所谓的档案数字化外包，指的就是各个企事业单位或其他社会组织将本组织内部的档案整理数字化工作交给更为专业的档案数字化外包机构来负责，完成该项工作，这样以来不仅可以大大减轻档案数字化工作的压力，使得组织内部人员将更多精力放本单位的核心业务和工作上，还能使得档案数字化的成果质量更加有保障。甘肃档案数字化外包机构凭借其专业化的技术团队、先进的设备资源和成熟的管理模式，成为甘肃突破档案管理的瓶颈、加速档案数字化转型的重要途径，助力甘肃挖掘档案资源价值，为经济社会发展注入新动能。

　　档案外包监理则是伴随档案信息化、数字化浪潮而产生的，档案主管部门将服务外包视为重要的工作手段，是档案外包监理的主要业务对象。档案外包监理的范围涵盖所有以独立第三方机构为身份承接的档案业务工作，具体包括档案寄存、数字化、整理、管理咨询、开发利用等业务。

　　甘肃档案数字化外包监理服务的现状：

　　第一，缺乏监理资质评定标准。由于缺乏健全的规章制度，档案部门所委托的档案数字化监理单位没有明确的档案外包监理标准规范参照，只能参照《档案数字化外包安全管理规范》及相关规定的要求对档案数字化工作进行管控。这同时使得档案部门缺乏对档案外包监理机构的资质认证，易导致监管质量不足、监管效力低下等弊端。监理方资质不足，势必难以对档案外包服务的整体质量、进度、造价等方面进行有效的监管与协理，导致数字化过程中存在质量隐患，继而影响数字化项目预期目标的达成。

　　第二，档案外包监理权责归属问题突出。传统的档案数字化项目由于各方主体专业能力受限，在理清彼此关系的前提下很难对档案数字化的质量与进度控制等内容进行精确把握，在此基础上确定权责归属亦面临着巨大挑战。在信息化项目建设过程中，档案部门与承建方很难权衡工程质量、进度、预算的占比关系，而监理方作为独立的第三方若也难以担负起科学公正、有效协调的主体责任，易引发归责纠纷问题。

　　一是工作环节优化。整体而言，档案外包监理服务策略主要围绕档案外包监理的不同阶段、不同主体、不同内容、不同要素等四个方面展开。

　　第一，围绕档案外包监理的不同阶段，监理单位需要对外包公司档案数字化项目工作各个环节进行全面监管，严抓主要环节，发现其中的问题并分类处理，从而达到数字化项目的目标和质量要求。

　　档案数字化前期，监理单位需要对外包服务公司的情况进行核查;

　　数字化过程中，监理单位派遣现场监理师进行随机检查，档案部门、外包公司、监理单位各派人员对已经完成的工作进行总体质量检查工作;

　　档案数字化完成后，监理单位需要核查数字化后的档案信息数据备份情况，并关注已经投入使用的档案数字化成果的用户反馈情况。

　　第二，根据档案外包监理的不同主体，档案数字化监理可以分为自管式、代管式、单管式、全管式等四种模式。

　　“自管式”是指监理工作由档案机构为主体自行承担，不再委托监理单位;

　　“代管式”指档案机构通过招标，以代建单位为主体，同时承担加工工作和监理工作;

　　“单管式”由独立于档案机构和加工单位以外的第三方为主体承担监理工作;

　　“全管式”以监理单位为主体，在负责监理工作的同时，另外招标加工单位来提供项目管理工作。

　　第三，围绕档案外包监理的不同内容，可以从质量控制、进度控制等方面部署相应的监管措施。

　　第四，围绕档案外包监理的不同要素，档案外包监理可以从加强监理人才建设、增强监理意识、增加监理资金引进等方面入手加以改进。

　　最后，甘肃档案数字化外包的全面推进，是顺应时代潮流、提升档案管理效能的关键举措。通过引入专业外包力量，甘肃实现了档案资源从纸质到数字的高效转化，不仅大幅提升了档案管理效率，还打破了地域与部门的信息壁垒，推动档案资源在全省范围内的共享利用。这一模式既为政务工作的科学决策提供了详实的数据支撑，也让历史文化档案以数字化形式更好地传承与传播，增强了甘肃的文化软实力。