武汉档案数字化建设

余虹剑

(中国地质调查局南京地质调查中心)

摘要 数字化各种档案的目的是要向社会提供信息服务，这种服务需要一个由档案网络体系、网站、数据库、信息服务系统、档案资源等组成的良好的服务平台做支撑。档案数据库建设就是为数字化了的档案提供服务的资源平台。

关键词 著录 数据库 规范 管理

1 标准化、规范化数据著录

档案数据库属于文献数据库，是档案自动化的重要内容。档案数据库是以系统的方法编排的，并可通过电子方式单独访问的档案数据的集合。[1]档案数据库建设的成功与否，在很大程度上取决于数据库的质量。库中的数据条目必须标准、规范，达到有序、有效，库管理本身是科学合理的，这样的数据库操作性一般较强、使用面也较广。科学实用的档案数据库在建库时，一般都会按照相应的技术标准、管理标准和工作标准，最终形成一个自身的标准，形成规范的档案数字化利用平台。作为一个数字档案馆，应先建立馆藏档案的目录数据库，也是著录数据库，包括全宗级、案卷级、文件级目录，并应注意它们之间的关系。另外，根据本单位的馆藏特色开展档案全文数据库建设。档案全文数据库涵盖面较广，一般含有文本型、图形图像型和多媒体型。目录数据库与全文数据库要实现结构化，促发式。档案目录数据库是档案数据库的基本，它能提供便捷的查询路径，阅览者可根据需要，通过一次输入就能提取阅览者希望查询的结果。提供类似查询前必须建立基础信息数据，这些数据包括档案题名、责任者、来源、页码、分类号、主题词、摘要等，少数包含档案全文。[2]这项工作对著录的内容特征如关键词、题名、项目负责人等著录不详细、标准不统一、索引的档案内容深度广度不够，在检索时就会有误差，出现检索不准确、不全面的现象，在一定程度上会影响档案利用率。可以说，著录标引是否标准规范是影响数据库管理的关键因素之一，这项工作大体上决定着数据结构的合理性，这项工作能完成好是检索系统查全、查准的前提。除档案目录数据库外，档案全文数据库、多媒体档案数据库、Web数据库的建设也必须遵守档案著录、标引等标准的原则要求。

2 建立数据库

现阶段根据有关部门的工作需要和计划，按照内容不同，我们建立的数据库分为成果数据库和科技档案数据库，分别针对地质大调查形成的资料和单位各项目形成的资料、收集来的各项各类资料录入数据条目。该数据库更新到目前已收集的所有合格项目的资料和数据，针对这个数据库还建立了目录级数据库共分两级：第一级是项目大类共552条。第二级是各个项目详细内容条目，截至拟稿更新到第一级第240条记录的具体内容共5836条记录。还有一大半有待继续更新录入。

3 保障数据安全是档案信息数据库的根本

档案数据生成即必须长期甚至永久保存。该怎么保证经过数字化后的档案的原始性，防范这些数字内容不被篡改等，都是建设档案数据库时在安全方面应解决的问题。数据库的参数设定、数据存储方式和位置、数据传输途径、使用等各个环节和整个过程都涉及档案数据库的安全。为防止数据丢失、损毁，避免保密信息流失等事故，又要保障海量信息数据的安全、完整，使日积月累产生和收集来的档案数据能在日后长期得到利用，必须把更新档案数据库安全体系、合乎实际工作需求的管理制度作为数据库建设的关键环节。制定既利于工作又能监管数据出入的防范措施，加强数据运行中的监控和管理，使数据库从建设到利用各环节都万无一失。档案数据库建设时，经常使用技术手段实现权限控制，日常的数据备份必不可少。广义上，权限控制应设置读写控制、数据加密等方面，从实际工作需求出发，一般根据用户类别、部门允许访问范围内(包括阅览、下载等)的目录和档案数据对访问和使用设置可访问层度、控制和监督。防写控制是使信息保真的手段，使得用户只能读取信息，而不能修改、复制，以防止信息被篡改。加密技术可以确保控制档案内容的非公开性。为保证权限控制的有效性，要在系统中配置使用记录系统，全程跟踪、自动记录使用情况，进行定期检测与维护，还要随着高新技术的发展，引进新的安防技术。

4 档案信息化建设需要切实加强集中统一的管理体制

档案信息化建设的管理体制是从管理制度上保证业务技术的规范、标准和硬软件选用的统一性，使各层次、各专业办公都纳入统一的档案信息自动化系统管理当中，实现集中统一的管理。使其不能各行其是自建系统，从而减少信息分割和资源浪费现象的发生。档案信息化系统的管理体制，要在较强的管理和先进的技术条件下，实行高度集中管理和方便使用相结合的模式。

5 结束语

本文阐述的只限于在档案资料数据库建设中遇到的极有限的实际工作问题。档案数据库建设是一项长期、持久的工作，作为档案管理部门在进行数据库建设时，要有规划地形成数据库产品，一般需要做用户需求分析、本馆状况分析、效益分析等。科学选题，合理规划，循序渐进，杜绝短期行为的发生，形成良性循环，档案数据库建设才能有持久发展的动力。

参考文献

[1]孙淑梅.档案管理与计算机[M].北京：档案出版社，1987.

