贵阳数字化档案要求

纸质档案数字化有哪些基本要求

纸质档案是以纸张作为载体的一种档案，如保存备查的公文图纸、信札、电报、户籍、帐册、契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿。以下我为大家整理了纸质档案数字化有哪些基本要求的详细内容，希望对大家有所帮助！

纸质档案数字化基本要求

1、基本原则

纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。

2、数字化对像的确定原则

应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。

1）符合国家法律法规的原则

纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。

2）价值性原则属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的'档案可列入数字化加工的范围。

3、基本环节

纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

档案扫描

1、扫描方式

1）根据档案幅面的大小（A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪（如工程图纸可采用0号图纸扫描仪）进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

2）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

2、扫描色彩模式

1）扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

2）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。

3）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。

4）页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。

3、扫描分辨率

1）扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

2）采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择≥200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

3）需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择≥300dpi。

贵阳市档案管理规定(2021修正)

第一条　为了加强档案管理，有效地收集、整理、保护和利用档案，为经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《贵州省档案条例》和有关法律、法规的规定，结合本市实际，制定本规定。第二条　本市的机关、团体、企业事业单位及其他组织（以下简称单位）和个人，应当遵守本规定。第三条　各级人民政府应当把档案事业建设纳入本地区国民经济和社会发展计划，将档案的征集、保管、保护、抢救等事业经费列入同级财政预算。第四条　市、县级档案管理部门主管本行政区域内的档案工作，履行下列职责：

　　（一）对档案工作统筹规划、组织协调和监督指导；

　　（二）监督、指导专业档案馆以及单位的档案管理，协调、指导同级国家机关现行文件收集和利用工作；

　　（三）开展档案法律、法规以及档案标准化的宣传普及和档案教育培训工作；

　　（四）支持、指导民营企业、个体工商户、科技示范户收集、保存、利用生产经营、科研开发等活动形成的档案；

　　（五）对从事档案业务咨询和技术服务的中介机构及人员进行业务监督和指导。第五条　县级以上档案馆应当承担下列职责：

　　（一）做好各种载体档案及电子文件的收集、整理、归档和管理工作；

　　（二）加强馆藏档案的研究整理，按照国家有关规范和标准，实施档案信息化，推进档案现代化管理；

　　（三）开发档案信息资源，依法利用未开放档案和涉密档案，为社会利用档案信息提供条件和服务；

　　（四）配备必要的设备设施，确保档案安全；

　　（五）开展档案鉴定，对超过保管期限或者失去保存价值的档案，按照规定予以销毁。第六条　依法设立的档案中介机构可以从事以下业务：

　　（一）档案整理；

　　（二）档案价值评估；

　　（三）档案业务咨询；

　　（四）档案技术服务；

　　（五）档案寄存保管；

　　（六）营业执照许可的其他档案业务。

　　档案中介机构从事以上业务，应当遵守法律、法规和接受档案管理部门的监督。第七条　单位及其工作人员在公务活动中形成的文件材料，属于归档范围的，应当及时收集、整理，按照规定期限移交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。

　　档案工作人员工作变动时，应当按照规定及时办理档案移交手续。第八条　承办或者处理下列重大活动、重大事件的单位，应当收集相关文件材料，及时整理归档：

　　（一）国家领导人检查、视察、考察、指导工作；

　　（二）外国（籍）政要的参观、访问；

　　（三）承办的区域性、全国性、国际性会议；

　　（四）重大自然灾害和重、特大事故；

　　（五）举办的重要政治、经济、文化等活动；

　　（六）其他重大活动或者重大事件。第九条　主办、承办单位应当在重大活动正式启动之日起10日内告知同级档案管理部门，档案管理部门应在受理之日起5日内提出档案管理工作意见。

　　常设机构主办、承办重大活动形成的档案，应当在活动结束之日起50日内，经主办、承办单位档案管理部门验收合格，移交承办单位档案室。

　　档案保管条件不符合国家标准要求可能导致不安全或者损毁的，可以移交同级综合档案馆。第十条　综合档案馆应当按照有关规定收集和征集下列档案：

　　（一）反映社会政治、经济、军事、科技、文化、教育、民族、宗教等活动的；

　　（二）记录著名人士活动、事迹的；

　　（三）记载名胜古迹、民族风情、地理、地质、地貌等内容的；

　　（四）有保存价值的史志、古籍、家（族）谱、契约；

　　（五）其他的珍贵、特色档案。第十一条　县级以上人民政府确定的重点建设工程、重大科研和技改以及城市改造、市政建设项目，建设单位和承担部门应当及时收集、整理项目实施各个环节、各种载体的文件资料，建立完整的项目档案，分别向同级综合档案馆、专业档案馆或者档案机构移交。

