招投标档案管理办法

法律分析：设立专用档案室,存放招标投标档案。由档案管理人员具体负责登记、接收招标投标档案。招标投标档案应统一整理编号、装订入卷,分类存放,并做好防火、防盗、防潮等工作。投标邀请书一般应包括建设单位招标项目性质，工程简况，发售招标文件的时间、地点、售价等内容。招标者须知一般应包括资格要求、招标文件要求、投标报价、投标有效期、投标保证等内容。

法律依据：《中华人民共和国招标投标法》

第二十七条 投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应。招标项目属于建设施工的，投标文件的内容应当包括拟派出的项目负责人与主要技术人员的简历、业绩和拟用于完成招标项目的机械设备等。

第二十八条 投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，将投标文件送达投标地点。招标人收到投标文件后，应当签收保存，不得开启。投标人少于三个的，招标人应当依照本法重新招标。在招标文件要求提交投标文件的截止时间后送达的投标文件，招标人应当拒收。

第二十九条 投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件，并书面通知招标人。补充、修改的内容为投标文件的组成部分。

第三十条 投标人根据招标文件载明的项目实际情况，拟在中标后将中标项目的部分非主体、非关键性工作进行分包的，应当在投标文件中载明。

招投标的资料怎么归档

招投标资料归档内容包括：
1、书面资料包括但不限于以下内容，委托代理协议，招标方案或计划，招标文件，招标代理工作汇总报告，中标通知书原件，业主意见反馈表，中标人的投标文件；
2、电子资料包括但不限于以下内容，委托代理协议扫描件，招标方案或计划电子版，招标文件，评标报告扫描件，业主意见反馈表扫描件，中标通知书扫描件，招标公告网页版图片或所发布的网站，中标公示网页版图片或所发布的网站。
招投标资料归档时间：
1、委托代理协议，招标文件出售前，必须返回，否则招标文件不予盖章，特殊地区的情况须提前递交情况说明，报公司领导批示；
2、其他书面资料，中标公示发布后15日内必须返回全套资料，且资料内容满足本办法要求，否则从中标公司发布后20日起，停止受理对应分公司或项目部所有业务；
3、资料寄往总公司前1天，必须将电子资料建立压缩包发送至招标综合部邮箱。
招投标档案内容包括：
1、建设工程项目报建表；
2、招标文件备案表，建设规划许可证复印件，建设规划用地许可证复印件，建设单位资金证明文件，建设单位法人资格证明文件复印件及法定代表人的任命文件复印件，预算编制单位的资质证书、营业执照及编制人员的证件复印件，自行招行相关人员的职称证件复印件，招标代理合同备案副本；
3、招标文件；
4、招标公告；
5、投标人报名登记表及确定投标人入围名单；
6、资格预审文件。
《中华人民共和国招标投标法》第十九条 招标人应当根据招标项目的特点和需要编制招标文件。招标文件应当包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。
国家对招标项目的技术、标准有规定的，招标人应当按照其规定在招标文件中提出相应要求。
招标项目需要划分标段、确定工期的，招标人应当合理划分标段、确定工期，并在招标文件中载明。

