昆明数字化档案流程
所谓档案数字化是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会或行业对档案利用的需求。
1、数字化加工流程
纸质档案数字化加工的基本环节主要包括:档案整理、档案扫描、图像处理、图像质检、档案装订、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
2、数字化建设的目标
数字化建设的目标是使档案馆(室)现有的档案文件资料全部实现数字化处理，建立健全档案目录数据库、现行文件全文数据库和多媒体数据库(照片、音频、视频等)，通过数据接口和政务办公系统连通，用先进的数字化档案管理系统提供安全、高效的管理和利用，实现真正的资源共享。
3、数字化的意义
1)提高工作效率，降低档案利用成本
数字化加工项目完成后，社会公众(开放档案)和单位的各级领导、各部门或下属单位都能通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据原文(件)信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。
2)最大限度保管和保护库存档案实体安全
由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理，不仅占用了大量的库存空间，而且利用仍需到库房，管理成本高，档案易受损，如纸张发黄、发粘、发脆等。因此目录级档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题。实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存档案的调阅次数和复印次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护，确保档案实体安全。
3)阳光政务提升形象
库存档案实现数字化、电子化管理，既是各级档案管理部门贯彻科学发展观，又是促进档案管理信息化、现代化的具体举措;既是实际工作的需要，也是亮点工程。是一项利国利民具有重要意义的事情。数字化项目完成后，不仅档案管理和利用手段实现了现代化，档案利用效率大大提高，档案发挥的作用显著，还可以大大提升单位形象，符合政府和企事业单位各项工作科学化、规范化、网络化、信息化的整体发展要求。
档案数字化流程大概是怎样的？
一、术语和定义1、数字化用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。2、纸质档案数字化采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。3、数字图像表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵（或其他）网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。4、黑白二值图像只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。5、连续色调静态图像以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。6、分辨率单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英时点数（dpi)表示。7、失真度对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。8、可懂度数字图像向人或机器提供信息的能力。9、图像压缩清除图像冗余或图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。二、纸质档案数字化基本要求1、基本原则纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。2、数字化对像的确定原则应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。1）符合国家法律法规的原则纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。2）价值性原则属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。3、基本环节纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。4、 过程管理1）应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全.2 ）纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。三、档案整理在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。1 目录数据准备2 拆除装订3 区分扫描件和非扫描件4 页面修整5 档案整理登记6 装订四、档案扫描1、扫描方式1)根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。2）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。2、扫描色彩模式1）扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。2）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。3）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。4）页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。3 、扫描分辨率1)扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。2）采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择≥100dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。3）需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择≥200dpi。4、扫描登登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理量填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。五、图像处理1 、图像数据质量检查1)对图像偏斜度、清晰度、失真度进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。3）发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。5）认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。2、纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。3、去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。4、图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。5、裁边处理采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。六、图像存储1、存储格式1)采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。2）提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。2、图像文件的命名1）纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。2）多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。七、目录建库1、数据格式选择目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。2、档案著录按照《档案著录规则》（DA/T18）的要求进行著录，建立档案目录数据库。