档案数字化政策

民营企业需要报到证吗

法律分析：民营企业是否需要报到证要看单位的要求。 报到证有效期时间:它的有效期一般是两年,即从毕业开始两年内有效,超过两年视为自动放弃并作废。

法律依据：《中华人民共和国档案法》

第三十二条 属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何单位和个人无权公布。非国有企业、社会服务机构等单位和个人形成的档案，档案所有者有权公布。

公布档案应当遵守有关法律、行政法规的规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。

第三十三条 档案馆应当根据自身条件，为国家机关制定法律、法规、政策和开展有关问题研究，提供支持和便利。

档案馆应当配备研究人员，加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料，在不同范围内发行。

档案研究人员研究整理档案，应当遵守档案管理的规定。

第三十六条 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。

第三十七条 电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。

电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

电子档案管理办法由国家档案主管部门会同有关部门制定。

第三十八条 国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。

第三十九条 电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。

档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

档案馆可以对重要电子档案进行异地备份保管。

1月新规??

一、民法典时代到来
　　2021年1月1日起，我国依法保护民事权利即将进入全新的“民法典时代”。
　　《中华人民共和国民法典》包括7编，即总则编、物权编、合同编、人格权编、婚姻家庭编、继承编、侵权责任编，以及附则，对社会关注的“性骚扰”“个人信息保护”“弱势群体住房保障”“高空抛物如何追责”等问题逐一予以回应。
　　民法典实施后，我国现行婚姻法、继承法、民法通则、收养法、担保法、合同法、物权法、侵权责任法、民法总则将同时废止。
　　二、法律保障“数字化档案”安全
　　新修订的档案法自2021年1月1日起施行，两大亮点值得关注。
　　一是强调推动档案开放与利用。首次从法律上明确了单位和个人利用档案的权利，将档案封闭期由“三十年”缩至“二十五年”。
　　二是加强档案信息化建设。增设“档案信息化建设”“监督检查”两章，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。
　　三、守护国旗国徽尊严
　　新修订的国旗法、国徽法将于2021年1月1日起施行。两部法律中明确规定，在公共场合故意以焚烧、毁损、涂划、玷污、践踏等方式侮辱国旗、国徽，将被依法追究刑事责任。
　　国旗及其图案不得用作商标、授予专利权的外观设计和商业广告，不得用于私人丧事活动等不适宜的情形。公民和组织在网络中使用国旗图案，应当遵守相关网络管理规定，不得损害国旗尊严。网络使用的国旗图案标准版本在中国人大网和中国政府网上发布。
　　公民在庄重的场合可以佩戴国徽徽章，表达爱国情感。
　　四、宣传化妆品功效要有真凭实据
　　今年6月29日《化妆品监督管理条例》正式发布，即将在2021年1月1日正式实施。
　　该条例规定，化妆品的功效宣称应当有充分的科学依据。化妆品注册人、备案人应当在国务院规定网站公布功效宣称所依据的文献资料、研究数据或者产品功效评价资料的摘要，并接受社会监督。严禁化妆品标签标注明示或者暗示具有医疗作用的内容、虚假或者引人误解的内容等。
　　五、883项商品调低进口关税
　　自2021年1月1日起，我国将对883项商品实施低于最惠国税率的进口暂定税率。
　　其中，为减轻患者经济负担，改善人民生活品质，对第二批抗癌药原料、特殊患儿所需食品等实行零关税，降低人工心脏瓣膜、助听器等医疗器材以及乳清蛋白粉、乳铁蛋白等婴儿奶粉原料的进口关税。