招标档案怎么做？需要的资料、程序是什么？

　　江苏省房屋建筑和市政基础设施工程项目
　　招标投标档案管理办法
　　(讨论稿)
　　第一条 为规范全省房屋建筑和市政基础设施工程项目招标投标档案管理，统一招标投标过程中档案资料的收集、整理和归档标准，依据有关法律、法规，结合我省实际，制定本办法。
　　第二条 本办法所称的招标投标档案是指房屋建筑和市政基础设施工程项目招标投标活动过程中形成的，并能真实反映招标投标活动内容，具有保存价值的文字、数字、图表、声像等各种载体的文件资料。
　　第三条 各级建设行政主管部门负责招标投标档案管理和监督检查工作，具体工作由其所属的建设工程招标投标监督管理机构（以下简称“监管机构”）负责，各级监管机构应当按照本办法的规定建立招标投标档案，业务上接受各级城建档案部门的指导。
　　第四条 各级城建档案部门应对同级监管机构移交的招标投标档案材料免费接受并保存。
　　第五条 归档的招投标文件资料，其内容必须准确、齐全完整、真实反映招标投标活动的过程。
　　第六条 监管机构的项目经办人应在监督过程中及时收集、整理、保存招标投标过程中产生的各种文件资料，并应当在接受施工合同备案之日起五日内，将有关收集齐全的归档招投标文件材料交档案管理人员。经办人发生变化时，应当做好交接工作。
　　第七条 招标投标档案应当专人管理。档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。
　　档案管理人员在收到归档的招标投标文件材料后，应及时登记，并认真做好档案资料的立卷、装订、归档和集中管理工作。归档整理应符合建设部颁布的《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）的要求。
　　第八条 招标投标监管机构应当收集、整理、归档的文件资料包括以下内容,并按下列顺序装订成册：
　　（一）工程建设项目发包初步方案，及其附件；
　　附件包括：1、工程建设项目审批或者备案文件的复印件；
　　2、邀请招标或直接发包的有关审批文件和证明材料。
　　（二）招标人自行办理招标事宜备案表及附件资料；
　　（三）委托招标代理的工程招标代理委托合同、授权委托书及工程招标代理项目组组成人员情况表；
　　（四）单独委托编制施工标底的标底编制委托合同；
　　（五）招标公告或者投标邀请书；
　　（六）投标报名及获取资格预审文件或获取招标文件一览表；
　　（七）资格预审文件，中标人资格预审申请书复印件,资格审查情况报告；
　　（八）招标文件以及对招标文件的澄清或者修改文件；
　　（九）清标情况报告;
　　（十）评委抽取、通知记录表；
　　（十一）标底的封面、编制说明及报价汇总表；
　　（十二）评标报告；
　　（十三）招标投标的情况书面报告（其中在前面程序中已提交过的内容，可以不重复提交。）；
　　（十四）中标结果公示表；
　　（十五）中标通知书；
　　（十六）中标人投标文件中的授权委托书、投标函、报价汇总表、项目班子配备情况以及有关联合体、分包等重要资料的复印件；
　　（十七）合同副本；
　　（十八）对委托招标代理的工程招标代理机构的评价意见；
　　（十九）备案流程表和合同备案表
　　（十二）招标投标监督情况记录表；
　　（二十一）行政监督意见书；
　　（二十二）需要存档的其他材料。
　　中标人的投标文件副本，应当自施工合同接受备案之日起，保存六个月。
　　第九条 建设单位（委托工程招标代理的招标代理机构）应当收集、整理、归档的招投标文件材料包括以下内容,并按下列顺序装订成册：
　　（一）工程建设项目发包初步方案，并附项目立项审批文件或备案文件复印件;
　　（二）邀请招标或直接发包的项目，应附可邀请或直接发包的有关审批文件和说明材料;
　　（三）委托招标代理的工程招标代理委托合同、授权委托书和工程招标代理项目组组成人员情况表;
　　（四）单独委托编制施工标底的标底编制委托合同;
　　（五）招标公告或投标邀请书;
　　（六）资格预审的获取资格预审文件或招标文件一览表;
　　（七）资格后审的获取招标文件的潜在投标人名单;
　　（八）资格预审的资格预审文件及中标单位的资格预审申请书;
　　（九）资格预审合格通知书与资格预审结果通知书及其发放、确认的记录;
　　（十）资格预审报告;
　　（十一）招标文件以及招标文件澄清或者修改的内容（含招标答疑或投标预备会纪要）;
　　（十二）招标文件及答疑纪要等发放、签收的记录;
　　（十三）设有标底的工程施工招标标底;
　　（十四）开标过程中投标文件签收、评委签到等记录;
　　（十五）清标情况报告;
　　（十六）评标委员会的评标报告（含评委评分、评议等过程资料）;
　　（十七）招标人提交的招标投标情况的书面报告（包括招标范围、招标方式、资格审查、开评标过程和确定中标人的方式以及理由等。已提交过的内容，可引用，不必重复提交。）;
　　（十八）中标结果公示表;
　　（十九）中标通知书;
　　（二十）中标人的投标文件正本;
　　（二十一）合同副本;
　　（二十二）委托招标代理的工程招标代理评价意见表;
　　（二十三）备案流程表;
　　（二十四）行政监督意见书;
　　（二十五）未中标人的资格预审申请书、投标文件正本;
　　（二十六）需要存档的其他材料;
　　以上归档材料中，除（二十）、（二十五）项材料外，其他材料均应装订成册。第（二十）项（中标单位的投标文件正本）可以单独立卷装订；第（二十五）项（未中标单位的资格预审申请书、投标文件正本）应暂时保存，待合同签定六个月后销毁。
　　第十条 归档的招投标文件材料应字迹清楚、图表整洁，需要单位或个人签章的，其签章手续应完备，并应采用碳素墨水、蓝黑墨水耐久性强的材料书写，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写。
　　所有存档的文件材料应统一使用A4或A3纸（图纸除外）。
　　第十一条 招标投标文件材料的立卷与归档，应遵循文件材料的形成规律。同一项目分阶段招标的，每一阶段应分别组卷，内容相同的材料，可不必重复存档，但应在档案备考表中注明相关材料的存档信息；卷与卷之间应保持系统联系，便于档案的利用、查询和保管。
　　第十二条 归档装订的文件材料应有案卷封面和卷内目录；并附卷内备考表列在归档文件材料尾页之后。案卷封面、卷内目录及卷内备考表（格式）见附件。
　　第十三条 监管机构可以将档案的立卷、装订、归档和保存等工作委托建设工程交易中心承担，并应建立健全档案的保管、保密、鉴定、销毁、借阅等制度
　　第十四条 招标投标档案在监管机构（或建设工程交易中心）保管至工程项目竣工后一至五年，即可移交当地城建档案馆保存。
　　第十五条 对保存期已满，须移交同级城建档案馆的档案，应按照有关规定办理移交手续。对已失去保存价值的档案，经组织鉴定后可予销毁。档案销毁前必须登记造册，经单位负责人批准后，鉴销人员应在清册上签字，按有关规定进行销毁。
　　第十六条 档案管理人员离开工作岗位前，应当按规定移交招投标档案资料，不得擅自处理或带走。
　　禁止任何单位和个人倒卖、涂改、伪造招标投标档案。
　　第十七条 档案室的建设应当具有防盗、防火、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施，不得在危险和不安全的环境中保管档案。对破损、霉变、散失的档案，应及时采取抢救、复制、收集等补救措施，确保档案的安全与完整。
　　第十八条 凡查阅或借阅招投标档案必须履行登记、签收、注销制度。严格遵守和执行国家各项保密规定和纪律。查阅或借阅档案时，必须精心爱护，不得拆卷、抽页、涂改、销毁。如需要摘抄或复印的，需经领导批准，履行登记手续。借阅的档案，不得转借，按期归还，防止丢失和泄密。
　　第十九条 各级监管机构对招投标管理工作中其他有保存价值的文件材料如：工作文件、投诉处理、统计资料、活动记录等，也应及时做好归档保存工作，有管理规定的，按照有关规定执行，无管理规定的可参照本办法执行。
　　第二十条 本办法自发布之日起施行。
　　附：案卷封面（式样）、卷内目录（式样）、卷内备考表（式样）

