档案数字化企业机会

档案数字化的优势

一、节省存储空间，改善办公环境

以往的纸质档案管理需要占据大量的铁柜，大量的文件夹。当你需求时还得一一进行寻找，不仅费劲，还会污染办公环境，特别是对纸质盒子敏感的群体，是否患有咳嗽和打喷嚏？

而使用电子档案，节省管理人员整理时间、归档和存储纸张所需的空间，对资源有保存价值的电子档案将逐步做到即时归档，这样将大大提高工作的时效性，并减少档案信息归档过程的工作量。最重要的是，可以通过摆脱所有混乱来释放急需的办公空间！

二、随时查找和检索任何文件

使用电子档案管理解决方案，只要有权限都可以立即查找和检索任何文件，用户就可以访问桌面或移动设备以及每个不同办公地点的文档。同时，支持全文搜索，不管电子档案存在哪里或文件名是什么等等这些都不重要。您只需搜索文档中某处关键词即可，搜索数百万个文件，只需几秒钟内便能检索出您所需要的档案。

三、使用权限将始终可用

电子档案对企业来说一大优势就是保持始终可用。相信大家都会经历过，放在员工桌面上的文件，经常会因为员工生病或休年假，他们正在处理的文件或者台面上的文件联系不到、找不到等事件发生。

而利用电子档案，不管员工如何变动，都可以轻松且立即获得。尽管他们缺席，他们负责的工作流程也可以得到处理，确保电子档案始终可用。

四、实现信息共享，集中管理

传统的档案管理模式中，各单位的文件档案信息资源都是独立的，就如信息海洋里的一个个孤岛，无法进行统一管理，有时候容易发生永久保存原本可能错放或丢失的文档和信息。

而通过电子档案，可以把企业的相关数据档案资源整合起来，集中管理，形成一个统一的利用平台，实现信息共享。

综上所述，以上就是电子档案对企业的几大作用，相信有使用电子档案的企业，自然能明白其中的作用及好处。但是，仍然有一些企业现还依赖传统的纸质文件系统，虽然说“传统”并不总是意味着“坏”，但是随着社会的发展，企业还是应该迎和这个新趋势才好。

档案数字化管理的优势与存在的问题

档案数字化管理的优势与存在的问题
档案数字化管理优势
（一）能增强立卷制度执行力。1983年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》的规定：“凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料均由文书部门或业务部门进行立卷，并定期向档案部门归档”，从上述规定可见，文书处理部门整理（立卷）在我国是一项基本制度。传统的档案管理工作，档案立卷是档案管理的重要步骤，现代化管理档案也要求所有档案均需立卷。但至今，在档案管理工作中，部门立卷的落实程度始终有待考量，不少单位档案室迄今仍未建构健全的部门立卷制度，或制度形同虚设，没有很好的执行，个别部门每年仅送几次较散乱的资料给档案室相应负责人代替部门进行立卷，但档案管理人员知识结构和业务领域受限，同时每日均有大量工作需完成，对每一个部门的工作内容未必了解透彻，必然也就不能保证所上交材料的完整和成套性。但档案数字化后，结合网络管理，由档案员将各部门已输入到电脑中的文件资料进行统一立卷编目，如此可提高档案归档质量。
（二）能缩短档案资料整理工作时间。传统的档案管理工作大多都是在固定时间、固定人员与固定地点进行的，档案资料的鉴定、整理、归档等流程需花费大量时间完成，且有时还会出现事半功倍的现象。档案数字化管理，突破了原有办公管理的局限性，电脑成为现代办公的主要途径，管理人员可通过编码与解码的方式完成电子档案的存储，且可用不同载体对档案进行复制与存储。相关部门仅可将需归档资料录入电脑终端，并通过后台传输至档案管理终端，管理人员就可利用电脑里已设的管理系统完成对资料的归档，如此缩短了工作时间，操作简便，提高了工作质量。
（三）提高了查询效率。在当前社会经济飞速发展的背景下，产生了海量的档案资源，如果依靠人工完成对档案资源的查询费时、繁琐。实现数字化档案管理后，查询者仅在指定页面上搜索关键词就能得到需要的信息，提升了查询效率。工作人员也将有大量时间从事档案资源的整理、分类等基础性工作。（四）增强纸质档案原件的保护。纸质档案实现数字化后，可以把原件妥善地保存起来，工作中档案的利用完全可以通过数字化副本代替原件实现，这样可以避免或减少对档案原件的损坏，以便有效地延长原件的保存时间；尤其是那些历史久远的珍贵档案材料，实现数字化处理后无疑会得以更好地保存。
二、档案数字化管理的不足
（一）档案数字化管理有一定的风险性。在信息技术逐日普及的今天，网络信息安全问题随之凸显，电脑病毒与黑客非法入侵等均为计算机系统里的档案信息造成了极大威胁，增加了档案保密管理难度。另外，部分档案在转换成电子档案时，主要利用电子编码技术来进行档案编辑，电子编码技术在应用时有一定的弊端，如果对原始凭证内容进行修改也不会留下任何痕迹，相关管理人员是很难及时发现的。所以，违反《档案法》的行为应备加警惕。
（二）电子文件档案储存受载体制约性强。电子文件对软硬件设备的依赖性相当强，计算机储存设备容量虽大，不过面对呈几何级数发展的电子文件也有穷尽之时，且计算机应用软件更新相当快，不少早期形成的文件在新的软硬件环境下无法读取，即使是同时期的电子文件也可能存在着软件不兼容问题，这些问题均不利于电子档案的安全、长期乃至永久管理。
（三）数字档案的法律效力问题。档案是原始的记忆，具有凭证作用和法律效应。但数字档案有其特殊性，由于它的内容容易被修改，并且内容和载体易分离，真实性存在“信任危机”。因此，数字档案突显囧态，在法律面前很难成为合法有力的证据。
（四）工作人员业务素质需要提高。因档案数字化与数字化档案信息管理必然会用到计算机软硬件与扫描、存储、数字影像处理等多种现代化技术，增强档案管理业务水平，并非仅懂得现代计算机技术的人即能胜任并完成工作，唯有一专多能的复合型人才方可胜任。因而应重视档案数字化与数字化档案管理人员的培养。总之，在计算机网络技术不断发展的21世纪，档案数字化管理是档案事业发展的必然趋势。现代信息技术必将实现由手工档案管理至自动化管理的变革，进而提高管理工作效率，减少劳动强度，加快文件传输。作为档案管理人员应正确权衡档案数字化管理利弊，紧跟时代发展步伐，摸索出科学档案管理新思路、新方法，规范档案信息化管理，发挥档案信息数据资源的利用价值，方可凸显档案工作的服务效能。