3、目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。八、数据挂接1、汇总挂接档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图象的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。2、数据关联以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图象文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。3、认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。九、数据验收1、数据抽检1）以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。2）一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。2、验收指标1）目录数据库与图像文件挂接错误码，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。2）一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。合格率：抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%3、验收审核验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。4、验收登记认真填写纸质档案数字化验收登记表单。十、数据备份1、备份范围经验收合格的完整数据应及时进行备份。2、备份方式为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。3、数据检验备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。4、备份标签数据备份后应相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。5、备份登记填写纸质档案数字化备份管理登记表单。十一、数字化成果管理1、应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。2、纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。
档案数字化的管理流程是什么？
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。
这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
档案数字化加工流程细则具体方案
档案数字化加工
1） 确定数字化对象应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合 一定要求的纸质档案文献才能进行数字化加工。
2）符合国家法律法规纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定或本行业相关规定。
3）价值性原则属于归档范围且应长久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。
昆明市电子文件管理与归档办法
第一章 总 则第一条 为规范电子文件的管理与归档工作，确保电子文件安全归档和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《昆明市档案条例》等法律、法规，结合本市实际，制定本办法。第二条 本办法适用于本市机关、团体、事业单位的电子文件管理与归档工作。
企业和其他组织的电子文件管理与归档工作参照本办法执行。第三条 本办法所称电子文件是指机关、团体、企业事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
本办法所称电子档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，以及实体档案经数字化处理后形成的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录。第四条 电子文件管理与归档应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持“分级管理、规范标准、便于利用、安全保密”的原则。第五条 市、县（市）区人民政府应当加强电子文件、电子档案的管理，纳入信息化发展规划，建立健全机构，明确人员编制，将所需经费纳入同级财政预算，并建立责任追究、目标管理制度。第二章 机构与职责第六条 市、县（市）区人民政府办公厅（室）负责组织、协调行政机关电子文件管理与归档工作。第七条 市、县（市）区信息化行政主管部门应当为电子文件管理与归档工作提供信息化保障，统一电子文件数据标准，指导制定档案信息化建设规划，做好档案信息化项目立项管理、组织协调、技术论证和项目建设评估工作。第八条 市、县（市）区档案行政主管部门应当会同相关部门，按照国家、省有关规定和业务规范，统一电子档案的有关数据标准，建立档案信息资源共享平台，对电子文件归档进行监督管理。同时，加强对企事业单位和其他组织电子文件管理与归档的监督指导。第九条 保密行政主管部门对全市电子文件管理与归档工作中的涉密电子文件管理进行指导、协调、监督和检查。第十条 市、县（市）区国家综合档案馆负责接收和保管其接收范围内各单位形成的电子档案，并依法提供利用。
各专业档案馆和部门档案馆按行业标准负责本专业、部门电子档案的接收、管理、利用。第十一条 电子文件形成单位负责属于本单位归档范围的电子文件的收集和归档、整理、管理、移交工作。第三章 收集与归档第十二条 电子文件形成单位应当实时收集电子文件，并即时备份，存储于能够脱机保存的载体上，确保电子文件安全、完整、真实、有效。第十三条 电子文件形成单位的档案管理机构对符合下列归档范围的电子文件，应当进行收集：
（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的；
（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的；
（三）本机关需要贯彻执行的上级、同级机关的文件材料，下级机关的重要报送件；
（四）本单位工作活动中形成的正式电子文件及电子文件的形成过程稿；
（五）其他对本机关工作具有查考价值的。
电子文件在收集时，应当同时收集相应的背景信息和元数据。第十四条 收集的电子文件类型包括：
（一）文本文件：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件；
（二）图像文件：用扫描仪、数码相机等获得的静态图像文件；
（三）图形文件：用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件；
（四）影像文件：用视频设备获得并经计算机处理的动态影像文件；
（五）音频文件：用音频设备获得并经计算机处理的声音文件；
（六）多媒体文件：用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字（表格）、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式；
（七）数据文件（数据库文件）：用计算机软、硬件系统进行信息处理过程中形成的各种管理数据、参数等；
（八）其他应当收集归档的电子文件。第十五条 电子文件形成单位应当实时将符合归档条件的电子文件进行归档整理，整理以“件”为单位进行。第十六条 电子文件归档应当符合以下要求：
（一）归档的电子文件应当齐全、完整，能够有效表现所载内容并可供调取查用；
（二）符合本市电子文件和电子档案数据格式标准，能够长期有效读取；
（三）具有永久保存价值或者其他重要价值的文本文件、图像文件、图形文件，应当制成纸质档案或者缩微胶卷同时归档，并建立互联；
（四）加密传送、存储的电子文件应在解密后进行归档，压缩电子文件应在解压缩后进行归档；
（五）归档电子文件应当设置成禁止改写状态；
（六）规定电子文件、电子档案的开放级别。
前款第（二）项所称电子文件和电子档案数据格式标准，由市档案行政主管部门会同质监、信息化、保密等行政主管部门，依据国家、省的相关标准制定，报市人民政府批准后，向社会公布执行；专业档案馆、部门档案馆的主管部门可以按照行业标准和规范，制定专业电子档案的数据标准，报市档案行政主管部门备案。