　　二○○七年三月二日

邀请招标的档案需要整理哪些文件？

1、技术文件（也叫技术规格书，需根据单位流程--编制人、审核人、审定人及主管领导签字）；2、询价文件或招标文件（邀请招标文件），以上文件讨论会签单；
3、邀请单位名录，三家以上，需根据单位流程签字归档；
4、领取询价文件或招标文件签收单；
5、接收询价文件签收单；
6、开标记录，根据单位流程，一般需单位监审人员签字及经办人签字；
7、评审报告（包含专家打分、评审结果等）；
8、合同流转签单；
9、技术协议；
10、合同、

建设工程文件归档整理规范的基本规定

3．0．1 建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。3．0．2 在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：1 在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；2 收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；3 负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；4 收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；5 在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；6 对列入城建档案馆(室)接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆(室)移交一套符合规定的工程移交。3．0．3 勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。3．0．4 建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。3．0．5 城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。

如何制定档案管理制度

文书档案立卷归档制度
声像档案管理办法
一、文书档案立卷归档制度
(一)总则
第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。
第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理
第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第七条 各部门专(兼)职文书的职责：
1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
(三)归档范围
第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条 信访工作材料。
第十五条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
(四)平时归卷
第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照"案卷类目"条款，放入平时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记薄上注明。
(五)立卷(案卷质量要求)
第二十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第三十三条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第三十五条 本制度自印发之日起实施。
二、声像档案管理办法
(一)总则
第一条 为加强本公司的声像档案，特制定本办法。
第二条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
声像 档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。
第三条 声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。
(二)声像档案资料的收集
第四条 收集范围
1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；
2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；
3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。
4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。
5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。
6.其它具有保存价值的声像资料。
第五条 收集时间
1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。
2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。
第六条 收集要求
1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；
2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；
3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条 声像档案资料的征集
1.档案部门有责任随时征集重要声像资料；
2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。
第八条 声像档案费用的报销
本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。 (三)声像档案的整理〖HT〗
第九条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
第十条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
第十一条 分类、编号
1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。
2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。
第十二条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
第十三条 文字说明的编写
1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
2.编写文字说明的要求：
(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；
(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：
(3)文字简洁、语言通顺；
(4)时间用阿拉伯数字表示。
第十四条 编制格式
1. 照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。
2. 录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。
第十五条 案卷要求
1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
2.卷内目录：
照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；
录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第十六条 编目
声像档案的著录依照GB3792.5-85《档案、著录规则》进行。
(四)声像档案的保管
第十七条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。
第十八条 保管条件
底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；
照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。
第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。
第二十条 对库存的照片档案，要两年检查一次。
第二十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。
第二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
(五)声像档案的开发利用
第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
第二十四条 建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。
第二十五条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。
第二十六条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
第二十七条 在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案。复制的希望你满意。