[2]洪漪编.档案信息组织与检索[M].武汉：武汉大学出版社，1998.

档案数字化具体流程是怎样的？

所谓档案数字化是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会或行业对档案利用的需求。
1、数字化加工流程
　　纸质档案数字化加工的基本环节主要包括:档案整理、档案扫描、图像处理、图像质检、档案装订、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
2、数字化建设的目标
　　数字化建设的目标是使档案馆(室)现有的档案文件资料全部实现数字化处理，建立健全档案目录数据库、现行文件全文数据库和多媒体数据库(照片、音频、视频等)，通过数据接口和政务办公系统连通，用先进的数字化档案管理系统提供安全、高效的管理和利用，实现真正的资源共享。
3、数字化的意义
1)提高工作效率，降低档案利用成本
　　数字化加工项目完成后，社会公众(开放档案)和单位的各级领导、各部门或下属单位都能通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据原文(件)信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。
2)最大限度保管和保护库存档案实体安全
　　由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理，不仅占用了大量的库存空间，而且利用仍需到库房，管理成本高，档案易受损，如纸张发黄、发粘、发脆等。因此目录级档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题。实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存档案的调阅次数和复印次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护，确保档案实体安全。
3)阳光政务提升形象
　　库存档案实现数字化、电子化管理，既是各级档案管理部门贯彻科学发展观，又是促进档案管理信息化、现代化的具体举措;既是实际工作的需要，也是亮点工程。是一项利国利民具有重要意义的事情。数字化项目完成后，不仅档案管理和利用手段实现了现代化，档案利用效率大大提高，档案发挥的作用显著，还可以大大提升单位形象，符合政府和企事业单位各项工作科学化、规范化、网络化、信息化的整体发展要求。

武汉创优贝斯克怎么样

武汉创优贝斯克好。中汇贝斯克信息科技（武汉）成立于2014年，是一家专业从事档案智能数字化全流程管理及大数据整合、处理的高新技术企业，以档案为中心业务领域涵盖档案数字化加工、档案管理系统定制型开发、档案数字智能库房的建设、档案人工智能服务终端生产与建设等方面。

气田工程地质档案数字化管理与二次开发利用

叶翠莲　乔智国　林永茂

（中石化西南油气分工程技术研究院　达州　635000）

摘要　本文对气田工程地质档案的数字化建设过程进行了阐述，针对气田勘探开发特点并结合生产需要，介绍了档案数字化处理方法、网络数据库建设及数字化档案管理方法，在数字化档案建设的基础上，对工程地质档案进行二次开发利用，建立了工区三维GIS地图信息系统，并在工程设计编写过程中进行了初步应用。

关键词　气田　工程地质档案　数字化管理　二次开发

引言

气田勘探开发过程中将形成涉及地震、钻井、完井、测井、固井、测试及生产信息等众多工程地质资料。这些资料既是气田勘探开发过程的真实记录，也是地质工作成果的集中体现，是属于国家的宝贵财富。随着信息技术的迅速发展，网络化程度逐步普及，传统的纸质档案资料管理方法已不能满足用户需求。加快工程地质档案数字化网络建设，促进档案信息的共享与利用已成为新时代档案管理工作的重点［1］。

1 气田工程地质档案数字化建设

气田工程地质档案资料涉及众多专业，涵盖了气田勘探开发的全过程，档案资料庞杂，类型众多。传统纸质档案管理方式存在人工检索效率低、查阅不便、易损坏、占据空间大等缺点，数字化档案的建设与管理将彻底改变档案的利用方式，突破纸质档案利用的局限，促使档案管理从档案的保管、利用职能向信息采集、管理和信息服务职能转变。气田工程地质档案数字化建设主要包括如下内容。

1.1 档案的数字化处理

工程地质档案的数字化处理是实现档案数字化管理的基础。档案的数字化处理主要包括如下内容：①对库存资料的清理与分类。根据馆藏资料内容划分为书刊类、地质科技档案类、图件类、基建档案及学术研讨报告等类别。②将不同类别的资料目录进行数字化处理。地质档案资料目录数字化的目的是为了建立机读目录和目录数据库，利用人工将大量的档案信息进行著录、标引和录入。在进行档案目录数字化过程中，应严格规范档案信息的著录标引及其机读目录数据的录入工作，以建立高质量的档案目录数据库［2］。③进行档案全文数字化，将上述不同类别、不同载体形态和记录方式的地质档案资料通过计算机录入、扫描、转化处理等方法，把文字、图件、图表、图像和声音等工程地质资料信息转化为计算机能够识别的文件，并存贮到磁盘和光盘等物理载体上。同时依据地质资料管理条例，对新产生的各类资料实施纸质资料和电子文本资料同时上交和汇交，对新资料进行分类、归档和存储等处理。纸质地质档案资料经过计算机一系列的数字化处理后生成数字化档案（即电子档案），为实现工程地质档案的收集整理、立卷归档、保存管理、借阅查询、开发利用和复制等数字化管理建立基础。

