电子文件封装规范》等相关标准进行科学化的整理加工和管理。
　　二、基层数字档案室建设过程中存在的问题
　　根据笔者所在部门的做法和对同级单位的了解，目前基层数字档案室建设，主要是采取业务外包的形式来进行的，还存在一些问题。
　　（一）认识不到位。基层单位建设数字档案室，毕竟不是一件小事情，它涉及到方方面面的问题，比如内部机构之间的协作、经费的保障、数字信息技术的采用、相关专业人才的配备、安全保密保管等具体问题。因而，基层单位在建设数字档案室这个问题上，多数单位尤其是领导认为建设数字档案室不重要，是多此一举，只要保管保护好纸质档案就行了，没有必要浪费大量的人力、物力、财力；同时相当多的基层档案工作人员，因为自身年龄较大、对现代信息技术不甚了解等原因，积极性不高，认为是多余的，满足于传统的做法。
　　（二）经费成为拦路虎。基层单位在建设数字档案室的过程中面临最大的问题是经费有限，更愿意把有限的财力资源投向更重要的方面,导致档案数字化建设硬件投入的资金不足,致使基层档案数字化工作起步艰难。
　　（三）相关人才缺乏。在基层档案部门, 面对相对有限的档案室藏、相对固定的服务对象，传统的管理模式仍然管用、好用，这种根深蒂固的思维定式使得很多基层的档案工作人员不愿主动放弃传统的工作模式去探索数字化的工作方式，知识结构的更新速度也远赶不上数字档案室的建设速度。已开展数字化的基层档案室的档案工作也还停留在摸索阶段，掌握使用的只是简单的查询、登记、统计等技能，档案数字化的作用还没有充分发挥出来。
　　（四）安全、质量有隐患。目前，基层数字档案室建设的普遍做法是业务委托外包，这种方式简便省事。在实际工作中，却存在着较大的安全和质量隐患，尤其是安全隐患应引起档案行政管理部门和基层单位的高度重视。以外包为例，基层单位通过政府购买或招标形式与数字化加工企业签订档案数字化加工合同，虽然在委托加工的过程中会签订严格的安全、保密、质量协议，但在具体实际操作过程中，隐患并未就此消失，主要表现在一是数字化加工企业从业人员素质高低不同、流动性大带来的隐忧；二是基层业主单位对数字化加工监管不到位的隐忧；三是数字化工作企业和从业人员首先考虑的是经济利益，存在着重数量，数字化质量不高的隐忧。
　　（五）软件配套不完善。目前，在数字化加工工作中，基层部门感到比较困惑的是没有一套统一的软件，存在着选择性的纠结，担心将来数字化成果无法和同级国家档案馆对接的问题。希望档案行政管理部门能及时提供统一可行的软件。
　　三、基层数字档案室建设的对策
　　（一）从管理体制入手，建立协同机制。一是档案行政管理部门加大档案信息化工作的宣传力度，提高基层单位对档案数字化建设工作重要性的认识。二是基层单位要建立档案机构、信息技术中心、业务部门之间的协作机制，以部门协作来弥补档案机构人才的不足。三是加大人才建设力度，对相应人员进行定期培训，鼓励他们更新知识结构，与新形势下的数字化档案工作相适应，或引进人才为数字档案室建设提供人才保障。
　　（二）明确职责，规范制度，加强外包过程的监督和控制。建立并完善档案出入库、档案交接、外包人员出入等数字化加工现场管理制度，建立档案出入库表单、工作量表单等，强化工作职责，优化工作环境。在与委托外包单位签订保密协议之外还应建立严格的监督制度，采取有效措施，如在数字化加工场所安装摄像头、不定期进行安全巡查等，排除可能的安全隐患。
　　（三）积极争取加大经费投入。档案工作人员要大力宣传档案对民生、经济社会发展的重要作用，争取领导的重视、政策的倾斜和经费的投入。同时优先开展利用率高、涉及人民群众切身利益的档案的数字化，从小规模到大规模，有计划有重点地推进数字化档案室建设。
　　（四）加强档案数字化加工安全和质量的监控。一是做好案卷质量的检查工作，如案卷题名的拟写是否规范，记录案卷详细信息的档号、起止日期、页码、卷内文件的件数是否准确，发现错误要及时修正，为后期的录入做好周密细致的准备工作。二是把好档案信息著录的质量关，一方面要保证标准化作业，避免录入的随意性，另一方面要落实专人对照原始文件对录入的档案目录数据进行检查和不定期抽查，保证录入数据与原始档案的一致性和准确性。（作者单位　朱妍霖：四川省武都水利集团有限责任　王琳：绵阳市档案局）

专业的档案服务机构有哪些

法律分析： 档案一般存放机构有：一、人才：户口所在地的人力资源和社会劳动保障局或人社局（师范毕业生的档案实在户口所在地教育局存档）；二、报到证签约单位：毕业时报到证的报到单位（签约单位或者签约单位委托存档的人才）；三、毕业学校（颁发毕业生最高学历的毕业大学）；四、企事业单位：具有人事权的事业单位，股份制企业和国有企业人事部门或者企事业单位委托的人才中心存档。