请问，某一工程项目在半年前进行招标文件资格预审报名，但至今尚未发出招标文件，报名是否有有效期？

　　第一条 为规范全省房屋建筑和市政基础设施工程项目招标投标档案管理，统一招标投标过程中档案资料的收集、整理和归档标准，依据有关法律、法规，结合我省实际，制定本办法。
　　第二条 本办法所称的招标投标档案是指房屋建筑和市政基础设施工程项目招标投标活动过程中形成的，并能真实反映招标投标活动内容，具有保存价值的文字、数字、图表、光盘等各种文件资料。
　　第三条 各级建设行政主管部门负责招标投标档案管理和监督检查工作，具体工作由其所属的建设工程招标投标监督管理机构（以下简称'监管机构'）负责，各级监管机构应当按照本办法的规定建立招标投标档案。
　　第四条 归档的招投标文件资料，其内容必须准确、齐全完整、真实反映招标投标活动的过程。
　　第五条 监管机构的项目经办人应在监督过程中及时收集、整理、保存依照有关法定程序备案招标投标过程中产生的各种文件资料，并应当在接受施工合同备案之日起五日内，将有关收集齐全的归档招投标文件材料交档案管理人员。经办人发生变化时，应当做好交接工作。
　　第六条 招标投标档案应当专人管理。档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。
　　档案管理人员在收到归档的招标投标文件材料后，应及时登记，并认真做好档案资料的立卷、装订、归档和集中管理工作。归档整理应符合建设部颁布的《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）的要求。
　　第七条 招标投标监管机构收集、整理、归档的文件资料应当包括以下内容,并按下列顺序装订成册：
　　（一）工程建设项目发包初步方案及其附件；
　　附件包括：1、工程建设项目审批或者备案文件的复印件；
　　2、邀请招标或直接发包的证明材料；
　　3、满足招标条件的其他材料的复印件。
　　（二）招标人自行办理招标事宜备案表及附件资料；
　　（三）工程招标代理委托合同、授权委托书及工程招标代理项目组组成人员情况表；
　　（四）单独委托编制施工标底的标底编制委托合同；
　　（五）招标公告或者投标邀请书；
　　（六）投标申请人投标报名及获取资格预审文件或招标文件一览表；
　　（七）资格预审文件，中标人资格预审申请材料的复印件,资格审查情况报告；
　　（八）招标文件以及对招标文件的澄清或者修改文件；
　　（九）清标情况报告;
　　（十）业主评委备案表，专家评委抽取、通知记录表；
　　（十一）标底的封面、编制说明及报价汇总表；
　　（十二）评标报告；
　　（十三）招标投标情况的书面报告（其中在前面程序中已提交过的内容，可以不重复提交。）；
　　（十四）中标结果公示表；
　　（十五）中标通知书；
　　（十六）中标人投标文件中的授权委托书、投标函、报价汇总表、项目班子配备情况以及有关联合体、分包等重要资料的复印件；
　　（十七）合同副本；
　　（十八）工程招标代理评价意见表；
　　（十九）工程建设项目招标投标备案流程表
　　（二十）工程建设项目招标投标合同备案表
　　（二十一）工程建设项目招标投标监督情况记录表；
　　（二十二）工程建设项目招标投标行政监督意见书；
　　（二十三）投标文件的电子光盘；
　　（二十四）需要存档的其他材料。
　　中标人的投标文件副本，应当自施工合同接受备案之日起，保存六个月后方可处理。
　　第八条 工程招标代理机构收集、整理、归档的招投标文件材料应当包括以下内容,并按下列顺序装订成册：
　　（一）工程建设项目发包初步方案及其附件；
　　附件包括：1、工程建设项目审批或者备案文件的复印件；
　　2、邀请招标或直接发包的证明材料。
　　3、满足招标条件的其他材料的复印件。
　　（二）工程招标代理委托合同、授权委托书和工程招标代理项目组组成人员情况表;
　　（三）单独委托编制施工标底的标底编制委托合同;
　　（四）招标公告或投标邀请书;
　　（五）投标申请人投标报名及获取资格预审文件或招标文件一览表；
　　（六）资格预审文件，中标人资格预审申请材料；
　　（七）资格预审合格通知书与资格预审结果通知书及其发放、确认的记录;
　　（八）资格预审情况报告;
　　（九）招标文件以及对招标文件澄清或者修改文件;
　　（十）招标文件以及对招标文件澄清或者修改文件的发放、签收记录;
　　（十一）标底;

　　第十八条 本办法自发布之日起施行。

乌鲁木齐市城市建设档案管理办法

第一章　总则第一条　为加强城市建设档案管理，保障城市建设档案的完整、安全，充分发挥城市建设档案在城市规划、建设、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和国务院《建设工程质量管理条例》等法律、法规，结合本市实际，制定本办法。第二条　本市行政区域内城市建设档案（以下简称城建档案）的形成、收集、移交、整理、保管、利用和管理，适用本办法。第三条　本办法所称城建档案，是指在城市规划、建设和管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子等各种载体的文件材料。第四条　市城市规划行政主管部门是本市城建档案管理工作的主管部门，市城乡建设档案管理处（馆）（以下简称市城建档案管理机构）具体负责城建档案的日常管理工作。

　　建设、房产、园林、水务、人防、国土资源、环境保护、市政市容、行政综合执法等部门应在各自职责范围内，做好城建档案管理工作。第二章　城建档案的形成和移交第五条　城建档案形成单位应当按照本办法的规定编制、整理、报送城建档案。第六条　城建档案实行无偿移交制度。下列城建档案，档案形成单位应当向市城建档案管理机构无偿移交：

　　（一）各类城市建设工程档案：

　　1.市政基础设施工程；

　　2.地下管线设施工程；

　　3.公用基础设施工程；

　　4.交通基础设施工程；

　　5.园林绿化、风景名胜建设工程；

　　6.市容、环境卫生、环境保护等设施建设工程；

　　7.城市防洪、抗震、人防工程；

　　8.工业、民用建筑工程；

　　9.军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

　　（二）城建系统各专业管理部门（包括城市规划、勘测、设计、质检、国土资源、市政市容、园林、水务、电力、通讯、燃气、热力、人防等部门）以及开发区形成的城建业务管理和技术档案；

　　（三）有关城市规划、建设及其管理的政策、法规、计划方面的文件，科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料；