1.2 网络数据库的建设

网络数据库的建设是实现档案数字化管理的技术手段。与传统载体的档案相比，数字化档案的最大特点是能够通过网络迅速流动，因此需要从功能、可操作性、标准化、稳定性、安全性和功能的扩展性等方面来综合考虑，建立实用的档案管理系统。中石化西南油气分在考查、借鉴了当前国内先进的档案管理软件的基础上，依据生产生活实际情况，结合地质资料管理条例要求，利用ASP.NET网站及SQL Server数据库开发技术，自主开发研制了一套“中国石油化工股份西南油气分地质资料管理系统”。该系统将数字化档案划分为地质科研档案（包括油气田开发类、科学技术研究类、测绘类等）、光盘备份、书刊类、图件、基建档案、学术研讨报告及多份库共七大类资料，包含了资料上传、资料检索、借阅资料、资料下载、新到资料查新等7个子系统（图1），针对作者、编著时间、主题词或摘要、其他检索词及组合条件等内容实现了模糊查询、全文查询和精确查询的功能，选中检索到的目标文件可以进行资料借阅申请或在线阅读等功能。

图1 地质资料管理系统组成

1.3 档案的数字化管理

气田工程地质档案的数字化管理是档案数字化建设的成果体现。与传统档案资料管理方法不同的是，档案资料的数字化管理是与计算机、电子档案、数据库和网络紧密联系的。在油气勘探开发过程中将产生工区地震原始资料、单井钻完井及投产的各种原始资料、相关科研成果报告等各类工程地质资料。这些资料分别由设计、施工及研究单位提交至档案管理中心并经过档案管理中心严格检查验收合格后，由档案管理工作人员对档案资料及时进行分类、编号、立卷、归档，并对档案资料进行数字化处理，将形成的电子档案上传至网络数据库，提供对归档文件的信息查询、借阅、下载等数字化管理［3］，其管理流程详见图2。

图2 气田工程地质档案数字化管理流程图

2 气田工程地质档案二次开发利用

随着档案数字化建设的深入，用户已不仅仅满足于历史资料的信息查询服务，更希望能够对已有数字化档案进行二次开发，充分利用数字化档案对现实工作提供帮助，甚至完成部分工作，以提高工作效率，降低成本。随着中石化西南油气分油气勘探开发步伐的加快，各类施工设计的编写任务日益增多。为了规范化设计编写过程、提高设计编写效率、保证设计质量，西南油气分在现有工程地质档案数字化建设的基础上，开发了西南油气分工区三维GIS地理信息系统（图3），并在工程设计编写过程中进行了初步应用。

建立的西南油气分工区GIS地理信息系统在卫星地图的基础上增加了工区输气管线、井位部署、道路交通信息、井场环境信息等不同同层标签。通过选择不同标签，可以叠合显示相关图层数据，并能够实现相关地图信息的放大、缩小、移动、截屏保存等功能，能够为井位部署、输气管线布局等决策提供直观的参考依据。另外，在GIS地理信息系统中，还加入了已有井的井史资料，主要包括钻井、完井、测井及测试资料。根据这些资料，在编写新井钻井地质设计时，可以通过选择相邻井，对预钻井进行构造图、层位对比图的绘制，自动形成预钻井地质构造特征等基础信息，并可自动生成文本文档，初步实现了钻井地质设计的自动化编写。

图3 西南油气分GIS地理信息系统

3 结语

气田工程地质档案的数字化建设是新时代社会经济发展的需要。通过对档案资料的分类整理、数字化处理并充分利用网络及数据库技术，把传统的档案信息管理与网络化数字化管理相结合，实现了气田工程地质资料的数字化管理。经授权许可的使用者足不出户便可查阅或下载相关资料。在档案资料数字化管理的基础上，针对油气勘探开发过程中的实际情况，开发了工区三维GIS地理信息系统，实现了工区井位、管线分布等信息的直观显示，同时利用已有井井史资料，初步实现了钻井地质设计的自动化编写，有效降低了劳动强度，实现了地质档案的二次开发利用，为气田工程地质档案管理提供了新的工作思路。

参考文献

李婕，沃恒怒.地质资料数字化的作用及推进数字化工作的途径.地质学刊，2008,（4）:340～342

肖希明，孟雪梅等，信息资源建设.武汉：武汉大学出版社，2008:278

金华英.初论地质档案资料的数字化管理.贵州地质，2008,（2）:158～160

朱毅.NET程序员面试指南.北京：电子工业出版社，2009.