档案数字化 这个工作有前途吗?

其实就是档案文员，这些档案企业是跟政府单位和国企合作，你会派到那里工作。工作清闲，机械重复高，工资低，不包吃住。但是依靠在政府单位不需要加班，周末双休节假日休息。其他福利等于没，好的有一个13薪。如果做科技档案的话有提成。属于工资低清闲工作。广州这里有规定必须要有从业证上岗，这个行业虽然清闲，但是它属于社会边缘行业。没有任何晋升空间。要么做档案业务员跑业务拉项目，要么做档案文员在政府办公室搞档案整理。项目结束，收回听安排去下一个项目点。由于工资低，很多人都是做一段时间短工，适合那些短期失业，短期内没有合适工作，找来过渡。但是别看这样，政府单位要求企业人员所以哪怕做短工都要必须持证上岗。我们普遍都是拉到项目，招那些距离项目点较近的本地人。工资实在太低。这个行业就是小众行业，服务对象就是党政府事业机关单位和国企很有局限性，只是说出去在政府单位工作图个好听而已。

档案数字化转型的方向和内容

我的回答是，一是人事管理，实现企业人力资源全模块管理。建立档案数字化平台后，HR对每名员工都有画像。同时，档案数据库也是员工日常工作考核重要来源。人才发展，企业文化，都有迹可循，加强员工企业归属感。
二是财务管理，企业报销、入账、归档等内部流程电子化，可大幅压缩保管成本，减少发票票据物流费用，节约财务和业务人员时间成本，电子发票的应用就是如此。同时，方便开展财务分析，提高企业运行效率。
三是产品管理，对企业产品精密智控。它可让产品从售前进货环节就形成“出生档案”和制造中的“成长档案”，再到售后反馈的“终身档案”，让客户全面掌握产品生命周期，从而不断提高客户满意度和产品竞争力。
四是决策管理，帮助企业战略布局。档案数字化转型后，所有档案数据可具备实时性、全面性、直观性，能迅速的帮助领导人布局。比如，疫情期间，许多企业和政府部门依托大数据，确保供应链稳定，让工作流水线不脱节，人们生活有保障，切实为复工复产发挥积极作用。
综上企业档案数字化转型主要表现为档案资源数字化、业务流程数字化、服务产品数字化和管控模式数字化。它不及仅局限于传统意义上的提升档案管理效率，更重要的是组织、流程和业务的重组，从而实现档案业务转型升级和价值创造，业务转型才是核心内容。