　　（四）其他具有永久或长期保存价值的城建档案。第七条　向城建档案管理机构移交的城建档案，应当符合下列要求：

　　（一）城建档案资料应齐全、完整、准确、系统，字迹清楚，图面整洁，规格统一，并进行杀菌、杀虫、除尘及技术处理；

　　（二）移交的城建档案资料应为原件，因特殊情况无法报送原件的，可以报送副本或复制件，但须注明原件存放处并加盖单位公章和技术负责人签章；

　　（三）档案材料的整理应当按照建设程序分别组卷，并按不同专业及工序排列，使用统一档案装具，案卷质量符合《建设工程文件归档整理规范》或国家有关城建档案管理规范；

　　（四）法律、法规规定的其他要求。

　　建设单位除应报送涉及建设工程的文字材料、图纸（竣工图）外，还应按国家有关规定报送照片、声像及电子档案。第八条　建设工程档案的编制和报送实行责任书制度。建设单位在办理建设工程规划许可证前，应与城建档案管理机构签订《建设工程档案编制与报送责任书》，明确编制、报送城建档案的内容、范围、时间及责任。第九条　建设单位在公开招标及与设计、施工、监理等单位签订合同时，应对工程项目档案的收集、编制、移交等做出具体规定，保证建设工程档案齐全、准确、规范。第十条　建设单位在组织工程竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收，并在建设工程竣工验收后3个月内，向城建档案管理机构报送一套符合规定的建设工程档案。

　　城建档案管理机构接收建设工程档案后，应向建设单位出具加盖城建档案接收专用章的接收证明；对移交的建设工程档案不齐全或不符合规定要求的，城建档案管理机构应当要求建设单位限期整改。第十一条　停建、缓建工程的档案资料，由建设单位保管。被撤销单位的工程档案资料，移交城建档案管理机构保管。第十二条　对改建、扩建和重要部位维修的工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。

　　凡结构和平面布局改变的工程，建设单位应当重新编制工程档案，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理机构报送。

档案管理的内容是什么

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。

档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

档案管理要素

1、档案与工龄：

很多大学毕业生找到工作后，没有及时办理参加工作手续，工作几年后仍然是学生身份，从而影响了自己的转正定级，也影响到工龄和退休金的计算。

2、档案与福利：

毕业生在个人办理养老保险、继续深造(如出国、考研)、考公务员等事关个人切身利益的问题时，都要用到档案。

3、档案与因公出国政审：

因公出国政审也必定要依据人事档案进行政治审查，如果档案材料不全，政审机构就会拒绝审查。

4、补办档案与原始材料：

虽然现在有的单位可以补办新档案，但以前的经历、工资、职称等历史原始材料将不复存在，势必造成一定损失。

参考资料：百度百科-档案管理

采购计划岗位职责

采购计划岗位职责(9篇)

时光在流逝，从不停歇，又迎来了一个全新的起点，一起对今后的学习做个计划吧。计划到底怎么拟定才合适呢？以下是我精心整理的采购计划岗位职责(9篇)，希望能够帮助到大家。

对供应商进行有效管理;

制定物料采购策略,对物料消耗进行统计,制定改善措施和执行,降低部门物资消耗水平;

物料跟踪:根据订单交期、生产计划、物料采购周期,周转运输,须做好物料到位跟踪;

制定原材料库存分析、控制、降低,材料代用等各项计划并推动其执行;