　　重点建设工程验收，重大科研、技改项目鉴定时，档案管理部门和有关档案机构应当对项目档案进行验收。第十二条　国家机关、事业单位变更，档案按照下列规定处理：

　　（一）撤销、终止的，向同级综合档案馆移交；

　　（二）合并的，可以向同级综合档案馆移交，或者经同级档案管理部门同意，由合并后的单位单列全宗保管；

　　（三）分立的，可以移交同级综合档案馆，或者经同级档案管理部门同意，由分立后承担原单位主要职能的单位单列全宗保管。

档案数字化应遵循哪些基本原则

1、基本原则：

纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。

2、数字化对象的确定原则：

应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和利用方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。

3、符合国家法律法规的原则：

纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。

4、价值性原则：

属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。

5、安全保密管理原则：

确保档案原件和数字化档案信息的安全。

6、完整性原则：

纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

扩展资料：

档案整理的步骤：

1、目录数据准备：

按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等，应进行修改。

2、拆除装订：

在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

3、区分扫描件和非扫描件：

按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不扫描原稿。

4、页面修整：

破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。

5、 档案整理登记：

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

6、装订：

扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

参考资料来源：安乡县档案局-中华人民共国行业标准纸质档案数字化技术规范

档案数字化的标准是什么

　　档案数字标准化是实现互联互通、资源共享、业务协同的基石，档案数字化建设同样需要坚持标准化原则。

　　我国 1998 年提出了信息化建设的二十四字方针(统筹规划、国家主导、统一标准、联合建设、互联互通、资源共享)，其中第三条就是统一标准，由此可见标准化对于档案数字化建设的重要作用和意义。

　　档案数字化一般分两块，一部分是纸质的“老档案”，这部分档案是过去计算机技术未大面积普及的情况下，手工书写、纸质化保存、库房存储。

　　采用人工方法进行查阅无需计算机就可以直接查看的纸质档案形式。

　　一部分是现在不断生成的“新档案”，这部分档案是在当前计算机技术、通信技术、网络技术、数据库技术以及多媒体技术等新技术日益普及的情况下。

　　由计算机生成、各种存储介质保管存储、采用数据库+专用档案管理软件进行日常管理，只有在计算机条件下才可以查看的电子档案形式。

　　对于“老档案”而言，我们是通过扫描、拍照等方式，转换成为计算机可以识别的图片文件，再对其建立电子目录来实现传统档案的数字化，故要对其生产的扫描型电子文件进行统一。

　　而对于“新档案”而言，由于文件的生成阶段就是电子文件信息，就要对其文字型电子文件、视频和多媒体电子文件、音频电子文件等文件格式进行统一。

　　所以说但不管是纸质的“老档案”还是当前的电子文件形的“新档案”，都应该坚持标准化原则，制定相应的标准和规范，按照统一的规范、标准，使传统介质档案数字化，电子文件归档，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象。

