数字化扫描档案服务指的是通过各种先进技术手段对传统的档案实体原件进行加工处理，将其转换为以数字化形式存储在特定的计算机档案管理系统内的数字化档案的过程。

　　数字化扫描档案服务过程中存在的问题包括：

　　(一)建设制度不健全，影响数字化建设的规范性。一是部分企业没有结合本企业需求以及数字化建设目标，出台《档案数字化立卷归档细则》《档案数字化加工管理细则》《档案数字化安全管理细则》等规章制度。在缺乏有效制度的指引下，不同档案管理人员采取不同的管理标准、开发利用标准，影响文书档案管理质量。二是文书档案数字化建设的标准不清晰，对于数字类档案的归档清单、归档格式、归档流程缺乏明确的规定，数字档案的规范性有待加强。三是未结合互联网环境，对数字类文书档案的查阅、传输流程进行明确和细化，不利于厘清权责。

　　(二)建设水平低，影响数字化建设的可持续性。部分企业文书档案管理系统建设不完善，难以满足数字转型背景下文书档案数字化的要求，无法适应数字化社会的发展趋势。典型表现为：一是文书档案管理系统缺乏格式转化功能，大量文书档案资源的格式无法统一，后期处理难度大，不利于档案数据库建设，并且无法兼容声像、图像等形式的文件，难以适应文书档案形式、种类愈发多元化的要求，以及与企业合同管理系统、财务管理系统、OA办公系统的数据关联度低，无法实现电子文件自动同步与更新。二是大数据技术的应用水平低，导致企业在文书档案资料自动识别、自动提取、自动检索领域仍然存在缺陷。三是云储存技术的应用水平低，导致企业难以实现文书档案自动备份、一站式共享的目标。

　　(三)文书档案管理队伍建设滞后，影响数字化建设的效率。当前部分企业文书档案管理队伍建设滞后，档案管理人员的业务水平与数字转型背景下文书档案管理要求不匹配，阻碍了数字化进程。一是部分企业对临聘、劳务派遣类档案管理人员的培训不足，导致其不仅对数字化信息技术缺乏必要的了解，而且也对日常的档案业务知识、档案管理流程缺乏足够了解，很难快速融入工作环境中。二是文书档案培训内容单一，忽视从信息技术应用、档案数字化建设、档案安全保密等角度对人员进行综合性培训，无法做到与时俱进。

　　数字化扫描档案服务的发展对策：

　　(一)完善文书档案数字化建设制度，从制度上规范文书档案数字化工作。为更好地确保文书档案数字化建设有章可循、有据可依，企业必须要加强制度建设。一是归档清单要与归档范围相匹配，做到明确具体、应归尽归，保障文书档案数据库的完整性，同时，为了避免电子文件归档不及时的问题，要明确电子文件归档、更新、清退的具体时限，落实相关的绩效考核以及责任;二是数字类文书档案的格式应根据文件的具体类别，采用PDF、JPG、AVI等常见的格式。三是要明确各个职能部门在文书档案管理系统中的流程节点、具体分工，真正做到一环扣一环，充分发挥文书档案管理系统的作用。最后要结合互联网环境，坚持安全管控的基本原则，明确不同主体在文书档案管理系统终端的查阅权限、使用权限、传输权限，避免发生相应的泄密事件。

　　(二)综合应用多种信息技术，打造可持续化的管理模式。首先要确保文书档案管理系统功能充足，满足当下文书档案深层次管理与开发的需求。一是企业应确保文书档案管理系统可以对不同的电子文件进行格式转化，减轻档案管理人员工作繁琐度，提升效率，满足后期档案编研的需要。二是企业应确保文书档案系统能够兼容声像、图像、文件类等档案资源，适应互联网环境下档案形式多元化的趋势。三是企业要通过技术手段，确保文书档案管理系统与企业合同管理系统、财务管理系统、OA办公系统能够实现数据关联与数据共享，便于后期对文书档案进行一站式登记、清点、核查、录入。其次要加快应用大数据技术，提升对图像、文字的自动识别能力、自动提取能力和自动检索能力，满足数据库建设的需要。尤其要通过大数据技术为企业提供决策支持、数据支持，真正发挥文书档案的价值。最后要加快应用云储存技术。