河南档案数字化单位

谢丽华1程永平2

（1. 广东省有色金属地质局；2. 河南省地矿局第二地质勘查院）

摘 要 随着计算机信息技术的快速发展，档案数字化技术也应运而生并推广运用，它的出现对信息化档案管理工作带来新的深远影响。在这种情形下，本文主要对基层单位地质档案资料数字化工作的有关问题进行分析与讨论。

关键词 地质档案资料 数字化 管理 基层单位

地质档案资料是地质工作成果的集中体现，包括成果资料、水文资料、样品分析资料、钻探资料、测量资料、设计和科研资料等一系列地质工作必备的科学依据性地质档案资料。它是地质工作活动中的真实记录，记载了地质工作者从事地质勘查工作的智慧结晶，体现了地质工作者的劳动价值。

地质档案资料数字化建设是地质工作现代化管理的必然趋势。随着计算机技术、网络技术、数据库技术及多媒体技术的广泛应用，以地质档案资料为主要收藏载体的传统纸质地质档案资料已难以适应当今信息时代的要求，地质档案数字化建设已成为基层单位档案室信息化建设的重要内容和发展方向。作为基层单位的档案室，如何有计划地开展地质档案资料数字化建设，实现地质档案信息资源共享，无疑具有重要的现实意义。

1 地质档案资料数字化的概念及特点

1.1 地质档案资料数字化的概念

地质档案资料数字化是以数字化信息为基础，以计算机技术和网络系统为依托。实现地质档案信息的收集、处理、整合、存储、传输、应用，使得地质档案资料真正得到充分利用和资源共享。

1.2 地质档案资料数字化的特点

一是利用计算机技术将各种地质档案信息进行数字化存储，改变过去单一文字档案的形式；

二是数字化档案的生成、转化与使用，都离不开专用设备（如扫描仪、专用服务器等）；

三是存储突破了空间上的限制，克服了纸质档案保存难的弱点；

四是档案信息资源共享性。通过数字化处理和网络传输，让广大的用户可以共享地质档案资料。

2 地质档案资料数字化的现状

广东省有色局自 1956 年至今，通过广大地质科技工作者的辛勤劳动，积累了丰富的地质档案资料。目前，局属基层单位档案室保存的地质档案信息形式主要以纸质载体形式存在。这些地质档案资料大多数是 20 世纪 60 ～ 70 年代，甚至有的还是 50 年代形成的，大多数地质档案资料为纸质蓝图和铅字打印文稿，随着时间的流逝，蓝图正在逐渐褪色，字迹正在消失，铅字打印文稿的纸张更是在逐步老化，甚至有些资料已无法利用。地质档案信息资源的经济价值和社会价值已难以得到充分的体现，更难以适应现代信息社会化的形势要求。

（1）基层单位档案部门硬件配备总体滞后，达不到档案数字化要求。数字化工作是需要借助大量的硬件设备才能完成的。目前，我局基层单位虽然为档案管理部门配备了计算机设备，但大多为其他部门淘汰的配置低、陈旧的设备，同时也缺乏数字化所必备的高分辨率扫描仪、专用的服务器等。

（2）地质档案管理软件版本、功能不统一，使用混乱，直接导致档案录入、查询的不方便，同时也极容易产生误差，给档案管理人员和查阅档案的用户带来诸多不便。

（3）数字化程度不高。虽然我局大部分单位的地质档案资料都利用计算机管理，但都只是目录级的录入管理，其文字报告、图表等并没有进行数字化处理，仍以纸质形式进行管理与利用，没有真正实现地质档案的数字化管理。

（4）档案人员素质总体不高，不能完全达到档案数字化工作技能要求。目前，我局基层单位档案人员的知识结构比较单一，工作热情不够，工作效率也不高。因此，地质档案资料数字化建设中，综合性人才的缺乏是制约着数字化成效的关键问题。

3 实现地质档案资料数字化的优势

针对基层单位地质档案资料数字化的现状，实现地质档案资料数字化可有效解决地质档案资料管理面临的一些问题。

3.1 地质档案资料利用

地质档案资料数字化建设的目的就是要方便快捷地为广大用户利用信息，提高信息利用率。进行数字化后地质档案资料信息的利用工作可以改变烦琐的手工操作查阅，有效地保护地质档案资料的原件不受到磨损和破坏。同时专业技术人员可以随时随地通过网络浏览、获取所需的地质档案资料目录，然后直接到档案室调阅。档案室还可直接为查阅者提供电子文档复制服务。这样既可节约时间，又能缩短成果编制时间，起到了事半功倍的效果。这是电子文档易转移、低成本的具体运用，提高了办事效率。

3.2 地质档案资料存储空间

由于纸质地质档案资料数量的快速增长，大部分的档案室基于历史的原因，库房面积小，远不能满足日益增长的地质档案资料的存放要求，致使档案室库房压力增大，将地质档案资料信息数字化后，将地质档案资料存储在硬盘、光盘等介质上，可大大减轻库房的压力，降低管理成本。

4 地质档案资料数字化建设中的几点思考

4.1 确保地质档案资料信息的保密

地质档案资料管理工作是地质工作中的一项重要组成部分，它同时具有地质专业性和资料秘密性两种特性。在进行数字化处理工作时，要注意防止地质档案资料的泄密。对外聘人员应该签订严谨的保密协议，同时应有专人负责监督数字化处理整个过程的工作机构，切实防止外聘人员在对纸质档案数字化处理过程中，造成涉密地质档案资料的泄密事件发生。