　　六、个税扣缴新变化
　　自2021年1月1日起，个人所得税预扣预缴新方法施行，将优化两类纳税人的预扣预缴方法。
　　一是上一完整纳税年度各月均在同一单位扣缴申报了工资薪金所得个人所得税且全年工资薪金收入不超过6万元的居民个人。
　　二是按照累计预扣法预扣预缴劳务报酬所得个人所得税的居民个人，目前包括取得佣金收入的保险营销员和证券经纪人、因实习取得劳务报酬所得的接受全日制学历教育的学生。
　　自2021年1月1日起，对于符合条件的纳税人，在其累计收入达到6万元之前的月份，暂不预扣预缴个人所得税；在其累计收入超过6万元的当月及年内后续月份，再预扣预缴个人所得税。
　　七、直接使用财政电子票据就能报销
　　财政部日前公布了修改后的《财政票据管理办法》，明确自2021年1月1日开始，社会公众可以直接使用财政电子票据来报销，相关单位也可以直接使用财政电子票据进行财务入账和档案管理。
　　财政票据指的是行政事业单位的收款凭证，主要用于征收政府非税收入或者从事非营利活动，广泛地应用于医疗、教育、交通等众多领域。
　　八、全面禁止“洋垃圾”入境
　　固体废物是指在生产、消费、生活和其他活动中产生的固态、半固态废弃物质。长期以来，我国都是全球最大的垃圾进口国，固体废物进口使企业以较低的成本获得一定的再生资源，但对生物安全的威胁、对环境的危害更加不容忽视。
　　对此，生态环境部、商务部、国家发展改革委、海关总署联合发布公告，自2021年1月1日起，我国将禁止以任何方式进口固体废物。
　　九、地方新政
　　北京：就医结算“扫码”即可
　　北京市将于2021年1月1日启用医保电子凭证进行就医结算。参保人员可不必再持实体社保卡，扫码即可就医结算。届时，北京也将成为全国首座医保电子凭证就医结算覆盖全部参保人员、全部定点医疗机构、全部费用类型的城市。
　　上海：健身卡也有“冷静期”
　　《上海市体育健身行业会员服务合同示范文本（2021版）》将于2021年1月1日起正式推广使用，这是全国首个由行业部门、行业协会联合市场监管、消保委制定的健身行业会员服务合同示范文本。
　　备受关注的“健身会员卡办卡七天冷静期”也将正式落地。按照规定，消费者在签署合同次日起的7日内，在未开卡使用会员服务的情况下，都可以单方面解除合同并获得全额退款。
　　广东：不分类投放垃圾 个人最高罚500元
　　《广东省城乡生活垃圾管理条例》将于明年元旦起实施，明确规定生活垃圾分为“可回收物、厨余垃圾、有害垃圾、其他垃圾”四类，提高了对单位和个人未按分类规定投放生活垃圾的罚款额度，对单位最高处罚50万元，对个人最高罚款500元。
　　山东：60岁以上老年人在鲁可免费乘公交
　　山东省进一步优化老年人优待政策，本省及省外来鲁的60周岁(含60周岁)以上的老年人，将享受免费乘坐公交车、提供就医急诊“绿色通道”、免购部分景点门票等6项优待新政。此项新规将于2021年1月1日起正式施行。
　　云南：昆明老人住院子女可享20天带薪假
　　《昆明市老年人权益保障条例》将于2021年1月1日起施行。其中明确，老年人患病住院治疗期间，其子女的用人单位应当支持护理照料，给予独生子女每年累计20天、非独生子女每年累计10天的护理时间，护理期间享受与正常工作期间相同的工资待遇。
　　江西：医保重大调整 七项内容全省统一
　　江西省出台《关于统一规范职工基本医疗保险和大病保险政策的实施意见》，旨在为579万参保职工提供公平适度的医保待遇。
　　从2021年1月1日起，江西将在全省构建起缴费标准、基本医疗保险缴费年限、基本医疗保险费用补缴、个人账户划入比例、住院医疗待遇、大病保险待遇、个人先行自付比例“七统一”的职工基本医疗保险和大病保险制度。
　　河南：破解商业性信息及骚扰电话问题
　　《河南省电信条例》将于2021年1月1日起施行，明确规定任何单位和个人未经电信用户同意，不得向其发送商业性信息。电信业务经营者应当加强技术手段建设，提升识别和拦截能力，加大对商业性信息、垃圾信息和骚扰电话的治理力度。
　　福建：明年起福州将实现落户“零门槛”
　　明年1月1日起，福州市将实现落户“零门槛”。民众可在居住、就业、近亲属处落户，有合法产权房屋的可落户在该产权房屋地址，无合法产权房屋的可自行选择落户在各类集体户地址。