法律依据：《中华人民共和国档案法》

第八条 国家档案主管部门主管全国的档案工作，负责全国档案事业的统筹规划和组织协调，建立统一制度，实行监督和指导。

县级以上地方档案主管部门主管本行政区域内的档案工作，对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。

乡镇人民政府应当指定人员负责管理本机关的档案，并对所属单位、基层群众性自治组织等的档案工作实行监督和指导。

第九条 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

中央国家机关根据档案管理需要，在职责范围内指导本系统的档案业务工作。

第十条 中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责收集、整理、保管和提供利用各自分管范围内的档案。

海北藏族自治州档案管理条例

第一条 为了加强档案的管理、收集和整理工作，有效保护和利用档案，使档案工作为自治州经济社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《青海省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》及有关法律、法规，结合自治州实际，制定本条例。第二条 本条例所称的档案，是指自治州过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、教育、卫生、体育、宗教、生态保护、旅游开发、气象观测、矿产资源保护和利用等活动，直接形成的有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。

　　自治州行政区域内的国家机关、社会团体、企业事业单位及其他组织和个人，应当遵守本条例。第三条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则。州、县（自治县）人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展规划；档案事业经费纳入同级财政预算；保证和维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。第四条 州、县（自治县）人民政府档案行政管理部门主管本行政区域内的档案工作，对档案工作实行统筹规划、组织协调，依法进行监督、指导，其具体职责是：

　　（一）贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策；

　　（二）制定档案事业发展计划及档案工作规章制度，并组织实施；

　　（三）对本行政区域内的国家综合档案馆和国家机关、社会团体、企业事业单位及其他组织的档案工作实行监督、检查和指导；

　　（四）支持、指导非公有制企业收集、保存、利用在生产经营、科技开发等活动中形成的档案；

　　（五）组织开展档案科学研究、档案保护、档案教育、档案宣传以及培训档案工作人员等工作；

　　（六）法律、法规规定的其它工作。第五条 州、县（自治县）国家综合档案馆是集中保管和提供利用档案的机构，其职责是：

　　（一）负责接收、收集和管理本级国家机关、社会团体、企业事业单位和其他组织具有保存价值的各种门类、各种载体的档案；征集散存在社会上的档案史料；

　　（二）加强馆藏档案的研究，按照国家有关规范和标准，实现档案数字化，推进档案管理现代化；

　　（三）开发档案信息资源，做好档案利用工作；

　　（四）对重要、珍贵的档案采取特殊的保护措施；

　　（五）配备必需的设备设施，确保档案安全；

　　（六）对破损、霉变、字迹褪变的档案及时进行抢救。第六条 自治州行政区域内的国家机关、社会团体、企业事业单位及其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责收集、整理、保管本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导，按规定向档案馆（室）移交应当保存的档案。

　　国家机关、社会团体、企业事业单位及其他组织变更或撤销的，应当在变更或撤销前30日内函告同级档案行政管理部门，档案行政管理部门应当指导其依照有关规定做好档案移交工作，防止档案遗失。第七条 乡（民族乡、镇）人民政府档案室指定人员，负责对本单位形成的档案实行集中统一管理，对所属国家机关、社区、村民委员会的档案工作实行监督和指导。第八条 档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，保守秘密，具备专业知识。第九条 档案工作人员变动时，应当按有关规定及时办理档案移交手续。第十条 国家机关、社会团体、企业事业单位及其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，配备必需的设施，采用先进的技术，维护档案的完整与安全，实现档案管理规范化、现代化，促进档案的保存和开发利用。第十一条 国家机关、社会团体、企业事业单位应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何单位和个人不得拒绝归档或者据为己有。

　　国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。第十二条 自治州行政区域内的重点建设工程、重大科研、技改、市政建设等项目，建设单位和承担部门的档案机构应当及时收集、整理项目档案资料，建立完整的项目档案。

　　重点建设项目的验收，重大科研、技改等项目鉴定时，项目主管单位档案工作机构会同同级档案行政管理部门进行项目档案验收；国家、省级建设项目档案的验收，国家另有规定的，按其规定执行。

西藏自治区档局馆动工时间

2015年底。据档西藏自治区档局馆建设信息显示：档局馆建设累计争取国家和地方投资7.7亿元，全区各级档案馆累计投入重点档案抢救和保护补助费4500余万元。列入国家中西部地区县级综合档案馆建设项目的74个县级综合档案馆已建成72个，馆库面积达5.5万余平方米；列入自治区“十二五”重点建设项目的自治区档案馆新馆一期建设项目已于2015年底开工建设。4个市（地）档案馆新馆建设并投入使用，馆库面积达2万余平方米。