及时向领导汇报计划工作组的工作执行情况,完成上级领导安排的工作。

1、搞好食堂的粮食、蔬菜、水果、燃料等物品采购工作，经常到市场了解物价行情，在采购中要不断地摸索经验，提高采购技巧。

2、大宗食品原料的采购必须在验核营业执照和资质证明后，与供货商签订供货协议，供货商提供商品质量合格证明后才能购买。

3、廉洁奉公，忠于职守，采购的一切物品必须是货真价实，价廉、质鲜、量足、味美。

4、严禁采购霉烂变质和伪劣食品原料。购物发票必须定期报销，结算清楚，严禁在采购中拿回扣或贪污挪用先进。

5、在采购中因工作失职造成的经挤损失和事故，采购人员必须负责。

6、协助食堂总监做好食堂管理工作，配合做好食堂常规日常工作，认真做好责任区的清洁卫生工作。

7、除完成本职工作外，还要积极完成领导交办的其他工作任务。

1、负责餐厅饮食原料、物料的询价和采购工作。

2、熟悉业务，了解各类食品原料的名称、特征、品质、产地、价格，本餐厅营业率、配料标准和消耗定额。

3、热爱本职工作，坚守工作岗位，自觉、主动、积极地完成餐厅交办的一切采购工作任务。做到勤跑、勤问、勤联系、信息灵、货源多、质优价廉，保障供应。

4、严格执行食品卫生法，绝不采购腐烂变质、掺假货、价不符的商品，一旦发现及时以退货。

5、严守财经纪律，防止短缺、被窃事件的发生，遵守职业道德，不趁职务之便假公济私、营私舞弊。

6、进货后须经验收人、收货人认真验收，做到手续清楚，结账及时。

1、采购员必须遵守国家法律法规和采购制度，不得违法采购腐败霉变食物，严格杜绝“回扣”的违法行为。

2、大宗物品实行“集体采购”。采购过程中货比三家，低价优质，降低成本，树立服务学生的理念，自觉接受监督。

3、采购员根据各食堂的需要及时采购。所购物资必需交食堂保管员过秤验收入库，并填写入库单，发票交食堂保管员签收，出纳凭据付款（票据要求字迹清楚）。

4、采购员必须坚持原则，不照顾关系购进低质高价的物品。

5、加强对现金和票据的管理，丢失责任自负。

6、票据每三天按独立核算食堂归类结帐一次，合同账目在次月5号结清。

7、需购进批量物资，提前三天报告中心，确保资金周转到位。

8、努力学习，提高自身的业务水平，不断改进工作，树立服务于学生的思想，力争作“xxxx”的践行者。

9、完成领导交给的其它工作

任职要求：

1、二年以上电子物料采购工作经验；

2、熟悉电子物料（电阻、电容、二三级管、晶振、IC等），熟悉采购流程；

3、有较强的沟通协调及谈判能力，工作认真细心。

4、负责采购订单制作、确认、安排发货及跟踪到货日期；

5、备料外发，与外发厂对接，有外发PCBA工作经验及物料管理经验；

要求：

1、二年以上采购及外发加工厂跟进相关工作经验；

2、大专以上，沟通能力及执行力强；

3、能开发供应商及外协厂；

1.整理部门合同及各类文件，记录采购进度及到货时间

2.根据相关的采购数据编制部门的月报，季报，年报

3.收集，整理及统计各种采购单据及报表

4.及时整理供应商资料，包括供应商的报价及产品等各项信息汇总给部门负责人

5.协助部门负责人询价及把相关事项及时通知部门负责人

6.协助各供应商到货情况及售后问题跟进

7.完成上级领导交代的各项事务

任职资格

1、大专及以上学历，有电子物料采购经验优先；

2、相关行业1年相关工作经验；

3、熟悉采购流程，良好的沟通能力、谈判能力和成本意识；

4、工作细致认真，责任心强，思维敏捷，具有较强的团队合作精神；

5、有良好的职业道德和素养，能承受一定工作压力。

1、有二年以上生产企业采购工作经验，有电子物料采购经历的优先考虑。

2、熟悉所负责物料的市场价格，了解相关物料的市场来源，降低采购成本。

3、遵循适价、适时、适量的采购原则，组织研发品管人员对供应商进行评审和考核。

4、配合生产部将原材料采购到位，确保生产顺利进行。并做好物料交货异常信息反馈日报表。

5、对重点物料进行重点跟进并及时解决到料异常。

6、追踪会议决议的执行情况，积极跟踪供应商品质改善，将供应商回复的结果及时反馈到品管部。

7、跟催相关部门对样品的确认结果并及时回交供应商。

8、协助财务部做好对帐工作。

9、服从上级临时安排的其它工作。

任职要求：

1、大专以上学历，电子信息类相关专业优先；

2、2年以上采购相关工作经验；

3、熟悉采购开发的相关流程；

4、有一定的成本意识，优秀的沟通能力、谈判技巧及团队合作精神。

1、负责完成采购目标和计划;

2、分析供应商市场信息,及时收集相关信,确定短期和长期的供应商和供应渠道;

3、负责采购合同的拟定、执行及跟进,采购物品交货期的跟踪及控制;

4、产品质量跟踪及产品到达仓库入库情况的跟进;

5、处理退换货及一般赔偿事宜;

6、协助有关销售部门妥善解决使用过程中出现的问题;

7、整理和登记采购合同及各类文件,记录到货时间;

8、保管采购记录、购货合同、供应商信息;

9、每月编制采购总表,根据各部门的需要提供相关信息。

1．采购原料要坚持：“质量第一”的原则。

2．广泛收集信息，坚持多渠道少环节，尽量为公司采购到货真价实的原料和兽药。

3．采购员收集公司原各类商品、原料在近期内的生产厂家、联系人、联系电话、商品规格、单价等汇制成册，以便采购。

4．采购货物的价格、数量、规格、质量标准、付款方式等情况应事先向总经理详细报告，并带回样品，取得公司领导同意并经各单位负责人认可后方可与供方签协议进货。未经批准，自作主张，自定价格，所进货物，由采购员负责，公司概不负责。

5．采购员严把质量关，禁止购进发霉变质和不符合公司规定质量标准的原料以及伪劣兽药疫苗及饲料添加剂，否则由采购员负责退货，由此发生的费用和损失由采购员全部负责。

6．采购员不能以公司的名义和职务之便从事个人商业活动和为其它单位服务，发现此类现象解聘。

7．采购员不能敲诈、拿回扣或收受顾客的贿赂，损害公司的利益，如发现以上事例，除没收贿物、贿款外处以3-5倍的罚款。

8．要按时保证各猪场计划所需原料、兽药、疫苗的准时供应，如因其个人原因造成供应延误，处以200元以上罚款。生产科长职责生产技术科是全场生产技术的中枢，是种猪选育的具体执行者。在生产中即担负着调度、指挥、协调、督促、检查的职能作用，又肩负起生产统计、资料整理、生产分析、承包结算等重要任务。