如何建设基层数字档案室建设

近年来，随着电子信息技术的广泛应用和数字档案馆建设的蓬勃开展，基层数字档案室建设这个问题便提上了档案行政管理部门和基层单位的议事日程。基层数字档案室建设就是指机关企事业单位和社会组织综合运用计算机、信息网络等技术，对室藏档案进行数字化加工、信息化管理和网络化运用的工作工程。基层档案是同级国家档案馆的“基石”,基层档案的数字化又是同级国家档案馆数字化的“基础”。通过基层数字档案室的建设实践证明 ,这项工作既能有效保护纸质档案原件,又能为利用者提供快速准确便捷的查档服务,实现档案资源利用的最大化。
　　一、基层数字档案室建设的硬件、软件要求
　　（一）硬件要求。主要包括：用于对室藏纸质档案进行数字化加工的专门办公场地;用于信息系统数据存储、管理和应用系统运行的服务器；用于各类用户访问的终端设备、身份证读取器、打印机、复印机等输入、输出设备；用于纸质、照片等传统载体档案数字化加工的扫描仪、数码相机、数码摄像机等；用于数据备份和归档移交的光盘刻录机、磁带机等，确保数字档案的大量储存、查询、利用。
　　（二）软件要求。选购或根据自身情况开发与硬件配套的安全性高、稳定性好的主流操作系统；选择与单位档案信息管理实际标准相符的数据库管理系统；选择配套的扫描软件、图像处理软件等，实现档案资料管理系统与办公自动化系统的无缝衔接。
　　（三）数字化标准要求。依据国家档案局DA/T 46 -2009《文书类电子文件元数据方案》、DA/T47 -2009 《版式电子文件长期保存格式需求》和DA/T48 -2009 《基于XML的电子文件封装规范》等相关标准进行科学化的整理加工和管理。
　　二、基层数字档案室建设过程中存在的问题
　　根据笔者所在部门的做法和对同级单位的了解，目前基层数字档案室建设，主要是采取业务外包的形式来进行的，还存在一些问题。
　　（一）认识不到位。基层单位建设数字档案室，毕竟不是一件小事情，它涉及到方方面面的问题，比如内部机构之间的协作、经费的保障、数字信息技术的采用、相关专业人才的配备、安全保密保管等具体问题。因而，基层单位在建设数字档案室这个问题上，多数单位尤其是领导认为建设数字档案室不重要，是多此一举，只要保管保护好纸质档案就行了，没有必要浪费大量的人力、物力、财力；同时相当多的基层档案工作人员，因为自身年龄较大、对现代信息技术不甚了解等原因，积极性不高，认为是多余的，满足于传统的做法。
　　（二）经费成为拦路虎。基层单位在建设数字档案室的过程中面临最大的问题是经费有限，更愿意把有限的财力资源投向更重要的方面,导致档案数字化建设硬件投入的资金不足,致使基层档案数字化工作起步艰难。
　　（三）相关人才缺乏。在基层档案部门, 面对相对有限的档案室藏、相对固定的服务对象，传统的管理模式仍然管用、好用，这种根深蒂固的思维定式使得很多基层的档案工作人员不愿主动放弃传统的工作模式去探索数字化的工作方式，知识结构的更新速度也远赶不上数字档案室的建设速度。已开展数字化的基层档案室的档案工作也还停留在摸索阶段，掌握使用的只是简单的查询、登记、统计等技能，档案数字化的作用还没有充分发挥出来。
　　（四）安全、质量有隐患。目前，基层数字档案室建设的普遍做法是业务委托外包，这种方式简便省事。在实际工作中，却存在着较大的安全和质量隐患，尤其是安全隐患应引起档案行政管理部门和基层单位的高度重视。以外包为例，基层单位通过政府购买或招标形式与数字化加工企业签订档案数字化加工合同，虽然在委托加工的过程中会签订严格的安全、保密、质量协议，但在具体实际操作过程中，隐患并未就此消失，主要表现在一是数字化加工企业从业人员素质高低不同、流动性大带来的隐忧；二是基层业主单位对数字化加工监管不到位的隐忧；三是数字化工作企业和从业人员首先考虑的是经济利益，存在着重数量，数字化质量不高的隐忧。
　　（五）软件配套不完善。目前，在数字化加工工作中，基层部门感到比较困惑的是没有一套统一的软件，存在着选择性的纠结，担心将来数字化成果无法和同级国家档案馆对接的问题。希望档案行政管理部门能及时提供统一可行的软件。
　　三、基层数字档案室建设的对策
　　（一）从管理体制入手，建立协同机制。一是档案行政管理部门加大档案信息化工作的宣传力度，提高基层单位对档案数字化建设工作重要性的认识。二是基层单位要建立档案机构、信息技术中心、业务部门之间的协作机制，以部门协作来弥补档案机构人才的不足。三是加大人才建设力度，对相应人员进行定期培训，鼓励他们更新知识结构，与新形势下的数字化档案工作相适应，或引进人才为数字档案室建设提供人才保障。
　　（二）明确职责，规范制度，加强外包过程的监督和控制。建立并完善档案出入库、档案交接、外包人员出入等数字化加工现场管理制度，建立档案出入库表单、工作量表单等，强化工作职责，优化工作环境。在与委托外包单位签订保密协议之外还应建立严格的监督制度，采取有效措施，如在数字化加工场所安装摄像头、不定期进行安全巡查等，排除可能的安全隐患。
　　（三）积极争取加大经费投入。档案工作人员要大力宣传档案对民生、经济社会发展的重要作用，争取领导的重视、政策的倾斜和经费的投入。同时优先开展利用率高、涉及人民群众切身利益的档案的数字化，从小规模到大规模，有计划有重点地推进数字化档案室建设。
　　（四）加强档案数字化加工安全和质量的监控。一是做好案卷质量的检查工作，如案卷题名的拟写是否规范，记录案卷详细信息的档号、起止日期、页码、卷内文件的件数是否准确，发现错误要及时修正，为后期的录入做好周密细致的准备工作。二是把好档案信息著录的质量关，一方面要保证标准化作业，避免录入的随意性，另一方面要落实专人对照原始文件对录入的档案目录数据进行检查和不定期抽查，保证录入数据与原始档案的一致性和准确性。（作者单位　朱妍霖：四川省武都水利集团有限责任　王琳：绵阳市档案局）