　　信息化建设必须有标准化的支持，尤其要发挥标准化的导向作用，以确保其技术上的协调一致和整体效能的实现。

干货：档案数字化加工，核心7大步骤，档案管理人必备！

本期主编：橙子

话不多说，进入正题了！

（1）纸质档案数字化需要相应的设备和场所，数字化处理场所应具有足够的空间和合理的布局，并可配备门禁、防盗、视频监控等消防系统和安防系统。

（2）数字处理设备需要计算机、扫描仪、录音机和存储介质。如果可以配置服务器、 备份设备、数码相机等则更好。

（3）数字处理工作还需要相应的软件系统支持，如操作系统、文件管理软件、扫描程序、录音软件、备份软件、杀毒软件等。 确保数字处理工作的安全和保障 。

要先将扫描仪连接到计算机，安装驱动程序和扫描软件后即可使用。工作人员应能掌握和使用扫描仪的操作方法和扫描仪参数设置。

扫描动作并不复杂，就是把纸质文件放入扫描仪，扫描，把文件取出扫描仪。

在扫描之前，我们必须设置扫描模式、扫描颜色模式、扫描分辨率和图像存储格式。

目前有手持式扫描仪、平板扫描仪、鼓式扫描仪、高射扫描仪、大幅面扫描仪、 胶片扫描仪等。根据需要和档案的纸张质量进行选择。

颜色常常又和图像存储格式相关联，彩色图像通常以JPG格式存储，如果以TIFF格式存储，占用空间比较大；

扫描分辨率是影响档案直观效果的重要参数，通常的规定分辨率在300dpi以上。 具体要根据以上参数的确定，再进行亮度、对比度的微调。

标准要求扫描图像尽可能反映文件的原貌，但在扫描过程中，由于文件纸张宽度、纸张粗糙度、字迹散乱、颜色不均匀等因素。

在这些情况下，需要进行图像处理操作，一般需要通过专门 的图像处理软件来实现。它要能够实现图像拼接、图像去污、修剪、旋转、校正等图像处理，确保图像完整、正确 。

检查员必须掌握纸质文件数字化处理的标准要求，检查人员要尽职尽责，要求做到100%检查，并且合格率应达到100%。

检查的事项有图像是否清晰、画质是否色彩失真、图像是否倾斜、图像上是否有阴影或黑点，图片大小和格式是否符合规定等。

使用数字文件的方法基本上是通过目录搜索数据，要仔细的检查目录能否与图像和数字 复印一一对应，检查合格率应为100%，发现问题时，必须重新修改完善。

将通过检查的数据可以离线保存。应根据数字档案管理系统的设计模板建立包括图像文件命名方法在内的存储结构，并 尽可能完整地描述相关文档 。

包括人员登记表、数字化处理文件登记表、统计表、质量检查表、编码描述文件、数据描述等。

这是扫描和处理工作完成之前的最后一项。将档案数字化的成果移交档案管理部门，移交内容由档案管理部门规定。

交接过程包括交接前的验收和办理交接手续。 交接手续时经双方盖章确认后方才生效。

这期就说到这里，欢迎在评论区留下你的看法，觉得有用可以分享给身边的人，我们下期再见。

涉密档案数字化加工资质办理要求

涉密档案数字化加工资质办理要求

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。以下是我为大家整理涉密档案数字化加工资质办理要求相关内容，仅供参考，希望能够帮助大家！

一、涉密档案数字化加工资质申请依据

1、《中华人民共和国保守国家秘密法》；

2、《国家秘密载体印制资质管理办法》（国保发〔2012〕7号）。

二、申请涉密档案数字化加工资质认定的企业类型

1、中华人民共和国境内登记注册的企业法人或事业法人。

涉密档案数字化加工

三、申请涉密档案数字化加工资质的条件

（一）甲级资质

1、通过质量管理体系认证（如GB/T19001—ISO9001）、职业健康安全管理体系认证（如GB/T28001）、信息安全管理体系认证（如GB/T22080—ISO27001）。

2、依法缴纳社保金满1年的员工不少于50人。

3、经审计的上年度净资产不少于1000万元，上2个年度各项纳税总额不少于100万元，经营状况良好。

4、具有自有产权或租赁期3年（含）以上的固定生产经营场所，建筑面积不少于300平方米。具有可封闭式管理的涉密档案数字化加工场所，周边环境安全可控。

5、拥有功能完备的档案数字化加工设备。

（二）乙级资质

1、生产经营和质量安全管理体系健全。

2、依法缴纳社保金满1年的员工不少于20人。

3、经审计的上年度净资产不少于200万元，上2个年度各项纳税总额不少于20万元，经营状况良好。

4、具有自有产权或租赁期3年（含）以上的固定生产经营场所，建筑面积不少于200平方米。具有可封闭式管理的涉密档案数字化加工场所，周边环境安全可控。

5、拥有功能比较完备的档案数字化加工设备。

四、申请涉密档案数字化加工资质的材料

1、业营业执照或者事业单位法人证书；

2、从事印刷、复制等经营活动的许可证明；

3、企业事业单位章程；

4、生产经营和办公场所的产权证书或者租赁合同；

5、国家秘密载体印制、保管场所平面图；

6、法定代表人及从事涉密业务印制、管理人员的身份证明材料；

7、验资报告及上一年度财务审计报告；

8、印制设备清单；

9、保密管理规章制度及保密设施、设备清单；

10、其他材料。

申请单位应当对申请材料的真实性负责。

五、申请流程

1、国家保密行政管理部门负责审批甲级资质；省（自治区、直辖市）保密行政管理部门负责审批乙级资质；

2、申请甲级资质的，应当向工商注册地省（自治区、直辖市）保密行政管理部门提出申请；申请乙级资质的，应当向工商注册地市地级保密行政管理部门提出申请；

3、省（自治区、直辖市）保密行政管理部门和市地级保密行政管理部门收到申请材料后，应当在10个工作日内完成材料的'完备性和真实性审查，符合申请条件的，按照审批权限分别报送有关保密行政管理部门；不符合申请条件的，退回申请材料，并说明理由；

4、保密行政管理部门收到申请材料后，应当在5个工作日内对申请材料进行书面审查。符合要求的，发出受理通知书。不符合要求的，书面告知申请单位。

5、对决定受理的申请单位，保密行政管理部门应当在30个工作日内指派两名以上工作人员进行现场审查。

6、现场审查按照以下程序进行：

（1）提前7个工作日通知被审查单位；

（2）听取被审查单位情况汇报和对有关事项的说明；

（3）组织涉密人员进行保密知识测试；

（4）进行实地检查，并作出检查记录；

（5）对现场审查情况进行评议，形成审查意见；

（6）向被审查单位通报审查情况；

（7）签字确认现场审查结果。

7、现场审查结束后，保密行政管理部门应当在15个工作日内作出审批决定。