1．按照工厂化养猪工艺流程特点，做好全场生产的统筹、安排、组织、调度、协调，保证全年生产计划的落实和各阶段生产正常进行，猪群正常周转。协助领导加强日常管理工作的督查，确保周日制生产操作程序落到实处。

2．服从领导指挥，坚决贯彻和落实各项生产技术措施，督促各项措施在生产中到位，本着一切服从生产的观点，作好生产技术咨询、指导工作。

3．做好生产统计工作，每月25日之前及时准确编制、上报各种报表，延误1日对场长和生产科长按50元/日处罚。不定期对生产形势做出分析，为场领导决策提供可靠的依据；做好种猪资料的基础统计工作，为选育种猪提供准确的数据资料。

4．随时掌握生产情况，及时向领导反馈生产环节的动态，迅捷地在各车间传递各种资料，积极地为生产第一线服务。5．生产技术科将所有育种、生产、销售等资料和数据输入电脑，逐步实行电脑管理。

6．生产技术科每月做好承包人员的工资结算和每年承包合同修改制定工作。

7．及时完成领导分配的其他工作。

一、采购部组织结构：

编制4人

二、采购部职责：

根据公司经营目标和工作计划，负责将开发项目所需的材料（设备）等及时到位，满足工程项目的需求。具体工作职责如下：

1、制定并完善公司采购管理制度、工作流程并贯彻执行；制定并完善公司常用材料的统一采购标准及进场验收标准；

3、负责市场调查，了解市场行情，掌握建材价格；

4、开展供应商调查，建立、管理供应商目录和档案；

5、根据工程进度和材料需求计划，制定材料（设备）采购计划；

6、参与材料（设备）等采购合同的制定；

7、参与大型设备的选型、定性审核；

8、协助工程部开展采购材料（设备）的质量检验工作；

9、审核材料设备价格，报主管领导审批；

10、负责材料（设备）的采购管理、运输管理和交货管理工作；

11、做好材料（设备）资料的收集、整理；

12、及时将有关合同、文件资料收集汇总归类，统一交档案室存档。

三、各岗位员工岗位职责：

（一）采购部经理/主管岗位职责：

1、根据公司项目开发计划及图纸要求，组织编写采购计划；

2、组织采购工作：选择合适的供应商，组织采购、商务谈判，确定合作方；

3、负责市场定价：组织市场调研工作，对调研数据结果进行科学的分析和处理，最终封样定价；

4、负责组织材料、设备的进场验收及移交工作；

5、负责甲供材料设备款的支付审核；

6、负责组织对供应商进行考察、评价、选择，编制合格供应商名录；

7、对供应商的经营状况、技术发展水平、供货情况、售后服务情况进行跟踪和评价，及时整理修改动态的合格供应商名录；

8、搜集并了解与公司相关的新材料，开拓新材料的供货渠道和新产品的信息资料收集；

9、搜集并熟悉市场价格动向，为成本预算提供市场参考价格；

10、协助项目现场检查供应商的售后服务；

11、负责部门的管理、部门员工的工作分工及培训工作。

（二）采购专员岗位职责

1、负责采购程序，组织询价；

2、根据工程部编制工程采购需求计划进行询价采购；

3、根据施工总体计划编制工程总体采购计划、单项招标采购计划；

4、负责职责范围内的项目零星采购，负责材料设备的认质认价；

5、参与材料的进场验收及移交。

6、协助部门经理进行采购管理工作，通过采购管理，保障公司采购物品的质量过关、价格可控。

7、领导交办的其他工作。

岗位职责：

1、建立和完善公司招标采购管控体系，组织制订并优化招投标相关业务流程及制度，明确采购纪律与规范，确立必要的采购流程、工具、模版和方法，确保招标合约中心招标采购管理目标实现；

2、协同合约管理部与成本管理中心、城市公司做好合约规划编制，明确合约项目、合约范围、动态成本、付款方式（资金平衡）；

3、编制与审核年度、季度、月度、周招标采购计划；负责进行单项招标立项的审核；负责进行招标计划与实施的对比分析，并进行招标计划完成的总结；

4、负责指导对招标文件进行组卷，协调工程、设计等部门配合提供相关资料发放招标文件，组织协调踏勘、答疑质询、清标、评标、议标、定标、发放中标通知书等；负责工程类、材料设备类合同的签订及流程的审批直至盖章完成移交与归档；

5、领导组织日常招标采购的执行，监督检查与协调招标采购进程、效率及成本控制；

6、负责组织和实施集中采购和战略采购；

7、甲控乙供材料设备认质认价；

8、指导与检查城市公司的招标采购工作；

9、负责招标采购资料档案的管理，确保招标采购有关业务资料、文件的立卷、归档和保管工作有序规范，今后书面与电子文档完整、分类细致并有据可查。

岗位要求：

1、大专以上学历，工程管理类，工民建，土木工程等相关专业；

2、10年左右房地产招标采购工作经验，其中国内百强知名房地产企业工作经验3~5年优先考虑，担任招标采购部门经理5年以上，熟知各种造价软件并熟练运用；

3、具备招投标及合约管理丰富知识与经验，熟悉工程做法及计划运营要求，具备丰富供应商资源，熟知材料设备市场情况，对成本指标较敏感，熟悉市场及环深片区的成本指标，有较强全链条成本管理意识，对成本管理关键点具有较强的敏感性。