4.2 纸质地质档案资料原件的安全保护

地质档案资料的唯一性、原始性是真实记录历史的重要体现，同时地质档案资料还具有不可再生和不可替代性。因此保护地质档案资料原件安全和可用性是地质档案工作的重要内容之一。在进行数字化加工过程中，常会发现有的档案材料由于形成的年代不同，原件在纸色、墨迹、印章等方面所存在的瑕疵，为有效地保护它的原始性和真实性，不能对档案材料的实体内容进行擅自修改，要确保被数字化的每份地质档案资料的内容完整和保持原貌。

纸质档案数字化后，主要是通过计算机网络等技术实现数据信息的共享，因此网络的安全性、数据的安全性是一个重要的问题，必须设定安全的使用权限，以保证电子数据不被错误修改、删除，同时派专人作好数据的备份工作，以保证档案室提供给用户的数据具有安全性、可靠性。

4.3 加大地质档案资料数字化软硬件的投入

地质档案资料数字化首先是档案硬件的现代化。档案数字化离不开高技术来支撑。各基层单位要根据实际需要，为各自档案室配备计算机、扫描仪等基本设备，并随着需求发展不断进行升级完善。同时还应建立专门的档案管理服务器。组织开发或者购置数字化档案管理系统，构建档案数字化综合应用平台，以满足档案利用者和档案管理者需求为目标，实现从输入、存储、管理到利用的数字化。

4.4 档案管理人才的培养

地质档案资料数字化管理是一项专业性、技术性较强的工作，人才的培养是保证地质档案资料数字化建设取得成效并持续发展的关键。要把加快档案管理人员培养教育工作，作为一项长期的、重要的任务来抓。因此，各基层单位必须重视地质档案人员的培养，不仅需要培养档案专业知识的人才，也需要懂管理有创造力的管理人才，而且更需要培养有较先进信息处理技术的人才，以利于更好地开展地质档案资料数字化建设和利用工作。

4.5 基层单位档案数字化建设应量力而行

基层单位档案数字化建设是社会信息化工程的有机组成部分，基层单位的地质档案资料数字化必须因“需”制宜、科学规划、逐步推进。从地质档案资料专业性、特殊性及用户需求个性等因素出发，地质档案资料数字化建设在网络信息资源中发挥最大化的效能，实现真正意义上的地质档案信息资源共享，提升地质档案资料的社会价值。

5 结语

地质档案资料数字化是一项系统工程，基层单位档案室只有实现地质档案资料数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案部门从封闭中走向开放，更好地发挥地质档案信息的增值作用，使地质档案资料的使用价值能够更好地服务于社会。

档案数字化加工在哪里找

政企单位。档案数字化加工要在政企单位找。因为只有政企单位有档案。档案是直接形成的历史记录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，历史记录，说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。

推荐几家在做档案数字化管理的国内企业

重庆品迪档案，他们好像在各地都在做项目，我们单位就是找他们做的。

档案数字化是什么意思?

档案数字化副本概念
档案数字化副本的概念，就是档案经过数字化处理后形成的电子副本，比如说你现在有一份90年的会议纪要，现在你扫描形成一张图片，这个图片就是数字化副本。
什么是档案数字化 有什么用处？？？？
档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。

档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性：

一、提高经济效益

过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

二、提高办公效率

数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

三、增强档案原件保护

将纸制档案转变为数字化 电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。
什么是档案数字化?
简单的说就是将纸质档案转换为电子档案。具体的架构各有不同。
档案数字化人员和档案管理员有什么区别
档案地址改变不影响研究生报名。

1、调档工作会在确认被录取之后才进行，报名时不需要考虑档案的问题。

2、被录取之后及时跟录取院校的研究生院（或研究生部）联系修改档案所在地址就可以了。

3、考研现场确认的时候还可以修改报名信息，档案地址发生改变的话可以进行更改。

4、被录取后会拿到学校研招办出具的调档函，也有个别院校是通过直接邮寄给档案所在地的方式调档的。

5、档案可以按照规定放在人才市场，考研填写档案存放单位时填上相应的人才市场，最后复试通过后调档函就到这个人才市场取档案。
档案数字化的介绍
档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。
档案数字化的内容
档案数字化管理：数字化干部人事档案管理系统是对传统干部人事档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照干部档案业务工作流程，经过系统管理员的授权，单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅干部档案，外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高工作效率，提升干部工作服务的水平和质量，实现干部档案由管理向干部信息研究与利用的质的转变。档案数字化采集：从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。档案数字化查阅：以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑:可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。
档案数字化招聘是干什么的？
档案数字化工作具体工作就是：扫描人员把纸质档案用描描仪扫了，存成电子版。然后有图像处理人员把四边及文档区有污点的地方去除干净，再有档案信息录入人员把案卷或卷内信息录入一个档案管理软件里，最后一项是质检人员的工作，就是将几个环节来个总的质检。如果档案原页数发生改变时，由编页人员重新进行编号，总之工作流程可根据实际档案情况来定。档案数字化的工作环节和基本情况也就是这些，如果还有不清楚的地方请提出，希望能帮到你。
什么叫档案数字化加工服务外包
档案数字化加工，说白了就是把纸质的档案全都用一套软件录入到电脑系统里；服务外包，说白了就是自己不做，给外面的或者人来做这个事。
档案数字化管理有什么优势
方便快捷啊，根据清大思创的网站显示：随着全国文化信息资源共享工程与中国数字图书馆工程的起动，信息化已成为国际潮流，信息资源建设成为当务之急。信息资源建设的重点是电子文献、各类数据库、网络资源、电子报纸、电子图书等新型数字化信息资源的建设；最终将其应用于数据库存储，通过 CD-ROM、Internet网进行出版或上传数字图书馆供用户使用。
档案数字化包括哪些方面的内容
档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。

1、 基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。

2、档案信息资源建设。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。

3、应用系统建设。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。

4、标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。

5、人才队伍建设。档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。