4、有良好的职业操守，廉洁自律，无经济问题前科；

5、有较强的组织领导能力、团队意识及沟通能力；

6、谈判及管控能力强，专业知识融通贯汇。

1、负责及时维护和更新仓库信息；

2、在接到采购部门签字审核确认后的.《采购单》后根据该《采购单》的数据对供应商送过来的物料进行收料，并做一张《收料单》同时通知品质检验部人员对物料进行验收入库，并录入《验收单》并将《验收单》打印送交财务作应付账款的记账处理；

3、接到生产管理部门或销售部门签发的发货通知单后，应及时调出相应的《销货单》，根据该销货单明细备货出库，并确认审核《销货单》，打印交财务部门作为应收账款的记帐处理；

4、所有操作须在接到通知后半日内执行，不能影响各项出入库业务，造成公司经济损失；

5、如发现仓储基础数据、物料基础数据、销货单、采购单、生产领料单、生产物料报废单不正确或有疑问，应及时通知相关人员，如没有得到解决，应书面向部门主管反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误；

6、根据生产部门下发核准生产的《工单》或《委外单》向生产车间配发生产所需物料并录入《领料单》，生产车间如有未耗用物料的，需对未耗用物料退回仓库，这里必须录入相应的《退料单》；

7、在接到经品质检验部门检验合格后的产成品或半成品后应在 ERP 系统中核对《生产入库单》里的商品数量与实际入库数量是否一致，将合格产品从成品车间调入成品库，并审核《生产入库单》，打印送财务部门；

8、负责根据企业实际情况定期或不定期对库存商品进行盘点，并在 ERP 系统中录入《盘点单》；

9、根据销售部门录入的《销退单》入库客户方退回的商品，并核对退回的商品和数量无误后审核《销退单》打印送财务部门作退款或冲应收账款处理；

10、根据采购部门录入的《退货单》把货品退回供应商处，并核对退回的商品和数量无误后审核《退货单》打印送财务部门作退款或冲应付账款处理；

11、负责货品仓库之间的调拨同时在 ERP 系统中录入相应的《调拨单》。

注： 凡是与出、入库相关的单据必须要由仓库经手人审核，其它部门均不能审核出入库单据，否则可能会引起库存数量有误的情况。

1、负责设计产品结构，并更新维护《产品结构》；

2、负责对目前所有原材料进行 BOM 分阶和规范；

3、根据不同工艺制定操作流程和工艺要求；

4、负责制定、更新维护《工艺线路》；

5、负责更新维护《基本选配信息》；

一、必须熟悉本食堂所用的各种食品与原材料的品种及相关卫生标准，卫生管理办法及相关法规。了解各种原辅材料可能存在的卫生问题。

二、应熟练掌握必要的感官检查方法，采购食品时必须察看包装标识或产品说明书是否按食品卫生法规定标出了品名、产地、生产日期、批号、规格、保质期限等，防止购进假冒伪劣和过期产品。

三、采购食品必须向供应方索取有关检疫证明和化验单，发现供货方提供不符合卫生要求的食品应拒绝采购，索取的各种卫生证明应保存备查。

四、负责食堂的一切主副食品和炊事用具的采购和运输，在保证质量的前提下，应按照价格合理的原则订货，并做到按时、按量、按质，不能耽误正常工作。

五、采购食品时应到具有规模正规的公司、商店采购食品，不准索要回扣。如需改换原先供货渠道须事先向科长请示并得到同意。

六、应及时向班组长、管理员、科长介绍市场上各类主副食品的价格、行情，为科学制定菜谱、节约成本提供依据。

七、采购员要做到“三勤”（勤跑、勤问、勤联系）为办好伙食做出贡献。

1、熟悉掌握国家在食品方面的政策、法规，及时掌握市场供应行情和就餐人员的变化情况。严格遵守各项方针政策和市场管理规定，自觉遵纪守法，做到大公无私、廉洁奉公。

2、熟悉采购渠道，熟练掌握各类副食品及原料质量的鉴别方法。严格按照《食品卫生法》要求采购食品原材料，严禁采购腐败变质食品和过期食品。

3、及时与食堂各位班长联系，落实食品采购的规格、品种、数量，避免差错，减少浪费。

4、经常与仓库保管员取得联系，核实当前库存储备情况，防止积压。把好进货质量关，杜绝假冒伪劣食品流入。

5、采购的食品必须质量可靠，价格合理，数量准确，达不到上述要求，验收人员有权拒绝验收，其损失由采购员负责。

6、在正规厂家（商家）采购的主副食品，必须取得合规的原始票据；在农贸市场、个体商贩采购的，必须有供货商出具的原始凭证（含白条）。

7、采购员在主任的组织领导下，分工负责采购供应各食堂的主副食、调料、厨具、劳保和必需的原材料。坚持以采促俏，以销定采，勤采勤销的原则，发扬"四勤"眼勤、口勤、手勤、腿勤精神，坚决完成领导交给的各项工作任务。